PAGE外部生產(chǎn)信息管理制度一、總則（一）目的本制度旨在規(guī)范公司外部生產(chǎn)信息的管理，確保信息的準確性、完整性、安全性和保密性，保障公司生產(chǎn)運營的順利進行，維護公司的合法權(quán)益。（二）適用范圍本制度適用于公司與外部供應商、合作伙伴、客戶等在生產(chǎn)過程中涉及的各類信息的管理，包括但不限于生產(chǎn)訂單信息、技術(shù)資料、質(zhì)量數(shù)據(jù)、物流信息等。（三）基本原則1.合法性原則：嚴格遵守國家法律法規(guī)和行業(yè)標準，確保信息管理活動合法合規(guī)。2.準確性原則：保證所管理的外部生產(chǎn)信息真實、準確、可靠，避免虛假或誤導性信息。3.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)過程中涉及的各類信息，確保信息無遺漏。4.安全性原則：采取有效措施保護信息安全，防止信息泄露、篡改或丟失。5.保密性原則：對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息嚴格保密，未經(jīng)授權(quán)不得披露。二、信息分類與標識（一）信息分類1.生產(chǎn)訂單信息：包括訂單編號、產(chǎn)品規(guī)格、數(shù)量、交貨期、客戶要求等。2.技術(shù)資料信息：如產(chǎn)品設計圖紙、工藝文件、技術(shù)標準、操作手冊等。3.質(zhì)量數(shù)據(jù)信息：檢驗報告、測試數(shù)據(jù)、質(zhì)量問題記錄等。4.物流信息：發(fā)貨記錄、運輸方式、到貨時間、物流單號等。5.供應商信息：供應商名稱、聯(lián)系方式、資質(zhì)證明、供應產(chǎn)品信息等。6.其他信息：與外部生產(chǎn)相關(guān)的其他各類信息，如合同協(xié)議、溝通記錄等。（二）信息標識為便于信息的識別和管理，對各類信息進行統(tǒng)一標識。標識應具有唯一性和可追溯性，具體標識方法如下：1.生產(chǎn)訂單信息：以訂單編號作為唯一標識，訂單編號應按照公司規(guī)定的編碼規(guī)則編制，包含年份、月份、訂單流水號等信息。2.技術(shù)資料信息：圖紙和文件應標注版本號、日期等信息，作為其標識。例如，“產(chǎn)品設計圖紙V1.020230101”，其中V1.0為版本號，20230101為發(fā)布日期。3.質(zhì)量數(shù)據(jù)信息：檢驗報告和測試數(shù)據(jù)應與對應的生產(chǎn)批次或產(chǎn)品相關(guān)聯(lián)，以生產(chǎn)批次號或產(chǎn)品序列號作為標識的一部分。例如，“檢驗報告批次號20230201產(chǎn)品序列號001”。4.物流信息：物流單號作為物流信息的唯一標識，如快遞單號、貨運單號等。5.供應商信息：以供應商的統(tǒng)一社會信用代碼作為主要標識，同時可輔以供應商簡稱或內(nèi)部編號。6.其他信息：根據(jù)信息的性質(zhì)和用途，制定相應的標識規(guī)則，確保信息能夠清晰準確地被識別。三、信息收集與錄入（一）信息收集渠道1.內(nèi)部部門：公司內(nèi)部涉及生產(chǎn)的各部門，如銷售部門、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門、質(zhì)量部門等，負責收集與外部生產(chǎn)相關(guān)的信息，并及時傳遞給信息管理部門。2.外部合作伙伴：供應商、客戶等外部合作伙伴按照合同約定或業(yè)務流程，向公司提供相關(guān)生產(chǎn)信息。3.系統(tǒng)接口：通過與外部系統(tǒng)（如供應商管理系統(tǒng)、客戶訂單管理系統(tǒng)等）的接口，實現(xiàn)信息的自動采集和傳輸。（二）信息收集要求1.各信息收集部門應明確信息收集的責任人，確保信息收集工作的及時、準確、完整。2.收集的信息應符合公司規(guī)定的格式和內(nèi)容要求，對于不符合要求的信息，應及時與提供方溝通，要求其補充或更正。3.在信息收集過程中，應注意信息的真實性和可靠性，對收集到的信息進行初步審核，剔除虛假或錯誤信息。（三）信息錄入1.信息管理部門負責將收集到的外部生產(chǎn)信息錄入公司的信息管理系統(tǒng)。錄入人員應嚴格按照系統(tǒng)操作規(guī)范進行錄入，確保信息錄入的準確性和完整性。2.在錄入信息時，應根據(jù)信息分類和標識規(guī)則，正確填寫信息標識和相關(guān)字段內(nèi)容，確保信息能夠被準確檢索和查詢。