PAGE化妝品委托生產(chǎn)訂單制度一、總則（一）目的為規(guī)范本公司化妝品委托生產(chǎn)訂單管理，確保委托生產(chǎn)活動的順利進行，保證產(chǎn)品質(zhì)量符合相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標準要求，維護公司利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司所有化妝品委托生產(chǎn)訂單的管理，包括訂單的下達、執(zhí)行、監(jiān)控、驗收及結(jié)算等全過程。（三）基本原則1.合法性原則：委托生產(chǎn)活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標準，確保產(chǎn)品生產(chǎn)、銷售等環(huán)節(jié)合法合規(guī)。2.質(zhì)量第一原則：始終將產(chǎn)品質(zhì)量放在首位，委托生產(chǎn)過程中嚴格把控質(zhì)量標準，確保委托生產(chǎn)的化妝品符合質(zhì)量要求。3.誠實守信原則：委托方與受托方應(yīng)誠實守信，履行各自的權(quán)利和義務(wù)，確保訂單執(zhí)行過程中的信息真實、準確、及時。4.風險可控原則：對委托生產(chǎn)訂單過程中的各類風險進行識別、評估和控制，保障公司利益不受損失。二、委托方職責（一）訂單下達1.根據(jù)市場需求、銷售計劃等，確定化妝品委托生產(chǎn)的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求等，并填寫《化妝品委托生產(chǎn)訂單申請表》。申請表應(yīng)詳細注明產(chǎn)品名稱、配方、工藝要求、包裝形式、交貨時間、交貨地點等信息。2.對受托方進行資質(zhì)審核，確保受托方具備合法的生產(chǎn)資質(zhì)、良好的生產(chǎn)條件和質(zhì)量管理體系。審核內(nèi)容包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、化妝品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（GMP）認證等相關(guān)資質(zhì)文件。3.將審核通過的《化妝品委托生產(chǎn)訂單申請表》提交至公司相關(guān)部門審批，審批通過后下達正式的《化妝品委托生產(chǎn)訂單》。訂單應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，以及產(chǎn)品的各項要求。（二）技術(shù)支持1.向受托方提供委托生產(chǎn)化妝品的詳細技術(shù)資料，包括產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、質(zhì)量標準、檢驗方法等。技術(shù)資料應(yīng)確保準確、完整，并符合法律法規(guī)及行業(yè)標準要求。2.協(xié)助受托方理解和掌握產(chǎn)品技術(shù)要求，解答受托方在生產(chǎn)過程中遇到的技術(shù)問題。根據(jù)需要，可安排技術(shù)人員到受托方現(xiàn)場進行技術(shù)指導。（三）質(zhì)量監(jiān)督1.制定委托生產(chǎn)產(chǎn)品的質(zhì)量監(jiān)控計劃，明確質(zhì)量控制點和監(jiān)控頻率。質(zhì)量監(jiān)控計劃應(yīng)涵蓋原材料采購、生產(chǎn)過程控制、成品檢驗等各個環(huán)節(jié)。2.定期或不定期對受托方的生產(chǎn)過程進行質(zhì)量監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備運行狀況、人員操作規(guī)范、原材料質(zhì)量、生產(chǎn)工藝執(zhí)行情況等。發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題及時要求受托方整改，并跟蹤整改結(jié)果。3.按照質(zhì)量標準對受托方交付的產(chǎn)品進行驗收，驗收合格后方可接收。驗收過程應(yīng)嚴格按照規(guī)定的檢驗方法和標準進行，確保產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（四）進度跟蹤1.建立委托生產(chǎn)訂單進度跟蹤機制，及時掌握訂單執(zhí)行情況。定期與受托方溝通，了解生產(chǎn)進度、原材料供應(yīng)情況、設(shè)備運行狀況等信息。2.