PAGE幼兒園衛(wèi)生檔案資料管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)幼兒園衛(wèi)生檔案資料管理，規(guī)范檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用，確保幼兒園衛(wèi)生工作的科學(xué)性、規(guī)范性和系統(tǒng)性，保障幼兒的健康成長(zhǎng)，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本幼兒園全體教職工及與幼兒園衛(wèi)生工作相關(guān)的各類活動(dòng)。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案資料應(yīng)如實(shí)反映幼兒園衛(wèi)生工作的實(shí)際情況，確保內(nèi)容真實(shí)可靠。2.完整性原則：全面收集與幼兒園衛(wèi)生工作有關(guān)的各類資料，保證檔案資料的完整性。3.規(guī)范性原則：按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行檔案資料的整理、歸檔和管理，確保檔案資料的規(guī)范性和一致性。4.保密性原則：對(duì)涉及幼兒個(gè)人隱私、幼兒園敏感信息等檔案資料，嚴(yán)格保密，防止信息泄露。二、檔案資料管理職責(zé)（一）管理部門及職責(zé)1.幼兒園衛(wèi)生管理小組負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃幼兒園衛(wèi)生檔案資料管理工作，制定檔案資料管理工作計(jì)劃和目標(biāo)。定期檢查檔案資料管理工作的執(zhí)行情況，對(duì)存在的問(wèn)題及時(shí)提出整改意見(jiàn)。協(xié)調(diào)各部門之間在檔案資料管理工作中的關(guān)系，確保檔案資料管理工作的順利開展。2.保健室作為幼兒園衛(wèi)生檔案資料的歸口管理部門，具體負(fù)責(zé)檔案資料的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。建立健全檔案資料管理制度和流程，明確檔案資料管理崗位的職責(zé)和工作要求。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行分類整理、編目裝訂，確保檔案資料的整齊有序。負(fù)責(zé)檔案資料的數(shù)字化管理工作，建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，提高檔案資料的檢索和利用效率。（二）各部門職責(zé)1.教學(xué)部門負(fù)責(zé)收集、整理本部門開展衛(wèi)生教育活動(dòng)的相關(guān)資料，如教案、課件、活動(dòng)照片等，并及時(shí)移交保健室歸檔。在日常教學(xué)活動(dòng)中，配合保健室做好幼兒健康檔案信息的更新和維護(hù)工作。2.后勤部門負(fù)責(zé)收集、整理幼兒園環(huán)境衛(wèi)生管理、食品衛(wèi)生管理、飲用水衛(wèi)生管理等方面的資料，如衛(wèi)生檢查記錄、消毒記錄、食品采購(gòu)索證資料等，并按時(shí)移交保健室。按照檔案資料管理要求，做好本部門相關(guān)檔案資料的保管和保密工作。3.班級(jí)教師負(fù)責(zé)收集、整理本班幼兒的健康信息資料，如幼兒體檢報(bào)告、預(yù)防接種記錄、因病缺勤追蹤記錄等，并及時(shí)上報(bào)保健室。協(xié)助保健室做好班級(jí)衛(wèi)生消毒工作記錄、幼兒個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣培養(yǎng)記錄等資料的收集和整理工作。三、檔案資料的收集（一）收集內(nèi)容1.幼兒健康檔案幼兒入園體檢報(bào)告、定期體檢報(bào)告、視力篩查報(bào)告、聽(tīng)力篩查報(bào)告等。幼兒預(yù)防接種證及接種記錄。幼兒因病缺勤追蹤記錄，包括缺勤日期、原因、診治情況等。幼兒個(gè)人衛(wèi)生習(xí)慣培養(yǎng)記錄，如洗手、刷牙、剪指甲等情況。2.環(huán)境衛(wèi)生檔案幼兒園環(huán)境衛(wèi)生檢查記錄，包括教室、寢室、食堂、衛(wèi)生間等區(qū)域的衛(wèi)生狀況檢查記錄。幼兒園消毒記錄，包括空氣消毒、物表消毒、餐具消毒等記錄。幼兒園環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告，如空氣質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告等。3.食品衛(wèi)生檔案食品采購(gòu)索證資料，包括食品供應(yīng)商資質(zhì)證明、食品采購(gòu)發(fā)票、食品檢驗(yàn)報(bào)告等。食品加工過(guò)程記錄，如食品加工操作流程、食品留樣記錄等。食堂從業(yè)人員健康證明及培訓(xùn)記錄。食品安全自查記錄及整改報(bào)告。4.飲用水衛(wèi)生檔案飲用水衛(wèi)生許可證及水質(zhì)檢測(cè)報(bào)告。飲水機(jī)清洗消毒記錄。飲用水衛(wèi)生巡查記錄。5.