PAGE職業(yè)培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強公司職業(yè)培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范職業(yè)培訓(xùn)檔案的收集、整理、保管、利用等工作，確保職業(yè)培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司職業(yè)培訓(xùn)工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有職業(yè)培訓(xùn)活動所涉及的檔案管理，包括但不限于新員工入職培訓(xùn)、崗位技能培訓(xùn)、專項業(yè)務(wù)培訓(xùn)、外部培訓(xùn)等各類培訓(xùn)項目產(chǎn)生的相關(guān)檔案資料。（三）基本原則1.真實性原則：職業(yè)培訓(xùn)檔案應(yīng)如實反映培訓(xùn)活動的全過程，確保檔案內(nèi)容真實可靠。2.完整性原則：全面收集培訓(xùn)過程中產(chǎn)生的各類文件、資料，保證檔案的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，避免出現(xiàn)錯誤或歧義。4.保密性原則：對涉及公司機密、員工個人隱私的培訓(xùn)檔案信息予以嚴(yán)格保密。5.便于利用原則：檔案的整理和保管應(yīng)便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、職業(yè)培訓(xùn)檔案管理職責(zé)分工（一）培訓(xùn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定職業(yè)培訓(xùn)檔案管理制度，并組織實施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各部門做好職業(yè)培訓(xùn)檔案的收集、整理和移交工作。3.負(fù)責(zé)集中保管公司重要的職業(yè)培訓(xùn)檔案，并建立電子檔案數(shù)據(jù)庫。4.根據(jù)工作需要，及時提供職業(yè)培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)。5.定期對職業(yè)培訓(xùn)檔案進行整理、鑒定和銷毀。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門組織或參與的職業(yè)培訓(xùn)活動檔案的收集、整理和初步保管工作。2.按照公司培訓(xùn)管理部門的要求，及時將本部門的職業(yè)培訓(xùn)檔案移交至培訓(xùn)管理部門。3.配合培訓(xùn)管理部門做好職業(yè)培訓(xùn)檔案的查閱、借閱等相關(guān)工作。（三）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)職業(yè)培訓(xùn)檔案的日常收集、整理、分類、編目、裝訂等工作。2.確保職業(yè)培訓(xùn)檔案的安全保管，做好防火、防潮、防蟲、防盜等工作。3.按照規(guī)定的程序和要求，辦理職業(yè)培訓(xùn)檔案的查閱、借閱、歸還等手續(xù)。4.協(xié)助培訓(xùn)管理部門做好職業(yè)培訓(xùn)檔案的鑒定和銷毀工作。三、職業(yè)培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計劃類1.年度職業(yè)培訓(xùn)計劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間、培訓(xùn)方式等。2.專項培訓(xùn)計劃，針對特定崗位、業(yè)務(wù)或項目制定的培訓(xùn)計劃。3.培訓(xùn)需求分析報告，對員工培訓(xùn)需求進行調(diào)查、分析后形成的報告。（二）培訓(xùn)實施類1.培訓(xùn)通知，包括培訓(xùn)時間、地點、內(nèi)容、參加人員等信息。2.培訓(xùn)教材、講義、課件等資料。3.培訓(xùn)簽到表，記錄參加培訓(xùn)人員的姓名、部門、崗位等信息。4.培訓(xùn)過程記錄，如培訓(xùn)照片、視頻、培訓(xùn)筆記、學(xué)員反饋等。5.培訓(xùn)考核資料，包括試卷、考核成績、考核報告等。（三）培訓(xùn)師資類1.內(nèi)部培訓(xùn)師檔案，包括個人基本信息、培訓(xùn)課程清單、授課評價等。2.外部培訓(xùn)師資資料，如培訓(xùn)師簡介、培訓(xùn)合同、授課評價等。（四）培訓(xùn)費用類1.培訓(xùn)費用預(yù)算表，明確培訓(xùn)項目的費用支出預(yù)算。2.培訓(xùn)費用報銷憑證，包括發(fā)票、報銷審批單等。3.培訓(xùn)費用結(jié)算清單，記錄培訓(xùn)費用的實際發(fā)生情況。（五）培訓(xùn)證書類1.員工參加培訓(xùn)獲得的各類證書原件及復(fù)印件。2.證書領(lǐng)取記錄，包括領(lǐng)取時間、領(lǐng)取人等信息。（六）其他相關(guān)類1.培訓(xùn)總結(jié)報告，對培訓(xùn)效果、經(jīng)驗教訓(xùn)等進行總結(jié)的報告。2.培訓(xùn)評估報告，對培訓(xùn)質(zhì)量、培訓(xùn)效果進行評估的報告。3.與職業(yè)培訓(xùn)相關(guān)的其他文件、資料。四、職業(yè)培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.各部門應(yīng)在培訓(xùn)活動結(jié)束后及時收集本部門產(chǎn)生的職業(yè)培訓(xùn)檔案資料，并進行初步整理。