PAGE衛(wèi)生保健資料保管制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)公司衛(wèi)生保健資料的科學(xué)管理，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，便于資料的查閱、利用和保存，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有與衛(wèi)生保健相關(guān)資料的保管工作，包括但不限于員工健康檔案、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料、衛(wèi)生防疫記錄、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)衛(wèi)生保健資料管理的法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.真實(shí)準(zhǔn)確原則：資料內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映公司衛(wèi)生保健工作實(shí)際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無(wú)誤，記錄及時(shí)完整。3.安全保密原則：采取有效措施保障資料的安全，防止資料丟失、損壞、泄露，對(duì)涉及個(gè)人隱私的資料嚴(yán)格保密。4.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的資料分類和檢索體系，方便員工和相關(guān)部門查閱、使用資料。二、資料分類與編號(hào)（一）員工健康檔案1.基本信息類：包括員工個(gè)人基本情況（姓名、性別、年齡、聯(lián)系方式等）、職業(yè)史、家族病史等。2.健康體檢記錄：涵蓋入職體檢、定期體檢、專項(xiàng)體檢等各類體檢報(bào)告。3.疾病診療記錄：?jiǎn)T工患病后的診斷、治療過(guò)程及康復(fù)情況記錄。（二）職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料1.接觸職業(yè)病危害因素人員登記：記錄接觸職業(yè)病危害因素的崗位、人員名單及接觸時(shí)間等。2.職業(yè)健康檢查報(bào)告：針對(duì)接觸職業(yè)病危害因素人員的定期職業(yè)健康檢查結(jié)果。3.職業(yè)病診斷與鑒定資料：如職業(yè)病診斷證明書(shū)、職業(yè)病鑒定相關(guān)材料等。（三）衛(wèi)生防疫記錄1.疫苗接種記錄：?jiǎn)T工各類疫苗接種情況。2.傳染病防控記錄：包括傳染病疫情報(bào)告、防控措施落實(shí)情況、消毒記錄等。3.突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理記錄：事件發(fā)生、處理過(guò)程及結(jié)果的相關(guān)記錄。（四）環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告1.工作場(chǎng)所環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告：對(duì)公司工作場(chǎng)所空氣質(zhì)量、噪聲、微小氣候等環(huán)境因素的監(jiān)測(cè)結(jié)果。2.飲用水衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告：公司飲用水的水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告。（五）編號(hào)規(guī)則各類衛(wèi)生保健資料應(yīng)進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)，編號(hào)采用“年份+類別代碼+流水號(hào)”的形式。年份為資料形成年份的后兩位數(shù)字，類別代碼根據(jù)上述分類設(shè)置，如“YG”代表員工健康檔案，“ZY”代表職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料等，流水號(hào)為該類別資料的順序編號(hào)。例如，2023年形成的第5份員工健康檔案編號(hào)為“23YG005”。三、資料收集與整理（一）收集渠道1.人力資源部門負(fù)責(zé)收集員工入職、離職、崗位變動(dòng)等相關(guān)信息，及時(shí)傳遞給衛(wèi)生保健資料管理部門。2.公司醫(yī)務(wù)室或合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供員工健康體檢、疾病診療等資料。3.各部門負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生防疫工作的記錄，并定期報(bào)送資料管理部門。4.環(huán)境監(jiān)測(cè)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)提供公司環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告，并及時(shí)反饋給資料管理部門。（二）收集要求1.各渠道收集的資料應(yīng)確保真實(shí)、完整，不得遺漏重要信息。2.資料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)收集完成，避免延誤導(dǎo)致資料缺失或不完整。3.收集過(guò)程中應(yīng)做好交接記錄，明確資料來(lái)源、收集時(shí)間、交接人員等信息。（三）整理方法1.按照資料類別進(jìn)行分類，同類資料按照時(shí)間順序排列。2.對(duì)每份資料進(jìn)行核對(duì)，確保資料內(nèi)容準(zhǔn)確無(wú)誤，如有錯(cuò)誤或不清晰的地方，及時(shí)與相關(guān)部門或人員核實(shí)更正。3.去除資料中的無(wú)關(guān)頁(yè)面和重復(fù)信息，保證資料簡(jiǎn)潔明了。4.對(duì)于電子資料，應(yīng)按照規(guī)范的文件命名方式進(jìn)行命名，并建立相應(yīng)的文件夾結(jié)構(gòu)進(jìn)行分類存儲(chǔ)。四、資料保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的衛(wèi)生保健資料檔案室，檔案室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜等安全設(shè)施。2.檔案室應(yīng)保持干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度適宜資料保存。3.資料柜應(yīng)分類存放各類資料，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)采用檔案盒或文件夾進(jìn)行裝訂，并在封面標(biāo)注資料類別、年份、起止日期等信息。2.電子資料應(yīng)進(jìn)行備份存儲(chǔ)，備份介質(zhì)可選用光盤(pán)、移動(dòng)硬盤(pán)等，并定期進(jìn)行檢查和更新。3.對(duì)于重要的紙質(zhì)資料和電子資料，應(yīng)進(jìn)行加密存儲(chǔ)，防止資料泄露。（三）保管期限1.員工健康檔案應(yīng)長(zhǎng)期保存，直至員工離職后[X]年。