2026年跨境營銷策劃公司數(shù)據(jù)與輿情檔案管理制度第一章總則第一條制定目的為規(guī)范公司數(shù)據(jù)與輿情檔案管理工作，建立“收集全面、整理規(guī)范、存儲安全、使用高效、銷毀合規(guī)”的全流程管理機(jī)制，保障數(shù)據(jù)與輿情檔案的真實性、完整性、安全性和可追溯性，支撐跨境營銷業(yè)務(wù)決策優(yōu)化、風(fēng)險防控及合規(guī)運營，結(jié)合公司跨境營銷業(yè)務(wù)覆蓋多國家/地區(qū)、涉及多語言數(shù)據(jù)、面臨多元數(shù)據(jù)監(jiān)管的行業(yè)特性，依據(jù)《中華人民共和國數(shù)據(jù)安全法》《中華人民共和國個人信息保護(hù)法》《中華人民共和國檔案法》及目標(biāo)市場國家相關(guān)數(shù)據(jù)保護(hù)、檔案管理法規(guī)，制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司在跨境營銷策劃業(yè)務(wù)開展過程中產(chǎn)生、收集、整理的所有數(shù)據(jù)檔案和輿情檔案的全生命周期管理，包括檔案的收集、整理、審核、存儲、備份、使用、共享、歸檔、銷毀等各個環(huán)節(jié)；覆蓋的數(shù)據(jù)檔案類型包括客戶數(shù)據(jù)、營銷數(shù)據(jù)、市場調(diào)研數(shù)據(jù)、跨境交易數(shù)據(jù)、合規(guī)數(shù)據(jù)等，輿情檔案類型包括海外輿情監(jiān)測信息、輿情研判報告、應(yīng)對處置記錄、復(fù)盤總結(jié)資料等；適用于公司全體部門及人員，包括檔案管理部門、業(yè)務(wù)部門、輿情管理部門、法務(wù)部門、翻譯部門、技術(shù)部門、管理層及全體員工；公司控股子公司的數(shù)據(jù)與輿情檔案管理工作可參照本制度執(zhí)行，或結(jié)合子公司實際情況制定專項規(guī)則，報公司管理層審批后實施。第三條核心原則依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守中國及目標(biāo)市場國家相關(guān)法律法規(guī)，確保數(shù)據(jù)與輿情檔案的收集、存儲、使用、跨境傳輸、銷毀等全流程操作符合數(shù)據(jù)保護(hù)、檔案管理、隱私保護(hù)等合規(guī)要求，規(guī)避法律風(fēng)險。全程管控原則：對數(shù)據(jù)與輿情檔案的全生命周期實行閉環(huán)管理，明確各環(huán)節(jié)管理要求及責(zé)任主體，確保檔案從產(chǎn)生到銷毀的每一個環(huán)節(jié)都有規(guī)可依、有據(jù)可查。安全保密原則：建立健全檔案安全防護(hù)機(jī)制，落實數(shù)據(jù)加密、訪問權(quán)限管控、安全備份等防護(hù)措施，嚴(yán)防檔案信息泄露、篡改、丟失；嚴(yán)格管控敏感檔案信息的訪問和使用，保護(hù)公司商業(yè)秘密、客戶隱私及核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。真實完整原則：確保收集、整理的數(shù)據(jù)與輿情檔案信息真實、準(zhǔn)確、完整，能夠客觀反映跨境營銷業(yè)務(wù)實際情況及海外輿情動態(tài)，不得偽造、篡改、隱瞞檔案信息。高效實用原則：優(yōu)化檔案管理流程，規(guī)范檔案分類整理標(biāo)準(zhǔn)，提升檔案檢索、使用效率；結(jié)合業(yè)務(wù)需求合理規(guī)劃檔案存儲方式及使用權(quán)限，確保檔案資源能夠有效支撐業(yè)務(wù)決策、風(fēng)險防控及合規(guī)審計工作。分級分類原則：根據(jù)檔案的敏感程度、重要性、使用范圍等，對數(shù)據(jù)與輿情檔案實行分級分類管理，針對不同級別、不同類型的檔案制定差異化的管理措施，提升管理的針對性和有效性。