PAGE培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、查閱和利用等工作，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的開展、員工職業(yè)發(fā)展以及公司決策提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部組織的各類培訓(xùn)活動(dòng)所形成的檔案資料管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、管理能力培訓(xùn)、專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)等。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過(guò)程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)從策劃、組織、實(shí)施到評(píng)估等各個(gè)環(huán)節(jié)所產(chǎn)生的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私等信息的培訓(xùn)檔案，嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理，防止信息泄露。4.規(guī)范化原則：明確培訓(xùn)檔案管理的流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。二、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容及分類（一）培訓(xùn)計(jì)劃類1.年度培訓(xùn)計(jì)劃：公司年度培訓(xùn)工作的整體規(guī)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)時(shí)間安排、培訓(xùn)預(yù)算等。2.專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃：針對(duì)特定崗位、特定業(yè)務(wù)或特定培訓(xùn)需求制定的專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃，詳細(xì)說(shuō)明培訓(xùn)的具體內(nèi)容、實(shí)施步驟、預(yù)期效果等。（二）培訓(xùn)組織與實(shí)施類1.培訓(xùn)通知：發(fā)布培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)信息的正式文件，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容簡(jiǎn)介等。2.培訓(xùn)教材：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容編寫或選用的教材、講義、課件等資料，應(yīng)確保其與培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容緊密相關(guān)，具有實(shí)用性和針對(duì)性。3.培訓(xùn)師資資料：記錄培訓(xùn)講師的基本信息（姓名、性別、年齡、學(xué)歷、職稱、工作單位、聯(lián)系方式等）、專業(yè)背景、授課經(jīng)驗(yàn)、培訓(xùn)課程安排等內(nèi)容。4.培訓(xùn)簽到表：用于記錄參加培訓(xùn)人員的姓名、部門、崗位、簽到時(shí)間等信息，以確認(rèn)培訓(xùn)人員的出勤情況。5.培訓(xùn)現(xiàn)場(chǎng)記錄：包括培訓(xùn)過(guò)程中的照片、視頻、筆記、討論記錄等，反映培訓(xùn)的實(shí)際開展情況和學(xué)員的參與度。（三）培訓(xùn)考核與評(píng)估類1.培訓(xùn)考核試卷：根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容設(shè)計(jì)的考核試卷，包括筆試、口試、實(shí)操考核等不同形式的試卷及答案。2.學(xué)員考核成績(jī)記錄：詳細(xì)記錄每位學(xué)員的考核成績(jī)、考核評(píng)語(yǔ)、補(bǔ)考情況等，作為評(píng)估學(xué)員培訓(xùn)效果的依據(jù)。3.培訓(xùn)評(píng)估報(bào)告：對(duì)培訓(xùn)活動(dòng)的整體效果進(jìn)行評(píng)估的報(bào)告，包括培訓(xùn)目標(biāo)達(dá)成情況、學(xué)員滿意度調(diào)查結(jié)果、培訓(xùn)對(duì)工作績(jī)效的影響分析等內(nèi)容。（四）培訓(xùn)證書與檔案類1.培訓(xùn)證書：學(xué)員參加外部培訓(xùn)或考試獲得的各類證書原件及復(fù)印件，如職業(yè)資格證書、專業(yè)技能證書等。2.