根據(jù)訂單交貨時間要求，合理安排生產(chǎn)進度，確保受托方按時完成生產(chǎn)任務(wù)。如發(fā)現(xiàn)可能影響交貨期的問題，應(yīng)及時與受托方協(xié)商解決，并采取相應(yīng)的措施進行調(diào)整。（五）付款管理1.根據(jù)委托生產(chǎn)訂單約定的付款方式和時間，及時安排付款。付款前應(yīng)審核受托方提交的相關(guān)發(fā)票、送貨單、驗收報告等憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。2.對付款過程進行記錄和管理，建立付款臺賬，定期核對賬目，確保付款信息準確無誤。三、受托方職責（一）訂單接收1.收到委托方下達的《化妝品委托生產(chǎn)訂單》后，應(yīng)及時確認訂單內(nèi)容。如有疑問或異議，應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)與委托方溝通協(xié)商，確保雙方對訂單要求達成一致。2.對委托生產(chǎn)訂單進行登記和編號，建立訂單檔案，以便對訂單執(zhí)行過程進行跟蹤和管理。（二）生產(chǎn)準備1.根據(jù)委托生產(chǎn)訂單要求，組織原材料采購、生產(chǎn)設(shè)備調(diào)試、人員培訓等生產(chǎn)準備工作。確保原材料質(zhì)量符合要求，生產(chǎn)設(shè)備正常運行，人員具備相應(yīng)的操作技能。2.按照委托方提供的技術(shù)資料和質(zhì)量標準，制定詳細的生產(chǎn)作業(yè)指導書和質(zhì)量控制文件。生產(chǎn)作業(yè)指導書應(yīng)明確生產(chǎn)工藝流程、操作要點、質(zhì)量檢驗要求等內(nèi)容。（三）生產(chǎn)過程控制1.嚴格按照生產(chǎn)作業(yè)指導書和質(zhì)量控制文件組織生產(chǎn)，確保生產(chǎn)過程符合化妝品生產(chǎn)質(zhì)量管理規(guī)范（GMP）要求。加強生產(chǎn)現(xiàn)場管理，保持生產(chǎn)環(huán)境整潔、衛(wèi)生，設(shè)備運行良好。2.對生產(chǎn)過程中的原材料、半成品、成品進行檢驗和記錄，確保每一批次產(chǎn)品質(zhì)量符合質(zhì)量標準。檢驗記錄應(yīng)真實、準確、完整，保存期限應(yīng)符合法律法規(guī)要求。3.定期對生產(chǎn)設(shè)備進行維護保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運行，防止因設(shè)備故障影響產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進度。（四）產(chǎn)品交付1.產(chǎn)品生產(chǎn)完成后，按照委托方要求進行包裝、標識、貼標等工作。包裝材料應(yīng)符合質(zhì)量標準和環(huán)保要求，標識內(nèi)容應(yīng)準確、清晰，符合法律法規(guī)及行業(yè)標準規(guī)定。2.在訂單約定的交貨時間前，將產(chǎn)品運輸至指定交貨地點，并及時通知委托方。運輸過程中應(yīng)采取必要的防護措施，確保產(chǎn)品質(zhì)量不受影響。3.向委托方提供產(chǎn)品的質(zhì)量檢驗報告、合格證等相關(guān)文件，確保產(chǎn)品質(zhì)量證明文件齊全、有效。（五）售后服務(wù)1.如委托生產(chǎn)的化妝品出現(xiàn)質(zhì)量問題或其他售后問題，受托方應(yīng)積極配合委托方進行處理。根據(jù)問題的性質(zhì)和原因，采取相應(yīng)的解決措施，如召回產(chǎn)品、換貨、退貨等。2.對售后問題進行記錄和分析，總結(jié)經(jīng)驗教訓，采取有效的改進措施，防止類似問題再次發(fā)生。四、訂單執(zhí)行流程（一）訂單下達流程1.市場部門或銷售部門根據(jù)市場需求、銷售計劃等提出化妝品委托生產(chǎn)需求，填寫《化妝品委托生產(chǎn)訂單申請表》。2.將申請表提交至質(zhì)量部門進行質(zhì)量審核，質(zhì)量部門審核產(chǎn)品質(zhì)量要求是否符合公司標準及相關(guān)法律法規(guī)、行業(yè)標準。3.申請表經(jīng)質(zhì)量部門審核通過后，提交至生產(chǎn)部門進行產(chǎn)能評估，生產(chǎn)部門評估受托方是否具備生產(chǎn)能力及能否按時完成訂單。4.申請表依次通過質(zhì)量部門和生產(chǎn)部門審核后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司整體戰(zhàn)略、資源狀況等因素進行審批決策。