PAGE數(shù)字化培訓(xùn)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司數(shù)字化培訓(xùn)檔案管理，規(guī)范培訓(xùn)檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、利用和銷毀等工作流程，確保培訓(xùn)檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司培訓(xùn)工作的持續(xù)改進(jìn)和員工職業(yè)發(fā)展提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有培訓(xùn)活動(dòng)所產(chǎn)生的檔案資料管理，包括但不限于內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線學(xué)習(xí)課程等各類培訓(xùn)形式。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：培訓(xùn)檔案應(yīng)如實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)的全過程，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：涵蓋培訓(xùn)活動(dòng)各個(gè)環(huán)節(jié)的相關(guān)資料，保證檔案資料的全面性。3.保密性原則：對(duì)涉及公司機(jī)密、員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案信息予以嚴(yán)格保密。4.便于利用原則：科學(xué)分類、規(guī)范整理，便于檔案的查詢、借閱和使用。二、培訓(xùn)檔案管理職責(zé)（一）培訓(xùn)管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)檔案管理制度，并監(jiān)督執(zhí)行。2.組織開展培訓(xùn)檔案的收集、整理、歸檔工作，確保檔案資料的及時(shí)性和準(zhǔn)確性。3.建立數(shù)字化培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)和維護(hù)，保證檔案的安全存儲(chǔ)和便捷查詢。4.根據(jù)公司需求，提供培訓(xùn)檔案的查閱、借閱服務(wù)，并做好記錄。5.定期對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和盤點(diǎn)，確保檔案的完整性和安全性。（二）培訓(xùn)講師職責(zé)1.在培訓(xùn)結(jié)束后，及時(shí)將培訓(xùn)教案、課件、考核試卷等相關(guān)資料提交給培訓(xùn)管理部門。2.協(xié)助培訓(xùn)管理部門對(duì)培訓(xùn)效果進(jìn)行評(píng)估和分析，提供相關(guān)數(shù)據(jù)和反饋信息。（三）參訓(xùn)員工職責(zé)1.按照培訓(xùn)要求，積極參與培訓(xùn)活動(dòng)，并配合培訓(xùn)管理部門完成相關(guān)資料的填寫和提交。2.妥善保管個(gè)人培訓(xùn)檔案資料，如有遺失或損壞應(yīng)及時(shí)向培訓(xùn)管理部門報(bào)告。（四）其他部門職責(zé)1.配合培訓(xùn)管理部門開展培訓(xùn)檔案管理工作，提供必要的支持和協(xié)助。2.在涉及培訓(xùn)檔案的查閱、借閱等工作時(shí)，按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。三、培訓(xùn)檔案的內(nèi)容（一）培訓(xùn)計(jì)劃檔案1.年度培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)目標(biāo)、培訓(xùn)對(duì)象、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)方式等。2.臨時(shí)性培訓(xùn)計(jì)劃，因特殊需求制定的培訓(xùn)計(jì)劃及相關(guān)審批文件。（二）培訓(xùn)實(shí)施檔案1.培訓(xùn)通知，包括培訓(xùn)主題、時(shí)間、地點(diǎn)、參訓(xùn)人員等信息。2.培訓(xùn)簽到表，記錄參訓(xùn)人員的出勤情況。3.培訓(xùn)教材、課件、講義等資料，包括紙質(zhì)版和電子版。4.培訓(xùn)現(xiàn)場照片、視頻等資料，記錄培訓(xùn)過程中的重要場景和活動(dòng)。5.培訓(xùn)講師的資質(zhì)證明、授課記錄等。（三）培訓(xùn)考核檔案1.考核試卷及標(biāo)準(zhǔn)答案。2.學(xué)員考核成績記錄，包括考試成績、實(shí)操成績、平時(shí)表現(xiàn)等。3.補(bǔ)考記錄，包括補(bǔ)考時(shí)間、補(bǔ)考成績等。（四）培訓(xùn)效果評(píng)估檔案1.培訓(xùn)滿意度調(diào)查問卷及統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告。2.培訓(xùn)后員工績效提升數(shù)據(jù)，如工作業(yè)績、工作能力等方面的變化情況。3.培訓(xùn)效果跟蹤反饋記錄，包括員工對(duì)培訓(xùn)內(nèi)容的應(yīng)用情況、對(duì)工作的改進(jìn)建議等。（五）員工培訓(xùn)記錄檔案1.員工培訓(xùn)檔案卡，記錄員工參加培訓(xùn)的基本信息、培訓(xùn)課程名稱、培訓(xùn)時(shí)間、考核成績等。2.員工培訓(xùn)證書、結(jié)業(yè)證書等相關(guān)證明文件。四、培訓(xùn)檔案的收集與整理（一）收集要求1.培訓(xùn)管理部門應(yīng)明確各類培訓(xùn)檔案資料的收集責(zé)任人，確保檔案資料及時(shí)、完整地收集。2.培訓(xùn)講師應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，將培訓(xùn)相關(guān)資料提交給培訓(xùn)管理部門。3.參訓(xùn)員工應(yīng)在培訓(xùn)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)，按照要求將個(gè)人培訓(xùn)檔案資料提交給培訓(xùn)管理部門。（二）整理標(biāo)準(zhǔn)1.培訓(xùn)檔案資料應(yīng)按照類別進(jìn)行分類整理，確保同一類別的資料集中存放。