PAGE小公司采購報銷財務制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范小公司采購報銷流程，加強財務管理，確保采購活動的合規(guī)性、合理性與透明度，保障公司資金的安全與有效使用。2.適用范圍本制度適用于公司內所有涉及采購業(yè)務及相關費用報銷的部門和人員。3.基本原則合規(guī)性原則：采購報銷行為必須符合國家法律法規(guī)及相關財務制度的規(guī)定。真實性原則：報銷憑證應真實、準確地反映采購業(yè)務的實際情況，不得虛假報賬。合理性原則：采購活動應基于公司實際需求，費用支出應合理、必要，杜絕浪費與不合理開支。審批流程原則：嚴格執(zhí)行采購報銷審批流程，確保每一筆采購業(yè)務都經過適當的授權與審核。二、采購流程1.采購申請各部門根據實際工作需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規(guī)格、數量、預計金額、需求日期等信息。部門負責人對采購申請進行審核，確認需求的合理性與必要性，并簽字批準。對于金額較大或重要的采購項目，需提交公司管理層審批。2.供應商選擇采購部門根據批準的采購申請，通過多種渠道尋找合適的供應商?？梢酝ㄟ^網絡搜索、行業(yè)推薦、供應商名錄等方式收集供應商信息。對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、產品質量、價格、交貨期、售后服務等方面。可以參考供應商的歷史合作記錄、客戶評價、市場口碑等。選擇至少三家供應商進行詢價或招標，獲取報價單或投標文件。對比各供應商的報價和條件，選擇最優(yōu)供應商。對于長期合作的供應商，定期進行重新評估，確保其持續(xù)滿足公司要求。3.采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。合同應明確雙方的權利和義務，包括采購物品或服務的規(guī)格、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等條款。合同簽訂前，必須由公司法務人員或相關專業(yè)人員對合同條款進行審核，確保合同的合法性與完整性。審核通過后，由授權代表簽字蓋章生效。4.采購執(zhí)行與驗收采購部門按照采購合同的約定，跟進供應商的交貨進度。及時與供應商溝通協(xié)調，確保按時、按質、按量交貨。物品到貨后，由采購申請部門、倉庫管理部門等相關人員共同進行驗收。驗收內容包括物品的數量、規(guī)格、質量、外觀等是否符合合同要求。驗收合格后，驗收人員填寫《驗收單》，簽字確認。對于驗收不合格的物品，采購部門應及時與供應商協(xié)商處理，要求其更換或退貨。三、報銷流程1.報銷憑證準備采購人員應在采購業(yè)務完成后及時收集整理報銷憑證。報銷憑證包括發(fā)票、采購合同、驗收單、入庫單等。發(fā)票必須是由供應商開具的合法有效發(fā)票，發(fā)票內容應與采購合同及實際采購業(yè)務相符，包括發(fā)票抬頭、商品名稱、規(guī)格型號、數量、單價、金額、稅率、稅額等信息。發(fā)票應加蓋供應商發(fā)票專用章。采購合同作為報銷的重要依據之一，應確保合同條款清晰、完整，雙方簽字蓋章齊全。驗收單應由驗收人員如實填寫驗收情況，并簽字確認。入庫單應由倉庫管理人員填寫物品入庫信息，并簽字確認。2.報銷申請?zhí)顚懖少徣藛T填寫《費用報銷單》，詳細注明采購業(yè)務的基本信息，包括采購日期、供應商名稱、采購物品或服務名稱、金額等。在報銷單上附上整理好的報銷憑證，并按照報銷憑證的順序粘貼整齊。填寫報銷金額時，應與發(fā)票金額一致。如有預付款項，應注明預付款金額及實際報銷金額的計算方式。3.部門初審采購人員將填寫好的《費用報銷單》及相關憑證提交至所在部門。部門負責人對報銷內容進行初審，重點審核采購業(yè)務的真實性、合理性、必要性，以及報銷憑證的完整性與合規(guī)性。部門負責人核實采購申請是否已經批準，采購物品或服務是否已實際用于公司業(yè)務，費用支出是否符合公司預算及相關規(guī)定。如初審通過，部門負責人簽字確認。4.財務審核報銷單據提交至財務部門。財務人員對報銷憑證進行詳細審核，主要審核發(fā)票的真實性、合法性、有效性，報銷金額的計算是否準確，報銷手續(xù)是否齊全等。財務人員核對采購合同與發(fā)票、驗收單等憑證的一致性，檢查合同條款是否得到執(zhí)行。