第四條職責(zé)分工檔案管理部門：作為數(shù)據(jù)與輿情檔案管理的牽頭部門，負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理相關(guān)細(xì)則及操作流程；統(tǒng)籌檔案的收集、整理、審核、歸檔、存儲、備份、銷毀等全流程管理工作；建立檔案管理臺賬，維護(hù)檔案管理系統(tǒng)；管控檔案訪問權(quán)限，監(jiān)督檔案使用規(guī)范；組織開展檔案管理培訓(xùn)及自查工作；負(fù)責(zé)檔案管理相關(guān)資料的歸檔備案。業(yè)務(wù)部門：作為數(shù)據(jù)檔案的主要產(chǎn)生和提供部門，負(fù)責(zé)在跨境營銷業(yè)務(wù)開展過程中及時收集、整理相關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)（包括客戶數(shù)據(jù)、營銷活動數(shù)據(jù)、市場調(diào)研數(shù)據(jù)等），按要求提交檔案管理部門歸檔；確保提交檔案信息的真實性、完整性和準(zhǔn)確性；配合檔案管理部門開展檔案核查、補(bǔ)充完善等工作；按規(guī)定申請使用檔案資源，嚴(yán)格遵守檔案使用規(guī)范。輿情管理部門：作為輿情檔案的主要產(chǎn)生和提供部門，負(fù)責(zé)收集、整理海外輿情監(jiān)測信息、輿情研判報告、應(yīng)對處置記錄、復(fù)盤總結(jié)資料等輿情相關(guān)檔案，按要求提交檔案管理部門歸檔；確保輿情檔案信息的完整性、時效性和準(zhǔn)確性；配合檔案管理部門開展輿情檔案的核查、整理工作；按規(guī)定申請使用輿情檔案資源。法務(wù)部門：負(fù)責(zé)審核數(shù)據(jù)與輿情檔案管理流程的合規(guī)性，核查檔案收集、存儲、使用、跨境傳輸、銷毀等操作是否符合中國及目標(biāo)市場國家相關(guān)法律法規(guī)；提供檔案管理相關(guān)的法律意見，規(guī)避合規(guī)風(fēng)險；協(xié)助處理檔案管理引發(fā)的法律糾紛、合規(guī)投訴等事項；參與敏感檔案的分級審核工作。翻譯部門：負(fù)責(zé)多語言數(shù)據(jù)與輿情檔案的翻譯整理工作，確保海外多語言檔案的翻譯準(zhǔn)確無誤，符合當(dāng)?shù)卣Z言表達(dá)習(xí)慣及公司檔案整理規(guī)范；協(xié)助審核多語言檔案的完整性和準(zhǔn)確性，配合檔案管理部門開展多語言檔案的分類歸檔工作。技術(shù)部門：負(fù)責(zé)檔案管理系統(tǒng)的搭建、維護(hù)及安全防護(hù)工作，保障系統(tǒng)穩(wěn)定運行；落實數(shù)據(jù)加密、訪問控制、安全備份、日志記錄等技術(shù)防護(hù)措施；協(xié)助檔案管理部門解決檔案存儲、檢索、傳輸過程中的技術(shù)問題；定期對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全檢測和升級。管理層：負(fù)責(zé)審批數(shù)據(jù)與輿情檔案管理相關(guān)制度、重大檔案管理決策（如敏感檔案銷毀、跨部門檔案共享方案等）；協(xié)調(diào)跨部門資源，解決檔案管理過程中的重大問題；監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行進(jìn)度及效果；審批檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)計劃及考核方案。