PAGE非生產(chǎn)物資采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)物資采購(gòu)行為，加強(qiáng)采購(gòu)管理，確保采購(gòu)工作的公開、公平、公正，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，保證公司各項(xiàng)工作的順利開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)物資的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品、宣傳用品等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益性原則：在保證物資質(zhì)量的前提下，充分考慮采購(gòu)成本，追求采購(gòu)效益最大化。3.公開性原則：采購(gòu)過程應(yīng)保持公開透明，接受公司內(nèi)部監(jiān)督。4.公平性原則：對(duì)待所有供應(yīng)商應(yīng)一視同仁，確保公平競(jìng)爭(zhēng)。5.及時(shí)性原則：根據(jù)公司需求，及時(shí)采購(gòu)所需物資，保障公司正常運(yùn)轉(zhuǎn)。二、采購(gòu)組織與職責(zé)（一）采購(gòu)決策機(jī)構(gòu)公司成立采購(gòu)管理委員會(huì)，作為非生產(chǎn)物資采購(gòu)的決策機(jī)構(gòu)。采購(gòu)管理委員會(huì)由公司高層領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。其職責(zé)包括：1.審議和批準(zhǔn)非生產(chǎn)物資采購(gòu)計(jì)劃。2.審定采購(gòu)預(yù)算。3.對(duì)重大采購(gòu)項(xiàng)目進(jìn)行決策。4.監(jiān)督采購(gòu)過程。（二）采購(gòu)執(zhí)行部門公司設(shè)立采購(gòu)部，作為非生產(chǎn)物資采購(gòu)的執(zhí)行部門。采購(gòu)部職責(zé)如下：1.根據(jù)公司需求，編制采購(gòu)計(jì)劃并組織實(shí)施。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案。3.負(fù)責(zé)采購(gòu)合同的起草、簽訂、執(zhí)行及管理。4.跟蹤采購(gòu)進(jìn)度，協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過程中的問題。5.定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行總結(jié)和分析，提出改進(jìn)建議。（三）需求部門各需求部門負(fù)責(zé)提出非生產(chǎn)物資的采購(gòu)需求，提供詳細(xì)的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量等要求，并配合采購(gòu)部進(jìn)行供應(yīng)商選擇、采購(gòu)合同簽訂及驗(yàn)收等工作。三、采購(gòu)流程（一）采購(gòu)申請(qǐng)1.各需求部門根據(jù)工作需要，填寫《非生產(chǎn)物資采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物資名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間、預(yù)算金額等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。2.采購(gòu)申請(qǐng)表應(yīng)附相關(guān)說明或技術(shù)文件，以便采購(gòu)部準(zhǔn)確理解需求。（二）采購(gòu)審批1.采購(gòu)部收到采購(gòu)申請(qǐng)表后，對(duì)其進(jìn)行初步審核，核實(shí)需求的合理性、完整性及預(yù)算的準(zhǔn)確性。2.對(duì)于金額較小的常規(guī)采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部審核后直接安排采購(gòu)；對(duì)于金額較大或特殊的采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)部提交至采購(gòu)管理委員會(huì)進(jìn)行審批。3.采購(gòu)管理委員會(huì)根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的內(nèi)容及公司實(shí)際情況進(jìn)行審批，審批通過后返回采購(gòu)部執(zhí)行。（三）供應(yīng)商選擇與采購(gòu)1.采購(gòu)部根據(jù)采購(gòu)申請(qǐng)的要求，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商主動(dòng)聯(lián)系等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行資格審查，包括營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證、信譽(yù)狀況等方面，篩選出符合要求的供應(yīng)商。3.向篩選出的供應(yīng)商發(fā)送詢價(jià)函，要求其提供產(chǎn)品報(bào)價(jià)、規(guī)格參數(shù)、交貨期等信息。4.采購(gòu)部對(duì)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行比較和分析，選擇價(jià)格合理、質(zhì)量可靠、信譽(yù)良好的供應(yīng)商進(jìn)行談判。5.與選定的供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括物資規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。（四）采購(gòu)合同管理1.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)將合同副本分發(fā)給需求部門、財(cái)務(wù)部等相關(guān)部門，以便各部門做好相應(yīng)準(zhǔn)備。2.采購(gòu)部負(fù)責(zé)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量交貨。3.如因供應(yīng)商原因?qū)е潞贤瑹o法履行或出現(xiàn)變更情況，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，并根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃或合同條款。（五）驗(yàn)收與付款1.物資到貨前，采購(gòu)部應(yīng)通知需求部門安排驗(yàn)收人員進(jìn)行驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.物資到貨后，驗(yàn)收人員按照采購(gòu)合同及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物資的數(shù)量、規(guī)格、型號(hào)、質(zhì)量等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫《非生產(chǎn)物資驗(yàn)收單》，并簽字確認(rèn)。3.對(duì)于驗(yàn)收不合格的物資，采購(gòu)部應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。如因質(zhì)量問題給公司造成損失的，采購(gòu)部應(yīng)按照合同約定追究供應(yīng)商的責(zé)任。4.財(cái)務(wù)部根據(jù)采購(gòu)合同及驗(yàn)收單進(jìn)行付款審核，審核無誤后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部根據(jù)公司年度工作計(jì)劃和各部門需求預(yù)測(cè)，編制非生產(chǎn)物資采購(gòu)預(yù)算草案。2.采購(gòu)預(yù)算草案應(yīng)包括各類物資的采購(gòu)數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、預(yù)算金額等明細(xì)，并提交至財(cái)務(wù)部進(jìn)行審核。3.財(cái)務(wù)部結(jié)合公司財(cái)務(wù)狀況和資金安排，對(duì)采購(gòu)預(yù)算草案進(jìn)行審核，提出修改意見。采購(gòu)部根據(jù)審核意見對(duì)預(yù)算草案進(jìn)行調(diào)整，形成正式的采購(gòu)預(yù)算方案。