2.職業(yè)健康監(jiān)護(hù)資料中，接觸職業(yè)病危害因素人員的職業(yè)健康檢查報(bào)告應(yīng)保存至該員工離開(kāi)接觸崗位后[X]年；職業(yè)病診斷與鑒定資料應(yīng)永久保存。3.衛(wèi)生防疫記錄中，疫苗接種記錄應(yīng)保存至員工離職后[X]年；傳染病防控記錄和突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處理記錄應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)要求保存相應(yīng)期限。4.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告應(yīng)保存[X]年。（四）定期盤(pán)點(diǎn)1.資料管理部門應(yīng)定期對(duì)衛(wèi)生保健資料進(jìn)行盤(pán)點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤(pán)點(diǎn)。2.盤(pán)點(diǎn)內(nèi)容包括資料的數(shù)量、完整性、存儲(chǔ)狀況等，確保資料賬實(shí)相符。3.對(duì)盤(pán)點(diǎn)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理，并記錄盤(pán)點(diǎn)結(jié)果。五、資料查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.公司內(nèi)部員工因工作需要可查閱本人的健康檔案等相關(guān)資料。2.人力資源部門、醫(yī)務(wù)室、安全管理部門等相關(guān)部門因工作需要可查閱涉及員工整體健康狀況、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)等資料，但應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定。3.外部機(jī)構(gòu)（如政府監(jiān)管部門、合作醫(yī)療機(jī)構(gòu)等）因法定事由需要查閱公司衛(wèi)生保健資料的，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)，并由公司指定專人陪同查閱。（二）查閱流程1.員工查閱本人資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生保健資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的類別、內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料管理部門查閱。2.公司內(nèi)部相關(guān)部門查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生保健資料查閱申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明查閱目的和資料范圍，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可查閱。3.外部機(jī)構(gòu)查閱資料時(shí)，應(yīng)出具正式的查閱函，說(shuō)明查閱事由、資料范圍等，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門安排專人負(fù)責(zé)提供資料，并進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)督。（三）借閱規(guī)定1.原則上不允許借閱衛(wèi)生保健資料，如因特殊情況確需借閱的，應(yīng)嚴(yán)格履行借閱手續(xù)。2.借閱人應(yīng)填寫(xiě)《衛(wèi)生保健資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的類別、數(shù)量、借閱期限等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和資料管理部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，方可借閱。3.借閱期限一般不超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照等，如有損壞或丟失，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。六、資料保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及員工個(gè)人隱私、公司商業(yè)秘密等敏感信息的衛(wèi)生保健資料，嚴(yán)格實(shí)行保密制度。2.資料管理人員應(yīng)簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任和義務(wù)。3.查閱和借閱資料的人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露資料內(nèi)容。4.在資料傳輸、存儲(chǔ)過(guò)程中，應(yīng)采取加密等安全措施，防止資料泄露。（二）安全防范1.加強(qiáng)檔案室的安全管理，安裝監(jiān)控設(shè)備、防盜報(bào)警裝置等，確保檔案室安全。2.定期對(duì)資料保管場(chǎng)所進(jìn)行安全檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和消除安全隱患。3.對(duì)電子資料的存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)定期進(jìn)行維護(hù)和更新，防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。4.制定應(yīng)急預(yù)案，如發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)采取措施保護(hù)資料安全，并按照規(guī)定進(jìn)行處理和恢復(fù)。七、資料銷毀（一）銷毀條件1.資料保管期限屆滿，且符合銷毀條件的，可進(jìn)行銷毀。2.因公司機(jī)構(gòu)調(diào)整、業(yè)務(wù)變更等原因，不再需要保存的資料，經(jīng)審核批準(zhǔn)后可銷毀。3.資料存在嚴(yán)重?fù)p壞、變質(zhì)等無(wú)法繼續(xù)保存的情況，經(jīng)鑒定后可銷毀。（二）銷毀流程1.資料管理部門提出資料銷毀申請(qǐng)，填寫(xiě)《衛(wèi)生保健資料銷毀申請(qǐng)表》，注明銷毀資料的類別、數(shù)量、銷毀原因等信息。2.經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由資料管理部門會(huì)同相關(guān)部門組成銷毀小組，對(duì)擬銷毀的資料進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)。3.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保資料無(wú)法恢復(fù)。4.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，包括銷毀時(shí)間