全體員工：嚴(yán)格遵守公司數(shù)據(jù)與輿情檔案管理相關(guān)規(guī)定，不得擅自收集、存儲、使用、傳播公司檔案信息；在業(yè)務(wù)開展過程中主動配合檔案收集、整理工作；發(fā)現(xiàn)檔案信息泄露、丟失、篡改等情況時，及時向檔案管理部門或管理層報告；按規(guī)定申請訪問和使用檔案資源。第二章數(shù)據(jù)檔案管理第五條數(shù)據(jù)檔案收集范圍數(shù)據(jù)檔案收集覆蓋公司跨境營銷業(yè)務(wù)全流程產(chǎn)生的各類數(shù)據(jù)信息，具體包括：1.客戶數(shù)據(jù)：包括客戶基本信息（名稱、聯(lián)系方式、合作需求等，不含個人敏感信息）、客戶合作合同及補(bǔ)充協(xié)議、客戶溝通記錄、客戶反饋意見及處理記錄等；2.營銷數(shù)據(jù)：包括跨境營銷活動方案、營銷渠道數(shù)據(jù)（如海外社交媒體平臺、電商平臺、搜索引擎等渠道的推廣數(shù)據(jù)）、營銷效果數(shù)據(jù)（曝光量、點擊率、轉(zhuǎn)化率、銷售額等）、營銷費用數(shù)據(jù)（推廣費用、渠道合作費用等）；3.市場調(diào)研數(shù)據(jù)：包括目標(biāo)市場行業(yè)趨勢數(shù)據(jù)、競爭對手分析數(shù)據(jù)、消費者行為數(shù)據(jù)、市場政策法規(guī)數(shù)據(jù)等；4.合規(guī)數(shù)據(jù)：包括跨境數(shù)據(jù)傳輸合規(guī)證明、數(shù)據(jù)安全評估報告、個人信息保護(hù)合規(guī)文件、目標(biāo)市場數(shù)據(jù)監(jiān)管備案資料等；5.其他數(shù)據(jù)：包括公司內(nèi)部業(yè)務(wù)決策數(shù)據(jù)、跨部門協(xié)同數(shù)據(jù)、供應(yīng)商合作數(shù)據(jù)等與跨境營銷業(yè)務(wù)相關(guān)的各類數(shù)據(jù)信息。第六條數(shù)據(jù)檔案收集規(guī)范收集方式：業(yè)務(wù)部門需在數(shù)據(jù)產(chǎn)生后及時通過系統(tǒng)錄入、文件提交等方式收集相關(guān)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)收集的及時性；檔案管理部門定期對接各業(yè)務(wù)部門，開展數(shù)據(jù)檔案收集工作，形成常態(tài)化收集機(jī)制；對于海外多語言數(shù)據(jù)，需由翻譯部門完成翻譯后再提交收集。收集要求：收集的數(shù)據(jù)檔案需真實、準(zhǔn)確、完整，不得偽造、篡改數(shù)據(jù)信息；對于涉及客戶隱私、公司商業(yè)秘密的敏感數(shù)據(jù)，需在收集前獲得相關(guān)授權(quán)（如客戶授權(quán)、管理層審批），嚴(yán)格遵守隱私保護(hù)相關(guān)法規(guī)；收集的數(shù)據(jù)需明確來源、產(chǎn)生時間、責(zé)任人等關(guān)鍵信息，確保數(shù)據(jù)可追溯。收集時限：常規(guī)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)需在產(chǎn)生后3個工作日內(nèi)完成收集并提交檔案管理部門；重大跨境營銷項目相關(guān)數(shù)據(jù)需在項目結(jié)束后10個工作日內(nèi)完成集中收集并提交；客戶合作相關(guān)數(shù)據(jù)需在合作關(guān)系確立后5個工作日內(nèi)完成收集并提交。第七條數(shù)據(jù)檔案整理規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)：數(shù)據(jù)檔案按“業(yè)務(wù)類型-數(shù)據(jù)類別-時間周期”的層級進(jìn)行分類，具體分類如下：（1）業(yè)務(wù)類型：分為客戶合作業(yè)務(wù)、跨境營銷業(yè)務(wù)、市場調(diào)研業(yè)務(wù)、合規(guī)管理業(yè)務(wù)等；（2）數(shù)據(jù)類別：在業(yè)務(wù)類型下進(jìn)一步分為客戶數(shù)據(jù)、營銷數(shù)據(jù)、調(diào)研數(shù)據(jù)、合規(guī)數(shù)據(jù)等；（3）時間周期：按年度、季度、月度或項目周期進(jìn)行細(xì)分歸檔。