行政工作標(biāo)準(zhǔn)化流程執(zhí)行手冊(cè)（簡(jiǎn)化高效型）一、手冊(cè)說明本手冊(cè)旨在規(guī)范行政日常工作核心流程，通過標(biāo)準(zhǔn)化操作減少重復(fù)性勞動(dòng)，提升工作效率與質(zhì)量，適用于企業(yè)、事業(yè)單位等組織的行政管理部門，涵蓋會(huì)議組織、辦公用品管理、文件流轉(zhuǎn)、訪客接待、差旅申請(qǐng)五大高頻場(chǎng)景，助力行政工作實(shí)現(xiàn)“流程清晰、責(zé)任明確、操作便捷、結(jié)果可控”。二、核心應(yīng)用場(chǎng)景（一）會(huì)議組織與保障場(chǎng)景說明：適用于部門例會(huì)、項(xiàng)目推進(jìn)會(huì)、外部協(xié)調(diào)會(huì)等各類會(huì)議的全流程管理，保證會(huì)議目標(biāo)明確、流程順暢、成果落地。（二）辦公用品管理場(chǎng)景說明：針對(duì)日常辦公所需的文具、耗材、設(shè)備等物資，從申領(lǐng)、采購到發(fā)放、盤存的閉環(huán)管理，保障物資供應(yīng)及時(shí)、使用高效、賬實(shí)相符。（三）文件流轉(zhuǎn)與歸檔場(chǎng)景說明：涵蓋公司內(nèi)部通知、制度文件、請(qǐng)示報(bào)告等公文的起草、審核、簽發(fā)、分發(fā)及歸檔流程，保證文件傳遞規(guī)范、信息準(zhǔn)確、可追溯。（四）訪客接待與服務(wù)場(chǎng)景說明：針對(duì)外部訪客（客戶、合作伙伴、上級(jí)單位等）的預(yù)約、接待、引導(dǎo)及后續(xù)服務(wù)流程，展現(xiàn)組織專業(yè)形象，提升訪客體驗(yàn)。（五）員工差旅申請(qǐng)與報(bào)銷場(chǎng)景說明：規(guī)范員工因公出差的事前審批、行程安排、費(fèi)用報(bào)銷及票據(jù)管理流程，保證差旅行為合規(guī)、費(fèi)用合理、結(jié)算高效。三、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程指引（一）會(huì)議組織與保障流程1.會(huì)前準(zhǔn)備（提前1-3個(gè)工作日）明確會(huì)議需求：由會(huì)議發(fā)起人（如*部門經(jīng)理）填寫《會(huì)議需求表》，明確會(huì)議主題、目標(biāo)、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員（含職務(wù)）、議程及所需物料（投影儀、麥克風(fēng)、會(huì)議資料等）。審批與通知：需求表提交至行政主管審批通過后，由行政助理通過郵件/企業(yè)發(fā)送會(huì)議通知，包含上述信息，并提醒參會(huì)人員提前準(zhǔn)備相關(guān)材料。場(chǎng)地與物料準(zhǔn)備：*行政助理提前預(yù)訂會(huì)議室（確認(rèn)設(shè)備可用性），布置會(huì)場(chǎng)（調(diào)試設(shè)備、擺放桌簽、準(zhǔn)備茶水等），并打印會(huì)議資料（如需）。2.會(huì)中執(zhí)行（會(huì)議當(dāng)天）簽到與入場(chǎng)：參會(huì)人員簽到后入場(chǎng)，*行政助理引導(dǎo)就座，發(fā)放會(huì)議資料，再次確認(rèn)設(shè)備正常。會(huì)議記錄：指定記錄人（如*秘書）詳細(xì)記錄會(huì)議決議、待辦事項(xiàng)（含責(zé)任人、完成時(shí)限）、爭(zhēng)議點(diǎn)等關(guān)鍵信息。服務(wù)保障：*行政助理全程在場(chǎng)，及時(shí)處理突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時(shí)加座等），保證會(huì)議按議程進(jìn)行。3.會(huì)后跟進(jìn)（會(huì)議結(jié)束后2個(gè)工作日內(nèi)）紀(jì)要整理：記錄人根據(jù)會(huì)議記錄整理《會(huì)議紀(jì)要》，經(jīng)*部門經(jīng)理審核后，1個(gè)工作日內(nèi)分發(fā)至所有參會(huì)人員及相關(guān)部門。任務(wù)跟蹤：行政助理同步更新《會(huì)議任務(wù)跟蹤表》，標(biāo)注待辦事項(xiàng)進(jìn)度，每周五匯總完成情況反饋至分管領(lǐng)導(dǎo)。資料歸檔：會(huì)議通知、簽到表、紀(jì)要、資料等整理存檔（電子版存指定共享文件夾，紙質(zhì)版裝訂歸檔），保存期限不少于1年。（二）辦公用品管理流程1.