PAGE采購與付款財務(wù)制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范公司采購與付款業(yè)務(wù)流程，加強財務(wù)管理與內(nèi)部控制，確保采購活動合法合規(guī)、采購資金安全有效使用，提高公司經(jīng)濟效益，維護公司利益。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部所有采購與付款相關(guān)活動，包括但不限于原材料采購、設(shè)備采購、服務(wù)采購等。3.基本原則合法性原則：采購與付款業(yè)務(wù)必須嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及相關(guān)政策規(guī)定。效益性原則：在保證采購質(zhì)量的前提下，充分考慮成本效益，降低采購成本，提高資金使用效率。內(nèi)部控制原則：建立健全采購與付款業(yè)務(wù)的內(nèi)部控制制度，明確各部門職責(zé)權(quán)限，加強流程控制，防范風(fēng)險。公開透明原則：采購活動應(yīng)遵循公開、公平、公正的原則，確保采購信息透明，防止暗箱操作。二、采購業(yè)務(wù)流程1.采購需求申請使用部門提出申請：各部門根據(jù)業(yè)務(wù)需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量要求、預(yù)計采購時間等內(nèi)容。部門負(fù)責(zé)人審核：部門負(fù)責(zé)人對采購需求的合理性、必要性進行審核，簽字確認(rèn)后提交至采購部門。2.采購計劃制定采購部門匯總分析：采購部門收到各部門的采購需求申請后，進行匯總分析，結(jié)合公司庫存情況、生產(chǎn)計劃等因素，制定采購計劃。采購計劃審批：采購計劃報經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人及公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后執(zhí)行。3.供應(yīng)商選擇與管理供應(yīng)商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫。根據(jù)采購需求，從數(shù)據(jù)庫中篩選出潛在供應(yīng)商，并對其進行初步評估，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格、服務(wù)等方面。實地考察與評估：對于重要采購項目，采購部門組織相關(guān)人員對潛在供應(yīng)商進行實地考察，進一步了解其生產(chǎn)經(jīng)營狀況、質(zhì)量管理體系、售后服務(wù)能力等?？疾旖Y(jié)束后，填寫《供應(yīng)商考察評估報告》，對供應(yīng)商進行綜合評估打分。供應(yīng)商確定與準(zhǔn)入：根據(jù)評估結(jié)果，選擇得分較高的供應(yīng)商作為合格供應(yīng)商，并納入公司供應(yīng)商名錄。采購部門與合格供應(yīng)商簽訂《供應(yīng)商合作協(xié)議》，明確雙方的權(quán)利義務(wù)、采購價格、交貨方式、付款條件等內(nèi)容。供應(yīng)商動態(tài)管理：采購部門定期對供應(yīng)商進行跟蹤評估，根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商名錄。對于出現(xiàn)質(zhì)量問題、交貨延遲、價格不合理等情況的供應(yīng)商，及時采取警告、暫停合作、取消合作等措施。4.采購合同簽訂合同起草與審核：采購部門根據(jù)采購計劃和與供應(yīng)商協(xié)商的結(jié)果，起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括采購物品或服務(wù)的名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價格、交貨時間、交貨地點、付款方式、違約責(zé)任等條款。采購合同初稿完成后，提交至法務(wù)部門進行合法性審核，同時提交財務(wù)部門進行財務(wù)條款審核。合同簽訂與備案：經(jīng)法務(wù)部門和財務(wù)部門審核通過的采購合同，由采購部門與供應(yīng)商簽訂。合同簽訂后，采購部門將合同副本交至財務(wù)部門備案，作為付款依據(jù)。5.采購訂單下達采購訂單生成：采購部門根據(jù)采購合同，生成《采購訂單》，明確訂單編號、采購物品或服務(wù)的詳細信息、訂單金額、交貨時間、交貨地點等內(nèi)容。采購訂單審批：采購訂單報經(jīng)采購部門負(fù)責(zé)人審批后發(fā)送給供應(yīng)商。6.采購驗收驗收準(zhǔn)備：采購部門在采購物品或服務(wù)到貨前，通知相關(guān)驗收部門（如質(zhì)量部門、使用部門等）做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收部門應(yīng)制定驗收方案，明確驗收標(biāo)準(zhǔn)、驗收方法、驗收人員等。到貨驗收：采購物品或服務(wù)到貨后，驗收部門按照驗收方案進行驗收。驗收內(nèi)容包括數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、型號等是否符合采購合同要求。驗收合格后，驗收人員填寫《采購驗收單》，簽字確認(rèn)。如發(fā)現(xiàn)驗收不合格，驗收人員應(yīng)及時通知采購部門與供應(yīng)商協(xié)商解決，并在《采購驗收單》上注明不合格情況及處理意見。