PAGE非生產(chǎn)物料采購(gòu)管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司非生產(chǎn)物料采購(gòu)管理工作，確保采購(gòu)活動(dòng)合法合規(guī)、高效有序，滿(mǎn)足公司運(yùn)營(yíng)和發(fā)展需求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有非生產(chǎn)物料的采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于辦公用品、辦公設(shè)備、勞保用品、禮品、宣傳物料等。（三）基本原則1.合法性原則：采購(gòu)活動(dòng)必須遵守國(guó)家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求，確保采購(gòu)行為合法合規(guī)。2.效益原則：在保證物料質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，優(yōu)化采購(gòu)流程，降低采購(gòu)成本。3.公平公正原則：采購(gòu)過(guò)程應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益，杜絕不正當(dāng)交易。4.歸口管理原則：明確各部門(mén)在非生產(chǎn)物料采購(gòu)中的職責(zé)，實(shí)行歸口管理，確保采購(gòu)工作有序進(jìn)行。二、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門(mén)1.負(fù)責(zé)制定非生產(chǎn)物料采購(gòu)計(jì)劃，根據(jù)公司需求和庫(kù)存情況，合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間。2.尋找、篩選、評(píng)估供應(yīng)商，建立供應(yīng)商檔案，維護(hù)良好的供應(yīng)商關(guān)系。3.執(zhí)行采購(gòu)流程，與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，跟蹤采購(gòu)訂單執(zhí)行情況，確保物料按時(shí)、按質(zhì)、按量供應(yīng)。4.負(fù)責(zé)采購(gòu)成本控制，進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研，爭(zhēng)取有利的采購(gòu)價(jià)格和條款。（二）需求部門(mén)1.提出非生產(chǎn)物料的需求申請(qǐng)，詳細(xì)說(shuō)明物料的規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、用途等信息。2.參與供應(yīng)商的評(píng)估和選擇，提供技術(shù)支持和質(zhì)量要求。3.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的非生產(chǎn)物料進(jìn)行驗(yàn)收，確保物料符合需求標(biāo)準(zhǔn)。（三）財(cái)務(wù)部門(mén)1.審核采購(gòu)預(yù)算，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.負(fù)責(zé)采購(gòu)款項(xiàng)的支付審核和賬務(wù)處理，確保資金安全。3.對(duì)采購(gòu)成本進(jìn)行核算和分析，提供財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)支持。（四）質(zhì)量管理部門(mén)1.制定非生產(chǎn)物料的質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，并參與驗(yàn)收工作。2.對(duì)采購(gòu)物料的質(zhì)量問(wèn)題進(jìn)行調(diào)查和處理，確保公司使用的物料符合質(zhì)量要求。三、采購(gòu)流程（一）需求申請(qǐng)1.各需求部門(mén)根據(jù)工作需要，填寫(xiě)《非生產(chǎn)物料需求申請(qǐng)表》，詳細(xì)注明物料名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)使用時(shí)間、用途等信息，并提交部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。2.部門(mén)負(fù)責(zé)人審核需求的合理性和必要性，簽字確認(rèn)后提交采購(gòu)部門(mén)。（二）采購(gòu)計(jì)劃制定1.采購(gòu)部門(mén)收到需求申請(qǐng)后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定非生產(chǎn)物料采購(gòu)計(jì)劃。2.采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)明確采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、采購(gòu)時(shí)間、預(yù)計(jì)到貨時(shí)間等內(nèi)容，并報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。（三）供應(yīng)商選擇與評(píng)估1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)計(jì)劃，通過(guò)多種渠道尋找潛在供應(yīng)商，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等。2.對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行初步篩選，評(píng)估其資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面的情況，確定入圍供應(yīng)商名單。3.采購(gòu)部門(mén)組織相關(guān)人員對(duì)入圍供應(yīng)商進(jìn)行實(shí)地考察或樣品測(cè)試，進(jìn)一步了解供應(yīng)商的實(shí)際情況，評(píng)估其是否符合公司采購(gòu)要求。4.根據(jù)考察和評(píng)估結(jié)果，建立供應(yīng)商檔案，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，并定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)價(jià)和更新。（四）采購(gòu)合同簽訂1.采購(gòu)部門(mén)與選定的供應(yīng)商就采購(gòu)物料的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款進(jìn)行協(xié)商，達(dá)成一致后簽訂采購(gòu)合同。2.采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，確保合同條款合法合規(guī)、清晰明確、具有可操作性。3.采購(gòu)合同簽訂后，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核備案。（五）采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物料的詳細(xì)信息、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)等要求。2.采購(gòu)訂單下達(dá)后，及時(shí)跟蹤訂單執(zhí)行情況，確保供應(yīng)商按時(shí)、按質(zhì)、按量履行合同義務(wù)。（六）到貨驗(yàn)收1.采購(gòu)物料到貨前，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)通知需求部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.需求部門(mén)和質(zhì)量管理部門(mén)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)采購(gòu)物料進(jìn)行驗(yàn)收，重點(diǎn)檢查物料的規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、質(zhì)量、外觀等是否符合要求。3.驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《非生產(chǎn)物料驗(yàn)收單》，相關(guān)人員簽字確認(rèn)。如驗(yàn)收不合格，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，直至物料符合要求或采取退貨等措施。（七）采購(gòu)付款1.采購(gòu)部門(mén)根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收單，填寫(xiě)付款申請(qǐng)單，附上相關(guān)憑證，報(bào)財(cái)務(wù)部門(mén)審核。2.