PAGE衛(wèi)生院會計檔案借閱制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)衛(wèi)生院會計檔案的管理，規(guī)范會計檔案的借閱行為，確保會計檔案的安全與完整，根據(jù)《中華人民共和國會計法》、《會計檔案管理辦法》等相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合本衛(wèi)生院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本衛(wèi)生院全體員工及因工作需要借閱會計檔案的外部單位或個人。（三）定義會計檔案是指衛(wèi)生院在進(jìn)行會計核算等過程中接收或形成的，記錄和反映衛(wèi)生院經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計資料，包括通過計算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計檔案。二、會計檔案的管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)會計檔案的整理、裝訂、保管和歸檔工作，確保會計檔案的完整性和準(zhǔn)確性。2.建立健全會計檔案管理制度，明確檔案管理流程和各環(huán)節(jié)的職責(zé)分工。3.定期對會計檔案進(jìn)行清查、核對，確保檔案的安全存儲，防止檔案損壞、丟失。（二）財務(wù)部門職責(zé)1.協(xié)助檔案管理部門做好會計檔案的整理和歸檔工作，提供準(zhǔn)確、完整的會計資料。2.負(fù)責(zé)對會計檔案的借閱申請進(jìn)行審核，根據(jù)工作需要合理確定借閱范圍和期限。3.對歸還的會計檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和未被損壞。（三）借閱審批部門職責(zé)根據(jù)衛(wèi)生院內(nèi)部管理規(guī)定，明確借閱審批的層級和權(quán)限，對借閱申請進(jìn)行嚴(yán)格審批，確保借閱行為符合規(guī)定和工作需要。三、會計檔案的借閱流程（一）借閱申請1.本衛(wèi)生院員工因工作需要借閱會計檔案，應(yīng)填寫《會計檔案借閱申請表》，注明借閱檔案的名稱、所屬年度、借閱用途、預(yù)計借閱期限等信息。2.外部單位或個人因工作需要借閱會計檔案，需提交正式的借閱函，說明借閱目的、范圍、期限等，并加蓋單位公章。（二）申請審核1.借閱申請表或借閱函提交后，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人進(jìn)行初步審核，重點(diǎn)審核借閱用途是否合理、借閱期限是否符合規(guī)定等。2.審核通過后，將申請表或借閱函提交至借閱審批部門進(jìn)行最終審批。（三）借閱審批1.借閱審批部門根據(jù)規(guī)定的審批權(quán)限進(jìn)行審批。一般情況下，涉及重要會計檔案或較大范圍借閱的申請，需經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批；一般性借閱申請可由財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審批。2.審批通過后，審批部門在申請表或借閱函上簽署同意借閱的意見，并注明批準(zhǔn)的借閱期限等信息。（四）檔案借閱1.借閱申請人憑審批通過的《會計檔案借閱申請表》或借閱函到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案管理部門根據(jù)申請表或借閱函上注明的檔案名稱、所屬年度等信息，查找并提取相應(yīng)的會計檔案。3.借閱人應(yīng)對所借閱的會計檔案進(jìn)行當(dāng)面清點(diǎn)，確認(rèn)檔案的完整性和準(zhǔn)確性后，在《會計檔案借閱登記薄》上簽字確認(rèn)。（五）歸還檔案1.借閱期限屆滿，借閱人應(yīng)及時歸還所借閱的會計檔案。如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人歸還檔案時，檔案管理部門應(yīng)認(rèn)真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無誤后，在《會計檔案借閱登記薄》上記錄歸還日期，并由借閱人簽字確認(rèn)。3.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，借閱人應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。四、會計檔案的借閱期限（一）一般規(guī)定1.本衛(wèi)生院員工因工作需要借閱會計檔案，一般借閱期限不得超過[X]個工作日。如有特殊情況需要延期，需提前向財務(wù)部門提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長不得超過[X]個工作日。2.