PAGE零星物料財(cái)務(wù)制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)公司零星物料的財(cái)務(wù)管理，規(guī)范零星物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及核算等流程，確保公司資產(chǎn)的安全與完整，提高資金使用效益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有涉及零星物料采購(gòu)、使用及相關(guān)財(cái)務(wù)處理的部門和人員。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)和財(cái)務(wù)制度，確保零星物料的采購(gòu)、使用等活動(dòng)合法合規(guī)。2.準(zhǔn)確性原則財(cái)務(wù)核算應(yīng)準(zhǔn)確反映零星物料的采購(gòu)成本、庫(kù)存數(shù)量及使用情況，保證財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的真實(shí)可靠。3.效益性原則在滿足公司正常生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需求的前提下，合理控制零星物料的采購(gòu)數(shù)量和成本，提高資金使用效益。4.內(nèi)部控制原則建立健全內(nèi)部控制機(jī)制，明確各部門在零星物料管理中的職責(zé)，加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用等環(huán)節(jié)的監(jiān)督與管理，防止舞弊行為的發(fā)生。二、零星物料的定義與范圍（一）定義零星物料是指公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所需的數(shù)量較少、價(jià)值較低、不構(gòu)成固定資產(chǎn)的各類物資，包括但不限于辦公用品、勞保用品、維修配件、低值易耗品等。（二）范圍1.辦公用品如文具、紙張、文件夾、計(jì)算器等。2.勞保用品如安全帽、手套、工作服、防護(hù)鞋等。3.維修配件用于設(shè)備維修的各類零部件，如螺絲、螺母、軸承、電器元件等。4.低值易耗品價(jià)值較低、使用期限較短的物品，如工具、量具、燈具、清潔用品等。5.其他經(jīng)公司認(rèn)定屬于零星物料范疇的其他物資。三、職責(zé)分工（一）采購(gòu)部門1.根據(jù)各部門需求，編制零星物料采購(gòu)計(jì)劃，選擇合格供應(yīng)商進(jìn)行采購(gòu)。2.負(fù)責(zé)與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，確保合同條款符合公司要求和法律法規(guī)規(guī)定。3.跟進(jìn)采購(gòu)訂單的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決采購(gòu)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。（二）驗(yàn)收部門1.負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)的零星物料進(jìn)行驗(yàn)收，檢查物料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否符合采購(gòu)合同要求。2.對(duì)驗(yàn)收合格的物料出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，對(duì)驗(yàn)收不合格的物料及時(shí)通知采購(gòu)部門處理。（三）倉(cāng)儲(chǔ)部門1.負(fù)責(zé)零星物料的入庫(kù)、存儲(chǔ)和保管工作，建立庫(kù)存臺(tái)賬，確保物料的安全與完整。2.根據(jù)各部門需求，及時(shí)辦理物料的出庫(kù)手續(xù)，并做好出庫(kù)記錄。3.定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，確保賬實(shí)相符。（四）使用部門1.根據(jù)實(shí)際工作需要，提出零星物料的采購(gòu)申請(qǐng)。2.負(fù)責(zé)對(duì)領(lǐng)用的零星物料進(jìn)行合理使用和管理，避免浪費(fèi)和丟失。（五）財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)制定零星物料的財(cái)務(wù)核算辦法，對(duì)零星物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)及使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行財(cái)務(wù)監(jiān)督。2.審核零星物料的采購(gòu)發(fā)票、報(bào)銷憑證等，辦理相關(guān)賬務(wù)處理。3.定期與采購(gòu)部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門核對(duì)賬目，確保財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。四、采購(gòu)管理（一）采購(gòu)計(jì)劃1.各部門應(yīng)根據(jù)實(shí)際工作需求，提前編制零星物料采購(gòu)計(jì)劃，明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購(gòu)時(shí)間等信息，并提交至采購(gòu)部門。2.采購(gòu)部門匯總各部門采購(gòu)計(jì)劃后，結(jié)合庫(kù)存情況進(jìn)行綜合分析，制定公司月度零星物料采購(gòu)計(jì)劃。采購(gòu)計(jì)劃應(yīng)合理安排采購(gòu)數(shù)量和時(shí)間，避免積壓和短缺。（二）供應(yīng)商選擇1.采購(gòu)部門應(yīng)建立合格供應(yīng)商名錄，對(duì)供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格等進(jìn)行評(píng)估和審核。2.優(yōu)先選擇具有良好信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理、供貨及時(shí)的供應(yīng)商進(jìn)行合作。對(duì)于新供應(yīng)商，應(yīng)進(jìn)行實(shí)地考察或要求提供相關(guān)資質(zhì)證明和業(yè)績(jī)案例。（三）采購(gòu)合同1.采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)合同，合同應(yīng)明確物料的名稱、規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、交貨地點(diǎn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款。2.合同簽訂前，采購(gòu)部門應(yīng)將合同文本提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核，確保合同條款符合公司財(cái)務(wù)政策和法律法規(guī)要求。3.