PAGE財(cái)務(wù)制度備用金規(guī)定一、總則（一）目的為規(guī)范公司備用金的管理，提高資金使用效率，保障公司資金安全，特制定本規(guī)定。（二）適用范圍本規(guī)定適用于公司各部門及分支機(jī)構(gòu)在日常經(jīng)營活動中因業(yè)務(wù)需要而使用備用金的情況。（三）定義備用金是指公司為滿足各部門及分支機(jī)構(gòu)日常臨時(shí)性、小額的現(xiàn)金支付需求，而預(yù)先撥付給相關(guān)人員或部門周轉(zhuǎn)使用的資金。二、備用金的申請與審批（一）申請條件1.因業(yè)務(wù)需要，經(jīng)常發(fā)生小額零星支出，且使用現(xiàn)金結(jié)算較為方便的情況。2.單次支出金額一般不超過[X]元，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后可適當(dāng)提高額度，但最高不得超過[X]元。（二）申請流程1.申請人填寫《備用金申請表》，詳細(xì)說明申請備用金的用途、金額、預(yù)計(jì)使用期限等信息。2.將申請表提交至所在部門負(fù)責(zé)人審核，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)業(yè)務(wù)實(shí)際情況進(jìn)行審核，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對申請內(nèi)容進(jìn)行合規(guī)性審查，包括備用金用途是否符合公司規(guī)定、預(yù)計(jì)使用期限是否合理等。如審核通過，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見。4.申請表最后提交至公司總經(jīng)理審批?？偨?jīng)理根據(jù)公司整體資金狀況、業(yè)務(wù)需求等因素進(jìn)行綜合審批，審批通過后，申請表返回財(cái)務(wù)部門。（三）審批權(quán)限1.備用金申請金額在[X]元以下的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，總經(jīng)理審批。2.備用金申請金額在[X]元至[X]元之間的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，副總經(jīng)理審批。3.備用金申請金額超過[X]元的，由部門負(fù)責(zé)人審核，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人復(fù)核，總經(jīng)理審批，并報(bào)董事會備案。三、備用金的領(lǐng)用與發(fā)放（一）領(lǐng)用方式1.申請人憑經(jīng)審批通過的《備用金申請表》到財(cái)務(wù)部門辦理備用金領(lǐng)用手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批金額，以現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬方式將備用金發(fā)放給申請人。如采用現(xiàn)金發(fā)放，應(yīng)要求申請人簽字確認(rèn)；如采用銀行轉(zhuǎn)賬，應(yīng)留存轉(zhuǎn)賬記錄。（二）發(fā)放時(shí)間財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到經(jīng)審批的《備用金申請表》后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成備用金的發(fā)放。如遇特殊情況無法按時(shí)發(fā)放，應(yīng)及時(shí)通知申請人并說明原因。四、備用金的使用（一）使用范圍1.支付公司日常經(jīng)營活動中發(fā)生的小額辦公用品采購、差旅費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)等零星支出。2.支付給供應(yīng)商的小額貨款，但需符合公司采購相關(guān)規(guī)定。3.經(jīng)公司批準(zhǔn)的其他臨時(shí)性小額現(xiàn)金支出。（二）使用原則1.備用金必須專款專用，不得挪作他用。2.嚴(yán)格按照公司財(cái)務(wù)制度和相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定進(jìn)行使用，確保支出的真實(shí)性、合法性和合理性。3.每筆備用金支出都應(yīng)取得合法有效的原始憑證，如發(fā)票、收據(jù)等，并及時(shí)交予財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬務(wù)處理。（三）使用流程1.申請人在使用備用金時(shí)，應(yīng)填寫《備用金支出報(bào)銷單》，詳細(xì)記錄支出日期、用途、金額、支付對象等信息，并附上相關(guān)原始憑證。2.將填寫完整的《備用金支出報(bào)銷單》提交至所在部門負(fù)責(zé)人審批，部門負(fù)責(zé)人應(yīng)核實(shí)支出的真實(shí)性和合理性，并簽署意見。3.經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批通過后，報(bào)銷單流轉(zhuǎn)至財(cái)務(wù)部門。財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷內(nèi)容進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核原始憑證的真實(shí)性、合法性、完整性以及支出是否符合備用金使用范圍和公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定。如審核通過，財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人簽署意見。4.