整理要求：數(shù)據(jù)檔案需按分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有序整理，明確檔案名稱、編號、來源、產(chǎn)生時間、責(zé)任人、存儲格式等關(guān)鍵信息；對于電子數(shù)據(jù)，需統(tǒng)一存儲格式（如文檔類為PDF格式，表格類為Excel格式，圖片類為JPG格式），確保數(shù)據(jù)可正常讀??；對于紙質(zhì)數(shù)據(jù)，需進(jìn)行掃描數(shù)字化處理后歸檔，同時妥善保管紙質(zhì)原件；多語言數(shù)據(jù)需在整理時標(biāo)注語言類型及翻譯責(zé)任人。審核確認(rèn)：業(yè)務(wù)部門完成數(shù)據(jù)整理后，提交檔案管理部門審核；檔案管理部門聯(lián)合法務(wù)部門、翻譯部門（涉及多語言數(shù)據(jù)時）對數(shù)據(jù)的真實性、完整性、合規(guī)性、準(zhǔn)確性進(jìn)行審核；審核通過的予以歸檔，審核不合格的退回業(yè)務(wù)部門補(bǔ)充完善后重新提交。第八條數(shù)據(jù)檔案存儲與備份存儲方式：數(shù)據(jù)檔案采用“電子存儲+紙質(zhì)備份”的雙重存儲方式，電子數(shù)據(jù)存儲在公司專用檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)原件存儲在檔案管理部門專用檔案柜中；對于敏感數(shù)據(jù)，需采用加密存儲方式，設(shè)置訪問權(quán)限管控；跨境數(shù)據(jù)存儲需符合中國及目標(biāo)市場國家相關(guān)數(shù)據(jù)存儲法規(guī)，不得違規(guī)在境外存儲境內(nèi)敏感數(shù)據(jù)。存儲期限：數(shù)據(jù)檔案存儲期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：（1）客戶合作數(shù)據(jù)、營銷項目數(shù)據(jù)、合規(guī)數(shù)據(jù)等核心業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，存儲期限不少于10年；（2）市場調(diào)研數(shù)據(jù)、常規(guī)運營數(shù)據(jù)等一般性數(shù)據(jù)，存儲期限不少于5年；（3）涉及法律糾紛、合規(guī)爭議的數(shù)據(jù)檔案，存儲期限延長至糾紛、爭議完全解決后5年；（4）國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定有特殊存儲要求的，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。安全備份：技術(shù)部門負(fù)責(zé)建立數(shù)據(jù)檔案定期備份機(jī)制，電子數(shù)據(jù)每周進(jìn)行一次增量備份，每月進(jìn)行一次全量備份；備份數(shù)據(jù)存儲在獨立的安全存儲設(shè)備中，實行異地備份，確保數(shù)據(jù)安全；備份數(shù)據(jù)需定期進(jìn)行恢復(fù)測試，驗證備份有效性；備份記錄需納入檔案管理臺賬，妥善保管。第九條數(shù)據(jù)檔案使用與共享使用申請：員工因工作需要使用數(shù)據(jù)檔案時，需通過檔案管理系統(tǒng)提交使用申請，注明使用目的、使用范圍、使用期限、所需檔案名稱及編號等信息；部門級批量使用檔案的，需由部門負(fù)責(zé)人審核后提交申請。