財(cái)務(wù)部門(mén)審核付款申請(qǐng)單的真實(shí)性、合法性、準(zhǔn)確性，審核通過(guò)后按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。四、采購(gòu)預(yù)算管理（一）預(yù)算編制1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，編制非生產(chǎn)物料采購(gòu)預(yù)算。2.采購(gòu)預(yù)算應(yīng)明確各項(xiàng)采購(gòu)物料的名稱(chēng)、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)金額等內(nèi)容，并按照不同的費(fèi)用項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)匯總。3.采購(gòu)預(yù)算編制過(guò)程中，應(yīng)充分考慮市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)、庫(kù)存情況、業(yè)務(wù)發(fā)展變化等因素，確保預(yù)算的合理性和準(zhǔn)確性。（二）預(yù)算審批1.采購(gòu)預(yù)算編制完成后，報(bào)采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。2.采購(gòu)預(yù)算一經(jīng)批準(zhǔn)，應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。如因特殊情況需要調(diào)整預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行申請(qǐng)和審批。（三）預(yù)算執(zhí)行與監(jiān)控1.采購(gòu)部門(mén)應(yīng)按照批準(zhǔn)的采購(gòu)預(yù)算組織采購(gòu)活動(dòng)，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，確保采購(gòu)費(fèi)用在預(yù)算范圍內(nèi)。2.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)采購(gòu)預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，并向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。如發(fā)現(xiàn)預(yù)算執(zhí)行偏差較大，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取有效措施進(jìn)行調(diào)整和糾正。五、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商準(zhǔn)入1.采購(gòu)部門(mén)制定供應(yīng)商準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)，明確供應(yīng)商應(yīng)具備的資質(zhì)條件、信譽(yù)狀況、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格水平、服務(wù)能力等方面的要求。2.潛在供應(yīng)商向采購(gòu)部門(mén)提交準(zhǔn)入申請(qǐng)，提供相關(guān)證明材料，采購(gòu)部門(mén)按照準(zhǔn)入標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行審核。3.審核通過(guò)的供應(yīng)商納入公司供應(yīng)商名單，成為合格供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評(píng)估與考核1.采購(gòu)部門(mén)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)估和考核，評(píng)估內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面。2.建立供應(yīng)商評(píng)估指標(biāo)體系，設(shè)定各項(xiàng)指標(biāo)的權(quán)重和評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)，通過(guò)量化評(píng)估對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)。3.根據(jù)評(píng)估結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類(lèi)管理，對(duì)于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎(jiǎng)勵(lì)和優(yōu)先合作機(jī)會(huì)，對(duì)于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告、整改或淘汰。（三）供應(yīng)商激勵(lì)與約束1.建立供應(yīng)商激勵(lì)機(jī)制，對(duì)于在產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、服務(wù)等方面表現(xiàn)突出的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)，如增加采購(gòu)份額、提供優(yōu)惠價(jià)格、延長(zhǎng)付款期限等。2.同時(shí)，建立供應(yīng)商約束機(jī)制，對(duì)于違反采購(gòu)合同、產(chǎn)品質(zhì)量不合格、交貨期延誤等情況的供應(yīng)商，采取相應(yīng)的懲罰措施，如扣除貨款、減少采購(gòu)份額、終止合作等。六、采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理（一）風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別1.采購(gòu)部門(mén)對(duì)非生產(chǎn)物料采購(gòu)過(guò)程中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別，包括但不限于市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)、質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)、供應(yīng)商風(fēng)險(xiǎn)、合同風(fēng)險(xiǎn)、資金風(fēng)險(xiǎn)等。2.分析各種風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的原因和可能造成的影響，為風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)提供依據(jù)。（二）風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估1.對(duì)識(shí)別出的采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行評(píng)估，確定風(fēng)險(xiǎn)的等級(jí)和可能性。2.采用定性和定量相結(jié)合的方法，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行綜合評(píng)估，為制定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略提供參考。（三）風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)1.根據(jù)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略，如風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避、風(fēng)險(xiǎn)降低、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)接受等。2.針對(duì)不同類(lèi)型的風(fēng)險(xiǎn)，采取具體的措施進(jìn)行防范和控制，如加強(qiáng)市場(chǎng)調(diào)研、嚴(yán)格供應(yīng)商管理、完善合同條款、優(yōu)化付款流程等。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門(mén)定期對(duì)非生產(chǎn)物料采購(gòu)活動(dòng)進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)流程的執(zhí)行情況、采購(gòu)合同的簽訂與履行情況、采購(gòu)成本的控制情況等。2.審計(jì)過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，及時(shí)提出整改意見(jiàn)和建議，督促相