PAGE生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的有效利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司生產(chǎn)制造過程中形成的各類檔案，包括但不限于生產(chǎn)計(jì)劃文件、工藝文件、設(shè)備檔案、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄、原材料及成品出入庫單據(jù)、員工生產(chǎn)操作記錄等與生產(chǎn)制造相關(guān)的所有文件資料。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一管理原則公司檔案管理部門對生產(chǎn)制造業(yè)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。2.真實(shí)性原則檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映生產(chǎn)制造活動(dòng)的實(shí)際情況，不得篡改、偽造。3.完整性原則全面收集生產(chǎn)制造過程中產(chǎn)生的各類文件資料，保證檔案的完整性。4.保密性原則對涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要檔案，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便于利用原則檔案整理應(yīng)科學(xué)合理，便于查詢、借閱和使用，提高檔案利用效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和公司檔案管理制度，制定和完善生產(chǎn)制造業(yè)檔案管理的具體辦法和流程。2.負(fù)責(zé)接收、收集、整理、分類、編號、裝訂、保管公司生產(chǎn)制造業(yè)檔案，確保檔案的安全和完整。3.建立健全檔案檢索體系，編制檔案目錄、索引等檢索工具，方便檔案查詢利用。4.定期對檔案進(jìn)行鑒定，對已失去保存價(jià)值的檔案提出銷毀意見，經(jīng)批準(zhǔn)后組織銷毀。5.負(fù)責(zé)檔案的借閱、查閱管理，按照規(guī)定辦理借閱手續(xù)，監(jiān)督檔案使用情況。6.開展檔案信息化建設(shè)，推進(jìn)檔案數(shù)字化管理，提高檔案管理效率和服務(wù)水平。7.對各部門檔案管理工作進(jìn)行指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查，組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門生產(chǎn)制造文件資料的形成、積累和整理工作，按照檔案管理要求及時(shí)移交檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)檔案管理工作，確保本部門檔案的真實(shí)、完整和安全。3.配合檔案管理部門做好檔案的整理、鑒定、銷毀等工作，提供必要的協(xié)助和支持。4.嚴(yán)格遵守檔案借閱、查閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自查閱、復(fù)印檔案資料。（三）檔案管理人員職責(zé)1.熱愛檔案管理工作，具備良好的職業(yè)道德和專業(yè)知識，嚴(yán)格遵守檔案管理規(guī)章制度。2.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、保管、借閱登記等，確保檔案管理工作的規(guī)范有序。3.積極參與檔案信息化建設(shè)，熟練掌握檔案管理軟件的操作，提高檔案管理的信息化水平。4.定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決檔案管理中存在的問題，確保檔案的安全和完整。5.保守檔案機(jī)密，不得泄露檔案內(nèi)容，維護(hù)公司利益。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.生產(chǎn)計(jì)劃類：包括年度生產(chǎn)計(jì)劃、月度生產(chǎn)計(jì)劃、周生產(chǎn)計(jì)劃等，以及相關(guān)的調(diào)整計(jì)劃和補(bǔ)充計(jì)劃。2.工藝文件類：工藝流程圖、操作規(guī)程、作業(yè)指導(dǎo)書、工藝變更記錄等。3.設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、設(shè)備安裝調(diào)試記錄、設(shè)備操作規(guī)程、設(shè)備維護(hù)保養(yǎng)記錄、設(shè)備維修記錄、設(shè)備報(bào)廢記錄等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)類：質(zhì)量檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)報(bào)告、不合格品處理記錄、質(zhì)量統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。5.原材料及成品管理類：原材料采購合同、原材料檢驗(yàn)報(bào)告、原材料出入庫單據(jù)、成品入庫單、成品出庫單、庫存盤點(diǎn)記錄等。6.員工生產(chǎn)操作類：員工考勤記錄、生產(chǎn)任務(wù)分配記錄、員工生產(chǎn)操作記錄、工時(shí)統(tǒng)計(jì)記錄等。7.其他與生產(chǎn)制造相關(guān)的文件資料，如生產(chǎn)現(xiàn)場照片、視頻資料、會(huì)議紀(jì)要等。(二)收集要求1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)文件資料的收集工作，確保文件資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.收集的文件資料應(yīng)保持原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。3.對于電子文件，應(yīng)確保其格式的通用性和可讀性，并進(jìn)行備份存儲(chǔ)。（三）整理方法1.分類按照檔案的形成來源、時(shí)間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，一般分為生產(chǎn)計(jì)劃類、工藝文件類、設(shè)備檔案類、質(zhì)量檢驗(yàn)類、原材料及成品管理類、員工生產(chǎn)操作類等類別。