PAGE安全生產(chǎn)發(fā)文收文制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司安全生產(chǎn)文件管理，確保安全生產(chǎn)信息及時(shí)、準(zhǔn)確傳達(dá)，規(guī)范文件的起草、審批、印發(fā)、接收、登記、傳閱、存檔等流程，提高工作效率，保障公司安全生產(chǎn)工作順利開展，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各部門、各分支機(jī)構(gòu)以及與公司安全生產(chǎn)工作相關(guān)的外部單位之間安全生產(chǎn)文件的收發(fā)管理。（三）基本原則1.及時(shí)準(zhǔn)確原則：確保安全生產(chǎn)文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員，避免信息延誤或錯(cuò)誤。2.規(guī)范有序原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行文件的收發(fā)處理，保證文件管理工作規(guī)范、有序。3.安全保密原則：妥善保管安全生產(chǎn)文件，防止文件丟失、泄露，確保文件內(nèi)容的安全性和保密性。二、發(fā)文管理（一）文件起草1.各部門根據(jù)安全生產(chǎn)工作需要，負(fù)責(zé)起草相關(guān)文件。文件內(nèi)容應(yīng)符合國(guó)家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司安全生產(chǎn)政策要求，確保準(zhǔn)確、完整、清晰。2.起草文件時(shí)，應(yīng)明確文件主題、目的、依據(jù)、主要內(nèi)容、執(zhí)行要求等要素。涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)與相關(guān)部門溝通協(xié)調(diào)，共同研究起草。（二）文件審核1.初稿完成后，起草部門應(yīng)進(jìn)行內(nèi)部審核，確保文件內(nèi)容符合部門職責(zé)和工作實(shí)際，語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確規(guī)范。2.將審核后的文件提交至部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行審核。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)重點(diǎn)審核文件的必要性、可行性、合規(guī)性以及與其他相關(guān)文件的協(xié)調(diào)性，提出審核意見。3.對(duì)于涉及公司重要安全生產(chǎn)決策、重大事項(xiàng)的文件，需提交公司安全生產(chǎn)管理委員會(huì)或相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審核。審核通過后方可進(jìn)入下一流程。（三）文件審批1.根據(jù)文件性質(zhì)和審批權(quán)限，由相應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行審批。一般文件由部門分管領(lǐng)導(dǎo)審批；重要文件由公司主要領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批人應(yīng)認(rèn)真審閱文件內(nèi)容，簽署明確的審批意見。同意印發(fā)的，簽署“同意印發(fā)”字樣并注明日期；不同意印發(fā)的，應(yīng)詳細(xì)說明理由并退回起草部門修改。（四）文件編號(hào)1.經(jīng)審批通過的文件，由公司辦公室負(fù)責(zé)統(tǒng)一編號(hào)。編號(hào)應(yīng)遵循一定的規(guī)則，確保文件編號(hào)的唯一性和系統(tǒng)性。2.文件編號(hào)格式為：[年份][部門代碼][文件類別代碼][流水號(hào)]。例如：2023SC01001，其中“2023”表示年份，“SC”表示安全生產(chǎn)部門代碼，“01”表示文件類別代碼（如通知、制度、報(bào)告等），“001”表示流水號(hào)。（五）文件印發(fā)1.辦公室根據(jù)文件編號(hào)、審批意見以及文件格式要求，進(jìn)行文件的排版、校對(duì)和印制。2.文件印制應(yīng)保證質(zhì)量，頁(yè)面清晰、格式規(guī)范。對(duì)于重要文件或有特殊要求的文件，可采用專門的印刷方式或載體。3.印制完成的文件，由辦公室按照規(guī)定的份數(shù)進(jìn)行封裝，并在封口處加蓋公司印章。（六）文件發(fā)放1.辦公室負(fù)責(zé)將印發(fā)的文件發(fā)放至相關(guān)部門和人員。發(fā)放方式可根據(jù)文件的緊急程度、重要性以及接收對(duì)象的范圍選擇郵寄、專人送達(dá)、內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)取?.對(duì)于紙質(zhì)文件，應(yīng)填寫《安全生產(chǎn)文件發(fā)放登記表》，詳細(xì)記錄文件名稱、編號(hào)、發(fā)放日期、接收部門、接收人等信息，并由接收人簽字確認(rèn)。3.通過內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)奈募?，?yīng)確保文件傳輸?shù)臏?zhǔn)確性和完整性，并在相關(guān)系統(tǒng)中做好記錄。三、收文管理（一）文件簽收1.公司辦公室負(fù)責(zé)簽收外部來文和內(nèi)部各部門報(bào)送的文件。