企事業(yè)單位電子檔案管理制度一、總則為規(guī)范企事業(yè)單位電子檔案管理，確保電子檔案真實(shí)、完整、可用且安全，充分發(fā)揮其在單位運(yùn)營、管理及發(fā)展中的憑證與參考作用，依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《電子檔案管理辦法》等法律法規(guī)，結(jié)合本單位實(shí)際，制定本制度。本制度適用于本單位各部門在工作中形成的、具有保存價(jià)值的電子文件及電子檔案的全生命周期管理（含形成、收集、整理、歸檔、保管、利用、鑒定及銷毀等環(huán)節(jié)）。電子檔案管理遵循“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理、規(guī)范流程、安全可控”原則，確保電子檔案管理與業(yè)務(wù)工作同步規(guī)劃、同步實(shí)施、同步驗(yàn)收。二、管理職責(zé)（一）檔案管理部門作為電子檔案管理的主管部門，需：制定電子檔案管理制度、操作流程及技術(shù)規(guī)范；統(tǒng)籌電子檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)、維護(hù)與升級(jí)，保障系統(tǒng)安全穩(wěn)定運(yùn)行；指導(dǎo)、監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門電子文件的形成、收集與歸檔工作；負(fù)責(zé)電子檔案的接收、整理、保管、鑒定、利用及統(tǒng)計(jì)，定期開展檔案管理培訓(xùn)與考核。（二）業(yè)務(wù)部門作為電子文件形成的責(zé)任主體，需：指定專人負(fù)責(zé)本部門電子文件管理，確保文件內(nèi)容真實(shí)、格式規(guī)范、元數(shù)據(jù)完整；按要求向檔案管理部門移交電子文件，配合開展檔案鑒定、利用及檢查工作；對(duì)本部門形成的電子檔案準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。（三）技術(shù)部門提供信息技術(shù)支持，需：保障電子檔案管理系統(tǒng)的技術(shù)維護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)、安全防護(hù)；協(xié)助制定電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案長期可讀、格式兼容；參與系統(tǒng)升級(jí)改造，滿足檔案管理需求。三、電子檔案的形成與收集（一）電子文件形成要求格式優(yōu)先采用開放通用格式（如PDF、XML、TIFF等），避免使用易失效的專有格式；內(nèi)容真實(shí)反映業(yè)務(wù)活動(dòng)，嚴(yán)禁隨意修改、刪減；包含完整元數(shù)據(jù)（如文件名稱、創(chuàng)建時(shí)間、作者、版本號(hào)、關(guān)聯(lián)業(yè)務(wù)等），確?？勺匪?。（二）收集范圍與要求收集本部門業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的各類電子文件（如公文、報(bào)表、合同、圖紙、音視頻等）；與業(yè)務(wù)流程同步收集，確保文件形成后及時(shí)納入管理；長期保存的電子文件，需同步收集紙質(zhì)版或其他載體備份（如需），并建立關(guān)聯(lián)標(biāo)識(shí)。（三）收集流程業(yè)務(wù)部門檔案管理員定期（如每月）整理電子文件，檢查完整性、準(zhǔn)確性；通過單位電子文件管理系統(tǒng)或指定渠道提交至檔案管理部門；檔案管理部門接收時(shí)，審核文件格式、元數(shù)據(jù)、內(nèi)容完整性，不符合要求的退回整改。四、電子檔案的整理與歸檔（一）分類與組卷按單位業(yè)務(wù)類型、文件屬性制定分類方案（如部門、年度、業(yè)務(wù)類別等）；組卷遵循“保持文件有機(jī)聯(lián)系，便于保管利用”原則，將內(nèi)容相關(guān)、流程連續(xù)的電子文件組合為案卷。（二）著錄與編目規(guī)范著錄檔號(hào)、標(biāo)題、形成時(shí)間、責(zé)任者、保管期限、密級(jí)、載體類型、格式等項(xiàng)目；編制電子檔案目錄，建立檢索體系，確保檔案信息可快速查詢。（三）歸檔流程業(yè)務(wù)部門提交歸檔申請(qǐng)及《電子文件歸檔清單》；檔案管理部門全面審核，通過后辦理歸檔手續(xù)，納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理；歸檔后原則上不得修改，確需修改的，需審批并保留修改痕跡與版本記錄。五、電子檔案的保管與利用（一）保管要求存儲(chǔ)環(huán)境需防磁、防潮、防塵、防震，存儲(chǔ)設(shè)備定期檢查維護(hù)；建立“異地、異質(zhì)”備份機(jī)制（如云端+本地硬盤），每季度驗(yàn)證備份數(shù)據(jù)可用性。（二）利用管理外部人員需持有效證明，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后在指定場(chǎng)所查閱，原則上不提供原始拷貝。（三）利用服務(wù)定期統(tǒng)計(jì)分析利用情況，優(yōu)化分類與著錄，提升利用效率；為決策、審計(jì)、合規(guī)檢查等提供檔案支持，必要時(shí)出具帶電子簽章或紙質(zhì)蓋章的證明文件。六、電子檔案的安全與保密（一）安全管理系統(tǒng)具備身份認(rèn)證、訪問控制、數(shù)據(jù)加密、日志審計(jì)等功能；定期檢測(cè)系統(tǒng)漏洞，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒感染；建立應(yīng)急預(yù)案，明確故障、丟失、災(zāi)害等場(chǎng)景的應(yīng)急處置流程。（二）保密管理密級(jí)劃分與紙質(zhì)檔案一致，涉密檔案存儲(chǔ)于專用涉密設(shè)備，物理隔離或密碼保護(hù)；涉密檔案的利用、復(fù)制、傳輸需嚴(yán)格審批，確保信息不泄露。（三）安全培訓(xùn)與檢查定期開展安全與保密培訓(xùn)，提升員工操作規(guī)范；每半年聯(lián)合技術(shù)、保密部門檢查檔案完整性、安全性、利用合規(guī)性，及時(shí)整改問題。七、電子檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定流程每5年組織鑒定小組（檔案員、業(yè)務(wù)專家、技術(shù)人員），評(píng)估檔案存毀價(jià)值；形成《電子檔案鑒定意見書》，明確存毀結(jié)論。（二）銷毀要求無保存價(jià)值的檔案，按流程銷毀：涉密檔案物理銷毀（如銷毀存儲(chǔ)介質(zhì)）或合規(guī)邏輯刪除；非涉密檔案刪除數(shù)據(jù)并格式化設(shè)備；制作《電子檔案銷毀清單》，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行，銷毀過程全程記錄。八、附則本制度由檔案管理部門負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日