對于不符合財務制度或存在疑問的報銷單據，財務人員有權要求采購人員補充資料或作出解釋。財務審核通過后，財務人員簽字確認，并注明審核意見。5.審批流程根據公司的審批權限規(guī)定，不同金額的采購報銷需提交相應層級的領導審批。一般情況下，金額較小的采購報銷由部門負責人或分管領導審批；金額較大的采購報銷需提交公司總經理或董事長審批。審批人應認真審查報銷內容，對報銷的真實性、合理性、合規(guī)性負責，并在《費用報銷單》上簽字批準。6.報銷支付經過財務審核和各級領導審批通過的報銷單據，財務部門按照公司的付款流程進行支付。對于符合報銷條件的款項，財務人員根據報銷金額及付款方式，通過銀行轉賬、支票、現金等方式支付給供應商或報銷人。如采用銀行轉賬方式支付，應確保收款賬戶信息準確無誤。支付完成后，財務人員在報銷單據上加蓋“已支付”印章，并登記入賬。四、采購報銷相關規(guī)定1.報銷期限采購業(yè)務完成后，采購人員應在規(guī)定的時間內辦理報銷手續(xù)。一般情況下，報銷期限為自采購業(yè)務發(fā)生之日起[X]個工作日內。如因特殊原因未能及時報銷，需提前向財務部門說明情況，并經批準后方可延長報銷期限。2.預付款管理對于需要預付款的采購業(yè)務，采購人員應根據合同約定填寫《預付款申請單》，注明預付款金額、供應商名稱、采購項目等信息。預付款申請需經部門負責人、財務審核及相關領導審批后，方可支付。預付款支付后，采購人員應及時跟進采購業(yè)務進展，確保供應商按時交貨并辦理報銷手續(xù)。如因供應商原因導致采購業(yè)務未能按時完成或無法報銷，采購人員應承擔相應責任，負責追回預付款項。在報銷時，應將預付款金額從總報銷金額中扣除，并提供相關證明文件，如預付款支付憑證、供應商退款說明等。3.發(fā)票管理采購人員應確保取得的發(fā)票真實、合法、有效。發(fā)票開具應符合國家稅務法規(guī)的要求，不得接受虛開發(fā)票或不符合規(guī)定的發(fā)票。如發(fā)現發(fā)票存在問題，采購人員應及時與供應商聯系更換發(fā)票。如因發(fā)票問題導致公司無法報銷或遭受稅務損失，采購人員應承擔相應責任。財務部門應建立發(fā)票登記臺賬，對收到的發(fā)票進行詳細記錄，包括發(fā)票號碼、開票日期、供應商名稱、金額、用途等信息。定期對發(fā)票進行核對與盤點，確保發(fā)票的安全性與完整性。4.費用標準公司應制定合理的采購費用標準，明確各類采購物品或服務的價格上限、費用報銷范圍等。采購人員在進行采購活動時，應嚴格按照費用標準執(zhí)行，不得超標準采購或報銷。費用標準應根據市場行情、公司實際需求及成本控制等因素定期進行調整。財務部門應及時將調整后的費用標準傳達給相關部門和人員，并在報銷審核時嚴格把關。5.特殊情況處理對于因不可抗力、供應商違約等特殊原因導致采購業(yè)務無法正常進行或報銷出現問題的情況，采購人員應及時向公司報告，并提供相關證明材料。公司應根據實際情況，組織相關部門進行調查和協(xié)商，制定合理的解決方案。如因特殊情況需要調整報銷流程或審批權限，應經公司管理層批準后執(zhí)行。五、監(jiān)督與檢查1.內部審計監(jiān)督公司內部審計部門定期對采購報銷業(yè)務進行審計監(jiān)督，檢查采購流程的執(zhí)行情況、報銷憑證的真實性與合規(guī)性、審批流程的有效性等。審計人員通過查閱采購合同、報銷單據、財務賬目等資料，實地走訪供應商等方式，對采購報銷業(yè)務進行全面審查。對于審計中發(fā)現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改情況。對違反采購報銷財務制度的行為，應按照公司相關規(guī)定進行處理。2.財務監(jiān)督財務部門在日常工作中加強對采購報銷業(yè)務的審核與監(jiān)督，嚴格執(zhí)行財務制度和審批流程。對發(fā)現的異常報銷情況及時進行調查核實，并向公司管理層報告。財務人員應定期對采購報銷數據進行分析，關注采購費用的變動趨勢、報銷頻率等情況，及時發(fā)現潛在的風險和問題。加強與采購部門、倉庫管理部門等相關部門的溝通協(xié)調，確保財務信息的及時準確傳遞，共同做好采購報銷業(yè)務的管理工作。3.違規(guī)處理對于違反本采購報銷財務制度的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。對虛假報銷、挪用公款、謀取私利等嚴重違規(guī)行為，將依法追究相關人員的法律責任。建立違規(guī)