PAGE培訓(xùn)中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)培訓(xùn)中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在培訓(xùn)教學(xué)、管理及研究等工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于培訓(xùn)中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指培訓(xùn)中心在教學(xué)、管理、服務(wù)等活動(dòng)中直接形成的，對(duì)中心和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：培訓(xùn)中心檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理，各部門不得自行分散保存。2.真實(shí)性原則：確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠，如實(shí)反映培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作的實(shí)際情況。3.完整性原則：全面收集、整理各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查閱、利用。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）綜合檔案室1.負(fù)責(zé)制定和完善培訓(xùn)中心檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理培訓(xùn)中心各類檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、編目等工作。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，編制各類檔案檢索工具，方便檔案的查詢和利用。4.負(fù)責(zé)檔案的安全保管，做好檔案庫房的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，確保檔案的安全與完整。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，對(duì)已失去保存價(jià)值的檔案，按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。6.積極開展檔案信息開發(fā)利用工作，并為培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作提供檔案信息服務(wù)。7.組織開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作，提高全體員工的檔案意識(shí)。（二）各部門兼職檔案員1.負(fù)責(zé)本部門檔案的收集、整理、立卷和移交工作，確保檔案的及時(shí)、準(zhǔn)確和完整。2.按照檔案管理要求，對(duì)本部門檔案進(jìn)行分類整理，編制本部門檔案目錄，并定期向綜合檔案室移交。3.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的查閱、利用等工作，及時(shí)提供所需檔案資料。4.負(fù)責(zé)本部門檔案的日常保管和安全保密工作，防止檔案的丟失、損壞和泄密。三、檔案的分類與編號(hào)（一）檔案分類培訓(xùn)中心檔案分為以下十大類：1.黨群工作類：包括黨組織建設(shè)、黨員管理、思想政治工作、工會(huì)工作、共青團(tuán)工作及其他黨群工作中形成的文件材料。2.行政管理類：涵蓋培訓(xùn)中心行政事務(wù)管理、人事管理、財(cái)務(wù)管理、后勤管理、安全保衛(wèi)等方面的文件材料。3.教學(xué)管理類：涉及教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、課程安排、教材選用、教學(xué)質(zhì)量評(píng)估、學(xué)生學(xué)籍管理、考試考核等教學(xué)活動(dòng)中產(chǎn)生的文件材料。4.教師業(yè)務(wù)類：包含教師個(gè)人業(yè)務(wù)檔案、教學(xué)成果、科研項(xiàng)目、進(jìn)修培訓(xùn)、獲獎(jiǎng)情況等與教師業(yè)務(wù)相關(guān)的文件材料。5.學(xué)生管理類：主要有學(xué)生基本信息、學(xué)生獎(jiǎng)懲、學(xué)生社會(huì)實(shí)踐、學(xué)生就業(yè)等學(xué)生在校期間管理工作形成的文件材料。6.招生工作類：包括招生計(jì)劃、招生簡章、招生宣傳資料、錄取名單、招生工作總結(jié)等招生工作過程中產(chǎn)生的文件材料。7.培訓(xùn)業(yè)務(wù)類：涉及各類培訓(xùn)項(xiàng)目的策劃、組織、實(shí)施、評(píng)估等培訓(xùn)業(yè)務(wù)活動(dòng)中形成的文件材料。8.教材管理類：包含教材編寫、選用、采購、發(fā)放、庫存管理等教材管理工作產(chǎn)生的文件材料。9.設(shè)備管理類：有關(guān)培訓(xùn)中心教學(xué)設(shè)備、辦公設(shè)備、實(shí)驗(yàn)設(shè)備等固定資產(chǎn)的購置、驗(yàn)收、使用、維護(hù)、報(bào)廢等管理工作形成的文件材料。10.其他類：不屬于上述各類的其他具有保存價(jià)值的文件材料。（二）編號(hào)規(guī)則檔案編號(hào)采用“年度類別流水號(hào)”的結(jié)構(gòu)。1.