需求申領(lǐng)（每月25日前）提交需求：各部門員工填寫《辦公用品申領(lǐng)表》，注明物品名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途及申領(lǐng)人，部門負(fù)責(zé)人（如*主管）簽字確認(rèn)。匯總審核：行政助理匯總各部門需求，填寫《辦公用品采購計(jì)劃表》，經(jīng)行政主管審核后提交采購。2.采購與入庫（每月28-30日）供應(yīng)商選擇：根據(jù)采購計(jì)劃，從合格供應(yīng)商名錄中選擇供應(yīng)商（至少比價(jià)2家），保證物品質(zhì)量與價(jià)格合理。驗(yàn)收與入庫：物品送達(dá)后，*行政助理與采購員共同驗(yàn)收，核對(duì)品名、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量，合格后填寫《辦公用品入庫單》，登記《辦公用品臺(tái)賬》（含入庫時(shí)間、數(shù)量、領(lǐng)用記錄）。3.發(fā)放與盤存（每月首周）發(fā)放登記：?jiǎn)T工憑審批通過的《辦公用品申領(lǐng)表》領(lǐng)用，*行政助理核對(duì)信息后發(fā)放，并在臺(tái)賬中登記領(lǐng)用時(shí)間、領(lǐng)用人、數(shù)量。定期盤存：每月末行政助理組織盤點(diǎn)，核對(duì)臺(tái)賬與實(shí)際庫存，填寫《辦公用品盤存表》，對(duì)差異（如損耗、丟失）說明原因，報(bào)行政主管審批后處理。（三）文件流轉(zhuǎn)與歸檔流程1.文件起草（根據(jù)需求即時(shí)）起草內(nèi)容：根據(jù)文件類型（通知、請(qǐng)示、制度等）由指定起草人（如*專員）完成，保證內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范（標(biāo)題、主送機(jī)關(guān)、附件、落款等要素齊全）。2.審核與簽發(fā)（1-2個(gè)工作日）部門審核：起草人將文件提交至本部門負(fù)責(zé)人（如*經(jīng)理）審核，重點(diǎn)審核內(nèi)容合規(guī)性、部門職責(zé)匹配度，修改后簽字。簽發(fā)分發(fā)：審核通過后，按文件重要性提交至分管領(lǐng)導(dǎo)或總經(jīng)理簽發(fā)，簽發(fā)后由*行政助理加蓋公章，通過OA系統(tǒng)或書面形式分發(fā)至相關(guān)部門，填寫《文件分發(fā)記錄表》（含分發(fā)時(shí)間、接收部門、份數(shù)）。3.歸檔與管理（完成后1周內(nèi)）整理歸檔：*行政助理將文件正本（含簽批頁）、電子版整理，按“年度-類別-文號(hào)”分類存入檔案盒（電子版存入檔案系統(tǒng)），標(biāo)注文件名稱、文號(hào)、日期、密級(jí)（如公開、內(nèi)部秘密）。借閱與銷毀：借閱文件需填寫《文件借閱申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批，借閱期限不超過3天；超期保存文件（如10年以上），經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后統(tǒng)一銷毀，并記錄銷毀清單。（四）訪客接待與服務(wù)流程1.預(yù)約與登記（提前1個(gè)工作日）預(yù)約確認(rèn)：訪客提前通過電話/郵件聯(lián)系接待人（如*助理），說明單位、姓名、職務(wù)、來訪事由、人數(shù)、預(yù)計(jì)到訪及離開時(shí)間，接待人確認(rèn)后反饋接待安排。信息登記：訪客到訪時(shí)，在前臺(tái)填寫《訪客登記表》（含姓名、單位、事由、接待人、進(jìn)出時(shí)間、聯(lián)系方式），領(lǐng)取《訪客證》（佩戴于胸前）。2.接待與引導(dǎo)（到訪后即時(shí)）迎接與引導(dǎo)：接待人親自或安排前臺(tái)人員引導(dǎo)訪客至?xí)h室，途中簡(jiǎn)要介紹公司環(huán)境（如“這邊是辦公區(qū)，請(qǐng)保持安靜”）。服務(wù)保障：提前準(zhǔn)備茶水、紙巾，如需會(huì)議，協(xié)助擺放資料；如需用餐，提前確認(rèn)餐廳預(yù)訂及餐標(biāo)（按公司標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行）。3.送別與反饋（離開后即時(shí)）送別：接待人將訪客送至公司門口，禮貌告別（如“感謝您的來訪，后續(xù)有問題請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系”）。記錄與反饋：前臺(tái)更新《訪客登記表》，接待人1個(gè)工作日內(nèi)將接待情況（如訪客需求、達(dá)成的共識(shí)）反饋至分管領(lǐng)導(dǎo)。