PAGE安全生產(chǎn)收發(fā)文管理制度一、總則（一）目的為加強公司安全生產(chǎn)文件的管理，確保安全生產(chǎn)信息的及時傳遞、有效執(zhí)行和妥善保存，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司實際情況，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各項目組在安全生產(chǎn)工作中涉及的文件收發(fā)、傳遞、存檔等管理活動。（三）基本原則1.準(zhǔn)確性原則：收發(fā)文內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無誤，符合安全生產(chǎn)法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司安全生產(chǎn)管理要求。2.及時性原則：及時收發(fā)、傳遞安全生產(chǎn)文件，確保信息暢通，避免因文件延誤導(dǎo)致安全生產(chǎn)工作受到影響。3.規(guī)范性原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和格式進行文件的收發(fā)、處理和存檔，保證文件管理工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。4.保密性原則：涉及安全生產(chǎn)的機密文件應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、收文管理（一）收文渠道1.上級主管部門發(fā)文：包括國家安全生產(chǎn)監(jiān)管部門、行業(yè)主管部門等下發(fā)的各類安全生產(chǎn)文件、通知、法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)等。2.行業(yè)協(xié)會及相關(guān)組織發(fā)文：如行業(yè)協(xié)會發(fā)布的安全生產(chǎn)行業(yè)動態(tài)、技術(shù)指南、交流資料等。3.公司外部合作單位發(fā)文：與公司有業(yè)務(wù)往來的供應(yīng)商、客戶等單位發(fā)送的涉及安全生產(chǎn)合作事項、安全要求等文件。4.內(nèi)部部門及項目組報送：公司內(nèi)部各部門、項目組在安全生產(chǎn)工作中形成的報告、總結(jié)、建議等文件。（二）收文登記1.設(shè)立專門的收文登記簿：詳細記錄收文日期、發(fā)文單位、文件名稱、文號、密級、份數(shù)、附件等信息。2.收文人員：公司辦公室負責(zé)統(tǒng)一接收外部文件，各部門指定專人負責(zé)接收內(nèi)部報送文件。收文人員在收到文件后，應(yīng)立即進行登記。3.緊急文件處理：對于緊急安全生產(chǎn)文件，收文人員應(yīng)在登記后第一時間通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門，并注明“緊急”字樣，確保文件得到及時處理。（三）文件傳閱1.確定傳閱范圍：根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，明確文件傳閱的部門和人員。一般涉及安全生產(chǎn)重要決策、法規(guī)政策解讀等文件，應(yīng)傳閱至公司高層領(lǐng)導(dǎo)、各部門負責(zé)人及相關(guān)業(yè)務(wù)人員；涉及具體項目安全生產(chǎn)要求的文件，傳閱至項目組相關(guān)人員。2.傳閱方式：采用紙質(zhì)傳閱或電子傳閱相結(jié)合的方式。紙質(zhì)傳閱時，應(yīng)在文件首頁附上“文件傳閱單”，注明傳閱順序、傳閱時間要求等。電子傳閱可通過公司內(nèi)部辦公系統(tǒng)進行，設(shè)置文件閱讀權(quán)限和提醒功能，確保傳閱人員及時閱讀。3.傳閱記錄：無論是紙質(zhì)傳閱還是電子傳閱，都要做好傳閱記錄。記錄內(nèi)容包括傳閱人姓名、傳閱時間、意見反饋等。對于有明確辦理要求的文件，傳閱記錄應(yīng)詳細記錄辦理情況。（四）文件辦理1.