PAGE衛(wèi)生檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強本公司/組織衛(wèi)生檔案資料的管理，確保衛(wèi)生檔案資料的完整性、準確性、系統(tǒng)性和安全性，為公司/組織的衛(wèi)生管理決策提供科學依據(jù)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)所有涉及衛(wèi)生檔案資料管理的部門和人員。（三）定義1.衛(wèi)生檔案資料：指本公司/組織在衛(wèi)生管理活動中形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄，包括但不限于環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告、職業(yè)健康監(jiān)護檔案、食品衛(wèi)生檔案、飲用水衛(wèi)生檔案等。2.歸檔：將辦理完畢且具有保存價值的文件材料，按照規(guī)定的方法和要求整理成案卷，并移交檔案管理部門保存的過程。3.借閱：因工作需要，經(jīng)批準從檔案管理部門查閱、借出衛(wèi)生檔案資料的行為。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生檔案資料由公司/組織指定的檔案管理部門集中統(tǒng)一管理，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：歸檔的衛(wèi)生檔案資料必須真實反映公司/組織衛(wèi)生管理活動的實際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：全面收集與公司/組織衛(wèi)生管理相關的各種資料，保證檔案資料的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的衛(wèi)生檔案資料進行保密管理。二、衛(wèi)生檔案資料的分類與編號（一）分類1.環(huán)境衛(wèi)生檔案：包括辦公區(qū)域、生產(chǎn)車間、倉庫等場所的環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告、清潔消毒記錄、有害生物防治記錄等。2.職業(yè)健康檔案：員工的職業(yè)健康檢查表、職業(yè)病診斷證明書、職業(yè)健康培訓記錄等。3.食品衛(wèi)生檔案：食品生產(chǎn)經(jīng)營許可證、食品采購索證索票記錄、食品檢驗報告、食品從業(yè)人員健康證等。4.飲用水衛(wèi)生檔案：飲用水水源衛(wèi)生許可證、水質(zhì)檢測報告、飲用水消毒記錄等。5.其他衛(wèi)生檔案：如突發(fā)公共衛(wèi)生事件應急預案及相關處置記錄、衛(wèi)生管理制度文件等。（二）編號1.采用分類編號法，對每一類衛(wèi)生檔案資料進行順序編號。編號格式為：類別代碼年份流水號。2.類別代碼：用大寫字母表示各類衛(wèi)生檔案資料的類別，如“HW”代表環(huán)境衛(wèi)生檔案，“ZY”代表職業(yè)健康檔案，“SP”代表食品衛(wèi)生檔案，“YS”代表飲用水衛(wèi)生檔案，“QT”代表其他衛(wèi)生檔案。3.年份：用四位阿拉伯數(shù)字表示檔案資料形成的年份，如“2023”。4.流水號：按照檔案資料形成的先后順序，用三位阿拉伯數(shù)字依次編號，如“001”。例如，一份2023年形成的環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測報告，其編號為“HW2023001”。三、衛(wèi)生檔案資料的收集與整理（一）收集1.各部門負責本部門衛(wèi)生管理活動中產(chǎn)生的檔案資料的收集工作，并按照規(guī)定的時間和要求，定期移交檔案管理部門。2.檔案管理部門應主動收集與公司/組織衛(wèi)生管理相關的外部文件、資料，如政府部門發(fā)布的衛(wèi)生法規(guī)、標準等。3.對于重要的衛(wèi)生檔案資料，檔案管理部門應及時跟蹤收集，確保資料的完整性。（二）整理1.檔案管理人員對收集到的衛(wèi)生檔案資料進行分類整理，按照編號順序排列，剔除重復、無效的資料。2.對每份檔案資料進行編目，填寫檔案資料目錄清單，包括資料名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。3.對破損、褪色的檔案資料進行修復或復制，確保檔案資料的可讀性。4.按照檔案管理的要求，對整理好的衛(wèi)生檔案資料進行裝訂或裝盒，便于保管和查閱。四、衛(wèi)生檔案資料的歸檔與保管（一）歸檔1.檔案管理人員根據(jù)整理好的衛(wèi)生檔案資料，編制歸檔清單，一式兩份，一份隨檔案資料移交檔案庫房保管，一份留存?zhèn)洳椤?.檔案資料應在規(guī)定的時間內(nèi)歸檔，一般每年歸檔一次，特殊情況可根據(jù)實際需要及時歸檔。3.歸檔的檔案資料應保持整齊、有序，便于查找和利用。（二）保管1.設立專門的檔案庫房，配備必要的保管設備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設施，確保檔案資料的安全。