PAGE生產(chǎn)制作記錄全過程管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司生產(chǎn)制作過程的記錄管理，確保生產(chǎn)制作活動(dòng)的可追溯性、穩(wěn)定性和質(zhì)量可控性，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及生產(chǎn)制作的部門、車間及相關(guān)崗位。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：生產(chǎn)制作記錄應(yīng)如實(shí)反映生產(chǎn)過程中的各項(xiàng)活動(dòng)、數(shù)據(jù)和結(jié)果，不得虛假記錄。2.完整性原則：涵蓋生產(chǎn)制作全過程的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括原材料采購(gòu)、加工、檢驗(yàn)、包裝等，確保記錄無遺漏。3.及時(shí)性原則：在生產(chǎn)活動(dòng)發(fā)生后及時(shí)進(jìn)行記錄，不得拖延，以保證記錄的準(zhǔn)確性和時(shí)效性。4.規(guī)范性原則：記錄應(yīng)按照規(guī)定的格式、內(nèi)容和填寫要求進(jìn)行，保持一致性和規(guī)范性。5.保密性原則：對(duì)于涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的生產(chǎn)制作記錄，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、記錄的分類與內(nèi)容（一）原材料采購(gòu)記錄1.供應(yīng)商信息：包括供應(yīng)商名稱、地址、聯(lián)系方式等。2.采購(gòu)訂單：記錄訂單編號(hào)、采購(gòu)日期、采購(gòu)產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格等。3.原材料檢驗(yàn)報(bào)告：記錄原材料的檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等。4.送貨單：記錄送貨日期、送貨單號(hào)、供應(yīng)商名稱、原材料名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。（二）生產(chǎn)過程記錄1.生產(chǎn)任務(wù)單：記錄任務(wù)單號(hào)、生產(chǎn)產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、計(jì)劃生產(chǎn)日期、實(shí)際生產(chǎn)日期等。2.工藝流程圖：詳細(xì)描述產(chǎn)品的生產(chǎn)工藝流程，包括每個(gè)工序的名稱、操作要求、設(shè)備使用等。3.生產(chǎn)操作記錄：記錄每個(gè)工序的開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、操作人員、設(shè)備運(yùn)行參數(shù)、生產(chǎn)數(shù)量等。4.質(zhì)量檢驗(yàn)記錄：包括首件檢驗(yàn)、巡檢、成品檢驗(yàn)等記錄，記錄檢驗(yàn)項(xiàng)目、檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等。5.設(shè)備維護(hù)記錄：記錄設(shè)備的維護(hù)保養(yǎng)日期、維護(hù)保養(yǎng)內(nèi)容、維護(hù)保養(yǎng)人員等。（三）包裝記錄1.包裝材料采購(gòu)記錄：同原材料采購(gòu)記錄，記錄包裝材料的供應(yīng)商信息、采購(gòu)訂單、檢驗(yàn)報(bào)告、送貨單等。2.包裝作業(yè)記錄：記錄包裝開始時(shí)間、結(jié)束時(shí)間、包裝人員、包裝材料使用情況、包裝數(shù)量等。3.包裝檢驗(yàn)記錄：記錄包裝外觀、尺寸、標(biāo)識(shí)等檢驗(yàn)項(xiàng)目的檢驗(yàn)結(jié)果、檢驗(yàn)日期、檢驗(yàn)人員等。（四）成品入庫記錄1.成品入庫單：記錄入庫日期、入庫單號(hào)、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、生產(chǎn)批次等。2.成品檢驗(yàn)報(bào)告：記錄成品的最終檢驗(yàn)結(jié)果，包括各項(xiàng)質(zhì)量指標(biāo)是否符合標(biāo)準(zhǔn)要求。（五）發(fā)貨記錄1.發(fā)貨訂單：記錄訂單編號(hào)、發(fā)貨日期、客戶名稱、產(chǎn)品名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量等。2.運(yùn)輸記錄：包括運(yùn)輸方式、運(yùn)輸單號(hào)、運(yùn)輸日期、運(yùn)輸路線、運(yùn)輸車輛信息等。三、記錄的填寫要求（一）字跡清晰記錄應(yīng)使用黑色或藍(lán)色中性筆填寫，字跡工整、清晰，易于辨認(rèn)，不得使用鉛筆、圓珠筆或褪色筆填寫。