權(quán)限審批：檔案管理部門對使用申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案敏感程度及使用需求，確定是否批準(zhǔn)使用及使用權(quán)限（如只讀、復(fù)制、編輯等）；一般數(shù)據(jù)檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，敏感數(shù)據(jù)檔案需報請管理層審批；審批通過后，由檔案管理部門開通相應(yīng)訪問權(quán)限。使用規(guī)范：使用人員需嚴(yán)格按照審批的使用目的和范圍使用數(shù)據(jù)檔案，不得擅自擴(kuò)大使用范圍、修改數(shù)據(jù)內(nèi)容、傳播檔案信息；使用過程中需做好數(shù)據(jù)保密工作，嚴(yán)禁將檔案信息泄露給外部機(jī)構(gòu)或個人；使用完畢后，需及時關(guān)閉訪問權(quán)限，按要求刪除臨時存儲的檔案數(shù)據(jù)。共享管理：跨部門數(shù)據(jù)檔案共享需由需求部門提交共享申請，注明共享范圍、共享目的、共享期限等信息，經(jīng)檔案管理部門審核、管理層審批后實施；共享過程中需設(shè)置共享權(quán)限管控，跟蹤共享使用情況；涉及外部機(jī)構(gòu)數(shù)據(jù)共享的，需簽訂數(shù)據(jù)共享保密協(xié)議，經(jīng)法務(wù)部門審核、管理層審批后執(zhí)行，確保共享合規(guī)。第十條數(shù)據(jù)檔案跨境傳輸管理傳輸前提：跨境數(shù)據(jù)傳輸需符合中國《數(shù)據(jù)安全法》《個人信息保護(hù)法》及目標(biāo)市場國家相關(guān)數(shù)據(jù)傳輸法規(guī)，提前開展數(shù)據(jù)安全評估，獲得相關(guān)監(jiān)管部門備案或批準(zhǔn)；涉及客戶數(shù)據(jù)、商業(yè)秘密等敏感數(shù)據(jù)的跨境傳輸，需提前獲得客戶授權(quán)及管理層審批。傳輸規(guī)范：跨境數(shù)據(jù)傳輸需通過加密傳輸通道進(jìn)行，確保數(shù)據(jù)傳輸過程安全；傳輸前需對數(shù)據(jù)進(jìn)行脫敏處理，剔除個人敏感信息、核心商業(yè)秘密等不宜跨境傳輸?shù)膬?nèi)容；傳輸過程中需做好傳輸記錄，包括傳輸時間、傳輸內(nèi)容、傳輸目的地、傳輸責(zé)任人等信息；傳輸完成后，需由接收方確認(rèn)數(shù)據(jù)完整性，相關(guān)確認(rèn)記錄納入檔案管理臺賬。監(jiān)督管控：法務(wù)部門、檔案管理部門、技術(shù)部門聯(lián)合對數(shù)據(jù)跨境傳輸過程進(jìn)行監(jiān)督管控，定期核查跨境傳輸數(shù)據(jù)的合規(guī)性、安全性；發(fā)現(xiàn)違規(guī)傳輸行為的，立即制止并追究相關(guān)責(zé)任人責(zé)任。第十一條數(shù)據(jù)檔案銷毀銷毀條件：數(shù)據(jù)檔案達(dá)到規(guī)定存儲期限，且無繼續(xù)保存必要的，可申請銷毀；因業(yè)務(wù)調(diào)整、數(shù)據(jù)失效、法律法規(guī)要求等原因需提前銷毀數(shù)據(jù)檔案的，需經(jīng)專項審批后實施；涉及法律糾紛、合規(guī)爭議未解決的數(shù)據(jù)檔案，不得銷毀。