PAGE煤礦培訓(xùn)科檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)煤礦培訓(xùn)科檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在煤礦培訓(xùn)工作中的作用，依據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本煤礦實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于煤礦培訓(xùn)科在培訓(xùn)工作中形成的各類檔案，包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案、考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)科檔案由專人負(fù)責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映培訓(xùn)工作的實(shí)際情況，不得弄虛作假。3.保密性原則：對(duì)涉及煤礦機(jī)密和個(gè)人隱私的檔案，嚴(yán)格保密，防止泄露。4.方便利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）培訓(xùn)科科長(zhǎng)職責(zé)1.全面負(fù)責(zé)培訓(xùn)科檔案管理工作，制定檔案管理工作計(jì)劃和規(guī)章制度。2.監(jiān)督檢查檔案管理工作的執(zhí)行情況，及時(shí)解決檔案管理工作中存在的問(wèn)題。3.審核重要檔案的保管期限和密級(jí)，確保檔案的安全和有效利用。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、保管和統(tǒng)計(jì)工作，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。2.按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目和裝訂，建立健全檔案檢索工具。3.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱和歸還工作，嚴(yán)格執(zhí)行檔案借閱制度，做好借閱登記和催還工作。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告并采取措施解決。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案存儲(chǔ)環(huán)境的安全和適宜。（三）培訓(xùn)教師職責(zé)1.在培訓(xùn)過(guò)程中，及時(shí)將培訓(xùn)資料、學(xué)員作業(yè)、考核成績(jī)等相關(guān)材料提交給檔案管理人員。2.協(xié)助檔案管理人員做好培訓(xùn)檔案的整理和歸檔工作，提供必要的信息和資料。（四）學(xué)員職責(zé)1.按照培訓(xùn)要求，如實(shí)填寫個(gè)人信息和學(xué)習(xí)情況，配合培訓(xùn)科做好檔案資料的收集工作。2.妥善保管個(gè)人在培訓(xùn)期間形成的各類資料，不得擅自銷毀或丟失。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.培訓(xùn)計(jì)劃：包括年度培訓(xùn)計(jì)劃、月度培訓(xùn)計(jì)劃、專項(xiàng)培訓(xùn)計(jì)劃等。2.培訓(xùn)教材：自編教材、選用教材、培訓(xùn)課件等。3.學(xué)員檔案：學(xué)員報(bào)名登記表、身份證復(fù)印件、學(xué)歷證明、培訓(xùn)考勤記錄、考核成績(jī)等。4.考核記錄：理論考核試卷、實(shí)操考核記錄、考核評(píng)分表等。5.培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告：培訓(xùn)前后學(xué)員技能水平對(duì)比分析、培訓(xùn)滿意度調(diào)查結(jié)果等。6.培訓(xùn)活動(dòng)記錄：培訓(xùn)開班儀式、結(jié)業(yè)典禮、實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)等相關(guān)資料。7.師資檔案：教師個(gè)人簡(jiǎn)歷、教學(xué)資質(zhì)證書、教學(xué)成果等。8.其他與培訓(xùn)工作有關(guān)的文件、資料和記錄：如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)總結(jié)、培訓(xùn)費(fèi)用報(bào)銷憑證等。（二）收集要求1.各部門和人員應(yīng)及時(shí)將各自工作中形成的檔案材料移交檔案管理人員，確保檔案收集的及時(shí)性和完整性。2.檔案材料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整，字跡清晰，簽字蓋章齊全。3.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并按照規(guī)定進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類：按照檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，將檔案分為培訓(xùn)計(jì)劃類、培訓(xùn)教材類、學(xué)員檔案類、考核記錄類、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告類、培訓(xùn)活動(dòng)記錄類、師資檔案類等類別。2.編號(hào)：對(duì)每一類檔案進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查詢和管理。3.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、保管期限等信息，以便快速檢索檔案。4.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)收集到的檔案材料進(jìn)行整理后，按照分類和編號(hào)順序進(jìn)行歸檔。2.建立檔案歸檔清單，記錄檔案的名稱、編號(hào)、歸檔日期等信息，便于查詢和核對(duì)。3.