PAGE餐飲業(yè)購原材料財務(wù)制度一、總則1.目的本財務(wù)制度旨在規(guī)范餐飲業(yè)原材料采購的財務(wù)管理流程，確保采購活動合法、合規(guī)、透明，有效控制成本，保障企業(yè)財務(wù)安全，提高資金使用效率，為企業(yè)的穩(wěn)定運營和發(fā)展提供有力支持。2.適用范圍本制度適用于本公司旗下所有餐飲門店及相關(guān)原材料采購業(yè)務(wù)活動。3.基本原則合法性原則：原材料采購活動必須嚴格遵守國家法律法規(guī)，確保交易行為合法有效。真實性原則：采購業(yè)務(wù)應(yīng)如實記錄，保證財務(wù)數(shù)據(jù)真實、準確、完整。合理性原則：采購決策應(yīng)基于市場需求、成本效益等因素，確保采購數(shù)量、質(zhì)量和價格合理。內(nèi)部控制原則：建立健全內(nèi)部控制機制，加強對采購各環(huán)節(jié)的監(jiān)督和管理，防范風險。二、采購預算管理1.預算編制各餐飲門店應(yīng)根據(jù)經(jīng)營計劃、歷史銷售數(shù)據(jù)、市場變化等因素，每年末編制下一年度的原材料采購預算。采購預算應(yīng)明確各類原材料的采購品種、數(shù)量、預計單價及采購總金額，并按季度進行分解。預算編制過程中，采購部門應(yīng)與財務(wù)部門、廚房等相關(guān)部門充分溝通，確保預算的合理性和準確性。2.預算審批采購預算編制完成后，提交至財務(wù)部門進行審核。財務(wù)部門應(yīng)重點審核預算的合理性、資金來源及與企業(yè)整體預算的一致性。審核通過后的采購預算報公司管理層審批。管理層應(yīng)根據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略目標和財務(wù)狀況，對預算進行綜合評估，做出最終審批決定。3.預算執(zhí)行與調(diào)整采購部門應(yīng)嚴格按照審批后的采購預算執(zhí)行采購任務(wù)，確保采購活動在預算范圍內(nèi)進行。如因市場價格波動、經(jīng)營業(yè)務(wù)調(diào)整等原因?qū)е骂A算執(zhí)行出現(xiàn)偏差，采購部門應(yīng)及時提出預算調(diào)整申請。預算調(diào)整申請應(yīng)詳細說明調(diào)整原因、調(diào)整內(nèi)容及對財務(wù)狀況的影響，并按規(guī)定程序報財務(wù)部門審核、公司管理層審批。三、采購流程管理1.采購申請各餐飲門店廚房根據(jù)庫存情況、菜品銷售計劃等，定期提出原材料采購申請。采購申請應(yīng)注明所需原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、預計到貨時間等信息。采購申請?zhí)峤恢敛少彶块T前，需經(jīng)門店負責人審核簽字，確保申請內(nèi)容真實、合理。2.供應(yīng)商選擇與管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商評估與選擇機制，定期對供應(yīng)商進行考核，包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽、產(chǎn)品質(zhì)量、價格水平、交貨期等方面。根據(jù)考核結(jié)果，建立合格供應(yīng)商名錄，并定期更新。采購業(yè)務(wù)應(yīng)優(yōu)先從合格供應(yīng)商中選擇。與供應(yīng)商簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括采購品種、規(guī)格、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標準、付款方式等條款。3.采購訂單下達采購部門根據(jù)采購申請和供應(yīng)商情況，向選定的供應(yīng)商下達采購訂單。采購訂單應(yīng)詳細記錄采購信息，確保與采購申請一致。采購訂單下達后，應(yīng)及時跟蹤訂單執(zhí)行情況，與供應(yīng)商保持溝通，確保按時、按質(zhì)、按量交貨。4.驗收入庫原材料到貨后，倉庫管理人員應(yīng)及時組織驗收。