2.編號對每一份檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于檔案的識別和管理。編號可采用數(shù)字編碼或字母與數(shù)字相結(jié)合的方式，例如：生產(chǎn)計(jì)劃類檔案編號為“SJ年份月份序號”，工藝文件類檔案編號為“GY工藝名稱版本號序號”等。3.裝訂對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊、牢固。裝訂時(shí)應(yīng)注意保持文件的原貌，不得影響文件內(nèi)容的查閱。4.編目編制檔案目錄，目錄應(yīng)包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等內(nèi)容，以便于檔案的檢索和查詢。四、檔案的保管（一）保管期限1.永久保管涉及公司核心技術(shù)、重大生產(chǎn)項(xiàng)目、重要合同協(xié)議等具有長期保存價(jià)值的檔案，應(yīng)永久保管。2.定期保管其他生產(chǎn)制造業(yè)檔案根據(jù)其重要程度和使用頻率，確定保管期限，一般分為30年、10年等。（二）保管方式1.紙質(zhì)檔案保管設(shè)立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、防潮設(shè)備、防蟲設(shè)備等，確保紙質(zhì)檔案的安全保管。檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度應(yīng)符合國家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)。2.電子檔案保管建立電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)，對電子檔案進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份。備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)采用多種形式，如磁帶、光盤、硬盤等，分別存放在不同的地點(diǎn)。電子檔案存儲(chǔ)系統(tǒng)應(yīng)具備數(shù)據(jù)加密、訪問控制、數(shù)據(jù)恢復(fù)等功能，確保電子檔案的安全。（三）檔案保管要求1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.嚴(yán)格遵守檔案庫房管理制度，非檔案管理人員未經(jīng)批準(zhǔn)不得進(jìn)入檔案庫房。3.對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)記錄，定期檢查檔案的歸還情況，確保檔案的安全。4.做好檔案的防火、防潮、防蟲、防盜等工作，定期對檔案保管設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和檢查，確保設(shè)備的正常運(yùn)行。五、檔案的利用（一）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、編號、借閱目的、借閱期限等內(nèi)容，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，報(bào)檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)檔案的密級、保管期限等情況決定是否批準(zhǔn)借閱。對于涉及重要機(jī)密的檔案，應(yīng)嚴(yán)格控制借閱范圍，并要求借閱人員簽署保密協(xié)議。3.借閱人員憑批準(zhǔn)后的《檔案借閱申請表》到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)，領(lǐng)取檔案。借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)印、拍照、摘錄檔案內(nèi)容。4.借閱期限屆滿，借閱人員應(yīng)按時(shí)歸還檔案。如需延期借閱，應(yīng)重新辦理借閱申請手續(xù)。（二）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱檔案，可直接到檔案管理部門進(jìn)行查閱。查閱人員應(yīng)填寫《檔案查閱登記表》，注明查閱檔案的名稱、編號、查閱目的等內(nèi)容。2.檔案管理部門應(yīng)根據(jù)查閱人員的需求，提供相應(yīng)的檔案資料，并安排專人協(xié)助查閱。查閱人員不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損，如需摘錄檔案內(nèi)容應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意。3.查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)將檔案資料歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）檔案利用的監(jiān)督1.檔案管理部門應(yīng)定期對檔案的借閱、查閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查檔案的利用效果，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)采取措施加以解決。2.對違反檔案借閱、查閱制度的行為，檔案管理部門應(yīng)及時(shí)制止，并視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定1.檔案管理部門定期對已保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人和檔案管理人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。3.對仍有保存價(jià)值的檔案，應(yīng)重新確定保管期限；對已失去保存價(jià)值的檔案，應(yīng)提出銷毀意見。（二）銷毀1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，由檔案管理部門編制《檔案銷毀清冊》，詳細(xì)列出檔案的名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.《檔案銷毀清冊》經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批