PAGE藝術(shù)培訓(xùn)班檔案管理制度一、總則（一）目的為加強藝術(shù)培訓(xùn)班檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、管理、研究等方面的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本藝術(shù)培訓(xùn)班全體教職員工及學(xué)員在教學(xué)、培訓(xùn)、管理等活動中形成的各類檔案。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：各類檔案由培訓(xùn)班指定的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容必須真實反映培訓(xùn)班的教學(xué)、管理等活動實際情況。3.保密性原則：對涉及個人隱私、商業(yè)機密等敏感信息的檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理部門及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理室，負責(zé)培訓(xùn)班檔案的日常管理工作。（二）職責(zé)1.負責(zé)制定和完善檔案管理制度，并組織實施。2.負責(zé)檔案的收集、整理、分類、編目、裝訂、上架等工作。3.負責(zé)檔案的保管、保護，確保檔案的安全和完整。4.負責(zé)檔案的查詢、借閱、利用等服務(wù)工作，按照規(guī)定辦理檔案查閱、借閱手續(xù)。5.負責(zé)檔案的統(tǒng)計、分析工作，定期向上級主管部門報送檔案工作情況。6.負責(zé)對檔案管理人員進行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。7.負責(zé)對各部門檔案管理工作進行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，確保檔案管理工作規(guī)范有序。三、檔案分類及編號（一）檔案分類1.教學(xué)檔案教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、教案等。學(xué)員成績考核記錄、試卷、作業(yè)等。教學(xué)活動記錄，如教學(xué)研討、觀摩課、公開課等資料。教師教學(xué)評估、教學(xué)總結(jié)等。2.學(xué)員檔案學(xué)員報名登記表、個人信息資料。學(xué)員學(xué)習(xí)記錄、考勤記錄。學(xué)員獲獎證書、參賽作品等相關(guān)資料。3.師資檔案教師個人簡歷、學(xué)歷證書、教師資格證書等。教師教學(xué)成果、獲獎情況等。教師培訓(xùn)記錄、進修情況等。4.行政檔案培訓(xùn)班年度工作計劃、總結(jié)。各類會議記錄、紀(jì)要。培訓(xùn)班規(guī)章制度、文件。財務(wù)報表、收支記錄等。5.活動檔案培訓(xùn)班組織的各類文藝演出、比賽、展覽等活動的策劃方案、活動記錄、照片、視頻等資料。6.設(shè)備檔案教學(xué)設(shè)備、辦公用品等固定資產(chǎn)的購置合同、發(fā)票、驗收報告。設(shè)備使用說明書、維護保養(yǎng)記錄、維修記錄等。（二）編號規(guī)則采用數(shù)字與字母相結(jié)合的編號方式，確保檔案編號的唯一性和系統(tǒng)性。1.教學(xué)檔案編號：JX+年份+流水號，如JX2023001表示2023年的第一份教學(xué)檔案。2.學(xué)員檔案編號：XY+年份+學(xué)員編號，如XY2023001表示2023年入學(xué)的第001號學(xué)員檔案。3.師資檔案編號：SZ+年份+教師編號，如SZ2023001表示2023年的第001號教師檔案。4.行政檔案編號：XZ+年份+流水號，如XZ2023001表示2023年的第一份行政檔案。5.活動檔案編號：HD+年份+活動序號，如HD2023001表示2023年的第一次活動檔案。6.設(shè)備檔案編號：SB+年份+設(shè)備序號，如SB2023001表示2023年的第一臺設(shè)備檔案。四、檔案收集（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、聲像等材料。2.教師在教學(xué)過程中產(chǎn)生的各類教學(xué)資料。3.學(xué)員在學(xué)習(xí)過程中提交的各類作業(yè)、作品、獲獎證書等。4.培訓(xùn)班組織的各類活動所形成的相關(guān)材料。5.與培訓(xùn)班相關(guān)的外部文件、信函、協(xié)議等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負責(zé)檔案材料的收集工作，確保檔案材料的及時、完整收集。2.檔案材料應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對電子文件應(yīng)進行備份，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。4.收集的檔案材料應(yīng)定期移交檔案管理部門，移交時應(yīng)填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。