2.培訓(xùn)管理部門應(yīng)定期對各部門的職業(yè)培訓(xùn)檔案收集情況進行檢查和督促。3.對于重要的培訓(xùn)活動，應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)檔案資料的收集工作，確保檔案資料的完整性。（二）整理原則1.按照培訓(xùn)項目進行分類整理，一個培訓(xùn)項目的檔案資料集中存放。2.遵循文件形成的規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。3.分類清晰、層次分明，便于查找和利用。（三）整理方法1.對收集到的檔案資料進行分類，可分為培訓(xùn)計劃類、培訓(xùn)實施類、培訓(xùn)師資類、培訓(xùn)費用類、培訓(xùn)證書類、其他相關(guān)類等。2.對每一類檔案資料進行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、檔案名稱、日期、保管期限等信息。4.將檔案資料按照編號順序進行排列，并裝訂成冊或裝入檔案盒。五、職業(yè)培訓(xùn)檔案的保管（一）保管期限1.職業(yè)培訓(xùn)檔案的保管期限分為永久、長期和短期。2.永久保管的檔案包括公司重要的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)總結(jié)報告、培訓(xùn)評估報告等。3.長期保管的檔案包括一般的培訓(xùn)計劃、培訓(xùn)實施記錄、培訓(xùn)考核資料等，保管期限為[X]年。4.短期保管的檔案包括培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表等，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式進行保管。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)存放在專門的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找。3.根據(jù)檔案的保管期限和重要程度，確定不同的保管地點，確保檔案的安全。4.電子檔案應(yīng)存儲在服務(wù)器或移動存儲設(shè)備上，并進行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)異地存放。（三）保管環(huán)境1.檔案保管場所應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。2.配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)施，確保檔案的安全。六、職業(yè)培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱職業(yè)培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、損壞檔案資料。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理人員，并在《職業(yè)培訓(xùn)檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱職業(yè)培訓(xùn)檔案的，應(yīng)填寫《職業(yè)培訓(xùn)檔案借閱申請表》，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。4.借閱期滿后，借閱人員應(yīng)及時將檔案歸還培訓(xùn)管理部門，并在《職業(yè)培訓(xùn)檔案借閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）保密要求1.查閱和借閱職業(yè)培訓(xùn)檔案的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。2.對于涉及公司機密、員工個人隱私的培訓(xùn)檔案信息，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。七、職業(yè)培訓(xùn)檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.定期對職業(yè)培訓(xùn)檔案進行鑒定，確保檔案的保管價值與保管期限相適應(yīng)。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、準(zhǔn)確判定、合理取舍的原則。（二）鑒定組織1.成立職業(yè)培訓(xùn)檔案鑒定小組，由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)部門代表組成。2.鑒定小組負(fù)責(zé)對職業(yè)培訓(xùn)檔案進行定期鑒定，提出鑒定意見。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。2.根據(jù)檔案的保管期限和現(xiàn)實利用價值，判定檔案是否仍需繼續(xù)保管。（四）銷毀程序1.經(jīng)鑒定小組鑒定后，確定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制《職業(yè)培訓(xùn)檔案銷毀清單》。2.《職業(yè)培訓(xùn)檔案銷毀清單》應(yīng)經(jīng)培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人和公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.按照審批后的《職