將歸檔后的檔案存放在專門的檔案柜或檔案架上，并按照類別和編號(hào)順序排列。（二）保管期限1.永久保管：涉及煤礦安全生產(chǎn)重要決策、重大培訓(xùn)項(xiàng)目成果、長(zhǎng)期有效的培訓(xùn)政策法規(guī)等檔案。2.定期保管：30年保管：培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、學(xué)員檔案等一般性培訓(xùn)檔案。10年保管：考核記錄、培訓(xùn)效果評(píng)估報(bào)告等階段性培訓(xùn)檔案。（三）保管要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.檔案應(yīng)分類存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找和取用。3.對(duì)電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行檢查和更新，確保數(shù)據(jù)的安全性和完整性。4.檔案庫(kù)房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等安全設(shè)施，確保檔案的安全。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取措施處理。五、檔案的借閱與查閱（一）借閱權(quán)限1.煤礦內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案的，需填寫《檔案借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)培訓(xùn)科科長(zhǎng)審批。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，需持單位介紹信，填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)培訓(xùn)科科長(zhǎng)審核，報(bào)煤礦分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）借閱期限1.一般檔案的借閱期限為[X]個(gè)工作日，如需延期使用，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。2.重要檔案的借閱期限根據(jù)實(shí)際情況確定，最長(zhǎng)不得超過(guò)[X]個(gè)工作日。（三）借閱規(guī)定1.借閱人員必須愛護(hù)檔案，不得擅自涂改、損壞、轉(zhuǎn)借或丟失檔案。2.借閱的檔案只能在規(guī)定的地點(diǎn)查閱和使用，不得帶出檔案庫(kù)房。3.如需復(fù)印檔案資料，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如有損壞或丟失，應(yīng)及時(shí)查明原因并追究責(zé)任。（四）查閱規(guī)定1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)在檔案管理人員指定的地點(diǎn)進(jìn)行查閱，不得擅自翻閱其他檔案。2.查閱人員如需摘抄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案歸還原位，不得隨意亂放。六、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立煤礦培訓(xùn)科檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息錄入與維護(hù)1.檔案管理人員應(yīng)及時(shí)將紙質(zhì)檔案的相關(guān)信息錄入檔案管理信息系統(tǒng)，確保電子檔案與紙質(zhì)檔案的一致性。2.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行維護(hù)和更新，保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。（三）系統(tǒng)功能1.檔案檢索功能：能夠根據(jù)檔案編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等多種條件進(jìn)行快速檢索。2.檔案借閱管理功能：實(shí)現(xiàn)檔案借閱申請(qǐng)、審批、登記、催還等流程的信息化管理。3.統(tǒng)計(jì)分析功能：能夠?qū)n案的數(shù)量、類別、保管期限等進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為培訓(xùn)工作提供決策支持。4.安全管理功能：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。（四）數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)1.定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，備份介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.建立數(shù)據(jù)恢復(fù)預(yù)案，確保在數(shù)據(jù)出現(xiàn)故障時(shí)能夠及時(shí)恢復(fù)，保證檔案管理工作的正常進(jìn)行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際利用價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、慎重處理的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定小組，由培訓(xùn)科科長(zhǎng)擔(dān)任組長(zhǎng)，檔案管理人員、培訓(xùn)教師等相關(guān)人員為成員。（三）鑒定方法1.檔案鑒定小組對(duì)到期檔案進(jìn)行逐卷審查，根據(jù)檔案的內(nèi)容、來(lái)源、時(shí)間等因素，綜合判斷檔案的保存價(jià)值。2.對(duì)于仍有利用價(jià)值的檔案，應(yīng)延長(zhǎng)其保管期限；對(duì)于確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)填寫《檔案銷毀申請(qǐng)表》。（四）銷毀程序1.《檔案銷毀