PAGE衛(wèi)生健康局視頻會議制度一、總則（一）目的為了提高衛(wèi)生健康局工作效率，加強(qiáng)信息溝通與交流，規(guī)范視頻會議管理，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生健康局機(jī)關(guān)各科室、下屬各單位召開的視頻會議。（三）基本原則1.高效務(wù)實(shí)原則。確保視頻會議能夠快速、準(zhǔn)確地傳達(dá)信息，解決問題，提高工作效率。2.規(guī)范有序原則。嚴(yán)格按照規(guī)定的流程和要求組織視頻會議，保證會議質(zhì)量。3.安全保密原則。確保視頻會議系統(tǒng)的安全穩(wěn)定運(yùn)行，保護(hù)會議信息的安全與保密。二、會議組織（一）會議發(fā)起1.各科室、下屬單位根據(jù)工作需要，提前填寫《衛(wèi)生健康局視頻會議申請表》，詳細(xì)說明會議主題、時(shí)間、參會人員范圍、會議議程等內(nèi)容，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人或單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，提交至局辦公室。2.局辦公室對申請表進(jìn)行審核，根據(jù)會議的重要性、緊急程度等因素，確定會議的組織形式和時(shí)間安排。（二）會議準(zhǔn)備1.確定會議主持人。主持人應(yīng)熟悉會議主題和議程，具備較強(qiáng)的組織協(xié)調(diào)能力和溝通能力。2.安排會議記錄人員。記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)等，會后及時(shí)整理會議紀(jì)要。3.準(zhǔn)備會議資料。如會議通知、匯報(bào)材料、相關(guān)文件等，并提前發(fā)送給參會人員，確保參會人員有足夠的時(shí)間準(zhǔn)備。4.測試視頻會議系統(tǒng)。在會議前，技術(shù)人員應(yīng)提前對視頻會議系統(tǒng)進(jìn)行測試，確保聲音、圖像清晰，網(wǎng)絡(luò)連接穩(wěn)定。（三）會議通知1.局辦公室根據(jù)審核通過后的申請表，及時(shí)發(fā)布會議通知。通知應(yīng)明確會議的時(shí)間、地點(diǎn)（視頻會議接入方式）、參會人員范圍、會議主題、議程等內(nèi)容。2.對于重要會議，應(yīng)提前[X]天發(fā)布通知；對于一般性會議，應(yīng)提前[X]小時(shí)發(fā)布通知；對于緊急會議，應(yīng)及時(shí)電話通知或通過即時(shí)通訊工具發(fā)布通知。3.通知可通過公文系統(tǒng)、電子郵件、即時(shí)通訊工具等方式發(fā)送給參會人員，并要求參會人員及時(shí)回復(fù)確認(rèn)是否參加會議。三、會議召開（一）參會人員要求1.參會人員應(yīng)提前[X]分鐘進(jìn)入視頻會議室，調(diào)試好設(shè)備，確保能夠正常參加會議。2.參會人員應(yīng)遵守會議紀(jì)律，保持良好的會議秩序，不得隨意走動、交談或接聽電話。3.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極參與討論，按照會議主持人的要求發(fā)表意見和建議。（二）會議流程1.主持人開場。介紹會議背景、目的、議程安排等內(nèi)容，并宣布會議開始。2.匯報(bào)與發(fā)言。按照會議議程，相關(guān)人員進(jìn)行工作匯報(bào)、發(fā)言或討論。匯報(bào)和發(fā)言應(yīng)簡潔明了、重點(diǎn)突出，避免冗長和無關(guān)內(nèi)容。3.討論與交流。參會人員圍繞會議主題進(jìn)行討論和交流，充分發(fā)表意見和建議。主持人應(yīng)引導(dǎo)討論方向，確保討論有序進(jìn)行。4.決議與決策。根據(jù)討論結(jié)果，形成會議決議或決策。決議和決策應(yīng)明確、具體，具有可操作性。5.主持人總結(jié)。主持人對會議進(jìn)行總結(jié)，強(qiáng)調(diào)會議重點(diǎn)和下一步工作要求。6.宣布會議結(jié)束。（三）會議記錄1.記錄人員應(yīng)認(rèn)真記錄會議內(nèi)容，包括會議討論要點(diǎn)、決議事項(xiàng)、提出的問題及解決方案等。2.會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整、清晰，采用電子文檔或紙質(zhì)文檔的形式進(jìn)行記錄。3.會議結(jié)束后，記錄人員應(yīng)及時(shí)整理會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)包括會議基本信息、會議主要內(nèi)容、決議事項(xiàng)、責(zé)任分工、完成時(shí)間等內(nèi)容。4.會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，發(fā)送給參會人員，并抄報(bào)局領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)科室。四、會議管理（一）會議考勤1.局辦公室負(fù)責(zé)對參會人員的考勤情況進(jìn)行記錄。對于無故缺席會議的人員，應(yīng)進(jìn)行通報(bào)批評。2.因特殊原因不能參加會議的人員，應(yīng)提前向會議主持人請假，并說明原因。（二）會議資料管理1.會議資料包括會議通知、匯報(bào)材料、相關(guān)文件、會議記錄、會議紀(jì)要等。2.會議資料由局辦公室負(fù)責(zé)收集、整理和歸檔，按照檔案管理規(guī)定進(jìn)行保存，以便查閱和參考。（三）會議設(shè)備管理1.視頻會議設(shè)備由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和管理，定期進(jìn)行檢查和保養(yǎng)，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.參會人員應(yīng)愛護(hù)視頻會議設(shè)備，不得隨意拆卸、損壞設(shè)備。如發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障，應(yīng)及時(shí)報(bào)告技術(shù)人員進(jìn)行維修。（四）會議安全管理1.加強(qiáng)視頻會議系統(tǒng)的安全防護(hù)，設(shè)置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)等安全措施，防止網(wǎng)絡(luò)攻擊和信息泄露。2.對會議內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格保密，禁止無關(guān)人員進(jìn)入視頻會議室，禁止在會議期間私自錄制、傳播會議內(nèi)容。五、會議監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.局辦公室定期對視頻會議的組織和召開情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)督促整改。2.對于違反會議制度的行為，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。（二）考核評價(jià)1.將視頻會議制度的執(zhí)行情況納入科室和個(gè)人的績效考核內(nèi)容，對表現(xiàn)優(yōu)秀的科室和個(gè)人進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。2.對違反會議制度，導(dǎo)致會議組織