銷毀流程：（1）申請?zhí)峤唬簶I(yè)務(wù)部門或檔案管理部門填寫《數(shù)據(jù)檔案銷毀申請表》，注明銷毀檔案名稱、編號、來源、產(chǎn)生時間、存儲期限、銷毀原因等信息，提交檔案管理部門審核；（2）審核審批：檔案管理部門審核后，聯(lián)合法務(wù)部門進(jìn)行合規(guī)性審核；一般數(shù)據(jù)檔案銷毀由管理層審批，敏感數(shù)據(jù)檔案銷毀需經(jīng)股東會審批；（3）組織銷毀：審批通過后，由檔案管理部門牽頭，技術(shù)部門、法務(wù)部門配合組織銷毀工作；電子數(shù)據(jù)采用專業(yè)數(shù)據(jù)銷毀軟件徹底刪除，確保無法恢復(fù)；紙質(zhì)數(shù)據(jù)采用粉碎、焚燒等方式銷毀；（4）監(jiān)銷記錄：銷毀過程需有專人監(jiān)銷，銷毀完成后，監(jiān)銷人員、銷毀人員、審批人員共同簽字確認(rèn)，銷毀記錄納入檔案管理臺賬，妥善保管。第三章輿情檔案管理第五條輿情檔案收集范圍輿情檔案收集覆蓋公司海外輿情監(jiān)測、研判、應(yīng)對、處置、復(fù)盤全流程產(chǎn)生的各類信息，具體包括：1.輿情監(jiān)測信息：包括海外各傳播渠道（主流社交媒體平臺、當(dāng)?shù)匦侣劽襟w、行業(yè)論壇、電商評價平臺、短視頻平臺、海外搜索引擎等）的輿情信息截圖、原文（含多語言版本）、翻譯文本、監(jiān)測時間、傳播范圍、網(wǎng)民情緒傾向等；2.輿情研判資料：包括《海外輿情分級研判報告》、研判會議記錄、研判依據(jù)、輿情等級確認(rèn)文件等；3.應(yīng)對處置記錄：包括輿情應(yīng)對方案、應(yīng)急響應(yīng)啟動文件、對外發(fā)布信息（含多語言版本）、溝通記錄（與客戶、媒體、監(jiān)管部門等）、處置措施執(zhí)行記錄、輿情動態(tài)跟蹤記錄等；4.復(fù)盤總結(jié)資料：包括《輿情平息評估報告》《海外輿情應(yīng)對復(fù)盤報告》、改進(jìn)措施落實計劃及執(zhí)行記錄、責(zé)任追究記錄等；5.其他輿情相關(guān)資料：包括輿情管理培訓(xùn)資料、輿情監(jiān)測工具使用記錄、行業(yè)輿情管理案例等。第六條輿情檔案收集規(guī)范收集方式：輿情管理部門在輿情監(jiān)測、研判、應(yīng)對、處置、復(fù)盤過程中，實時收集相關(guān)信息，通過檔案管理系統(tǒng)錄入或文件提交方式提交檔案管理部門；對于海外多語言輿情信息，需由翻譯部門完成翻譯后再提交收集；檔案管理部門定期對接輿情管理部門，開展輿情檔案集中收集工作。收集要求：收集的輿情檔案需完整、準(zhǔn)確、及時，能夠全面反映輿情事件的全過程；輿情信息需注明來源渠道、發(fā)布時間、傳播范圍、涉及主體、核心內(nèi)容、情緒傾向等關(guān)鍵信息；對外發(fā)布信息、溝通記錄等需保留原始版本，確?？勺匪?；涉及敏感輿情的信息，需嚴(yán)格保密，按敏感檔案管理要求收集。收集時限：一般輿情事件相關(guān)檔案需在事件平息后5個工作日內(nèi)完成收集并提交歸檔；重大、特別重大輿情事件相關(guān)檔案需在事件平息后10個工作日內(nèi)完成集中收集并提交；輿情監(jiān)測日常資料需按月匯總收集并提交歸檔。第七條輿情檔案整理規(guī)范分類標(biāo)準(zhǔn)：輿情檔案按“輿情等級-事件類型-時間周期”的層級進(jìn)行分類，具體分類如下：（1）輿情等級：分為一級輿情（一般輿情）、二級輿情（較大輿情）、三級輿情（重大輿情）、四級輿情（特別重大輿情）；（2）事件類型：分為公司品牌相關(guān)輿情、客戶業(yè)務(wù)相關(guān)輿情、行業(yè)政策相關(guān)輿情、市場競爭相關(guān)輿情等；（3）時間周期：按年度、季度、月度或輿情事件發(fā)生周期進(jìn)行細(xì)分歸檔。整理要求：輿情檔案需按分類標(biāo)準(zhǔn)有序整理，明確檔案名稱、編號、輿情等級、事件類型、發(fā)生時間、處置周期、責(zé)任人、存儲格式等關(guān)鍵信息；對于電子輿情信息，統(tǒng)一存儲格式，確?？烧Ｗx??