領(lǐng)導(dǎo)批示：傳閱過程中，公司領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時作出批示。批示內(nèi)容應(yīng)明確、具體，包括對文件的處理意見、責(zé)任部門、完成時間等。2.部門承辦：責(zé)任部門接到領(lǐng)導(dǎo)批示后，應(yīng)按照批示要求迅速組織辦理。辦理過程中，要明確具體責(zé)任人，制定詳細的工作計劃，確保辦理工作有序推進。3.辦理反饋：承辦部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)將辦理結(jié)果反饋給辦公室。反饋內(nèi)容包括文件辦理情況、執(zhí)行效果、存在問題及改進措施等。對于需要多部門協(xié)同辦理的文件，主辦部門應(yīng)負責(zé)協(xié)調(diào)各協(xié)辦部門，確保辦理工作順利完成。（五）文件存檔1.定期整理：文件辦理完畢后，辦公室應(yīng)定期對收文進行整理。按照文件類別、時間順序等進行分類歸檔，確保文件存放有序，便于查找和使用。2.存檔要求：歸檔文件應(yīng)保持原件完整，如有附件應(yīng)一并歸檔。對于電子文件，應(yīng)按照公司電子檔案管理規(guī)定進行存儲，確保文件的可讀性和可追溯性。3.存儲期限：安全生產(chǎn)收文存檔期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)要求。一般重要文件應(yīng)長期保存，一般性文件保存期限不少于[X]年。三、發(fā)文管理（一）發(fā)文范圍1.公司安全生產(chǎn)規(guī)章制度：包括安全生產(chǎn)責(zé)任制、操作規(guī)程、安全檢查制度、事故應(yīng)急預(yù)案等。2.安全生產(chǎn)工作通知：傳達公司安全生產(chǎn)工作部署、要求、任務(wù)等。3.安全生產(chǎn)工作匯報：向上級主管部門、行業(yè)協(xié)會等報送公司安全生產(chǎn)工作進展、成果、問題等情況的文件。4.與外部單位溝通協(xié)調(diào)文件：如向供應(yīng)商、客戶發(fā)送的安全生產(chǎn)要求、合作協(xié)議等文件。（二）發(fā)文流程1.擬稿：由相關(guān)部門或人員根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要起草文件。擬稿人應(yīng)確保文件內(nèi)容準(zhǔn)確、清晰、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，符合法律法規(guī)和公司實際情況。文件應(yīng)注明發(fā)文部門、主送單位、抄送單位、主題詞等信息。2.審核：擬稿完成后，提交部門負責(zé)人進行審核。審核內(nèi)容包括文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、合規(guī)性、完整性，語言表達的規(guī)范性等。審核通過后，由部門負責(zé)人簽字確認(rèn)。3.會簽：對于涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應(yīng)認(rèn)真審核文件內(nèi)容，提出意見和建議。會簽完成后，各部門負責(zé)人在文件上簽字。4.簽發(fā)：經(jīng)審核、會簽后的文件，報公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。公司領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)文件內(nèi)容和工作實際情況，作出簽發(fā)意見。簽發(fā)后的文件即成為正式發(fā)文。5.編號：辦公室對簽發(fā)后的文件進行編號，編號應(yīng)遵循唯一性、系統(tǒng)性原則，便于文件的管理和查詢。編號格式為[公司簡稱][年份][流水號]，如[公司簡稱]2023001。6.印發(fā)：辦公室根據(jù)文件編號、簽發(fā)意見等進行排版、印刷。印發(fā)份數(shù)應(yīng)根據(jù)文件發(fā)送范圍確定，確保各部門和相關(guān)人員能夠及時收到文件。（三）發(fā)文登記1.