衛(wèi)生教育檔案衛(wèi)生教育教案、課件、活動(dòng)計(jì)劃及總結(jié)。衛(wèi)生教育活動(dòng)照片、視頻等資料。幼兒衛(wèi)生知識(shí)測(cè)試成績(jī)及試卷。6.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急預(yù)案及演練記錄。事件發(fā)生時(shí)的相關(guān)報(bào)告、調(diào)查記錄、處理措施及結(jié)果等資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)按照檔案資料收集內(nèi)容的要求，及時(shí)、準(zhǔn)確地收集本部門相關(guān)的檔案資料，并確保資料的真實(shí)性和完整性。2.收集的檔案資料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、簽字蓋章齊全。如有復(fù)印件，應(yīng)注明原件存放處，并加蓋提供復(fù)印件部門的公章。3.對(duì)于電子檔案資料，應(yīng)確保其格式規(guī)范、內(nèi)容完整，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）收集時(shí)間1.幼兒健康檔案資料應(yīng)在幼兒入園、體檢、預(yù)防接種、因病缺勤等情況發(fā)生后及時(shí)收集，并于每月底匯總上報(bào)保健室。2.環(huán)境衛(wèi)生檔案資料、食品衛(wèi)生檔案資料、飲用水衛(wèi)生檔案資料應(yīng)按照相關(guān)工作要求及時(shí)收集，如衛(wèi)生檢查記錄應(yīng)在每次檢查后及時(shí)整理歸檔，食品采購(gòu)索證資料應(yīng)在采購(gòu)食品時(shí)同步收集。3.衛(wèi)生教育檔案資料應(yīng)在衛(wèi)生教育活動(dòng)開展前后及時(shí)收集，活動(dòng)結(jié)束后一周內(nèi)整理歸檔。4.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料應(yīng)在事件發(fā)生后立即啟動(dòng)收集程序，相關(guān)資料應(yīng)隨時(shí)收集、隨時(shí)整理、隨時(shí)歸檔。四、檔案資料的整理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照檔案資料的性質(zhì)和用途，分為幼兒健康檔案、環(huán)境衛(wèi)生檔案、食品衛(wèi)生檔案、飲用水衛(wèi)生檔案、衛(wèi)生教育檔案、突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案六大類。2.每大類檔案資料再根據(jù)具體內(nèi)容進(jìn)行細(xì)分，如幼兒健康檔案可細(xì)分為入園體檢檔案、定期體檢檔案、預(yù)防接種檔案等。（二）整理方法1.對(duì)收集到的檔案資料進(jìn)行分類篩選，剔除重復(fù)、無(wú)效的資料。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行排序，同一類資料應(yīng)按照時(shí)間順序或重要程度排列。3.對(duì)每份檔案資料進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性，便于查找和管理。編號(hào)可采用年份+類別+流水號(hào)的方式，如2023YJ001，表示2023年幼兒健康檔案中的第1份資料。4.編制檔案資料目錄，目錄應(yīng)包括資料編號(hào)、資料名稱、日期、來(lái)源等信息，以便快速檢索和查閱檔案資料。（三）裝訂要求1.對(duì)整理好的檔案資料進(jìn)行裝訂，裝訂應(yīng)牢固、整齊，便于翻閱和保存。2.裝訂順序應(yīng)按照檔案資料目錄的順序排列，每類資料之間可使用分隔頁(yè)進(jìn)行區(qū)分。3.對(duì)于紙張較大或較多的檔案資料，可采用折疊或縮印的方式進(jìn)行整理，使其規(guī)格統(tǒng)一，便于裝訂。五、檔案資料的歸檔（一）歸檔流程1.各部門整理好的檔案資料應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)移交保健室。移交時(shí)，雙方應(yīng)填寫檔案資料移交清單，清單應(yīng)包括資料名稱、數(shù)量、移交日期等信息，并簽字確認(rèn)。2.保健室收到各部門移交的檔案資料后，按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行再次審核和整理，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。3.審核整理后的檔案資料應(yīng)及時(shí)歸檔，存放在專門的檔案柜中，并建立檔案資料存放索引，注明檔案資料的類別、存放位置等信息，便于查找和管理。（二）歸檔期限1.每月底前，各部門應(yīng)將本月收集整理的檔案資料移交保健室歸檔。2.對(duì)于年度性的檔案資料，如年度衛(wèi)生工作總結(jié)、年度衛(wèi)生教育計(jì)劃等，應(yīng)在次年1月底前歸檔。3.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案資料應(yīng)在事件處理結(jié)束后一周內(nèi)歸檔。