會議紀(jì)要記錄及后續(xù)任務(wù)分配模板一、適用會議類型與場景二、會議紀(jì)要與任務(wù)分配操作流程（一）會前準(zhǔn)備明確會議要素：提前確認(rèn)會議主題（需簡潔概括核心議題，如“Q3產(chǎn)品迭代進(jìn)度同步會”）、時(shí)間、地點(diǎn)（或線上會議）、主持人及預(yù)計(jì)時(shí)長。梳理參會人員：列出必須參會人員（決策人、執(zhí)行人、相關(guān)協(xié)作部門代表）及可選參會人員，提前3天發(fā)送會議通知，同步會議議程及需提前準(zhǔn)備的資料（如項(xiàng)目文檔、數(shù)據(jù)報(bào)表等）。準(zhǔn)備記錄工具：提前創(chuàng)建模板文檔（電子版或紙質(zhì)版），準(zhǔn)備好錄音設(shè)備（需提前征得參會人員同意）或速記工具，保證記錄過程中不遺漏關(guān)鍵信息。（二）會中記錄記錄會議基本信息：在模板“會議基本信息”欄填寫完整主題、時(shí)間（精確到分鐘）、地點(diǎn)、主持人、記錄人、參會人員（姓名用*代替，如“、”）、缺席人員及原因（如有）。同步會議議程進(jìn)展：按議程順序逐項(xiàng)記錄討論內(nèi)容，重點(diǎn)標(biāo)注：各議題的核心觀點(diǎn)（不同參會人的意見分歧需明確標(biāo)注，如“市場部建議優(yōu)先優(yōu)化A功能，技術(shù)部認(rèn)為B模塊需先完成”）；達(dá)成的共識或決議（如“確定優(yōu)先開發(fā)B模塊，下周一前輸出詳細(xì)方案”）；未達(dá)成一致的待議事項(xiàng)（需明確后續(xù)跟進(jìn)動作，如“需財(cái)務(wù)部補(bǔ)充成本數(shù)據(jù)，下次會議再討論”）。細(xì)化待辦任務(wù)：對會議中明確的任務(wù)，需實(shí)時(shí)記錄以下要素：任務(wù)描述（清晰具體，避免“跟進(jìn)問題”等模糊表述，改為“聯(lián)系供應(yīng)商，確認(rèn)到貨時(shí)間及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)”）；初步擬定的負(fù)責(zé)人（若現(xiàn)場未確定，標(biāo)注“待定”，會后24小時(shí)內(nèi)補(bǔ)充）；預(yù)估截止時(shí)間（需結(jié)合任務(wù)難度及優(yōu)先級，明確“X月X日前”或“下周五下班前”）；交付物成果（如“提交報(bào)告”“完成功能測試”）。（三）會后整理與確認(rèn)梳理與核對信息：會議結(jié)束后2小時(shí)內(nèi)，根據(jù)記錄內(nèi)容及錄音（如有）補(bǔ)充完善會議紀(jì)要，重點(diǎn)核對：決議事項(xiàng)是否準(zhǔn)確（與主持人確認(rèn)關(guān)鍵決議）；任務(wù)要素是否完整（負(fù)責(zé)人、截止時(shí)間、交付物無遺漏）；討論觀點(diǎn)是否客觀（不添加個(gè)人主觀評價(jià)，僅記錄事實(shí)）。分發(fā)與確認(rèn)：整理完成后，將會議紀(jì)要（含任務(wù)分配表）在24小時(shí)內(nèi)發(fā)送至所有參會人員，明確“如有信息遺漏或錯(cuò)誤，請?jiān)赬月X日前反饋”，確認(rèn)無誤后由主持人簽字（或電子簽批）存檔。（四）任務(wù)跟進(jìn)與閉環(huán)同步任務(wù)信息：將確認(rèn)后的任務(wù)分配表同步至相關(guān)負(fù)責(zé)人及協(xié)作部門，可通過項(xiàng)目管理工具（如釘釘待辦、飛書多維表格）創(chuàng)建任務(wù)卡片，標(biāo)注關(guān)聯(lián)會議編號（如“會議-20231001-001”）便于追溯。