驗收內(nèi)容包括原材料的品種、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量等是否與采購訂單及合同一致。驗收合格的原材料辦理入庫手續(xù)，填寫入庫單。入庫單應(yīng)注明原材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、入庫日期等信息，并由倉庫管理人員、采購人員簽字確認。如發(fā)現(xiàn)原材料存在質(zhì)量問題或數(shù)量短缺等情況，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商解決，并做好記錄。對不合格原材料，應(yīng)及時辦理退貨或換貨手續(xù)。5.付款結(jié)算財務(wù)部門根據(jù)采購合同、入庫單等相關(guān)憑證，審核采購業(yè)務(wù)的真實性和合法性。按照合同約定的付款方式和時間，辦理付款結(jié)算手續(xù)。付款時，應(yīng)嚴格審核發(fā)票等相關(guān)票據(jù)，確保票據(jù)真實、合規(guī)。定期與供應(yīng)商核對往來賬目，及時清理應(yīng)付賬款，避免逾期付款產(chǎn)生的額外費用和信用風險。四、采購成本控制1.價格控制采購部門應(yīng)定期收集市場價格信息，分析價格走勢，與供應(yīng)商進行談判，爭取有利的采購價格。建立采購價格比較機制，對于同類原材料，在保證質(zhì)量的前提下，優(yōu)先選擇價格較低的供應(yīng)商。對于價格波動較大的原材料，可通過簽訂框架協(xié)議、套期保值等方式，鎖定采購價格，降低價格風險。2.庫存控制倉庫管理人員應(yīng)根據(jù)餐飲門店的經(jīng)營情況和庫存周轉(zhuǎn)率，合理確定各類原材料的安全庫存和補貨點。定期對庫存進行盤點，確保賬實相符。對于積壓、過期的原材料，應(yīng)及時清理，減少庫存占用資金。加強庫存管理信息化建設(shè)，實時掌握庫存動態(tài)，為采購決策提供準確依據(jù)。3.成本分析與考核財務(wù)部門定期對原材料采購成本進行分析，對比預算成本與實際成本，找出成本差異原因，并提出改進措施。建立采購成本考核機制，將采購成本控制指標納入采購人員績效考核體系，激勵采購人員降低采購成本。五、財務(wù)核算與監(jiān)督1.財務(wù)核算財務(wù)部門應(yīng)按照國家統(tǒng)一的會計準則和財務(wù)制度，對原材料采購業(yè)務(wù)進行準確的賬務(wù)處理。采購成本應(yīng)按照實際發(fā)生額進行核算，包括原材料采購價格、運輸費、裝卸費、保險費等相關(guān)費用。原材料入庫時，應(yīng)按照實際成本計入庫存商品科目；發(fā)出原材料時，應(yīng)根據(jù)領(lǐng)用情況，按照先進先出法、加權(quán)平均法等方法計算發(fā)出成本，并結(jié)轉(zhuǎn)至主營業(yè)務(wù)成本科目。2.財務(wù)監(jiān)督財務(wù)部門應(yīng)加強對原材料采購業(yè)務(wù)的財務(wù)監(jiān)督，定期檢查采購合同執(zhí)行情況、付款結(jié)算情況、庫存管理情況等。對采購業(yè)務(wù)中的異常情況，如價格異常波動、采購數(shù)量大幅變動等，應(yīng)及時進行調(diào)查分析，并采取相應(yīng)措施。配合內(nèi)部審計部門對原材料采購業(yè)務(wù)進行審計，提供相關(guān)財務(wù)資料和數(shù)據(jù)，接受審計監(jiān)督。六、信息管理與檔案保存1.信息管理建立原材料采購信息管理系統(tǒng)，記錄采購業(yè)務(wù)的全過程信息，包括采購申請審批、供應(yīng)商信息、采購訂單、驗收入庫、付款結(jié)算等數(shù)據(jù)。采購信息應(yīng)及時、準確錄入系統(tǒng)，確保信息的完整性和可追溯性。通過信息系統(tǒng)，實現(xiàn)采購業(yè)務(wù)的實時監(jiān)控和數(shù)據(jù)分析，為管理決策提供支持。2.檔案保存采購業(yè)務(wù)相關(guān)的文件、合同、發(fā)票、入庫單、付款憑證等資料應(yīng)妥善保存，建立檔案管理制度。檔案保存期限應(yīng)符合國家法律法規(guī)和公司內(nèi)部規(guī)定要求，確保檔案資料的安全性和完整性，以備查閱和審計。七、附則1.本制度自發(fā)布