簽收時(shí)應(yīng)認(rèn)真核對(duì)文件的數(shù)量、封裝情況等，確保文件完整無損。2.對(duì)于重要文件或緊急文件，應(yīng)優(yōu)先處理，及時(shí)通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門。（二）文件登記1.簽收后的文件，辦公室應(yīng)立即進(jìn)行登記。登記內(nèi)容包括文件名稱、編號(hào)、來文單位、發(fā)文日期、密級(jí)、份數(shù)、簽收日期等。2.《安全生產(chǎn)文件收文登記表》應(yīng)妥善保存，以便查詢和統(tǒng)計(jì)文件收發(fā)情況。（三）文件傳閱1.根據(jù)文件內(nèi)容和工作需要，辦公室確定文件的傳閱范圍。傳閱范圍應(yīng)涵蓋與文件相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)和部門負(fù)責(zé)人。2.文件傳閱應(yīng)遵循“先急后緩、先主要后次要”的原則，確保文件能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地傳達(dá)給相關(guān)人員。傳閱過程中，應(yīng)在《安全生產(chǎn)文件傳閱單》上記錄傳閱人員姓名、傳閱日期等信息。3.傳閱人員應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成文件傳閱，并簽署意見。對(duì)于需要辦理的文件，應(yīng)及時(shí)將文件轉(zhuǎn)交給相關(guān)部門或人員進(jìn)行處理。（四）文件承辦1.承辦部門收到傳閱后的文件后，應(yīng)按照文件要求及時(shí)進(jìn)行辦理。辦理過程中，應(yīng)明確責(zé)任人員，制定具體的辦理措施和時(shí)間節(jié)點(diǎn)，確保文件辦理工作落到實(shí)處。2.對(duì)于涉及多個(gè)部門的文件，主辦部門應(yīng)主動(dòng)協(xié)調(diào)相關(guān)部門共同辦理，協(xié)辦部門應(yīng)積極配合，及時(shí)反饋辦理進(jìn)展情況。3.文件辦理完成后，承辦部門應(yīng)將辦理結(jié)果以書面形式反饋給辦公室，并將相關(guān)文件資料整理歸檔。（五）文件催辦1.辦公室負(fù)責(zé)對(duì)文件承辦情況進(jìn)行跟蹤催辦。對(duì)于超過規(guī)定辦理期限仍未完成的文件，應(yīng)及時(shí)向承辦部門發(fā)出《安全生產(chǎn)文件催辦單》，督促承辦部門加快辦理進(jìn)度。2.承辦部門應(yīng)在接到催辦單后，及時(shí)說明原因，并采取有效措施盡快完成文件辦理工作。（六）文件存檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應(yīng)將文件原件、辦理過程中形成的相關(guān)資料以及辦理結(jié)果等一并移交公司檔案室進(jìn)行存檔。2.檔案室應(yīng)按照檔案管理規(guī)定，對(duì)安全生產(chǎn)文件進(jìn)行分類、整理、編目和存儲(chǔ)，確保文件資料的完整性和可查閱性。四、文件保密管理（一）保密范圍1.涉及公司安全生產(chǎn)重要決策、技術(shù)資料、商業(yè)秘密、客戶信息等內(nèi)容的文件屬于保密文件范疇。2.對(duì)于標(biāo)注有“機(jī)密”“秘密”等密級(jí)的文件，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進(jìn)行管理。（二）保密措施1.接觸保密文件的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得擅自泄露文件內(nèi)容。未經(jīng)批準(zhǔn)，不得復(fù)制、摘抄、轉(zhuǎn)借保密文件。2.在文件起草、審核、審批、印發(fā)、傳遞、使用、保管等過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管、限定查閱范圍等。3.對(duì)于因工作需要必須查閱保密文件的人員，應(yīng)履行審批手續(xù)，在指定地點(diǎn)查閱，并做好查閱記錄。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)歸還文件，不得私自留存。（三）保密監(jiān)督與檢查1.公司辦公室負(fù)責(zé)定期對(duì)安全生產(chǎn)文件保密管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對(duì)于違反保密制度的行為，應(yīng)依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。五、文件信息化管理（一）電子文件管理1.公司應(yīng)建立安全生產(chǎn)電子文件管理系統(tǒng)，對(duì)電子文件進(jìn)行集中存儲(chǔ)、分類管理、檢索查詢和安全備份。2.電子文件的生成、編輯、審批、發(fā)布等應(yīng)在電子文件管理系統(tǒng)中進(jìn)行，確保文件處理過程的規(guī)范性和可追溯性。3.定期對(duì)電子文件進(jìn)行清理和維護(hù)，刪除過期、無用的文件，保證電子文件存儲(chǔ)空間的合理利用。（二）文件共享與傳輸1.根據(jù)工作需要，可在公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上設(shè)置安全生產(chǎn)文件共享專區(qū)，方便相關(guān)人員查閱和下載文件。2.涉及外部單位的文件傳輸，應(yīng)采用安全可靠的傳輸方式，如