2.每份檔案資料應(yīng)標(biāo)注清晰的標(biāo)題、日期、編號(hào)等信息，便于識(shí)別和查找。3.紙質(zhì)檔案資料應(yīng)進(jìn)行編號(hào)、裝訂，并制作目錄清單；電子版檔案資料應(yīng)按照統(tǒng)一的命名規(guī)則進(jìn)行命名和存儲(chǔ)，確保文件格式規(guī)范、易于讀取。五、培訓(xùn)檔案的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.采用數(shù)字化存儲(chǔ)方式，建立專門的培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)，對(duì)培訓(xùn)檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)。2.定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.培訓(xùn)計(jì)劃檔案、培訓(xùn)實(shí)施檔案中的重要文件（如培訓(xùn)通知、培訓(xùn)簽到表等）保管期限為[X]年。2.培訓(xùn)考核檔案、培訓(xùn)效果評(píng)估檔案、員工培訓(xùn)記錄檔案保管期限為員工離職后[X]年。3.其他臨時(shí)性培訓(xùn)檔案資料根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，但不得少于[X]年。（三）保管要求1.檔案存儲(chǔ)環(huán)境應(yīng)保持安全、整潔、通風(fēng)，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。2.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。3.對(duì)涉及公司機(jī)密和員工個(gè)人隱私的培訓(xùn)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行保管，限制查閱權(quán)限。六、培訓(xùn)檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到培訓(xùn)管理部門查閱。2.查閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)在培訓(xùn)管理部門指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出或轉(zhuǎn)借他人。3.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案資料，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。（二）借閱規(guī)定1.公司內(nèi)部人員因特殊原因需要借閱培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)填寫《培訓(xùn)檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱理由、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延長借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)對(duì)所借閱的檔案資料妥善保管，不得遺失、損壞或泄露檔案內(nèi)容。如發(fā)生上述情況，應(yīng)及時(shí)向培訓(xùn)管理部門報(bào)告，并承擔(dān)相應(yīng)責(zé)任。七、培訓(xùn)檔案的銷毀（一）銷毀條件1.培訓(xùn)檔案保管期限屆滿，且經(jīng)審核確認(rèn)無需繼續(xù)保存的。2.因其他原因需要銷毀的培訓(xùn)檔案，如檔案內(nèi)容已過時(shí)、無效或不符合公司規(guī)定等。（二）銷毀程序1.培訓(xùn)管理部門定期對(duì)到期或需要銷毀的培訓(xùn)檔案進(jìn)行清查和統(tǒng)計(jì)，編制《培訓(xùn)檔案銷毀清單》。2.《培訓(xùn)檔案銷毀清單》應(yīng)報(bào)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批，經(jīng)批準(zhǔn)后實(shí)施銷毀。3.銷毀培訓(xùn)檔案時(shí)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)監(jiān)督，確保檔案資料徹底銷毀，防止信息泄露。4.銷毀工作完成后，應(yīng)在《培訓(xùn)檔案銷毀清單》上記錄銷毀時(shí)間、地點(diǎn)、方式等信息，并由監(jiān)督人和銷毀人簽字確認(rèn)。八、培訓(xùn)檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督機(jī)制1.公司設(shè)立培訓(xùn)檔案管理監(jiān)督小組，由培訓(xùn)管理部門負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人、審計(jì)部門負(fù)責(zé)人等組成，負(fù)責(zé)對(duì)培訓(xùn)檔案管理工作進(jìn)行定期監(jiān)督檢查。2.監(jiān)督小組應(yīng)制定監(jiān)督檢查計(jì)劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方式、檢查頻率等，確保監(jiān)督檢查工作的有效開展。（二）檢查內(nèi)容1.培訓(xùn)檔案管理制度的執(zhí)行情況，包括檔案的收集、整理、存儲(chǔ)、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.培訓(xùn)檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性，檔案內(nèi)容是否真實(shí)反映培訓(xùn)活動(dòng)情況，檔案整理是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。3.培訓(xùn)檔案管理系統(tǒng)的運(yùn)行情況，包括數(shù)據(jù)的安全性、穩(wěn)定性、可查詢性等。（三）問題整改1.監(jiān)督檢查過程中發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求責(zé)任部門限期整