PAGE電子發(fā)票保存財務(wù)制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司電子發(fā)票的保存管理，確保電子發(fā)票信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，滿足財務(wù)核算、稅務(wù)管理及其他相關(guān)業(yè)務(wù)的需要，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門在經(jīng)濟(jì)活動中取得和開具的電子發(fā)票的保存管理。（三）基本原則1.合法性原則嚴(yán)格遵守國家關(guān)于電子發(fā)票管理的法律法規(guī)，確保電子發(fā)票的保存符合法定要求。2.完整性原則保證電子發(fā)票的所有信息完整無缺，包括發(fā)票的基本內(nèi)容、交易明細(xì)、簽章等。3.安全性原則采取有效措施保障電子發(fā)票數(shù)據(jù)的安全，防止數(shù)據(jù)丟失、泄露、篡改等情況發(fā)生。4.可追溯性原則電子發(fā)票保存應(yīng)便于查詢和追溯，能夠滿足財務(wù)審計、稅務(wù)檢查等工作的需要。二、電子發(fā)票的獲取與接收（一）獲取渠道1.公司在采購商品或接受服務(wù)過程中，應(yīng)積極要求供應(yīng)商開具電子發(fā)票。鼓勵通過電子發(fā)票服務(wù)平臺、稅務(wù)部門認(rèn)可的其他電子發(fā)票開具系統(tǒng)獲取電子發(fā)票。2.員工在辦理相關(guān)業(yè)務(wù)時，如差旅費(fèi)、辦公用品采購等，應(yīng)按照公司規(guī)定及時取得電子發(fā)票，并確保發(fā)票信息準(zhǔn)確無誤。（二）接收要求1.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員在接收電子發(fā)票時，應(yīng)認(rèn)真核對發(fā)票的基本信息，包括發(fā)票代碼、號碼、開票日期、購買方信息、銷售方信息、項目名稱、金額、稅額等，確保與實際業(yè)務(wù)相符。2.檢查電子發(fā)票的格式是否符合要求，是否具備有效的電子簽章。電子簽章應(yīng)清晰可辨，符合稅務(wù)部門規(guī)定的格式和標(biāo)準(zhǔn)。3.對于不符合要求的電子發(fā)票，業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通，要求其重新開具正確的電子發(fā)票。三、電子發(fā)票的保存方式（一）存儲介質(zhì)1.公司應(yīng)選擇安全可靠的存儲介質(zhì)保存電子發(fā)票，如專用的電子發(fā)票存儲服務(wù)器、光盤、移動硬盤等。存儲介質(zhì)應(yīng)具備良好的讀寫性能和數(shù)據(jù)保護(hù)功能，防止因存儲介質(zhì)損壞導(dǎo)致電子發(fā)票數(shù)據(jù)丟失。2.優(yōu)先采用電子存儲方式，將電子發(fā)票數(shù)據(jù)存儲在公司內(nèi)部的電子發(fā)票管理系統(tǒng)中。電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)和安全防護(hù)機(jī)制，確保數(shù)據(jù)的安全性和可靠性。（二）存儲格式1.電子發(fā)票應(yīng)按照原始格式進(jìn)行保存，不得擅自更改發(fā)票內(nèi)容或格式。如電子發(fā)票為PDF格式，應(yīng)保存原始的PDF文件；如為XML格式，應(yīng)保存原始的XML文件。2.對于電子發(fā)票的附件，如合同、清單等，應(yīng)與電子發(fā)票關(guān)聯(lián)保存，確保能夠完整反映業(yè)務(wù)全貌。附件的存儲格式應(yīng)便于查閱和管理，可采用常見的文檔格式，如DOC、XLS、JPEG等。（三）備份策略1.建立定期備份制度，對電子發(fā)票數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。備份周期可根據(jù)公司業(yè)務(wù)量和數(shù)據(jù)重要性確定，一般每月或每季度進(jìn)行一次全量備份，每周進(jìn)行一次增量備份。2.備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲在不同的物理位置，如異地的數(shù)據(jù)中心或存儲介質(zhì)。確保在本地存儲介質(zhì)出現(xiàn)故障或遭受災(zāi)害時，能夠及時恢復(fù)電子發(fā)票數(shù)據(jù)。3.定期對備份數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查和驗證，確保備份數(shù)據(jù)的完整性和可用性。