合同管理審批與歸檔工具使用指南一、適用業(yè)務場景本工具適用于各類企業(yè)、事業(yè)單位及社會組織的合同全生命周期管理，具體場景包括但不限于：新合同簽訂：當業(yè)務部門需與外部單位（如供應商、客戶、合作方）簽署采購合同、銷售合同、服務合同、租賃合同時通過工具發(fā)起審批流程；合同變更與續(xù)簽：對已生效合同履行過程中需修改條款（如金額、履行期限、服務范圍）或到期后續(xù)簽的情況，發(fā)起變更/續(xù)簽審批；合同歸檔查詢：合同審批完成后，將紙質合同及電子掃描件統(tǒng)一歸檔，支持按合同類型、簽訂日期、合作方等多維度檢索；到期風險預警：對臨近履行期限、保修期或續(xù)簽期的合同，自動提醒相關負責人跟進處理。二、操作流程詳解（一）合同發(fā)起與信息錄入發(fā)起申請：由業(yè)務經辦人（如采購專員、銷售經理）登錄系統(tǒng)，選擇“合同發(fā)起”模塊，填寫《合同審批申請表》（見“核心表單模板”），合同草案（Word/PDF格式）及相關附件（如需求說明、報價單、資質證明等）。信息核對：保證合同基本信息完整準確，包括合同名稱、編號（若已有）、合作方全稱、統(tǒng)一社會信用代碼、簽約主體（我方/對方）、合同金額（大寫/小寫）、履行期限、主要權利義務條款、附件清單等。（二）部門初審流轉至部門負責人：系統(tǒng)自動將申請表及附件推送給業(yè)務部門負責人（如采購部經理某、銷售部總監(jiān)某）進行初審。初審內容：重點審核合同的業(yè)務必要性（是否符合部門年度計劃/項目需求）、條款完整性（是否明確標的、數量、質量、價款、違約責任等）、合作方資質（是否在合格供應商名錄內，營業(yè)執(zhí)照、相關許可證是否有效）及附件是否齊全。初審反饋：部門負責人在2個工作日內完成審核，通過系統(tǒng)填寫“初審意見”（如“同意提交法務審核”“補充合作方業(yè)績證明材料后重新提交”），不同意則需注明原因并退回業(yè)務經辦人修改。（三）法務審核流轉至法務部門：初審通過后，申請自動進入法務審核環(huán)節(jié)，由法務專員*某負責。審核內容：重點審查合同合法性（是否符合法律法規(guī)及行業(yè)監(jiān)管要求）、條款合規(guī)性（如格式條款是否公平、知識產權歸屬是否明確、爭議解決方式是否約定明確）、法律風險點（如違約責任是否對等、不可抗力條款是否完善）及與我方現有合同的沖突情況。審核反饋：法務專員在3個工作日內反饋審核意見，通過系統(tǒng)標注“審核通過”“需修改后重審”或“不予通過”（附法律依據及修改建議）。若涉及法律風險，需組織業(yè)務部門、法務部門聯合溝通確認。（四）財務審核流轉至財務部門：法務審核通過后，系統(tǒng)推送至財務部主管*某進行財務條款審核。審核內容：重點審核合同金額的準確性（是否與預算匹配、付款條件是否合理）、資金安排（如付款節(jié)點、支付方式、發(fā)票要求是否符合財務制度）、稅務處理（如稅率、發(fā)票類型是否合規(guī)）及履約保證金、質保金等條款約定。審核反饋：財務主管在2個工作日內反饋意見，通過系統(tǒng)填寫“財務審核意見”（如“同意付款條款”“建議將分期付款節(jié)點調整為驗收后30日內”）。（五）領導審批確定審批層級：根據合同金額及重要性，自動匹配審批權限（如：10萬元以下由部門總監(jiān)審批；10萬-50萬元由分管副總某審批；50萬元以上由總經理某審批）。審批內容：領導重點審核合同的商業(yè)價值、資源投入是否符合公司戰(zhàn)略、審批流程是否合規(guī)及前置環(huán)節(jié)審核意見是否落實。審批結果：領導在1-3個工作日內通過系統(tǒng)審批，選擇“批準”“附條件批準”（如“增加對方違約賠償條款后批準”）或“否決”（附否決理由），審批結果同步至所有相關環(huán)節(jié)。（六）用印與簽署用印申請：審批通過后，業(yè)務經辦人登錄“用印管理”模塊，提交《合同用印申請表》，已審批的合同終稿，注明用印份數（如一式三份）、用印類型（公章、合同專用章等）。用印登記：行政部/綜合管理部用印管理員*某核對申請信息與審批結果一致后，安排用印，并在系統(tǒng)中登記用印日期、用印人、合同歸檔編號等信息。合同簽署：用印后的合同由業(yè)務經辦人與合作方雙方簽署，保證簽字/蓋章清晰、騎縫章完整（多頁合同），簽署完成后1個工作日內將紙質合同原件交至歸檔管理員。