培訓(xùn)檔案袋：為每位參加培訓(xùn)的員工建立個(gè)人培訓(xùn)檔案袋，將其在公司內(nèi)參加的各類培訓(xùn)資料統(tǒng)一裝入檔案袋，便于管理和查閱。（五）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證：與培訓(xùn)活動(dòng)相關(guān)的費(fèi)用支出憑證，如培訓(xùn)學(xué)費(fèi)發(fā)票、差旅費(fèi)報(bào)銷單、教材購(gòu)買發(fā)票等，作為培訓(xùn)成本核算的依據(jù)。2.培訓(xùn)合同：與外部培訓(xùn)機(jī)構(gòu)簽訂的培訓(xùn)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)費(fèi)用、培訓(xùn)時(shí)間等條款。三、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集職責(zé)1.培訓(xùn)組織者：負(fù)責(zé)培訓(xùn)活動(dòng)過(guò)程中各類資料的收集工作，確保資料的及時(shí)、完整。2.相關(guān)部門：涉及培訓(xùn)活動(dòng)的其他部門，如人力資源部門、財(cái)務(wù)部門等，應(yīng)按照職責(zé)分工及時(shí)提供相關(guān)資料，如學(xué)員信息、費(fèi)用報(bào)銷憑證等。3.學(xué)員本人：學(xué)員有義務(wù)配合培訓(xùn)組織者提供個(gè)人培訓(xùn)相關(guān)的資料，如培訓(xùn)心得、反饋意見等。（二）收集時(shí)間1.培訓(xùn)活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，培訓(xùn)組織者應(yīng)完成培訓(xùn)資料的初步收集工作。2.涉及費(fèi)用報(bào)銷的資料，應(yīng)在費(fèi)用發(fā)生后及時(shí)收集，并在規(guī)定的報(bào)銷期限內(nèi)提交財(cái)務(wù)部門審核存檔。（三）整理要求1.分類整理：按照本制度規(guī)定的培訓(xùn)檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)收集到的資料進(jìn)行分類整理，確保同一類資料集中存放。2.編號(hào)標(biāo)識(shí)：為每份培訓(xùn)檔案資料編制唯一的編號(hào)，便于識(shí)別和查找。編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)培訓(xùn)類別、年份、順序號(hào)等信息，如“新員工入職培訓(xùn)20XX001”。3.資料裝訂：對(duì)于紙質(zhì)資料，應(yīng)進(jìn)行整齊裝訂，確保資料不散頁(yè)、不缺頁(yè)。裝訂順序應(yīng)按照資料重要性和邏輯順序排列，一般為封面、目錄、正文、附件等。4.建立電子檔案：同時(shí)建立培訓(xùn)檔案的電子版本，將紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描或拍照轉(zhuǎn)化為電子文檔，并按照電子檔案管理要求進(jìn)行分類存儲(chǔ)。電子檔案的命名應(yīng)與紙質(zhì)檔案編號(hào)一致，便于對(duì)應(yīng)查找。四、培訓(xùn)檔案的保管（一）保管部門公司培訓(xùn)檔案由人力資源部門指定專人負(fù)責(zé)保管，設(shè)立專門的檔案保管室或檔案柜，確保檔案存放安全、有序。（二）保管期限1.短期檔案：培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)組織與實(shí)施類中的一般性資料，保管期限為[X]年。2.中期檔案：培訓(xùn)考核與評(píng)估類資料、培訓(xùn)證書與檔案類資料，保管期限為[X]年。3.長(zhǎng)期檔案：涉及公司重要培訓(xùn)項(xiàng)目、員工職業(yè)發(fā)展關(guān)鍵資料以及具有歷史參考價(jià)值的培訓(xùn)檔案，保管期限為永久。（三）保管環(huán)境檔案保管室應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施。定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。（四）檔案轉(zhuǎn)移與交接1.因工作需要，培訓(xùn)檔案需在公司內(nèi)部不同部門之間轉(zhuǎn)移時(shí)，應(yīng)辦理檔案轉(zhuǎn)移手續(xù)，填寫《培訓(xùn)檔案轉(zhuǎn)移登記表》，明確檔案轉(zhuǎn)移的原因、時(shí)間、檔案名稱及數(shù)量、交接雙方簽字等信息。2.檔案管理人員離職或崗位變動(dòng)時(shí)，應(yīng)進(jìn)行檔案交接工作，填寫《培訓(xùn)檔案交接清單》，詳細(xì)記錄交接的檔案資料名稱、數(shù)量、狀態(tài)等信息，并由交接雙方和監(jiān)交人簽字確認(rèn)。交接不清的，不得辦理離職或崗位變動(dòng)手續(xù)。