如發(fā)現(xiàn)備份數(shù)據(jù)存在問題，應(yīng)及時采取措施進(jìn)行修復(fù)或重新備份。四、電子發(fā)票的分類與編號（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)電子發(fā)票的業(yè)務(wù)類型進(jìn)行分類，如采購發(fā)票、銷售發(fā)票、費(fèi)用發(fā)票等。2.按照發(fā)票的開具時間進(jìn)行分類，可分為月度發(fā)票、季度發(fā)票、年度發(fā)票等。3.結(jié)合公司內(nèi)部的財務(wù)管理要求，還可按照部門、項目等維度進(jìn)行分類，以便于財務(wù)核算和統(tǒng)計分析。（二）編號規(guī)則1.為便于電子發(fā)票的識別和管理，應(yīng)制定統(tǒng)一的編號規(guī)則。編號應(yīng)包含發(fā)票代碼、號碼、開具年份、月份、順序號等信息。2.發(fā)票代碼和號碼應(yīng)與稅務(wù)部門規(guī)定的一致，確保電子發(fā)票的唯一性和合法性。開具年份和月份用于標(biāo)識發(fā)票的開具時間，順序號用于區(qū)分同一時期內(nèi)開具的不同發(fā)票。3.編號應(yīng)具有連續(xù)性和系統(tǒng)性，避免出現(xiàn)編號重復(fù)或跳號的情況。在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中，應(yīng)自動生成編號，并確保編號的準(zhǔn)確性和一致性。五、電子發(fā)票的檢索與查詢（一）檢索方式1.在電子發(fā)票管理系統(tǒng)中，應(yīng)提供多種檢索方式，方便用戶快速查找所需的電子發(fā)票?？筛鶕?jù)發(fā)票代碼、號碼、開具日期、業(yè)務(wù)類型、金額等條件進(jìn)行檢索。2.支持模糊檢索功能，用戶可輸入部分關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，系統(tǒng)自動篩選出符合條件的電子發(fā)票列表。3.提供高級檢索功能，用戶可通過組合多個檢索條件，實現(xiàn)更精準(zhǔn)的查找。例如，同時按照發(fā)票代碼、開具日期范圍、業(yè)務(wù)類型等條件進(jìn)行檢索。（二）查詢權(quán)限1.明確不同人員對電子發(fā)票的查詢權(quán)限。財務(wù)人員具有全面的查詢權(quán)限，可查詢公司所有的電子發(fā)票信息。2.業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員只能查詢與其經(jīng)辦業(yè)務(wù)相關(guān)的電子發(fā)票信息，確保業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的保密性。3.其他需要查詢電子發(fā)票的人員，應(yīng)根據(jù)公司規(guī)定，經(jīng)過相應(yīng)的審批流程后，方可進(jìn)行查詢。（三）查詢記錄與審計1.電子發(fā)票管理系統(tǒng)應(yīng)記錄所有的查詢操作，包括查詢時間、查詢?nèi)藛T、查詢條件等信息。查詢記錄應(yīng)保存一定期限，以便于審計和追溯。2.定期對查詢記錄進(jìn)行審計，檢查是否存在異常的查詢行為。如發(fā)現(xiàn)違規(guī)查詢，應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)查和處理，并追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、電子發(fā)票的安全管理（一）用戶權(quán)限管理1.對電子發(fā)票管理系統(tǒng)的用戶進(jìn)行嚴(yán)格的權(quán)限管理，根據(jù)用戶的工作職責(zé)和業(yè)務(wù)需求，分配相應(yīng)的操作權(quán)限。權(quán)限設(shè)置應(yīng)遵循最小化原則，確保用戶只能訪問和操作其工作所需的數(shù)據(jù)。2.用戶賬號應(yīng)采用強(qiáng)密碼策略，密碼長度、復(fù)雜度等應(yīng)符合公司安全要求。定期提醒用戶更換密碼，防止密碼泄露。3.對用戶的登錄行為進(jìn)行監(jiān)控，如發(fā)現(xiàn)異常登錄情況，應(yīng)及時采取措施，如鎖定賬號、通知用戶修改密碼等。（二）數(shù)據(jù)加密1.在電子發(fā)票的傳輸和存儲過程中，應(yīng)采用加密技術(shù)對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理。