報(bào)銷單最后提交至公司總經(jīng)理審批（審批權(quán)限同備用金申請）?？偨?jīng)理審批通過后，財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批結(jié)果進(jìn)行賬務(wù)處理，并對備用金進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。五、備用金的報(bào)銷與歸還（一）報(bào)銷期限1.備用金使用后，申請人應(yīng)在[X]個(gè)工作日內(nèi)到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。如遇特殊情況無法按時(shí)報(bào)銷，應(yīng)提前向財(cái)務(wù)部門說明原因，并申請延期報(bào)銷。延期報(bào)銷最長不得超過[X]個(gè)工作日。2.對于超過報(bào)銷期限未辦理報(bào)銷手續(xù)的備用金，財(cái)務(wù)部門將從申請人的工資或其他應(yīng)付款項(xiàng)中扣除相應(yīng)金額，直至備用金歸還完畢。（二）報(bào)銷方式與流程1.申請人按照上述備用金使用流程中的要求填寫《備用金支出報(bào)銷單》，并附上相關(guān)原始憑證，到財(cái)務(wù)部門辦理報(bào)銷手續(xù)。2.財(cái)務(wù)部門審核報(bào)銷單及原始憑證無誤后，根據(jù)公司財(cái)務(wù)制度規(guī)定進(jìn)行賬務(wù)處理。如備用金有剩余，財(cái)務(wù)部門應(yīng)收回剩余款項(xiàng)；如備用金不足，財(cái)務(wù)部門應(yīng)補(bǔ)足差額，并將報(bào)銷后的備用金余額調(diào)整至相應(yīng)賬戶。（三）歸還方式1.如備用金使用完畢且已辦理報(bào)銷手續(xù)，申請人應(yīng)將剩余備用金及時(shí)歸還財(cái)務(wù)部門。歸還方式可采用現(xiàn)金或銀行轉(zhuǎn)賬，財(cái)務(wù)部門應(yīng)開具收款收據(jù)或記錄轉(zhuǎn)賬信息。2.對于不再使用備用金的人員或部門，應(yīng)在停止使用后的[X]個(gè)工作日內(nèi)將備用金全額歸還財(cái)務(wù)部門。六、備用金的管理與監(jiān)督（一）財(cái)務(wù)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)備用金制度的制定、修訂和解釋。2.審核備用金的申請、領(lǐng)用、使用和報(bào)銷等相關(guān)手續(xù)，確保備用金的使用符合公司規(guī)定和財(cái)務(wù)制度要求。3.定期對備用金進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核實(shí)備用金的余額和使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理，并向公司管理層報(bào)告。4.負(fù)責(zé)備用金的賬務(wù)核算，及時(shí)記錄備用金的增減變動情況，確保賬目清晰、準(zhǔn)確。（二）部門負(fù)責(zé)人職責(zé)1.對本部門備用金的申請、使用和管理負(fù)責(zé)，審核本部門備用金申請的合理性和必要性，監(jiān)督本部門人員正確使用備用金。2.定期檢查本部門備用金的使用情況，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促相關(guān)人員整改，并向財(cái)務(wù)部門反饋。（三）內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督1.公司內(nèi)部審計(jì)部門定期對備用金的管理情況進(jìn)行審計(jì)，檢查備用金的申請、審批、使用、報(bào)銷等環(huán)節(jié)是否合規(guī)，備用金的使用效益是否達(dá)到預(yù)期目標(biāo)。2.對于審計(jì)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)及時(shí)提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。整改情況應(yīng)向公司管理層報(bào)告。七、罰則（一）違規(guī)處理1.對于違反本規(guī)定使用備用金的行為，公司將視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的處罰。2.如發(fā)現(xiàn)申請人虛報(bào)備用金用途、提供虛假報(bào)銷憑證等行為，公司將追回違規(guī)使用的備用金，并對相關(guān)責(zé)任人處以違規(guī)金額[X]%[X]%的罰款。情節(jié)嚴(yán)重的，將給予警告、記過、降職等處分；構(gòu)成犯罪的，將依法追究刑事責(zé)任。3.對于因保管不善導(dǎo)致備用金丟失或被盜的責(zé)任人，公司將責(zé)令其限期追回?fù)p失。如無法追回，將由責(zé)任人承擔(dān)全部損失，并給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。（二）責(zé)任追究1.各部門負(fù)責(zé)人對本部門備用金的管理負(fù)有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。如本部門出現(xiàn)備用金管理違規(guī)問題，將視情節(jié)輕重對部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行相應(yīng)的問責(zé)。2.財(cái)務(wù)部門在備用金管理過程中如存在審核不嚴(yán)、監(jiān)督不力等問題，將對財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)經(jīng)辦人員進(jìn)行批評教育，并責(zé)令其整改。如因財(cái)務(wù)部門原因?qū)е鹿举Y金損失，將依法追究相關(guān)人員的責(zé)任。八、附則