PAGE酒店采購財務(wù)制度一、總則1.目的為加強(qiáng)酒店采購財務(wù)管理，規(guī)范采購流程，確保采購活動合法、合規(guī)、高效，保障酒店資產(chǎn)安全，提高資金使用效益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于酒店所有采購活動，包括但不限于物資采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)和相關(guān)政策，確保采購行為合法合規(guī)。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，合理控制采購成本，提高資金使用效益。公開透明原則：采購過程應(yīng)公開、公平、公正，接受內(nèi)部監(jiān)督和外部審計。職責(zé)分離原則：采購、審批、付款等環(huán)節(jié)應(yīng)相互分離，避免權(quán)力集中和舞弊行為。二、采購預(yù)算管理1.預(yù)算編制各部門應(yīng)根據(jù)酒店經(jīng)營計劃和實際需求，于每年末編制下一年度采購預(yù)算。采購預(yù)算應(yīng)詳細(xì)列出采購項目、數(shù)量、金額、預(yù)計采購時間等內(nèi)容，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部匯總。財務(wù)部應(yīng)結(jié)合酒店財務(wù)狀況和資金安排，對各部門采購預(yù)算進(jìn)行審核和平衡，報酒店管理層審批。2.預(yù)算執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的采購預(yù)算執(zhí)行采購任務(wù)，不得擅自超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)提前提出申請，說明調(diào)整原因、調(diào)整金額及對酒店經(jīng)營的影響，經(jīng)相關(guān)部門審核和酒店管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。3.預(yù)算監(jiān)控財務(wù)部應(yīng)定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)控和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決預(yù)算執(zhí)行過程中存在的問題。對于超預(yù)算采購的項目，財務(wù)部應(yīng)拒絕付款，并要求采購部門說明原因。如因特殊情況確需支付，應(yīng)報酒店管理層審批。三、采購流程管理1.采購申請各部門根據(jù)經(jīng)營需要和庫存情況，填寫采購申請表，詳細(xì)說明采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。采購申請表經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，提交采購部門。2.采購審批采購部門收到采購申請表后，應(yīng)進(jìn)行初步審核，核實采購項目的必要性和合理性。對于金額較大或重要的采購項目，采購部門應(yīng)組織相關(guān)人員進(jìn)行市場調(diào)研，選擇合適的供應(yīng)商，并編制采購方案。采購方案應(yīng)包括供應(yīng)商選擇標(biāo)準(zhǔn)、采購價格、交貨期、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購方案經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后，報酒店管理層審批。酒店管理層應(yīng)根據(jù)采購項目的性質(zhì)和金額大小，按照相應(yīng)的審批權(quán)限進(jìn)行審批。3.采購實施采購部門根據(jù)批準(zhǔn)的采購方案，與選定的供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等內(nèi)容。采購部門應(yīng)跟蹤采購合同的執(zhí)行情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)調(diào)，確保采購項目按時、按質(zhì)、按量完成。如因供應(yīng)商原因?qū)е虏少忢椖繜o法按時完成或出現(xiàn)質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時采取措施，要求供應(yīng)商承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.驗收付款采購項目完成后，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門進(jìn)行驗收。驗收部門應(yīng)按照采購合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對采購項目進(jìn)行驗收，填寫驗收報告。驗收報告應(yīng)包括采購項目名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、質(zhì)量狀況、驗收結(jié)論等內(nèi)容。驗收合格的采購項目，采購部門應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。付款申請應(yīng)附采購合同、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審核后報財務(wù)部。財務(wù)部應(yīng)按照酒店財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定對付款申請進(jìn)行審核，審核無誤后報酒店管理層審批。酒店管理層批準(zhǔn)后，財務(wù)部應(yīng)及時辦理付款手續(xù)。四、供應(yīng)商管理1.供應(yīng)商選擇采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估和選擇機(jī)制，定期對供應(yīng)商進(jìn)行評估和篩選。