；對于紙質(zhì)輿情資料（如會議記錄、簽字文件等），掃描數(shù)字化處理后歸檔，同時保管紙質(zhì)原件；多語言輿情資料需標(biāo)注語言類型、翻譯責(zé)任人及翻譯時間；輿情檔案需按事件發(fā)展順序整理，形成完整的事件閉環(huán)檔案。審核確認(rèn)：輿情管理部門完成整理后，提交檔案管理部門審核；檔案管理部門聯(lián)合法務(wù)部門、翻譯部門（涉及多語言檔案時）對輿情檔案的完整性、準(zhǔn)確性、合規(guī)性進(jìn)行審核；審核通過的予以歸檔，審核不合格的退回輿情管理部門補(bǔ)充完善后重新提交。第八條輿情檔案存儲與備份存儲方式：輿情檔案采用電子存儲為主、紙質(zhì)備份為輔的存儲方式，電子檔案存儲在公司專用檔案管理系統(tǒng)中，紙質(zhì)原件存儲在檔案管理部門專用檔案柜中；敏感輿情檔案需加密存儲，設(shè)置嚴(yán)格的訪問權(quán)限管控；輿情檔案存儲需符合中國及目標(biāo)市場國家相關(guān)檔案管理、數(shù)據(jù)保護(hù)法規(guī)。存儲期限：輿情檔案存儲期限按以下標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行：（1）一級、二級輿情檔案，存儲期限不少于5年；（2）三級、四級輿情檔案，存儲期限不少于10年；（3）涉及法律糾紛、合規(guī)爭議的輿情檔案，存儲期限延長至糾紛、爭議完全解決后5年；（4）國家法律法規(guī)及行業(yè)規(guī)定有特殊存儲要求的，按相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。安全備份：技術(shù)部門按數(shù)據(jù)檔案備份規(guī)范，對輿情檔案進(jìn)行定期備份，實行異地備份，確保檔案安全；備份記錄納入檔案管理臺賬，定期驗證備份有效性。第九條輿情檔案使用與共享使用申請：員工因工作需要使用輿情檔案時，需通過檔案管理系統(tǒng)提交使用申請，注明使用目的、使用范圍、使用期限、所需檔案名稱及編號等信息；部門級批量使用的，需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后提交。權(quán)限審批：檔案管理部門對使用申請進(jìn)行審核，根據(jù)輿情檔案敏感程度及使用需求確定審批層級；一般輿情檔案由檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批，重大、特別重大輿情檔案及敏感輿情檔案需報請管理層審批；審批通過后開通相應(yīng)訪問權(quán)限。使用規(guī)范：使用人員需嚴(yán)格按審批的使用目的和范圍使用輿情檔案，不得擅自修改、傳播、泄露檔案信息；使用過程中需做好保密工作，嚴(yán)禁將敏感輿情信息泄露給外部機(jī)構(gòu)或個人；使用完畢后及時關(guān)閉訪問權(quán)限，刪除臨時存儲的檔案數(shù)據(jù)。共享管理：跨部門輿情檔案共享需提交共享申請，注明共享范圍、目的、期限等信息，經(jīng)檔案管理部門審核、管理層審批后實施；共享過程中設(shè)置權(quán)限管控，跟蹤使用情況；外部機(jī)構(gòu)需使用輿情檔案的，需簽訂保密協(xié)議，經(jīng)法務(wù)部門審核、管理層審批后執(zhí)行。第十條輿情檔案銷毀銷毀條件：輿情檔案達(dá)到規(guī)定存儲期限，且無繼續(xù)保存必要的，可申請銷毀；因特殊原因需提前銷毀的，需經(jīng)專項審批；涉及法律糾紛、合規(guī)爭議未解決的輿情檔案，不得銷毀。銷毀流程：參照數(shù)據(jù)檔案銷毀流程執(zhí)行，由輿情管理部門提交銷毀申請，檔案管理部門審核，聯(lián)合法務(wù)部門合規(guī)性審核，按輿情等級確定審批層級（一般輿情檔案由管理層審批，重大、特別重大輿情檔案需經(jīng)股東會審批）；審批通過后，由檔案管理部門牽頭組織銷毀，技術(shù)部門、法務(wù)部門配合；銷毀過程實行監(jiān)銷，銷毀記錄納入檔案管理臺賬。