五、檔案整理（一）整理原則遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的歷史銜接，便于檔案的保管和利用。（二）整理方法1.分類：按照檔案分類方案，將收集到的檔案材料進行分類。2.組卷：將同一類別的檔案材料按照一定的原則和方法進行組卷，每卷厚度適中，一般不超過2厘米。3.編目：對每卷檔案進行編號、編頁、填寫卷內(nèi)目錄、備考表等。4.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保檔案整齊、牢固。六、檔案保管（一）保管場所檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）保管要求1.檔案應(yīng)按照分類編號順序上架存放，便于查找和管理。2.定期對檔案進行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，確保檔案的安全和完整。3.對電子檔案應(yīng)進行備份，并存儲在不同的介質(zhì)上，定期進行數(shù)據(jù)恢復(fù)測試，防止數(shù)據(jù)丟失。4.對破損、褪色的檔案應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。5.嚴(yán)格控制檔案管理室的人員出入，非檔案管理人員未經(jīng)許可不得進入。七、檔案查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.培訓(xùn)班教職員工因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理室查閱。2.學(xué)員查閱本人檔案，需經(jīng)班主任同意后，由檔案管理室工作人員協(xié)助查閱。3.外單位人員查閱檔案，需持有單位介紹信，經(jīng)培訓(xùn)班負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。（二）查閱程序1.查閱人員填寫檔案查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱、查閱時間等。2.檔案管理室工作人員根據(jù)查閱登記表提供檔案，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員不得在檔案上涂改、圈劃、抽取、撤換等，如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理室工作人員同意。（三）借閱權(quán)限1.培訓(xùn)班教職員工因工作需要借閱檔案，需填寫檔案借閱申請表，經(jīng)部門負責(zé)人簽字同意后，到檔案管理室辦理借閱手續(xù)。2.借閱期限一般不超過兩周，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.學(xué)員原則上不得借閱檔案，如有特殊情況，需經(jīng)培訓(xùn)班負責(zé)人批準(zhǔn)。4.外單位人員借閱檔案，需經(jīng)培訓(xùn)班負責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定繳納押金。（四）借閱程序1.借閱人員填寫檔案借閱申請表，注明借閱目的、檔案名稱、借閱時間等。2.檔案管理室工作人員對借閱申請表進行審核，符合借閱條件的，辦理借閱手續(xù)，填寫檔案借閱登記簿，雙方簽字確認。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱期滿，借閱人員應(yīng)按時歸還檔案，檔案管理室工作人員對歸還的檔案進行檢查，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。八、檔案統(tǒng)計與鑒定（一）檔案統(tǒng)計檔案管理部門應(yīng)建立檔案統(tǒng)計制度，定期對檔案的收進、移出、整理、保管、利用等情況進行統(tǒng)計，填寫檔案統(tǒng)計報表，向上級主管部門報送。（二）檔案鑒定1.定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保管期限。2.檔案鑒定工作由檔案管理部門牽頭，組織相關(guān)人員組成鑒定小組進行。3.鑒定小組根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時間、形式等因素，綜合分析檔案的保存價值，確定保管期限。4.對失去保存價值的檔案，應(yīng)填寫檔案銷毀清單，經(jīng)培訓(xùn)班負責(zé)人批準(zhǔn)后，予以銷毀。5.檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保檔案銷毀徹底。九、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立完善的檔案信息化管理系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用等功能，提高檔案管理工作效率和服務(wù)水平。（二）信息化管理措施1.配備必要的計算機設(shè)備、掃描設(shè)備、存儲設(shè)備等，建立檔案數(shù)字化加工場所。2.對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化掃描，形成電子檔案，并按照規(guī)定的格式和命名規(guī)則進行存儲。3.建立檔