定期跟蹤進(jìn)度：任務(wù)負(fù)責(zé)人需按截止時(shí)間推進(jìn)工作，提前1天提醒未完成任務(wù)；主持人或記錄人每周匯總?cè)蝿?wù)進(jìn)度，對逾期任務(wù)及時(shí)協(xié)調(diào)解決（如資源支持、調(diào)整優(yōu)先級）。閉環(huán)管理：任務(wù)完成后，負(fù)責(zé)人提交交付物至記錄人，記錄人在模板“任務(wù)完成情況”欄標(biāo)注“已完成”及完成日期，并同步至相關(guān)方；未完成的需說明原因及預(yù)計(jì)完成時(shí)間，形成“任務(wù)分配-執(zhí)行-反饋-閉環(huán)”的完整流程。三、會議紀(jì)要及任務(wù)分配模板表單（一）會議基本信息項(xiàng)目內(nèi)容會議主題會議時(shí)間年月日時(shí)分至?xí)r分會議地點(diǎn)/形式（如：3號會議室/線上騰訊會議）主持人記錄人參會人員（用*代替姓名，如：、）缺席人員（姓名及原因，如：趙六（出差））（二）會議議程及討論記錄議程序號議程主題討論要點(diǎn)（核心觀點(diǎn)、分歧、數(shù)據(jù)支撐等）決議/結(jié)論待議事項(xiàng)（后續(xù)動作）1議題A：項(xiàng)目進(jìn)度同步-開發(fā)部：已完成前端界面設(shè)計(jì)，后端接口開發(fā)進(jìn)度70%-測試部：需待接口完成后啟動測試，預(yù)計(jì)需3天確認(rèn)后端接口開發(fā)于X月X日前完成，測試部同步準(zhǔn)備測試用例無2議題B：市場活動方案討論-市場部：建議線上線下同步開展，預(yù)算5萬元-運(yùn)營部：線上活動優(yōu)先，預(yù)算控制在3萬元暫不推進(jìn)，需財(cái)務(wù)部補(bǔ)充ROI分析報(bào)告，下次會議再定方案財(cái)務(wù)部于X月X日前提交預(yù)算分析報(bào)告（負(fù)責(zé)人：*）（三）后續(xù)任務(wù)分配表任務(wù)編號任務(wù)描述負(fù)責(zé)人協(xié)作人（如有）截止時(shí)間交付物優(yōu)先級（高/中/低）完成情況（未完成/已完成/進(jìn)行中）備注（如風(fēng)險(xiǎn)、所需支持）001完成項(xiàng)目后端接口開發(fā)*無2023-10-15接口文檔及測試版本高需協(xié)調(diào)測試環(huán)境資源002提交市場活動預(yù)算ROI分析報(bào)告*市場部*2023-10-12Excel分析報(bào)告中需市場部提供歷史活動數(shù)據(jù)003整理會議紀(jì)要并分發(fā)確認(rèn)*無2023-10-08簽批版會議紀(jì)要PDF高四、使用要點(diǎn)與注意事項(xiàng)記錄準(zhǔn)確性優(yōu)先：會議紀(jì)要需客觀反映討論內(nèi)容，避免主觀臆斷或情緒化表述；決議事項(xiàng)需與主持人核對，保證無歧義。任務(wù)要素需明確：任務(wù)描述需符合“SMART原則”（具體、可衡量、可達(dá)成、相關(guān)性、時(shí)限性），負(fù)責(zé)人必須是具體個(gè)人（避免“相關(guān)部門”等模糊表述），截止時(shí)間需結(jié)合任務(wù)難度合理設(shè)定。保密與存檔規(guī)范：涉及敏感信息（如未公開的戰(zhàn)略、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)）的會議，需在紀(jì)要中標(biāo)注“內(nèi)部保密”，并按企業(yè)規(guī)定限定傳閱范圍；會議紀(jì)要及任務(wù)分配表建議電子存檔至少1年，紙質(zhì)版按部門檔案管理規(guī)定歸檔。避免信息過載：非核心討論細(xì)節(jié)（如無關(guān)的舉例、重復(fù)觀點(diǎn)）可簡略記錄