評估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、交貨期、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)評估結(jié)果，選擇合格的供應(yīng)商建立供應(yīng)商名錄，并定期更新。對于新的供應(yīng)商，采購部門應(yīng)進(jìn)行實地考察和資質(zhì)審核，確保供應(yīng)商具備提供合格產(chǎn)品和服務(wù)的能力。2.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)與供應(yīng)商保持密切溝通，定期對供應(yīng)商進(jìn)行回訪，了解供應(yīng)商的經(jīng)營狀況和合作情況。采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、評估結(jié)果、合作歷史等內(nèi)容，以便對供應(yīng)商進(jìn)行管理和跟蹤。如發(fā)現(xiàn)供應(yīng)商存在違規(guī)行為或產(chǎn)品質(zhì)量問題，采購部門應(yīng)及時采取措施，如暫停合作、要求供應(yīng)商整改等，并將相關(guān)情況報告酒店管理層。3.供應(yīng)商考核采購部門應(yīng)定期對供應(yīng)商進(jìn)行考核，考核內(nèi)容包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價格、售后服務(wù)等方面。采購部門應(yīng)根據(jù)考核結(jié)果，對供應(yīng)商進(jìn)行分類管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予獎勵，對于表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商進(jìn)行警告或淘汰。五、采購合同管理1.合同簽訂采購部門應(yīng)在采購項目確定后，及時與供應(yīng)商簽訂采購合同。采購合同應(yīng)采用書面形式，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。采購合同應(yīng)包括采購項目、規(guī)格型號、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式、售后服務(wù)等主要條款，并符合相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的要求。采購合同簽訂前，應(yīng)經(jīng)酒店法律顧問審核，確保合同的合法性和有效性。2.合同執(zhí)行采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購合同的約定執(zhí)行合同，確保合同的順利履行。如因特殊原因需要變更采購合同，應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商，并簽訂補(bǔ)充協(xié)議。補(bǔ)充協(xié)議應(yīng)作為采購合同的組成部分，具有同等法律效力。采購部門應(yīng)定期對采購合同的執(zhí)行情況進(jìn)行檢查和分析，及時發(fā)現(xiàn)和解決合同執(zhí)行過程中存在的問題。3.合同歸檔采購合同簽訂后，采購部門應(yīng)及時將合同副本提交財務(wù)部和相關(guān)部門存檔。財務(wù)部應(yīng)按照酒店財務(wù)檔案管理規(guī)定，對采購合同進(jìn)行妥善保管，以備查閱。六、采購風(fēng)險管理1.風(fēng)險識別采購部門應(yīng)定期對采購活動進(jìn)行風(fēng)險識別，分析可能存在的風(fēng)險因素，如市場價格波動、供應(yīng)商違約、質(zhì)量問題、法律糾紛等。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險識別結(jié)果，制定相應(yīng)的風(fēng)險應(yīng)對措施，降低采購風(fēng)險。2.風(fēng)險評估采購部門應(yīng)定期對采購風(fēng)險進(jìn)行評估，評估風(fēng)險發(fā)生的可能性和影響程度。采購部門應(yīng)根據(jù)風(fēng)險評估結(jié)果，對風(fēng)險進(jìn)行分類管理，對于高風(fēng)險的采購項目，應(yīng)采取重點監(jiān)控和防范措施。3.風(fēng)險應(yīng)對針對市場價格波動風(fēng)險，采購部門可以采取套期保值、簽訂長期合同等方式進(jìn)行應(yīng)對。針對供應(yīng)商違約風(fēng)險，采購部門可以要求供應(yīng)商提供擔(dān)保、增加備用供應(yīng)商等方式進(jìn)行應(yīng)對。針對質(zhì)量問題風(fēng)險，采購部門可以加強(qiáng)驗收環(huán)節(jié)的管理、要求供應(yīng)商提供質(zhì)量保證等方式進(jìn)行應(yīng)對。針對法律糾紛風(fēng)險，采購部門可以加強(qiáng)合同管理、咨詢法律顧問等方式進(jìn)行應(yīng)對。七、財務(wù)核算與監(jiān)督1.財務(wù)核算財務(wù)部應(yīng)按照酒店財務(wù)制度和相關(guān)會計準(zhǔn)則，對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行準(zhǔn)確的財務(wù)核算。采購業(yè)務(wù)的財務(wù)核算應(yīng)包括采購成本、應(yīng)付賬款、預(yù)付款項等科目，確保財務(wù)數(shù)據(jù)的真實、準(zhǔn)確、完整。財務(wù)部應(yīng)定期與采購部門核對采購業(yè)務(wù)的財務(wù)數(shù)據(jù)，及時發(fā)現(xiàn)和解決財務(wù)核算過程中存在的問題。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部應(yīng)加強(qiáng)對采購業(yè)務(wù)的財務(wù)監(jiān)督，定期對采購預(yù)算執(zhí)行情況、采購合同執(zhí)行情況、付款情況