PAGE小型生產(chǎn)型企業(yè)采購制度一、總則（一）目的本采購制度旨在規(guī)范小型生產(chǎn)型企業(yè)的采購行為，確保采購活動符合公司利益，保障生產(chǎn)經(jīng)營的順利進行，提高采購效率，降低采購成本，保證所采購物資和服務(wù)的質(zhì)量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有涉及物資采購、服務(wù)采購的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保采購行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物資和服務(wù)質(zhì)量的前提下，充分考慮采購成本，追求采購效益最大化。3.公平公正原則：采購過程應(yīng)公開透明，公平對待所有供應(yīng)商，確保采購決策公正合理。4.誠實守信原則：與供應(yīng)商建立誠信合作關(guān)系，嚴格履行采購合同，維護公司信譽。二、采購組織與職責(zé)（一）采購部門1.采購部門職責(zé)負責(zé)制定和執(zhí)行采購計劃，根據(jù)生產(chǎn)需求及時采購所需物資和服務(wù)。開發(fā)、評估、選擇供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護供應(yīng)商關(guān)系。組織采購談判，簽訂采購合同，確保合同條款符合公司利益。跟蹤采購訂單執(zhí)行情況，協(xié)調(diào)解決采購過程中的問題。收集市場信息，分析采購成本，提出降低成本的建議和措施。2.采購人員職責(zé)嚴格按照采購制度和流程開展工作，確保采購活動規(guī)范有序。積極尋找優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商，進行供應(yīng)商的初步篩選和評估。參與采購談判，準(zhǔn)確傳達公司采購需求和要求。負責(zé)采購訂單的下達、跟進和驗收工作，及時反饋采購進展情況。保守公司采購機密，不得泄露采購信息和商業(yè)機密。（二）需求部門1.需求部門職責(zé)根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃，準(zhǔn)確提出物資和服務(wù)需求，提供詳細的需求規(guī)格和技術(shù)要求。協(xié)助采購部門進行供應(yīng)商選擇和評估，提供相關(guān)技術(shù)支持和意見。參與采購合同的評審，確保合同條款滿足生產(chǎn)需求。負責(zé)對采購物資和服務(wù)進行驗收，反饋驗收結(jié)果。2.需求人員職責(zé)及時、準(zhǔn)確地提交物資和服務(wù)需求申請，避免因需求不明確導(dǎo)致采購延誤或失誤。配合采購部門與供應(yīng)商溝通，提供必要的技術(shù)咨詢和解釋。在驗收過程中，嚴格按照標(biāo)準(zhǔn)進行驗收，如實反饋驗收情況。（三）財務(wù)部門1.財務(wù)部門職責(zé)參與采購合同的評審，審核合同付款條款，確保付款安排符合公司財務(wù)規(guī)定。負責(zé)采購資金的預(yù)算安排和支付管理，監(jiān)督采購資金的使用情況。對采購成本進行核算和分析，提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持和決策建議。2.財務(wù)人員職責(zé)嚴格執(zhí)行財務(wù)審批流程，確保采購付款的準(zhǔn)確性和合規(guī)性。定期與采購部門核對賬目，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)問題。協(xié)助采購部門進行成本控制和效益分析，提供財務(wù)專業(yè)意見。（四）質(zhì)量部門1.質(zhì)量部門職責(zé)制定采購物資和服務(wù)的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范。參與供應(yīng)商評估，對供應(yīng)商的質(zhì)量保證能力進行審核。在采購物資和服務(wù)到貨時，進行質(zhì)量檢驗和監(jiān)督，確保符合質(zhì)量要求。對采購過程中的質(zhì)量問題進行調(diào)查和處理，提出改進措施和建議。2.質(zhì)量人員職責(zé)嚴格按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范進行檢驗工作，確保檢驗結(jié)果準(zhǔn)確可靠。及時反饋采購物資和服務(wù)的質(zhì)量問題，協(xié)助采購部門和供應(yīng)商解決質(zhì)量糾紛。跟蹤質(zhì)量改進措施的執(zhí)行情況，確保采購物資和服務(wù)質(zhì)量持續(xù)提升。三、采購流程（一）采購申請1.需求部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營計劃和實際需求，填寫采購申請單，詳細注明物資或服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、需求日期、技術(shù)要求等信息。2.采購申請單需經(jīng)需求部門負責(zé)人審核簽字后，提交至采購部門。（二）采購審批1.采購部門收到采購申請單后，對申請內(nèi)容進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。2.根據(jù)采購金額大小，按照公司審批權(quán)限規(guī)定，將采購申請單提交相應(yīng)層級的領(lǐng)導(dǎo)審批。3.審批通過后的采購申請單返回采購部門，作為采購執(zhí)行的依據(jù)。（三）供應(yīng)商選擇與評估1.采購部門根據(jù)采購物資和服務(wù)的特點，通過多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對潛在供應(yīng)商進行初步篩選，收集其基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績情況等資料。3.組織相關(guān)部門（采購、需求、質(zhì)量、財務(wù)等）對符合條件的供應(yīng)商進行實地考察或評估，評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、價格水平、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.