采購(gòu)合同簽訂后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)將合同副本交至財(cái)務(wù)部門備案。（四）采購(gòu)執(zhí)行1.采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和采購(gòu)計(jì)劃，向供應(yīng)商下達(dá)采購(gòu)訂單，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。2.供應(yīng)商交貨時(shí)，采購(gòu)部門應(yīng)通知驗(yàn)收部門進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)辦理入庫(kù)手續(xù)；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商協(xié)商解決，如退貨、換貨或補(bǔ)貨等。五、驗(yàn)收管理（一）驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)1.驗(yàn)收部門應(yīng)依據(jù)采購(gòu)合同、相關(guān)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)或行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及公司內(nèi)部規(guī)定的驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)采購(gòu)的零星物料進(jìn)行驗(yàn)收。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)明確物料的外觀、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量、性能等方面的要求，確保驗(yàn)收工作的準(zhǔn)確性和客觀性。（二）驗(yàn)收程序1.供應(yīng)商交貨時(shí)，驗(yàn)收部門應(yīng)核對(duì)送貨單與采購(gòu)訂單的一致性，包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。2.驗(yàn)收人員應(yīng)按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)對(duì)物料進(jìn)行逐一檢查，如檢查物料的外觀是否有損壞、規(guī)格是否符合要求、數(shù)量是否準(zhǔn)確等。3.對(duì)于需要進(jìn)行質(zhì)量檢驗(yàn)的物料，驗(yàn)收部門應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)，如抽樣檢驗(yàn)、試用檢驗(yàn)等。檢驗(yàn)合格后，出具驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。4.驗(yàn)收?qǐng)?bào)告應(yīng)詳細(xì)記錄驗(yàn)收情況，包括驗(yàn)收日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、驗(yàn)收結(jié)果等信息，并由驗(yàn)收人員簽字確認(rèn)。（三）驗(yàn)收結(jié)果處理1.驗(yàn)收合格的物料，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知倉(cāng)儲(chǔ)部門辦理入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和送貨單，對(duì)物料進(jìn)行入庫(kù)登記，并更新庫(kù)存臺(tái)賬。2.驗(yàn)收不合格的物料，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)通知采購(gòu)部門與供應(yīng)商協(xié)商處理。采購(gòu)部門應(yīng)根據(jù)協(xié)商結(jié)果，辦理退貨、換貨或補(bǔ)貨等手續(xù)，并跟蹤處理進(jìn)度。3.對(duì)于驗(yàn)收過(guò)程中發(fā)現(xiàn)的質(zhì)量問(wèn)題或其他異常情況，驗(yàn)收部門應(yīng)及時(shí)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告，并配合相關(guān)部門進(jìn)行調(diào)查和處理。六、存儲(chǔ)管理（一）倉(cāng)庫(kù)設(shè)置1.公司應(yīng)設(shè)置專門的倉(cāng)庫(kù)用于存儲(chǔ)零星物料，倉(cāng)庫(kù)應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。2.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)根據(jù)物料的類別、性質(zhì)、用途等進(jìn)行分區(qū)分類存放，并設(shè)置明顯的標(biāo)識(shí)牌，便于查找和管理。（二）入庫(kù)管理1.倉(cāng)儲(chǔ)部門在接收驗(yàn)收合格的零星物料時(shí)，應(yīng)根據(jù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)告和送貨單，對(duì)物料進(jìn)行入庫(kù)登記。入庫(kù)登記應(yīng)包括物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商名稱、入庫(kù)日期等信息。2.倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)將物料按照規(guī)定的存放位置進(jìn)行擺放，并及時(shí)更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保賬實(shí)相符。（三）存儲(chǔ)保管1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行檢查，查看物料的存儲(chǔ)狀態(tài)是否良好，是否存在損壞、變質(zhì)、過(guò)期等情況。2.對(duì)于易受潮、易腐蝕、易燃易爆等特殊物料，應(yīng)采取相應(yīng)的防護(hù)措施進(jìn)行存儲(chǔ)，如密封保存、隔離存放等。3.倉(cāng)庫(kù)應(yīng)保持整潔衛(wèi)生，通道暢通，嚴(yán)禁在倉(cāng)庫(kù)內(nèi)堆放雜物或進(jìn)行與物料存儲(chǔ)無(wú)關(guān)的活動(dòng)。（四）出庫(kù)管理1.使用部門根據(jù)實(shí)際工作需要，填寫零星物料領(lǐng)用申請(qǐng)表，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息，并提交至倉(cāng)儲(chǔ)部門。2.倉(cāng)儲(chǔ)部門審核領(lǐng)用申請(qǐng)表，確認(rèn)領(lǐng)用物料的合理性和必要性后，辦理出庫(kù)手續(xù)。出庫(kù)手續(xù)應(yīng)包括填寫出庫(kù)單，注明物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、領(lǐng)用部門、領(lǐng)用日期等信息，并由領(lǐng)用人員簽字確認(rèn)。3.