（七）歸檔管理材料整理：歸檔管理員*某收到紙質合同后，核對合同正本、附件、審批流程單（系統(tǒng)打印版）、用印登記表是否齊全，保證與電子版內容一致。分類編號：按合同類型（如采購、銷售、服務）、簽訂年度進行分類，編制唯一歸檔編號（規(guī)則：[年份]-[合同類型代碼]-[流水號]，如“2024-CG-001”），并將編號標注在合同首頁及騎縫處。電子化存儲：將合同掃描件（PDF格式，含簽字蓋章頁）、審批流程電子記錄、附件電子版統(tǒng)一至系統(tǒng)“合同歸檔庫”，關聯歸檔編號，支持關鍵詞檢索。紙質歸檔：將紙質合同正本、附件、審批單等裝入檔案袋，標注歸檔編號、合同名稱、簽訂日期、保管期限（如一般合同保管5年，重要合同保管10年以上），存放至指定檔案柜，建立《合同歸檔登記表》（見“核心表單模板”）便于查閱。（八）到期提醒與跟蹤系統(tǒng)預警：系統(tǒng)根據合同履行期限、保修期等自動設置預警節(jié)點（如到期前30天、15天、7天），通過系統(tǒng)消息、郵件等方式提醒業(yè)務經辦人及部門負責人跟進。結果記錄：業(yè)務經辦人需在系統(tǒng)中記錄到期處理結果（如“正常履約完成”“提出續(xù)簽申請”“發(fā)起違約處理”），并更新合同狀態(tài)（如“已履行完畢”“續(xù)簽審批中”“爭議處理中”）。三、核心表單模板（一）《合同審批申請表》項目內容合同名稱（如“XX公司采購辦公設備合同”）合同編號（若已有，填寫；若無，由系統(tǒng)自動）合作方全稱合作方統(tǒng)一社會信用代碼我方簽約主體（如“XX有限公司”或“XX分公司”）合同類型□采購□銷售□服務□租賃□其他（請注明）合同金額（大寫）合同金額（小寫）￥履行期限（自_年_月_日至_年__月__日）主要標的/服務內容（簡要說明，如“采購筆記本電腦50臺”“提供年度IT運維服務”）付款方式（如“簽約后預付30%，驗收后付70%”）附件清單□需求說明書□報價單□合作方資質文件□其他（請注明）業(yè)務經辦人（姓名*某）聯系方式（內部辦公電話，禁止填寫手機號）部門初審意見____________________________________________________________________初審人：*某日期：____年__月__日法務審核意見____________________________________________________________________審核人：*某日期：____年__月__日財務審核意見____________________________________________________________________審核人：*某日期：____年__月__日領導審批意見____________________________________________________________________審批人：*某日期：____年__月__日備注（如“需增加保密條款”“合作方為新增供應商，需補充考察報告”）（二）《合同歸檔登記表》歸檔編號合同名稱簽訂日期合作方合同類型保管期限存放位置紙質份數電子檔路徑歸檔人歸檔日期2024-CG-001采購辦公設備合同2024-03-15XX科技有限公司采購5年A柜-3層-2格3份/合同歸檔庫/2024/采購/2024-CG-001*某2024-03-202024-XS-002銷售軟件服務合同2024-02-28YY信息技術有限公司銷售10年B柜-1層-5格2份/合同歸檔庫/2024/銷售/2024-XS-002*某2024-03-01四、關鍵風險提示信息準確性風險：合同發(fā)起時需保證合作方名稱、金額、履行期限等關鍵信息與雙方協(xié)商內容一致，避免因筆誤或信息不全導致合同無效或糾紛。審批流程完整性風險：嚴禁跳過審批環(huán)節(jié)或“先簽批后補流程”，所有審核節(jié)點需按順序完成，法務、財務審核意見為必備環(huán)節(jié)（特殊緊急合同需經總經理書面批準后方可例外）。歸檔及時性風險：合同簽署完成后需在3個工作日內完成歸檔，紙質合同與電子版內容需完全一致，歸檔編號需唯一且便于檢索，避免因歸檔延遲導致合同丟失或查閱困難。保密與安全風險：合同電子檔需存儲在內部加密服務器，禁止通過私人郵箱、等非加密渠道傳輸；查閱紙質合同需履行登記手續(xù)，涉密合同（如涉及核心