（五）員工差旅申請(qǐng)與報(bào)銷流程1.差旅申請(qǐng)（提前3-5個(gè)工作日）提交申請(qǐng)：?jiǎn)T工填寫《差旅申請(qǐng)表》，注明出差事由、時(shí)間、地點(diǎn)、行程安排（含交通方式、住宿標(biāo)準(zhǔn)）、預(yù)算金額，部門負(fù)責(zé)人（如*主管）簽字確認(rèn)。審批：行政主管審核出差必要性及預(yù)算合理性，分管領(lǐng)導(dǎo)審批（出差超3天或跨省需*總經(jīng)理審批），審批通過后生效。2.行程與費(fèi)用執(zhí)行（出差期間）交通與住宿：?jiǎn)T工按審批標(biāo)準(zhǔn)選擇交通工具（高鐵/飛機(jī)經(jīng)濟(jì)艙、普通火車），住宿優(yōu)先選擇協(xié)議酒店（單間標(biāo)間，不超過公司標(biāo)準(zhǔn)），保留票據(jù)（發(fā)票、行程單等）。變更處理：如行程有變，需提前1天告知*行政助理并提交《差旅變更申請(qǐng)表》，經(jīng)審批后調(diào)整。3.報(bào)銷結(jié)算（出差后3個(gè)工作日內(nèi)）整理票據(jù)：?jiǎn)T工整理出差票據(jù)，按時(shí)間順序粘貼在《差旅報(bào)銷單》上，注明票據(jù)類型、金額、用途，部門負(fù)責(zé)人簽字。審核與支付：行政助理核對(duì)票據(jù)真實(shí)性、合規(guī)性（如發(fā)票抬頭、稅號(hào)是否正確）、是否符合標(biāo)準(zhǔn)，提交財(cái)務(wù)部審核，無誤后3個(gè)工作日內(nèi)完成支付。四、實(shí)用工具模板（一）會(huì)議需求表會(huì)議主題會(huì)議時(shí)間會(huì)議地點(diǎn)參會(huì)人員（職務(wù)）議程（含時(shí)長(zhǎng)）所需物料項(xiàng)目啟動(dòng)會(huì)2023-10-2014:00301會(huì)議室經(jīng)理（組長(zhǎng)）、主管（副組長(zhǎng)）、*專員（成員）1.項(xiàng)目背景介紹（15min）2.目標(biāo)與分工（20min）3.問題討論（25min）投影儀、麥克風(fēng)、項(xiàng)目方案PPT（二）辦公用品申領(lǐng)表申領(lǐng)部門申領(lǐng)人申領(lǐng)日期物品名稱規(guī)格數(shù)量用途部門負(fù)責(zé)人簽字行政部*助理2023-10-25A4紙80g5包日常打印*主管（三）文件分發(fā)記錄表文件名稱文號(hào)分發(fā)日期分發(fā)部門份數(shù)簽收人備注關(guān)于2023年國慶節(jié)放假的通知XZ〔2023〕15號(hào)2023-09-28各部門12經(jīng)理（銷售部）、主管（人事部）電子版同步發(fā)送OA系統(tǒng)（四）訪客登記表訪客姓名單位職務(wù)到訪時(shí)間離開時(shí)間事由接待人聯(lián)系方式（可選）張三XX科技有限公司總經(jīng)理2023-10-1809:302023-10-1811:00合作洽談*助理XXXX（五）差旅申請(qǐng)表員工姓名部門出差事由出差時(shí)間出差地點(diǎn)交通方式住宿標(biāo)準(zhǔn)（元/晚）預(yù)算金額（元）審批人*李四市場(chǎng)部客戶拜訪2023-10-22-24上海高鐵二等座3002500主管、經(jīng)理五、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)提示（一）會(huì)議組織提前1天再次確認(rèn)參會(huì)人員是否到會(huì)，避免臨時(shí)空?qǐng)觯粫?huì)議紀(jì)要需明確“做什么、誰來做、何時(shí)做”，避免模糊表述；重要會(huì)議需全程錄像（經(jīng)參會(huì)人員同意），作為備查依據(jù)。（二）辦公用品管理優(yōu)先采購節(jié)能環(huán)保、性價(jià)比高的物資，避免浪費(fèi)；建立“按需申領(lǐng)、按量發(fā)放”原則，杜絕私用或囤積；對(duì)高頻消耗品（如筆、紙）設(shè)置安全庫存（如1個(gè)月用量），避免斷供。（三）文件流轉(zhuǎn)涉及公司機(jī)密的文件需標(biāo)注“秘密”字樣，嚴(yán)格控制傳閱范圍；電子文件命名規(guī)則統(tǒng)一為“部門-日期-文號(hào)-名稱”，便于檢索；定期清理過期文件（如已廢止的制度），避免檔案冗余。（四）訪客接待對(duì)重要訪客（如大客戶、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)），提前準(zhǔn)備公司簡(jiǎn)介、產(chǎn)品資料等；接待過程中保持微笑、使用禮貌用語（如“您好”“請(qǐng)”“謝謝”