（二）內(nèi)容完整準(zhǔn)確按照規(guī)定的格式和內(nèi)容要求填寫記錄，確保各項(xiàng)信息完整、準(zhǔn)確，不得遺漏或隨意涂改。如有填寫錯(cuò)誤，應(yīng)采用劃改的方式，并在劃改處簽名或蓋章，注明日期。（三）數(shù)據(jù)真實(shí)可靠記錄中的數(shù)據(jù)應(yīng)基于實(shí)際發(fā)生的生產(chǎn)活動(dòng)，不得編造或篡改數(shù)據(jù)。對(duì)于需要測(cè)量、計(jì)算的數(shù)據(jù)，應(yīng)確保測(cè)量方法正確、計(jì)算準(zhǔn)確。（四）簽名規(guī)范記錄涉及的相關(guān)人員應(yīng)在規(guī)定位置簽名，簽名應(yīng)真實(shí)有效，不得代簽。簽名應(yīng)清晰可辨，注明日期。四、記錄的收集與整理（一）收集責(zé)任各生產(chǎn)環(huán)節(jié)的操作人員、檢驗(yàn)人員等負(fù)責(zé)及時(shí)收集本環(huán)節(jié)產(chǎn)生的記錄，并按照規(guī)定的時(shí)間和要求提交給本部門的記錄管理人員。（二）收集時(shí)間1.對(duì)于實(shí)時(shí)性要求較高的記錄，如生產(chǎn)操作記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)記錄等，應(yīng)在每班工作結(jié)束后及時(shí)收集。2.對(duì)于定期產(chǎn)生的記錄，如原材料檢驗(yàn)報(bào)告、設(shè)備維護(hù)記錄等，應(yīng)按照規(guī)定的周期進(jìn)行收集，確保記錄的完整性。（三）整理要求1.記錄管理人員收到記錄后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行整理，按照記錄的類別、時(shí)間順序等進(jìn)行分類歸檔，并建立相應(yīng)的索引目錄，便于查找和查閱。2.對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)進(jìn)行裝訂成冊(cè)或裝入檔案盒，并在封面或檔案盒上注明記錄的名稱、時(shí)間段、保存期限等信息。3.對(duì)于電子記錄，應(yīng)按照規(guī)定的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行存儲(chǔ)，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。五、記錄的存儲(chǔ)與保管（一）存儲(chǔ)方式1.紙質(zhì)記錄應(yīng)存放在專門的檔案柜中，檔案柜應(yīng)保持清潔、干燥、通風(fēng)良好，防止記錄受潮、發(fā)霉、蟲蛀等。2.電子記錄應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器或?qū)Ｓ么鎯?chǔ)設(shè)備上，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性。（二）保管期限1.原材料采購(gòu)記錄、生產(chǎn)過程記錄、包裝記錄等與產(chǎn)品質(zhì)量相關(guān)的記錄，保管期限應(yīng)不少于產(chǎn)品保質(zhì)期后一年。2.成品入庫記錄、發(fā)貨記錄等與產(chǎn)品銷售相關(guān)的記錄，保管期限應(yīng)不少于產(chǎn)品銷售后兩年。3.其他記錄的保管期限應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況和相關(guān)規(guī)定確定，一般不少于三年。（三）保管責(zé)任1.各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)記錄的保管工作，確保記錄的安全和完整。2.記錄保管人員應(yīng)定期對(duì)記錄進(jìn)行檢查和盤點(diǎn)，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。六、記錄的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱生產(chǎn)制作記錄的，應(yīng)填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，注明查閱的記錄名稱、時(shí)間段、查閱目的等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，方可查閱。2.涉及公司商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等敏感信息的記錄，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，未經(jīng)公司授權(quán)，不得向任何第三方透露記錄內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱人員填寫《記錄查閱申請(qǐng)表》，提交給所在部門負(fù)責(zé)人。2.