六、檔案資料的保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案保管室，檔案保管室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等安全設(shè)施，確保檔案資料的安全存放。2.檔案保管室內(nèi)應(yīng)配備必要的檔案柜、檔案架、溫濕度計(jì)、滅火器等設(shè)備，便于檔案資料的分類存放和管理。（二）保管要求1.紙質(zhì)檔案保管檔案資料應(yīng)分類存放在檔案柜中，每個(gè)檔案柜應(yīng)標(biāo)明存放檔案資料的類別和范圍。定期對(duì)檔案資料進(jìn)行檢查和清點(diǎn)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，如檔案資料有破損、霉變等情況，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行修復(fù)或更換。按照檔案資料的保管期限，對(duì)到期檔案進(jìn)行鑒定和銷毀，銷毀時(shí)應(yīng)填寫檔案資料銷毀清單，經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由專人負(fù)責(zé)監(jiān)銷，并在清單上簽字確認(rèn)。2.電子檔案保管建立電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，對(duì)電子檔案資料進(jìn)行分類存儲(chǔ)，并設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限管理，確保電子檔案資料的安全和保密。定期對(duì)電子檔案進(jìn)行備份，備份數(shù)據(jù)應(yīng)存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，并分別存放在不同的地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行維護(hù)和更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。定期檢查電子檔案的可讀性，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。（三）保管期限1.幼兒健康檔案：長(zhǎng)期保存。2.環(huán)境衛(wèi)生檔案：一般保存3年。3.食品衛(wèi)生檔案：一般保存3年，涉及食品安全事故的檔案資料應(yīng)永久保存。4.飲用水衛(wèi)生檔案：一般保存3年。5.衛(wèi)生教育檔案：一般保存3年。6.突發(fā)公共衛(wèi)生事件檔案：永久保存。七、檔案資料的利用（一）查閱權(quán)限1.幼兒園教職工因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)填寫檔案資料查閱申請(qǐng)表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到保健室查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案資料時(shí)，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)幼兒園主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，在保健室工作人員的陪同下查閱。查閱過(guò)程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案資料查閱規(guī)定，不得擅自摘抄、復(fù)制、拍照或傳播檔案資料內(nèi)容。（二）查閱流程1.查閱申請(qǐng)人填寫檔案資料查閱申請(qǐng)表，并提交給所在部門負(fù)責(zé)人審核簽字。2.部門負(fù)責(zé)人審核通過(guò)后，將申請(qǐng)表交至保健室。保健室工作人員根據(jù)申請(qǐng)表內(nèi)容，查找相應(yīng)的檔案資料，并提供給查閱申請(qǐng)人。3.查閱申請(qǐng)人應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案資料，查閱時(shí)間一般不得超過(guò)2小時(shí)。如需復(fù)印或摘抄檔案資料，應(yīng)經(jīng)保健室工作人員同意，并按照規(guī)定進(jìn)行登記。4.查閱結(jié)束后，查閱申請(qǐng)人應(yīng)將檔案資料歸還保健室，并在檔案資料查閱登記表上簽字確認(rèn)。（三）利用范圍1.為幼兒園衛(wèi)生工作決策提供依據(jù)，如通過(guò)分析幼兒健康檔案資料，了解幼兒健康狀況，制定針對(duì)性的衛(wèi)生保健措施。2.用于幼兒園衛(wèi)生工作的總結(jié)和評(píng)估，如根據(jù)環(huán)境衛(wèi)生檔案資料、食品衛(wèi)生檔案資料等，總結(jié)衛(wèi)生工作經(jīng)驗(yàn)，發(fā)現(xiàn)存在的問(wèn)題，為改進(jìn)工作提供參考。3.作為衛(wèi)生教育教學(xué)資源，如利用衛(wèi)生教育檔案資