倉(cāng)儲(chǔ)人員應(yīng)根據(jù)出庫(kù)單及時(shí)發(fā)貨，并更新庫(kù)存臺(tái)賬，確保庫(kù)存數(shù)量準(zhǔn)確無(wú)誤。（五）庫(kù)存盤點(diǎn)1.倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)定期對(duì)庫(kù)存物料進(jìn)行盤點(diǎn)，盤點(diǎn)周期可根據(jù)公司實(shí)際情況確定，一般為月度、季度或年度盤點(diǎn)。2.盤點(diǎn)前，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)制定詳細(xì)的盤點(diǎn)計(jì)劃，明確盤點(diǎn)范圍、方法、時(shí)間安排等，并通知相關(guān)部門和人員做好準(zhǔn)備工作。3.盤點(diǎn)過(guò)程中，盤點(diǎn)人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)物料的實(shí)際數(shù)量與庫(kù)存臺(tái)賬記錄是否一致，同時(shí)檢查物料的質(zhì)量狀況和存儲(chǔ)狀態(tài)。4.盤點(diǎn)結(jié)束后，盤點(diǎn)人員應(yīng)編制盤點(diǎn)報(bào)告，詳細(xì)記錄盤點(diǎn)情況，包括盤點(diǎn)日期、物料名稱、規(guī)格、數(shù)量、賬實(shí)差異情況等信息，并由盤點(diǎn)人員簽字確認(rèn)。5.對(duì)于盤盈或盤虧的物料，倉(cāng)儲(chǔ)部門應(yīng)及時(shí)查明原因，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。盤盈的物料應(yīng)辦理入庫(kù)手續(xù)，盤虧的物料應(yīng)查明責(zé)任，屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后核銷；屬于人為原因造成的，應(yīng)追究相關(guān)人員的責(zé)任。七、核算管理（一）賬務(wù)處理1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)按照相關(guān)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和財(cái)務(wù)制度，對(duì)零星物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)及使用等環(huán)節(jié)進(jìn)行賬務(wù)處理。2.采購(gòu)零星物料時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審核后的采購(gòu)發(fā)票和入庫(kù)單，借記“原材料”或“低值易耗品”等科目，貸記“應(yīng)付賬款”或“銀行存款”等科目。3.領(lǐng)用零星物料時(shí)，財(cái)務(wù)部門根據(jù)領(lǐng)用申請(qǐng)表和出庫(kù)單，借記“生產(chǎn)成本”、“制造費(fèi)用”、“管理費(fèi)用”等科目，貸記“原材料”或“低值易耗品”等科目。4.對(duì)于庫(kù)存盤點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的盤盈或盤虧情況，財(cái)務(wù)部門應(yīng)根據(jù)盤點(diǎn)報(bào)告進(jìn)行相應(yīng)的賬務(wù)調(diào)整。盤盈時(shí)，借記“原材料”或“低值易耗品”等科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目；經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目，貸記“管理費(fèi)用”等科目。盤虧時(shí)，借記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目，貸記“原材料”或“低值易耗品”等科目；屬于正常損耗的，經(jīng)批準(zhǔn)后，借記“管理費(fèi)用”等科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目；屬于人為原因造成的，應(yīng)由責(zé)任人賠償，借記“其他應(yīng)收款”科目，貸記“待處理財(cái)產(chǎn)損溢”科目。（二）財(cái)務(wù)報(bào)表1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期編制與零星物料相關(guān)的財(cái)務(wù)報(bào)表，如資產(chǎn)負(fù)債表、利潤(rùn)表、存貨明細(xì)表等，以便及時(shí)反映公司零星物料的采購(gòu)、庫(kù)存及使用情況。2.財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映公司零星物料的財(cái)務(wù)狀況和經(jīng)營(yíng)成果，為公司管理層提供決策依據(jù)。（三）財(cái)務(wù)分析1.財(cái)務(wù)部門應(yīng)定期對(duì)公司零星物料的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，評(píng)估零星物料的采購(gòu)成本、庫(kù)存周轉(zhuǎn)率、使用效益等指標(biāo)。2.通過(guò)財(cái)務(wù)分析，發(fā)現(xiàn)零星物料管理中存在的問(wèn)題和不足，提出改進(jìn)建議和措施，為公司優(yōu)化零星物料管理提供參考。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部審計(jì)1.公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)零星物料的采購(gòu)、驗(yàn)收、存儲(chǔ)、使用及核算等環(huán)節(jié)進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督，檢查各項(xiàng)制度的執(zhí)行情況和財(cái)務(wù)處理的合規(guī)性。2.內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)根據(jù)審計(jì)結(jié)果，出具審計(jì)報(bào)告，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題提出整改意見(jiàn)和建議，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）日常監(jiān)督1.采購(gòu)部門、驗(yàn)收部門、倉(cāng)儲(chǔ)部門和使用部門應(yīng)建立健全內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制，加強(qiáng)對(duì)本部門人員在零星物料管理過(guò)程中的監(jiān)督與管理，確保各項(xiàng)工作規(guī)范有序進(jìn)行。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)零星物料財(cái)務(wù)核算的日常監(jiān)督，審核相關(guān)憑證和報(bào)表，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正財(cái)務(wù)處理中