5.審批通過后，由業(yè)務(wù)部門下達正式的《化妝品委托生產(chǎn)訂單》給受托方。（二）生產(chǎn)過程監(jiān)控流程1.受托方按照委托生產(chǎn)訂單要求組織生產(chǎn)，定期向委托方反饋生產(chǎn)進度。2.委托方質(zhì)量監(jiān)督人員根據(jù)質(zhì)量監(jiān)控計劃，定期或不定期對受托方生產(chǎn)過程進行現(xiàn)場檢查。檢查內(nèi)容包括生產(chǎn)環(huán)境、設(shè)備運行、人員操作、原材料質(zhì)量等方面。3.質(zhì)量監(jiān)督人員在檢查過程中發(fā)現(xiàn)問題，及時填寫《質(zhì)量問題整改通知單》，要求受托方限期整改。4.受托方收到整改通知單后，應(yīng)立即組織整改，并將整改情況及時反饋給委托方。5.委托方質(zhì)量監(jiān)督人員對受托方整改情況進行跟蹤檢查，直至問題得到徹底解決。（三）產(chǎn)品驗收流程1.受托方完成產(chǎn)品生產(chǎn)并自檢合格后，向委托方提出驗收申請。2.委托方組織質(zhì)量檢驗人員按照質(zhì)量標準對產(chǎn)品進行抽樣檢驗。檢驗項目包括外觀、理化指標、微生物指標等。3.檢驗人員根據(jù)檢驗結(jié)果填寫《產(chǎn)品驗收報告》，如產(chǎn)品驗收合格，在報告上簽字確認；如產(chǎn)品驗收不合格，詳細注明不合格項目及原因。4.對于驗收不合格的產(chǎn)品，委托方要求受托方進行返工或采取其他補救措施，直至產(chǎn)品驗收合格。5.產(chǎn)品驗收合格后，委托方與受托方辦理產(chǎn)品交接手續(xù)，雙方在《產(chǎn)品交接清單》上簽字確認。（四）訂單結(jié)算流程1.受托方在產(chǎn)品交付后，按照訂單約定向委托方開具發(fā)票。發(fā)票內(nèi)容應(yīng)與訂單內(nèi)容一致，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等信息。2.委托方業(yè)務(wù)部門收到發(fā)票后，對發(fā)票信息進行審核。審核無誤后，將發(fā)票提交至財務(wù)部門。3.財務(wù)部門根據(jù)訂單約定的付款方式和時間，安排付款。付款前，財務(wù)部門核對受托方提交的送貨單、驗收報告等憑證，確保付款依據(jù)充分。4.財務(wù)部門完成付款后，在付款臺賬上進行記錄，并與受托方進行賬目核對。五、訂單變更管理（一）變更申請1.在訂單執(zhí)行過程中，如因市場需求變化、產(chǎn)品質(zhì)量問題、原材料供應(yīng)等原因需要對訂單內(nèi)容進行變更，委托方或受托方應(yīng)及時提出變更申請。2.變更申請應(yīng)填寫《化妝品委托生產(chǎn)訂單變更申請表》，詳細說明變更的原因、內(nèi)容及對訂單執(zhí)行的影響。（二）變更審批1.《化妝品委托生產(chǎn)訂單變更申請表》提交后，由委托方相關(guān)部門進行審核。審核內(nèi)容包括變更的必要性、可行性、對產(chǎn)品質(zhì)量和生產(chǎn)進度的影響等。2.審核通過后，提交至公司管理層審批。管理層根據(jù)公司整體利益和訂單執(zhí)行情況進行審批決策。3.如變更涉及到產(chǎn)品質(zhì)量標準、生產(chǎn)工藝等重大變更，還需組織相關(guān)專家進行論證，確保變更后的產(chǎn)品質(zhì)量符合要求。（三）變更執(zhí)行1.變更申請經(jīng)審批通過后，委托方與受托方應(yīng)簽訂《化妝品委托生產(chǎn)訂單變更協(xié)議》，明確變更后的訂單內(nèi)容、雙方權(quán)利義務(wù)及相關(guān)事宜。2.受托方按照變更協(xié)議要求組織生產(chǎn)，委托方對變更后的生產(chǎn)過程進行監(jiān)督和管理，確保訂單順利執(zhí)行。六、訂單檔案管理（一）檔案建立1.委托方和受托方應(yīng)分別建立化妝品委托生產(chǎn)訂單檔案，對訂單執(zhí)行過程中的各類文件和資料進行歸檔管理。2.訂單檔案應(yīng)包括訂單申請表、訂單、技術(shù)資料、質(zhì)量檢驗報告、產(chǎn)品交接清單、發(fā)票、付款記錄等相關(guān)文件資料。（二）檔案保管1.訂單檔案應(yīng)妥善保管，確保檔案的完整性和安全性。檔案保管期限應(yīng)符合法律法規(guī)要求，一般為產(chǎn)品有效期屆滿后[X]年。2.檔案保管應(yīng)具備防潮、防火、防蟲、防盜等條件，防止檔案損壞或丟失。（