建立發(fā)文登記簿：詳細記錄發(fā)文日期、發(fā)文單位（部門）、文件名稱、文號、主送單位、抄送單位、份數(shù)、密級等信息。2.發(fā)文記錄與存檔：發(fā)文完成后，辦公室應(yīng)將發(fā)文登記簿與文件原稿、印發(fā)件等一并存檔。存檔要求與收文存檔相同，確保文件的完整性和可追溯性。（四）文件發(fā)放1.專人負責(zé)：辦公室指定專人負責(zé)文件發(fā)放工作。發(fā)放人員應(yīng)按照發(fā)文登記記錄，準(zhǔn)確、及時地將文件送達主送單位和抄送單位。2.簽收確認(rèn)：文件發(fā)放時，應(yīng)要求收件人在“文件簽收單”上簽字確認(rèn)。簽收單應(yīng)注明文件名稱、文號、簽收日期、簽收人等信息。對于重要文件或緊急文件，發(fā)放人員應(yīng)跟蹤文件簽收情況，確保文件及時送達相關(guān)人員手中。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司安全生產(chǎn)核心技術(shù)、工藝、流程等信息的文件。2.尚未公開的安全生產(chǎn)事故調(diào)查資料、隱患排查報告等文件。3.公司內(nèi)部制定的具有保密性質(zhì)的安全生產(chǎn)規(guī)章制度、應(yīng)急預(yù)案等文件。(二）保密措施1.文件標(biāo)識：對于保密文件，應(yīng)在文件首頁左上角加蓋“保密”印章，并注明保密期限。2.存儲要求：保密文件應(yīng)存放在專門的保密柜或加密的電子存儲設(shè)備中，限制訪問權(quán)限。3.傳閱與借閱：保密文件傳閱和借閱應(yīng)嚴(yán)格履行審批手續(xù)。傳閱時，應(yīng)在規(guī)定的保密場所進行；借閱時，借閱人應(yīng)簽署保密承諾書，按時歸還文件。4.人員培訓(xùn)：加強對涉及文件管理和使用人員的保密培訓(xùn)，提高保密意識，防止因人員疏忽導(dǎo)致文件泄密。五、文件信息化管理（一）建立安全生產(chǎn)文件管理系統(tǒng)1.系統(tǒng)功能：實現(xiàn)文件的在線收發(fā)、傳閱、辦理、存檔等功能。具備文件檢索、查詢、統(tǒng)計分析等功能，方便用戶快速獲取所需文件信息。2.權(quán)限設(shè)置：根據(jù)人員崗位和職責(zé)，設(shè)置不同的文件訪問權(quán)限。確保文件信息的安全性和保密性，同時保證相關(guān)人員能夠及時、準(zhǔn)確地獲取工作所需文件。（二）電子文件管理1.格式規(guī)范：對電子文件的格式進行統(tǒng)一規(guī)范，確保文件在不同設(shè)備和軟件上的可讀性。一般采用通用的辦公軟件格式，如.docx、.xlsx、.pdf等。2.元數(shù)據(jù)管理：建立電子文件元數(shù)據(jù)管理制度，對文件的標(biāo)題、作者、日期、來源、密級等元數(shù)據(jù)進行準(zhǔn)確記錄和管理，便于文件的檢索和利用。3.備份與恢復(fù)：定期對電子文件進行備份，備份存儲介質(zhì)應(yīng)異地存放。制定電子文件恢復(fù)應(yīng)急預(yù)案，確保在文件出現(xiàn)故障或丟失時能夠及時恢復(fù)。六、文件清理與銷毀（一）清理周期1.定期清理：每年定期對安全生產(chǎn)收發(fā)文進行清理。清理時間一般安排在年底，確保文件管理工作的年度總結(jié)和下一年度工作的順利開展。2.動態(tài)清理：對于已過保存期限、失去使用價值或已完成辦理流程的文件，應(yīng)及時進行清理，避免文件積壓。（二）銷毀程序1.鑒定審批：由辦公室組織相關(guān)部門對擬銷毀文件進行鑒定。鑒定內(nèi)容包括文件的保存期限、重要性、保密性等。經(jīng)鑒定確需銷毀的文件，填寫“文件銷毀審批表”，報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。2.銷毀方式：文件銷毀可采用粉碎、焚燒等方式進行。對于電子文件，應(yīng)采用專業(yè)的數(shù)據(jù)擦除軟件進行徹底刪除。銷毀過程應(yīng)進行記錄，記錄內(nèi)容包括銷毀時間、地點、文件名稱、數(shù)量等。3.監(jiān)銷制度：銷毀文件時，應(yīng)指定專