3.對于重要信息，錄入后應進行再次核對，確保信息無誤。如發(fā)現(xiàn)錄入錯誤，應及時更正，并記錄更正情況。四、信息存儲與保管（一）存儲方式1.公司采用電子存儲和紙質(zhì)存儲相結(jié)合的方式，對外部生產(chǎn)信息進行存儲。電子存儲主要依托公司的信息管理系統(tǒng)、服務器等設備，紙質(zhì)存儲則包括各類文件、報告、合同等紙質(zhì)資料。2.對于電子存儲的信息，應進行定期備份，備份數(shù)據(jù)應存儲在不同的物理位置，以防止數(shù)據(jù)丟失。備份周期根據(jù)信息的重要性和變動頻率確定，重要信息應每日備份。（二）存儲環(huán)境1.電子存儲設備應具備良好的物理環(huán)境，保持溫度、濕度適宜，防止設備因環(huán)境因素損壞。同時，應配備必要的安全防護設備，如防火墻、殺毒軟件等，防止信息被非法入侵和病毒感染。2.紙質(zhì)存儲場所應保持干燥、通風，有防火、防潮、防蟲等措施，確保紙質(zhì)資料的安全保存。（三）保管責任1.信息管理部門負責對外部生產(chǎn)信息存儲設備和場所的日常管理和維護，定期檢查設備運行情況和資料保存狀況。2.明確各類信息的保管期限，對于超過保管期限的信息，應按照公司規(guī)定的程序進行銷毀或存檔處理。保管期限的設定應符合法律法規(guī)和行業(yè)標準的要求，同時考慮公司的業(yè)務需求和風險評估。例如，生產(chǎn)訂單信息的保管期限為自訂單完成后[X]年，技術(shù)資料信息的保管期限為自產(chǎn)品停產(chǎn)或技術(shù)更新后[X]年等。3.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的存儲設備和場所，應采取加密、訪問控制等特殊安全措施，嚴格限制訪問權(quán)限，防止信息泄露。五、信息使用與共享（一）信息使用權(quán)限1.根據(jù)公司內(nèi)部各部門的工作職責和業(yè)務需求，設定不同的信息使用權(quán)限。例如，生產(chǎn)部門有權(quán)查看和使用生產(chǎn)訂單信息、技術(shù)資料信息等與生產(chǎn)操作直接相關(guān)的信息；銷售部門有權(quán)查看客戶訂單信息和物流信息等；質(zhì)量部門有權(quán)查看質(zhì)量數(shù)據(jù)信息等。2.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的使用，必須經(jīng)過公司高層領導或相關(guān)授權(quán)部門的批準，并嚴格按照規(guī)定的使用范圍和方式進行操作。未經(jīng)授權(quán)，任何人員不得擅自使用此類信息。（二）信息共享原則1.遵循合法合規(guī)、必要最小化、安全保密的原則進行信息共享。信息共享應基于公司業(yè)務開展的需要，確保共享的信息是必要的，且不會對公司造成不利影響。2.在信息共享前，應明確共享的目的、范圍、對象和方式，并對共享信息進行必要的審核和審批，確保共享信息的合法性和安全性。（三）信息共享流程1.內(nèi)部共享：公司內(nèi)部各部門之間如需共享外部生產(chǎn)信息，應填寫《信息共享申請表》，注明共享信息的名稱、類別、共享原因、共享對象等內(nèi)容，提交本部門負責人審核。審核通過后，將申請表提交給信息管理部門，信息管理部門根據(jù)申請內(nèi)容，在確保信息安全和符合共享原則的前提下，進行信息共享操作，并記錄共享情況。2.外部共享：與外部合作伙伴（如供應商、客戶等）共享信息時，應簽訂《信息共享協(xié)議》，明確共享信息的范圍、雙方的權(quán)利義務和保密責任等內(nèi)容。協(xié)議簽訂后，按照協(xié)議約定的方式和流程進行信息共享，并對共享過程進行跟蹤和記錄。六、信息安全與保密（一）安全措施1.建立健全信息安全管理制度，加強對信息管理系統(tǒng)、存儲設備等的安全防護。定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和安全評估，及時發(fā)現(xiàn)并修復安全隱患。2.對訪問公司外部生產(chǎn)信息的人員進行身份認證和授權(quán)管理，設置不同級別的訪問權(quán)限，確保只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問相應的信息。3.