年度：采用公元紀(jì)年，用四位數(shù)字表示，如“2023”。2.類別：按照檔案分類的十大類，分別用兩位數(shù)字表示，如“01”代表黨群工作類，“02”代表行政管理類等。3.流水號(hào)：按照檔案形成的先后順序，從“001”開始依次編號(hào)。例如，2023年形成的黨群工作類第5份檔案，編號(hào)為“202301005”。四、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.各部門在工作中形成的具有保存價(jià)值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等材料。2.培訓(xùn)中心舉辦的各類會(huì)議、活動(dòng)形成的文件材料，包括會(huì)議通知、議程、報(bào)告、決議、紀(jì)要、照片、錄像等。3.培訓(xùn)中心與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項(xiàng)目文件等。4.教師和學(xué)生在教學(xué)及學(xué)習(xí)過程中產(chǎn)生的各類成果材料，如論文、著作、教案、課件、畢業(yè)設(shè)計(jì)等。5.培訓(xùn)中心獲得的各類榮譽(yù)證書、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯等實(shí)物檔案的相關(guān)材料（包括證書復(fù)印件、照片等）。6.其他與培訓(xùn)中心工作相關(guān)的有保存價(jià)值的文件材料。（二）收集要求1.各部門兼職檔案員應(yīng)及時(shí)收集本部門工作中產(chǎn)生的檔案材料，確保檔案的齊全完整。2.對(duì)于重要文件、資料，應(yīng)收集原件；如無法收集原件，應(yīng)收集具有同等效力的復(fù)印件，并注明原件存放處。3.聲像檔案應(yīng)同時(shí)收集文字說明材料，注明拍攝時(shí)間、地點(diǎn)、人物、內(nèi)容等信息。4.實(shí)物檔案應(yīng)附上詳細(xì)的文字說明，包括名稱、來源、獲得時(shí)間、頒發(fā)單位等。（三）整理方法1.遵循文件材料的形成規(guī)律和內(nèi)在聯(lián)系，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，進(jìn)行科學(xué)分類整理。2.歸檔文件應(yīng)齊全完整，已破損的文件應(yīng)予修整，字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。3.歸檔文件應(yīng)按照分類方案和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行編號(hào)，在每份文件首頁上端空白處加蓋檔號(hào)章，并填寫相關(guān)內(nèi)容，檔號(hào)章格式如下：[年度][類別][保管期限][件號(hào)]例如：[2023][02][長期][005]4.歸檔文件應(yīng)采用“件”為單位進(jìn)行裝訂，裝訂時(shí)應(yīng)將文件的左側(cè)、上側(cè)對(duì)齊，采用線裝或縫紉機(jī)軋邊等方式裝訂牢固，不掉頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀。對(duì)于紙張規(guī)格不一致的文件，應(yīng)進(jìn)行折疊，使其大小與A4紙一致。5.按照歸檔文件整理的要求，編制歸檔文件目錄。歸檔文件目錄應(yīng)包括件號(hào)、責(zé)任者、文號(hào)、題名、日期、頁數(shù)、備注等項(xiàng)目。歸檔文件目錄應(yīng)一式兩份，一份隨檔案裝訂成冊(cè)，一份單獨(dú)成冊(cè)。五、檔案的歸檔與移交（一）歸檔時(shí)間1.各部門兼職檔案員應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案整理歸檔完畢，并移交綜合檔案室。2.對(duì)于一些重大活動(dòng)、重要項(xiàng)目等形成的檔案，應(yīng)在活動(dòng)結(jié)束或項(xiàng)目完成后及時(shí)整理歸檔并移交。（二）移交手續(xù)1.各部門兼職檔案員向綜合檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)填寫檔案移交清單，清單一式兩份，雙方簽字確認(rèn)。2.檔案移交清單應(yīng)包括檔案名稱、類別、數(shù)量、移交時(shí)間等內(nèi)容。3.綜合檔案室接收檔案后，應(yīng)按照檔案管理要求進(jìn)行核對(duì)、驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)與移交部門溝通解決。六、檔案的保管（一）檔案庫房建設(shè)1.檔案庫房應(yīng)選擇干燥、通風(fēng)、防火、防潮、防蟲、防盜等條件良好的房間，確保檔案的安全保管。2.庫房內(nèi)配備必要的檔案裝具，如檔案柜、檔案架等，并根據(jù)檔案的分類和存放要求進(jìn)行合理排列。3.庫房應(yīng)安裝溫濕度計(jì)、空調(diào)、除濕機(jī)、滅火器、防蟲藥等設(shè)備，保證庫房內(nèi)溫度控制在14℃24℃之間，相對(duì)濕度控制在45%60%之間。（二）檔案存放方式1.檔案應(yīng)按照分類編號(hào)順序存放，不同類別的檔案應(yīng)分開存放，便于查找和管理。2.紙質(zhì)檔案應(yīng)直立存放，避免平放或倒置，以防止紙張變形、損壞。3.聲像檔案、實(shí)物檔案等應(yīng)根據(jù)其特點(diǎn)進(jìn)行妥善存放，并做好相應(yīng)的標(biāo)識(shí)和防護(hù)措施。