加密算法應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)要求，確保數(shù)據(jù)在傳輸和存儲過程中的安全性。2.對電子發(fā)票管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密，防止數(shù)據(jù)被非法獲取和篡改。同時，定期對加密密鑰進(jìn)行備份和更新，確保密鑰的安全性。（三）安全審計與監(jiān)控1.建立電子發(fā)票安全審計機(jī)制，定期對電子發(fā)票管理系統(tǒng)的操作日志、數(shù)據(jù)訪問記錄等進(jìn)行審計。審計內(nèi)容包括用戶登錄情況、數(shù)據(jù)修改記錄、系統(tǒng)異常情況等，及時發(fā)現(xiàn)和處理安全隱患。2.對電子發(fā)票管理系統(tǒng)進(jìn)行實時監(jiān)控，監(jiān)測系統(tǒng)的運(yùn)行狀態(tài)、性能指標(biāo)等。如發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)出現(xiàn)異常情況，應(yīng)及時報警并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運(yùn)行。（四）安全培訓(xùn)與教育1.定期組織公司員工參加電子發(fā)票安全培訓(xùn)，提高員工的安全意識和操作技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括電子發(fā)票的安全法規(guī)、系統(tǒng)操作規(guī)范、數(shù)據(jù)保護(hù)措施等。2.對涉及電子發(fā)票管理的關(guān)鍵崗位人員進(jìn)行重點培訓(xùn)，確保其熟悉電子發(fā)票安全管理制度和操作流程，掌握必要的安全防范知識和技能。七、電子發(fā)票的歸檔與銷毀（一）歸檔要求1.按照公司檔案管理規(guī)定，定期對電子發(fā)票進(jìn)行歸檔。歸檔應(yīng)確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性，與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效力。2.歸檔的電子發(fā)票應(yīng)按照分類和編號順序進(jìn)行整理，存儲在專門的檔案存儲介質(zhì)中，并建立相應(yīng)的索引和目錄，便于查閱和檢索。3.歸檔的電子發(fā)票應(yīng)注明歸檔日期、保管期限等信息，確保檔案的可追溯性。（二）保管期限1.根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)和公司財務(wù)制度，確定電子發(fā)票的保管期限。一般情況下，電子發(fā)票的保管期限為10年。2.對于涉及重要經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)、稅務(wù)事項等的電子發(fā)票，應(yīng)適當(dāng)延長保管期限，以滿足審計、稅務(wù)檢查等工作的需要。（三）銷毀程序1.電子發(fā)票保管期限屆滿后，如需銷毀，應(yīng)按照公司檔案銷毀程序進(jìn)行。首先由財務(wù)部門提出銷毀申請，說明銷毀的電子發(fā)票名稱、數(shù)量、保管期限等信息。2.申請經(jīng)公司檔案管理部門審核批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)銷毀工作。銷毀過程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時間、地點、方式等信息。3.銷毀方式可采用物理銷毀或數(shù)據(jù)擦除等方式，確保電子發(fā)票數(shù)據(jù)無法恢復(fù)。銷毀記錄應(yīng)保存一定期限，以備審計和查詢。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.公司財務(wù)部門負(fù)責(zé)對電子發(fā)票保存財務(wù)制度的執(zhí)行情況進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督。定期檢查電子發(fā)票的獲取、保存、檢索、安全管理等環(huán)節(jié)，確保制度的有效執(zhí)行。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反制度的行為，應(yīng)按照公司規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。（二）外部審計與檢查1.接受稅務(wù)機(jī)關(guān)、審計機(jī)構(gòu)等外部部門的審計和檢查。積極配合外部部門的工作，