采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，對重要信息在傳輸和存儲過程中進行加密處理，防止信息在傳輸過程中被竊取或篡改。（二）保密制度1.明確公司員工對外部生產(chǎn)信息的保密義務，簽訂保密協(xié)議，要求員工嚴格遵守保密規(guī)定。保密協(xié)議應明確保密范圍、保密期限、違約責任等內(nèi)容。2.在公司內(nèi)部加強保密宣傳教育，提高員工的保密意識，使員工了解信息安全和保密工作的重要性，掌握基本的保密知識和技能。3.對涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的文件、資料等，應進行嚴格的密級標識和管理，按照規(guī)定的程序進行借閱、使用和歸還，防止信息泄露。（三）安全與保密監(jiān)督1.設立信息安全與保密監(jiān)督崗位或小組，定期對公司外部生產(chǎn)信息的管理情況進行檢查和監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)并糾正違規(guī)行為。2.對違反信息安全與保密制度的行為進行嚴肅處理，追究相關(guān)人員的責任。情節(jié)嚴重的，依法追究法律責任。七、信息變更與刪除（一）信息變更1.當外部生產(chǎn)信息發(fā)生變更時，信息提供方應及時通知公司相關(guān)部門和信息管理部門。變更通知應包含變更的內(nèi)容、原因、時間等信息。2.信息管理部門在收到變更通知后，應及時對信息管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息進行更新，并確保變更后的信息準確、完整。同時，應將變更情況通知到可能受到影響的其他部門和人員。3.對于因信息變更可能影響到的業(yè)務流程、生產(chǎn)計劃、質(zhì)量控制等方面，相關(guān)部門應及時進行調(diào)整和協(xié)調(diào)，確保公司生產(chǎn)運營不受影響。（二）信息刪除1.按照公司規(guī)定的信息保管期限，對于超過保管期限且無需繼續(xù)保存的外部生產(chǎn)信息，由信息管理部門提出刪除申請。申請應注明刪除信息的名稱、類別、保管期限、刪除原因等內(nèi)容。2.刪除申請經(jīng)公司相關(guān)部門審核批準后，信息管理部門按照規(guī)定的程序進行信息刪除操作。在刪除信息時，應確保徹底刪除，防止信息被恢復。3.對于涉及公司商業(yè)秘密和敏感信息的刪除，應采取特殊的刪除措施，如多次覆蓋刪除等，確保信息無法被恢復。同時應記錄刪除過程和相關(guān)審批情況，以備審計和查詢。八、信息審計與監(jiān)督（一）審計內(nèi)容1.定期對公司外部生產(chǎn)信息的管理情況進行審計，審計內(nèi)容包括信息收集、錄入、存儲、使用、共享、變更、刪除等環(huán)節(jié)的合規(guī)性和準確性。2.檢查信息管理制度的執(zhí)行情況，是否存在違反制度規(guī)定的行為，以及制度在實際操作中是否存在漏洞和需要改進的地方。3.對信息安全與保密措施的落實情況進行審計，評估信息的安全性和保密性是否得到有效保障。（二）審計方式1.內(nèi)部審計：由公司內(nèi)部審計部門定期開展對外部生產(chǎn)信息管理的審計工作，通過查閱文件資料、系統(tǒng)數(shù)據(jù)、訪談相關(guān)人員等方式，獲取審計證據(jù)，形成審計報告。2.專項審計：針對特定的信息管理問題或業(yè)務需求，開展專項審計工作，深入調(diào)查和分析相關(guān)情況，提出針對性改進建議。3.外部審計：根據(jù)需要，委托專業(yè)的審計機構(gòu)對公司外部生產(chǎn)信息管理進行審計，借助外部專業(yè)力量，提高審計的專業(yè)性和客觀性。（三）監(jiān)督與整改1.建立信息管理監(jiān)督機制，由信息管理部門定期對信息管理工作進行自查自糾，并向公司管理層匯報自查情況。2.對于審計和監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)的問題，應及時下達整改通知，明確整改責任部門、整改期限和整改要求。整改責任部門應制定詳細的整改措施，按時完成整改任務，并將整改情況反饋給信息管理部門和公司管理層。3.對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。同時，對整改工作表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和個