驗收結(jié)果處理：采購部門根據(jù)驗收結(jié)果進行相應(yīng)處理。對于驗收合格的采購項目，辦理入庫手續(xù)或直接投入使用；對于驗收不合格的采購項目，采購部門負(fù)責(zé)與供應(yīng)商協(xié)商退換貨、補貨或索賠等事宜。三、付款業(yè)務(wù)流程1.付款申請采購部門提交申請：采購部門在收到供應(yīng)商發(fā)票及《采購驗收單》后，核對發(fā)票信息與采購合同、采購訂單、驗收單是否一致。如核對無誤，填寫《付款申請表》，詳細說明付款金額、付款方式、付款日期等內(nèi)容，并附上相關(guān)單據(jù)。部門負(fù)責(zé)人審核：采購部門負(fù)責(zé)人對付款申請的真實性、合理性進行審核，簽字確認(rèn)后提交至財務(wù)部門。2.財務(wù)審核財務(wù)部門初審：財務(wù)部門收到付款申請后，對相關(guān)單據(jù)進行初審，重點審核發(fā)票的真實性、合法性、完整性，采購合同、采購訂單、驗收單等是否齊全，付款金額是否準(zhǔn)確，付款方式是否符合合同約定等。初審?fù)ㄟ^后，財務(wù)人員在《付款申請表》上簽字。財務(wù)負(fù)責(zé)人審批：財務(wù)部門負(fù)責(zé)人對付款申請進行審批，根據(jù)公司資金狀況、預(yù)算安排等因素，決定是否批準(zhǔn)付款。審批通過后，在《付款申請表》上簽字。3.付款審批分管領(lǐng)導(dǎo)審批：付款申請報經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)公司整體經(jīng)營情況和資金安排，對付款事項進行最終決策。審批通過后，在《付款申請表》上簽字。4.付款執(zhí)行財務(wù)部門辦理付款：財務(wù)部門根據(jù)審批通過的《付款申請表》，按照公司規(guī)定的付款方式辦理付款手續(xù)。對于支票付款，財務(wù)人員填寫支票并加蓋預(yù)留銀行印鑒后交予供應(yīng)商；對于銀行轉(zhuǎn)賬付款，財務(wù)人員通過網(wǎng)上銀行等方式將款項支付給供應(yīng)商；對于現(xiàn)金付款，嚴(yán)格按照公司現(xiàn)金管理規(guī)定辦理。付款記錄與歸檔：財務(wù)部門在完成付款后，及時登記付款臺賬，記錄付款日期、付款金額、付款方式、供應(yīng)商名稱等信息。同時，將付款申請及相關(guān)單據(jù)進行歸檔保存以備查。四、財務(wù)控制與監(jiān)督1.預(yù)算控制采購預(yù)算編制：公司建立采購預(yù)算管理制度，采購部門應(yīng)根據(jù)公司年度經(jīng)營計劃和業(yè)務(wù)需求，編制采購預(yù)算草案。采購預(yù)算應(yīng)包括采購項目、采購金額、采購時間等內(nèi)容。預(yù)算審批與執(zhí)行：采購預(yù)算草案報經(jīng)財務(wù)部門審核、公司預(yù)算管理委員會審批后下達執(zhí)行。采購部門應(yīng)嚴(yán)格按照采購預(yù)算執(zhí)行采購業(yè)務(wù)，不得超預(yù)算采購。如因特殊原因需要調(diào)整采購預(yù)算，應(yīng)按照公司預(yù)算調(diào)整程序進行審批。2.資金控制資金計劃安排：財務(wù)部門根據(jù)公司經(jīng)營計劃、采購預(yù)算等，編制資金計劃，合理安排資金，確保采購資金的及時供應(yīng)。付款審核把關(guān)：財務(wù)部門在付款審核過程中，嚴(yán)格按照公司財務(wù)制度和相關(guān)規(guī)定進行把關(guān)，確保付款金額準(zhǔn)確、付款方式合規(guī)、付款時間合理。對于不符合規(guī)定的付款申請，不予批準(zhǔn)。3.內(nèi)部審計監(jiān)督定期審計檢查：公司內(nèi)部審計部門定期對采購與付款業(yè)務(wù)進行審計檢查，重點檢查采購流程的合規(guī)性、內(nèi)部控制制度的執(zhí)行情況、采購成本的合理性、付款的準(zhǔn)確性等。問題整改跟蹤：對于審計檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，內(nèi)部審計部門出具審計報告，提出整改建議。采購部門和財務(wù)部門應(yīng)按照審計報告要求及時進行整改，并將整改情況反饋給內(nèi)部審計部門。內(nèi)部審計部門對整改情況進行跟蹤檢查，確保問題得到徹底解決。五、信息管理與溝通1.采購信息系統(tǒng)建設(shè)建立采購信息平臺：公司應(yīng)建立完善的采購信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購需求申請、采購計劃制定、供應(yīng)商管理、采購合同簽訂、采購訂單下達、采購驗收、付款申請等業(yè)務(wù)流程的信息化管理。采購信息系統(tǒng)應(yīng)具備信息錄入、查詢、統(tǒng)計、分析等功能，為采購與付款業(yè)務(wù)提供數(shù)據(jù)支持。信息系統(tǒng)安全管理：加強采購信息系統(tǒng)的安全管理，設(shè)置用戶權(quán)限，確保信息的保密性、完整性和可用性。定期對信息系統(tǒng)進行維護和升級，防止信息泄露和系統(tǒng)故障。2.信息溝通與共享部門間信息傳遞：采購部門、財務(wù)部門、使用部門、驗收部門等應(yīng)建立有效的信息溝通機制，及時傳遞采購與付款業(yè)務(wù)相關(guān)信息。采購部門定期向財務(wù)部門提供采購合同執(zhí)行情況、付款申請等信息；財務(wù)部門向采購部門反饋資金狀況、付款審批結(jié)果等信息；使用部門向采購部門反饋采購物品或服務(wù)的使用情況及質(zhì)量問題；驗收部門向采購部門通報驗收結(jié)果。信息共享平臺搭建：搭建公司內(nèi)部信息共享平臺，各部