第四章檔案管理監(jiān)督考核與責(zé)任追究第二十一條監(jiān)督管理機(jī)制日常監(jiān)督：檔案管理部門負(fù)責(zé)對數(shù)據(jù)與輿情檔案的收集、整理、歸檔、存儲、使用、共享、銷毀等日常工作開展監(jiān)督檢查，定期核查檔案管理臺賬、系統(tǒng)日志、備份記錄等，確保制度要求落實到位；每月形成《檔案管理日常監(jiān)督報告》，報送管理層。專項監(jiān)督：管理層不定期對重大檔案管理工作（如敏感檔案管理、跨境數(shù)據(jù)檔案傳輸、重大輿情檔案歸檔等）開展專項監(jiān)督；審計部門每半年開展一次檔案管理專項審計，重點核查檔案管理流程的規(guī)范性、合規(guī)性、安全性，費用使用的合理性及責(zé)任追究的公正性，出具專項審計報告。技術(shù)監(jiān)督：技術(shù)部門負(fù)責(zé)對檔案管理系統(tǒng)的安全運行情況進(jìn)行實時監(jiān)控，定期開展安全檢測，及時發(fā)現(xiàn)并處理系統(tǒng)漏洞、數(shù)據(jù)泄露等安全隱患；監(jiān)控記錄納入檔案管理臺賬，定期向檔案管理部門、管理層匯報。內(nèi)部舉報：建立檔案管理問題舉報機(jī)制，暢通舉報渠道（如舉報郵箱、意見箱等），鼓勵員工對檔案管理過程中的違規(guī)操作、弄虛作假、泄露秘密、失職瀆職等行為進(jìn)行舉報；舉報信息由審計部門負(fù)責(zé)核查處理，嚴(yán)格保密舉報人員信息，對舉報屬實的可給予適當(dāng)獎勵。第二十二條考核指標(biāo)與方式考核指標(biāo)：公司將數(shù)據(jù)與輿情檔案管理工作納入各相關(guān)部門及人員的績效考核體系，核心考核指標(biāo)包括：（1）檔案收集及時性：檔案產(chǎn)生后按規(guī)定時限完成收集的比例；（2）檔案完整性：歸檔檔案信息完整、無缺失的比例；（3）檔案準(zhǔn)確性：歸檔檔案信息真實、準(zhǔn)確、無錯誤的比例；（4）合規(guī)執(zhí)行率：檔案管理全流程操作符合法律法規(guī)及制度要求的比例；（5）安全防護(hù)有效性：檔案信息未發(fā)生泄露、丟失、篡改等安全事件的情況；（6）檔案使用效率：檔案檢索、使用的響應(yīng)速度及滿意度?？己朔绞剑翰捎枚ㄆ诳己伺c不定期抽查相結(jié)合的方式，月度開展基礎(chǔ)指標(biāo)（收集及時性、完整性）考核，季度開展綜合指標(biāo)考核，年度開展全面考核；考核主體包括管理層、檔案管理部門、審計部門；考核結(jié)果結(jié)合檔案管理臺賬、監(jiān)督報告、審計報告、系統(tǒng)日志等綜合確定?？己私Y(jié)果應(yīng)用：考核結(jié)果與部門績效獎金、個人薪酬調(diào)整、評優(yōu)評先、崗位晉升等掛鉤；對檔案管理工作優(yōu)秀的部門及個人，給予通報表彰、績效獎勵等獎勵；對考核不合格的，進(jìn)行約談提醒、專項培訓(xùn)，督促整改；整改仍不合格的，調(diào)整崗位或按公司相關(guān)規(guī)定處理。第二十三條責(zé)任追究情形對違反本制度規(guī)定，在數(shù)據(jù)與輿情檔案管理過程中存在違規(guī)操作、失職瀆職、弄虛作假等行為，導(dǎo)致檔案信息泄露、丟失、篡改，或引發(fā)合規(guī)風(fēng)險、法律糾紛、經(jīng)濟(jì)損失的部門或個人，依法依規(guī)追究責(zé)任，具體情形包括：1.未按規(guī)定時限、要求收集、整理、歸檔檔案，導(dǎo)致檔案缺失、遺漏的；2.偽造、篡改、隱瞞檔案信息，影響檔案真實性、準(zhǔn)確性的；3.未經(jīng)審批擅自訪問、使用、復(fù)制、傳播檔案信息，或擴(kuò)大使用范圍的；4.違規(guī)泄露、出售、轉(zhuǎn)讓公司檔案信息，損害公司利益或客戶權(quán)益的；5.未