根據(jù)評估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對供應(yīng)商進行分類管理，選擇合格的供應(yīng)商進入采購供應(yīng)商名錄。（四）采購談判與合同簽訂1.采購部門與選定的供應(yīng)商就采購物資和服務(wù)的價格、質(zhì)量、交貨期、付款方式等條款進行談判。2.在談判過程中，采購人員應(yīng)充分了解市場行情，爭取有利的采購條件，維護公司利益。3.談判達成一致后，起草采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同需經(jīng)采購部門負責(zé)人、法務(wù)人員、財務(wù)人員等審核會簽后，由公司法定代表人或授權(quán)代表簽字蓋章。4.采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本分發(fā)給需求部門、財務(wù)部門、質(zhì)量部門等相關(guān)部門，以便各部門按照合同要求開展工作。（五）采購訂單下達1.采購部門根據(jù)采購合同，制作采購訂單，明確采購物資和服務(wù)的詳細規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、交貨地點等信息。2.采購訂單經(jīng)采購部門負責(zé)人審核后，發(fā)送給供應(yīng)商，并要求供應(yīng)商簽字確認。3.采購部門應(yīng)及時跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時、按質(zhì)、按量交貨。（六）到貨驗收1.采購物資和服務(wù)到貨前，采購部門應(yīng)提前通知需求部門和質(zhì)量部門做好驗收準(zhǔn)備。2.質(zhì)量部門按照質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和驗收規(guī)范對采購物資進行檢驗，需求部門配合質(zhì)量部門進行驗收工作，核實物資的數(shù)量、規(guī)格型號等是否與采購訂單一致。3.驗收合格的物資和服務(wù)，由需求部門在驗收報告上簽字確認；驗收不合格的物資和服務(wù)，質(zhì)量部門應(yīng)出具不合格報告，采購部門負責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨、補貨等。（七）采購付款1.采購物資和服務(wù)驗收合格后，供應(yīng)商提交付款申請，附上采購合同、發(fā)票、驗收報告等相關(guān)資料。2.采購部門對付款申請進行審核，確認無誤后提交財務(wù)部門。3.財務(wù)部門按照公司財務(wù)制度和采購合同約定的付款方式和時間，進行付款審批和支付操作。四、采購預(yù)算與成本控制（一）采購預(yù)算編制1.采購部門會同財務(wù)部門等相關(guān)部門，根據(jù)公司年度生產(chǎn)經(jīng)營計劃和采購需求，編制年度采購預(yù)算。2.采購預(yù)算應(yīng)明確各類物資和服務(wù)的采購金額、采購時間、采購方式等內(nèi)容，并進行詳細的分類和匯總。3.采購預(yù)算需經(jīng)公司管理層審核批準(zhǔn)后執(zhí)行，作為采購活動的控制依據(jù)。（二）采購成本控制措施1.定期分析市場行情，掌握物資和服務(wù)價格動態(tài)，與供應(yīng)商進行價格談判時爭取有利價格。2.優(yōu)化采購批量，根據(jù)經(jīng)濟訂貨量模型，合理確定采購數(shù)量，降低采購成本和庫存成本。3.加強供應(yīng)商管理，通過與優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商建立長期合作關(guān)系，爭取更優(yōu)惠的采購條件，如價格折扣、延長付款期等。4.對采購過程中的各項費用進行嚴格控制，如運輸費、保險費、檢驗費等，確保采購總成本在預(yù)算范圍內(nèi)。五、采購風(fēng)險管理（一）風(fēng)險識別與評估1.采購部門會同相關(guān)部門，對采購過程中可能面臨的風(fēng)險進行識別，如供應(yīng)商違約風(fēng)險、質(zhì)量風(fēng)險、價格波動風(fēng)險、法律風(fēng)險等。2.對識別出的風(fēng)險進行評估，分析其發(fā)生的可能性和影響程度，確定風(fēng)險等級。（二）風(fēng)險應(yīng)對措施1.針對供應(yīng)商違約風(fēng)險，在采購合同中明確違約責(zé)任條款，加強對供應(yīng)商的監(jiān)督和管理，定期評估供應(yīng)商的履約能力，必要時采取備用供應(yīng)商策略或法律手段。2.對于質(zhì)量風(fēng)險，嚴格執(zhí)行質(zhì)量檢驗和驗收制度，加強對供應(yīng)商質(zhì)量保證能力的評估和審核，要求供應(yīng)商提供質(zhì)量擔(dān)?；蛸徺I質(zhì)量保險。3.應(yīng)對價格波動風(fēng)險，建立價格預(yù)警機制，及時關(guān)注市場價格變化，與供應(yīng)商協(xié)商簽訂價格調(diào)整條款或采用套期保值等金融工具進行價格風(fēng)險管理。4.防范法律風(fēng)險，加強采購合同管理，確保合同條款符合法律法規(guī)要求，必要時咨詢專業(yè)法律顧問意見。六、采購信息管理（一）采購檔案管理1.采購部門負責(zé)建立采購檔案，對采購活動中的各類文件和資料進行分類整理和歸檔，包括采購申請單、采購合同、采購訂單、驗收報告、供應(yīng)商資料等。2.采購檔案應(yīng)妥善保管，保存期限按照公司檔案管理規(guī)定執(zhí)行，以便日后查閱和審計。（二）采購數(shù)據(jù)分析1.采購部門定期對采購數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析，如采購金額、采購數(shù)量、采購頻率、供應(yīng)商采購份額等。2.通過采購數(shù)據(jù)分析，評估采購績效，發(fā)現(xiàn)采購過程中的問題和不足，為采購決策提供數(shù)據(jù)支持和改進建議。七、監(jiān)督與考核（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計部門定期對采購活動進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、采購合同的簽訂與履行情況、采購資金的使用情況等。2.各部門之間應(yīng)相互監(jiān)督，發(fā)現(xiàn)采購過程中的違規(guī)行為及時向公司管理層報告。（二）采購績效考核1.建立采購績效考核制度，對采購部門和采購人員的工作績效進行考核評價。