（二）預(yù)算執(zhí)行1.采購(gòu)部應(yīng)嚴(yán)格按照采購(gòu)預(yù)算方案進(jìn)行采購(gòu)活動(dòng)，不得擅自突破預(yù)算。2.如因特殊原因需要調(diào)整采購(gòu)預(yù)算，采購(gòu)部應(yīng)提出書面申請(qǐng)，詳細(xì)說明調(diào)整原因和調(diào)整金額，經(jīng)采購(gòu)管理委員會(huì)審批后，方可進(jìn)行調(diào)整。（三）預(yù)算監(jiān)控與分析1.財(cái)務(wù)部定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行過程中的偏差。2.采購(gòu)部每月對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行分析，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，提出改進(jìn)措施，確保采購(gòu)預(yù)算的有效執(zhí)行。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商開發(fā)1.采購(gòu)部根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要，制定供應(yīng)商開發(fā)計(jì)劃，積極尋找潛在供應(yīng)商。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步調(diào)查，了解其基本情況、生產(chǎn)能力、產(chǎn)品質(zhì)量、信譽(yù)狀況等，并建立供應(yīng)商信息檔案。3.對(duì)于符合要求的潛在供應(yīng)商，采購(gòu)部安排實(shí)地考察，進(jìn)一步了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、管理水平、質(zhì)量控制體系等，評(píng)估其是否具備成為公司供應(yīng)商的條件。（二）供應(yīng)商評(píng)估與選擇1.采購(gòu)部定期對(duì)現(xiàn)有供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)、合作態(tài)度等方面。2.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，分為A、B、C三類，其中A類為優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，B類為合格供應(yīng)商，C類為需改進(jìn)供應(yīng)商。3.在選擇供應(yīng)商時(shí)，優(yōu)先從A類供應(yīng)商中進(jìn)行采購(gòu)；對(duì)于B類供應(yīng)商，在滿足采購(gòu)需求的前提下，可根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)選擇；對(duì)于C類供應(yīng)商，原則上不考慮采購(gòu)，如因特殊原因需要采購(gòu)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)其采購(gòu)過程的監(jiān)控。（三）供應(yīng)商考核與激勵(lì)1.采購(gòu)部建立供應(yīng)商考核機(jī)制，定期對(duì)供應(yīng)商的表現(xiàn)進(jìn)行考核評(píng)分。2.根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、優(yōu)先付款等；對(duì)表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、減少采購(gòu)份額或取消合作資格等處理。3.采購(gòu)部與供應(yīng)商保持良好的溝通與合作，定期召開供應(yīng)商會(huì)議，反饋公司需求和意見，共同探討改進(jìn)措施，促進(jìn)供應(yīng)商不斷提高自身水平。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部及相關(guān)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)過程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、付款風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，優(yōu)先處理高風(fēng)險(xiǎn)事件。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.對(duì)于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)，采購(gòu)部應(yīng)加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研，及時(shí)掌握市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，合理安排采購(gòu)時(shí)間和數(shù)量，避免因市場(chǎng)波動(dòng)導(dǎo)致采購(gòu)成本增加。2.對(duì)于質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格驗(yàn)收程序，確保采購(gòu)物資質(zhì)量符合要求。如發(fā)現(xiàn)質(zhì)量問題，及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，必要時(shí)追究其責(zé)任。3.對(duì)于供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)，建立多元化的供應(yīng)商體系，降低對(duì)單一供應(yīng)商的依賴；加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的管理和監(jiān)控，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決供應(yīng)商可能出現(xiàn)的問題。4.對(duì)于合同風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)采購(gòu)合同的審核和管理，確保合同條款明確、合法、有效；在合同執(zhí)行過程中，嚴(yán)格按照合同約定履行雙方義務(wù)，避免合同糾紛。5.對(duì)于付款風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)付款審核，確保付款依據(jù)充分、手續(xù)齊全；嚴(yán)格按照合同約定的付款方式和時(shí)間進(jìn)行付款，避免因付款問題影響公司信譽(yù)和供應(yīng)商合作關(guān)系。七、采購(gòu)信息管理（一）采購(gòu)文件管理1.采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)過程中產(chǎn)生的各類文件進(jìn)行整理和歸檔，包括采購(gòu)申請(qǐng)表、詢價(jià)函、報(bào)價(jià)單、采購(gòu)合同、驗(yàn)收單等。2.采購(gòu)文件應(yīng)按照類別和時(shí)間順序進(jìn)行分類存放，便于查詢和使用。（二）供應(yīng)商信息管理1.采購(gòu)部建立供應(yīng)商信息數(shù)據(jù)庫(kù)，詳細(xì)記錄供應(yīng)商的基本信息、聯(lián)系方式、產(chǎn)品信息、合作歷史、評(píng)估結(jié)果等內(nèi)容。2.定期對(duì)供應(yīng)商信息進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息的準(zhǔn)確性和完整性。（三）采購(gòu)數(shù)據(jù)分析1.采購(gòu)部定期對(duì)采購(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，包括采購(gòu)金額、采購(gòu)數(shù)量、采購(gòu)頻率、供應(yīng)商分布等方面。2.通過數(shù)據(jù)分析，總結(jié)采購(gòu)工作的規(guī)律和趨勢(shì)，發(fā)現(xiàn)存在的問題和不足，為采購(gòu)決策提供參考依據(jù)。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對(duì)非生產(chǎn)物資采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查采購(gòu)流程是否合規(guī)、采購(gòu)合同是否有