（三）檔案保管期限檔案保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管：凡是反映培訓(xùn)中心主要職能活動(dòng)和基本歷史面貌的，對(duì)培訓(xùn)中心和社會(huì)具有長遠(yuǎn)利用價(jià)值的檔案，應(yīng)列為永久保管。如培訓(xùn)中心發(fā)展規(guī)劃、重要會(huì)議記錄、重大活動(dòng)文件、重要合同協(xié)議、機(jī)構(gòu)演變文件等。2.長期保管：對(duì)培訓(xùn)中心在一定時(shí)期內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為16年至50年。如教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、師資隊(duì)伍建設(shè)文件、學(xué)生學(xué)籍檔案等。3.短期保管：對(duì)培訓(xùn)中心在較短時(shí)間內(nèi)具有查考利用價(jià)值的檔案，保管期限為5年以下。如一般性的會(huì)議文件、臨時(shí)性的工作安排文件等。（四）檔案定期清查1.綜合檔案室應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行清查，每年至少進(jìn)行一次全面清查，確保檔案的賬實(shí)相符。2.清查內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、保管狀況、存放位置等，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)查明原因并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。3.清查結(jié)束后，應(yīng)填寫檔案清查登記表，對(duì)清查情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，并由清查人員簽字確認(rèn)。七、檔案的利用（一）利用原則1.嚴(yán)格遵守國家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理規(guī)定，確保檔案利用工作合法、合規(guī)。2.遵循保密原則，對(duì)涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理和利用，防止檔案信息泄露。3.堅(jiān)持方便利用原則，簡化利用手續(xù)，提高服務(wù)效率，為培訓(xùn)中心各項(xiàng)工作和社會(huì)利用提供優(yōu)質(zhì)的檔案信息服務(wù)。（二）利用范圍1.培訓(xùn)中心內(nèi)部各部門因工作需要查閱檔案的，可直接到綜合檔案室辦理查閱手續(xù)。2.外單位因工作需要查閱培訓(xùn)中心檔案的，須持有單位介紹信，并經(jīng)培訓(xùn)中心相關(guān)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及個(gè)人利用本人檔案的，可憑有效身份證件到綜合檔案室查閱。（三）利用手續(xù)1.查閱檔案時(shí)，查閱人員應(yīng)填寫檔案查閱登記表，注明查閱日期、查閱人姓名、單位名稱、查閱內(nèi)容、查閱目的等信息。2.查閱檔案一般應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，如需借出檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不得超過[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.查閱人員必須愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、圈劃、抽換和污損，嚴(yán)禁擅自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。如因工作需要復(fù)制檔案，須經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并按照規(guī)定進(jìn)行登記和收費(fèi)。4.查閱人員歸還檔案時(shí)，應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案數(shù)量和完整性，如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時(shí)向綜合檔案室說明情況。八、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由綜合檔案室負(fù)責(zé)人、各部門兼職檔案員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員組成，負(fù)責(zé)對(duì)檔案進(jìn)行定期鑒定。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案保管期限的規(guī)定，結(jié)合培訓(xùn)中心的實(shí)際情況，對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案是否仍具有保存價(jià)值。2.對(duì)已超過保管期限且確無保存價(jià)值的檔案，可考慮予以銷毀；對(duì)雖已超過保管期限，但仍具有一定查考利用價(jià)值的檔案，應(yīng)繼續(xù)保存。（三）鑒定程序1.檔案鑒定工作小組定期對(duì)檔案進(jìn)行逐卷、逐件審查，提出鑒定意見。2.對(duì)擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊(cè)，清冊(cè)內(nèi)容包括檔案名稱、類別、年度、保管期限、數(shù)