2.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度控制在14℃24℃之間，相對濕度控制在45%60%之間。3.對不同類別的衛(wèi)生檔案資料，應按照其保管期限分別存放，便于管理和查閱。4.檔案管理人員應定期對檔案資料進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。5.對電子衛(wèi)生檔案資料，應進行備份存儲，并建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保電子檔案資料的安全、完整和可利用。五、衛(wèi)生檔案資料的查閱與借閱（一）查閱1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生檔案資料的，應填寫《衛(wèi)生檔案資料查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，提交檔案管理部門審批。2.檔案管理部門對查閱申請進行審核，符合查閱條件的，安排專人陪同查閱，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督。3.查閱人員只能查閱與本人工作相關的衛(wèi)生檔案資料，不得擅自摘抄、復制、拍照、傳播檔案資料內(nèi)容。如需摘抄、復制的，應經(jīng)檔案管理部門負責人批準，并注明出處。4.查閱完畢后，查閱人員應在《衛(wèi)生檔案資料查閱登記表》上簽字確認，歸還所查閱的檔案資料。（二）借閱1.因特殊原因需要借閱衛(wèi)生檔案資料的，借閱人應填寫《衛(wèi)生檔案資料借閱申請表》，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負責人和檔案管理部門負責人簽字同意后，方可辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)借閱申請，對借閱檔案資料進行登記，并向借閱人發(fā)放《衛(wèi)生檔案資料借閱證》。3.借閱人應按照規(guī)定的借閱期限歸還檔案資料，如需延期借閱的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。4.借閱人應對借閱的檔案資料妥善保管，不得轉(zhuǎn)借他人，不得在檔案資料上涂改、污損、抽取、撤換等。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞或丟失的，應及時報告檔案管理部門，并承擔相應的賠償責任。5.借閱人歸還檔案資料時，檔案管理人員應認真核對檔案資料的完整性和準確性，確認無誤后，在《衛(wèi)生檔案資料借閱登記表》上注銷借閱記錄。六、衛(wèi)生檔案資料的保密與銷毀（一）保密1.檔案管理人員應嚴格遵守國家有關保密法律法規(guī)，對涉及公司/組織商業(yè)秘密、個人隱私等敏感信息的衛(wèi)生檔案資料進行保密管理。2.未經(jīng)公司/組織批準，任何人不得擅自對外提供、泄露衛(wèi)生檔案資料內(nèi)容。3.在檔案資料的整理、歸檔、保管、查閱、借閱等過程中，檔案管理人員應采取必要的保密措施，防止檔案資料的失密、泄密。（二）銷毀1.衛(wèi)生檔案資料的保管期限屆滿或已失去保存價值的，由檔案管理部門提出銷毀意見，填寫《衛(wèi)生檔案資料銷毀申請表》，報公司/組織領導審批。2.根據(jù)審批意見，檔案管理部門會同相關部門對擬銷毀的檔案資料進行清點、核對，確保銷毀的檔案資料準確無誤。3.銷毀衛(wèi)生檔案資料應采用適當?shù)姆绞竭M行，如焚燒、粉碎等，確保檔案資料無法恢復。4.在銷毀過程中，應安排專人負責監(jiān)督，并填寫《衛(wèi)生檔案資料銷毀登記表》，記錄銷毀的檔案資料名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。5.銷毀完畢后，《衛(wèi)生檔案資料銷毀申請表》、《衛(wèi)生檔案資料銷毀登記表》等相關資料應歸檔保存，以備查考。七、衛(wèi)生檔案資料管理的監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督1.公司/組織設立衛(wèi)生檔案資料管理監(jiān)督小組，定期對各部門衛(wèi)生檔案資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱等情況進行檢查和監(jiān)督。2.監(jiān)督小組應制定詳細的監(jiān)督檢查計劃，明確檢查內(nèi)容、檢查方法、檢查頻率等，并對檢查結(jié)果進行記錄和分析。3.對發(fā)現(xiàn)的問題，監(jiān)督小組應及時向責任部門發(fā)出整改通知，要求限期整改，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。（二）考核1.將衛(wèi)生檔案資料管理工作納入公司/組織績效考核體系，對各部門衛(wèi)生檔案資料管理工作進行量化考核。2.考核內(nèi)容包括檔案資料的完整性、準確性、及時性、規(guī)范性以及檔案管理