部門負(fù)責(zé)人審核申請(qǐng)表，如同意查閱，簽字批準(zhǔn)，并注明查閱期限。3.查閱人員持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到記錄保管部門，由記錄保管人員按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的記錄，并在《記錄查閱登記表》上登記查閱人員的姓名、部門、查閱時(shí)間、查閱記錄名稱等信息。4.查閱人員查閱記錄時(shí)，應(yīng)在指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將記錄帶出保管場(chǎng)所。查閱完畢后，應(yīng)及時(shí)將記錄歸還記錄保管人員，并在《記錄查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱權(quán)限1.公司外部單位或個(gè)人因特殊原因需要借閱公司生產(chǎn)制作記錄的，應(yīng)填寫《記錄借閱申請(qǐng)表》，注明借閱的記錄名稱、時(shí)間段、借閱目的、歸還日期等信息，并提供有效的身份證明和相關(guān)證明文件，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱記錄的單位或個(gè)人應(yīng)與公司簽訂《記錄借閱保密協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保記錄的安全和保密。（四）借閱流程1.借閱單位或個(gè)人填寫《記錄借閱申請(qǐng)表》，提交給公司主管領(lǐng)導(dǎo)。2.公司主管領(lǐng)導(dǎo)審核申請(qǐng)表，如同意借閱，簽字批準(zhǔn)，并注明借閱期限。3.借閱人員持批準(zhǔn)后的申請(qǐng)表到記錄保管部門，由記錄保管人員按照申請(qǐng)表的要求提供相應(yīng)的記錄，并在《記錄借閱登記表》上登記借閱人員的姓名、單位、聯(lián)系方式、借閱時(shí)間、借閱記錄名稱等信息。4.借閱人員借閱記錄時(shí)，應(yīng)出具本人有效身份證件，并在記錄保管人員的監(jiān)督下辦理借閱手續(xù)。借閱人員應(yīng)按照約定的時(shí)間歸還記錄，如因特殊原因需要延期歸還，應(yīng)提前辦理延期手續(xù)。5.記錄保管人員在收到歸還的記錄后，應(yīng)認(rèn)真檢查記錄的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)記錄有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)向借閱人員追究責(zé)任。七、記錄的銷毀（一）銷毀條件記錄保管期限屆滿后，經(jīng)公司相關(guān)部門審核確認(rèn)不再需要保存且符合銷毀條件的記錄，方可進(jìn)行銷毀。（二）銷毀流程1.記錄保管部門填寫《記錄銷毀申請(qǐng)表》，注明擬銷毀記錄的名稱、時(shí)間段數(shù)量、銷毀原因等信息，提交給公司質(zhì)量部門、財(cái)務(wù)部門等相關(guān)部門審核。2.相關(guān)部門審核通過后，在《記錄銷毀申請(qǐng)表》上簽字確認(rèn)。3.記錄保管部門根據(jù)審核意見，組織實(shí)施記錄銷毀工作。對(duì)于紙質(zhì)記錄，應(yīng)采用粉碎、焚燒等方式進(jìn)行銷毀；對(duì)于電子記錄，應(yīng)采用格式化、刪除等方式進(jìn)行銷毀，并確保數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。4.記錄銷毀過程中，應(yīng)安排專人進(jìn)行監(jiān)督，并在《記錄銷毀登記表》上記錄銷毀的時(shí)間、地點(diǎn)、方式、監(jiān)督人員等信息。5.記錄銷毀工作完成后，《記錄銷毀申請(qǐng)表》、《記錄銷毀登記表》等相關(guān)資料應(yīng)作為檔案進(jìn)行保存，保存期限不少于三年。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司質(zhì)量部門負(fù)責(zé)定期對(duì)各部門的生產(chǎn)制作記錄管理情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括記錄的填寫、收集、整理、存儲(chǔ)、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。2.監(jiān)督檢查可采用現(xiàn)場(chǎng)檢查、查閱記錄、詢問相關(guān)人員等方式進(jìn)行，對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)及時(shí)下達(dá)《整改通知書》，要求責(zé)任部門限期整改。（二）考核措施1.將生產(chǎn)制作記錄管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)記錄管理工作執(zhí)行情況良好的部門和個(gè)人給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)