五、培訓(xùn)檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員人力資源部門工作人員因工作需要，可查閱公司所有培訓(xùn)檔案資料。培訓(xùn)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人及培訓(xùn)講師，在履行工作職責(zé)范圍內(nèi)，可查閱與本部門或本人相關(guān)的培訓(xùn)檔案資料。其他員工因個(gè)人職業(yè)發(fā)展需要，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，可查閱本人的培訓(xùn)檔案資料。2.外部單位或個(gè)人因工作合作、審計(jì)、調(diào)查等特殊原因，外部單位或個(gè)人需查閱公司培訓(xùn)檔案資料的，應(yīng)提前向公司提出書面申請(qǐng)，說(shuō)明查閱目的、范圍和時(shí)間等信息。經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理人員陪同查閱，并對(duì)查閱過(guò)程進(jìn)行記錄。查閱人不得擅自復(fù)制、摘抄、傳播檔案內(nèi)容。（二）查閱流程1.內(nèi)部查閱查閱人填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱檔案的名稱、查閱原因、查閱時(shí)間等信息。將申請(qǐng)表提交所在部門負(fù)責(zé)人審批簽字。審批通過(guò)后，查閱人持申請(qǐng)表到檔案保管部門辦理查閱手續(xù)，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時(shí)間、查閱人姓名、部門、查閱檔案名稱及內(nèi)容摘要等信息。2.外部查閱查閱人向公司提交書面申請(qǐng)，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，檔案管理人員與查閱人簽訂《培訓(xùn)檔案查閱保密協(xié)議》，明確查閱人的保密義務(wù)和違約責(zé)任。按照內(nèi)部查閱流程，檔案管理人員陪同查閱人進(jìn)行查閱，并做好查閱記錄。查閱結(jié)束后，查閱人應(yīng)將查閱的檔案資料歸還檔案保管部門，檔案管理人員對(duì)歸還的檔案進(jìn)行核對(duì)，確保檔案資料完整無(wú)損。（三）檔案利用1.公司內(nèi)部各部門可根據(jù)培訓(xùn)檔案資料，進(jìn)行培訓(xùn)效果分析、培訓(xùn)需求調(diào)研、員工培訓(xùn)檔案管理等工作，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)提供參考依據(jù)。2.在員工職業(yè)發(fā)展方面，培訓(xùn)檔案可作為員工晉升、崗位調(diào)整、績(jī)效考核等的重要參考資料，幫助員工展示自身的培訓(xùn)經(jīng)歷和學(xué)習(xí)成果。3.對(duì)于具有通用性和推廣價(jià)值的培訓(xùn)教材、課件等資料，可在公司內(nèi)部進(jìn)行共享和交流，促進(jìn)培訓(xùn)資源的有效利用。六、培訓(xùn)檔案的保密與銷毀（一）保密措施1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司保密制度，對(duì)培訓(xùn)檔案中涉及公司機(jī)密、商業(yè)秘密、員工個(gè)人隱私等信息予以保密，不得泄露給無(wú)關(guān)人員。2.在檔案查閱過(guò)程中，檔案管理人員應(yīng)監(jiān)督查閱人遵守保密規(guī)定，不得擅自將檔案帶出查閱場(chǎng)所或進(jìn)行拍照、復(fù)印等操作。如需復(fù)制檔案資料，應(yīng)按照公司相關(guān)規(guī)定辦理審批手續(xù)。3.對(duì)電子檔案應(yīng)設(shè)置相應(yīng)的訪問(wèn)權(quán)限和密碼保護(hù)措施，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，確保數(shù)據(jù)安全。（二）銷毀規(guī)定1.對(duì)于超過(guò)保管期限且無(wú)保存價(jià)值的培訓(xùn)檔案，由檔案管理人員提出銷毀申請(qǐng)，填寫《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明擬銷毀檔案的名稱、數(shù)量、保管期限、銷毀原因等信息。2.《培訓(xùn)檔案銷毀申請(qǐng)表》經(jīng)人力資源部門負(fù)責(zé)人審核、公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可進(jìn)行銷毀處理。3.銷毀培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過(guò)程徹底、無(wú)誤。監(jiān)銷人應(yīng)在銷毀記錄上簽字確認(rèn)，銷毀記錄應(yīng)包括銷毀時(shí)間、銷毀地點(diǎn)