外部單位或個人因工作需要借閱會計檔案，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。如需延期，應(yīng)提前向本衛(wèi)生院提出申請，并經(jīng)批準(zhǔn)后方可延期，但延期最長不得超過[X]個工作日。（二）特殊情況處理對于涉及重大經(jīng)濟(jì)事項審查、審計等特殊情況需要較長時間借閱會計檔案的，由借閱申請人提出書面申請，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，可適當(dāng)延長借閱期限，但最長不得超過[具體期限]。五、會計檔案的借閱要求（一）借閱人責(zé)任1.借閱人應(yīng)妥善保管所借閱的會計檔案，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓、涂改、偽造、撕毀或故意損壞檔案。2.借閱人在借閱期間應(yīng)確保會計檔案的安全，不得將檔案帶出衛(wèi)生院指定的借閱場所，如需在借閱場所以外使用，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并采取必要的安全保護(hù)措施。3.借閱人應(yīng)按照規(guī)定的用途使用會計檔案，并在借閱期限屆滿后及時歸還。（二）檔案查閱限制1.未經(jīng)檔案管理部門和財務(wù)部門同意，借閱人不得擅自查閱、復(fù)印、拍照會計檔案的內(nèi)容。如需查閱、復(fù)印、拍照部分內(nèi)容，應(yīng)按照規(guī)定辦理相關(guān)手續(xù)。2.涉及衛(wèi)生院商業(yè)秘密、財務(wù)機(jī)密等重要信息的會計檔案，借閱人應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得向無關(guān)人員透露。（三）歸還檔案要求1.借閱人歸還檔案時，應(yīng)保證檔案的整潔、完好，不得在檔案上隨意批注、涂改或損壞。2.檔案管理部門在接收歸還的檔案時，應(yīng)認(rèn)真核對檔案的數(shù)量、內(nèi)容等是否與借閱時一致，如有差異應(yīng)及時查明原因并進(jìn)行處理。六、會計檔案的保密規(guī)定（一）保密范圍會計檔案中涉及的衛(wèi)生院財務(wù)收支情況、財務(wù)報表、財務(wù)分析報告、會計憑證、會計賬簿等信息均屬于保密范圍。（二）保密措施1.檔案管理部門和財務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對會計檔案的保密管理，對存放會計檔案的場所采取必要的安全防范措施，如安裝監(jiān)控設(shè)備、設(shè)置門禁系統(tǒng)等。2.接觸會計檔案的工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露檔案內(nèi)容。如因工作需要必須查閱、使用會計檔案的，應(yīng)經(jīng)授權(quán)并在規(guī)定的范圍內(nèi)進(jìn)行。3.對涉及會計檔案的電子數(shù)據(jù)，應(yīng)采取加密存儲、訪問控制等技術(shù)手段進(jìn)行保密管理，防止數(shù)據(jù)泄露。（三）違規(guī)處理對違反保密規(guī)定，泄露會計檔案內(nèi)容的單位或個人，將按照衛(wèi)生院相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，情節(jié)嚴(yán)重的將依法追究法律責(zé)任。七、會計檔案的銷毀規(guī)定（一）銷毀條件1.會計檔案保管期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的，可以按照規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。2.因保管不善等原因?qū)е聲嫏n案損壞、丟失，無法繼續(xù)保存的，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)后，可以進(jìn)行銷毀。（二）銷毀程序1.檔案管理部門會同財務(wù)部門對擬銷毀的會計檔案進(jìn)行清點(diǎn)、造冊，編制《會計檔案銷毀清冊》，詳細(xì)記錄檔案的名稱、所屬年度、冊數(shù)、起止日期、應(yīng)保管期限、已保管期限等信息。2.《會計檔案銷毀清冊》經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人審核簽字后，報衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門和財務(wù)部門共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人員在銷毀會計檔案前，應(yīng)當(dāng)按照《會計檔案銷毀清冊》所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報告衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)。（三）特殊檔案處理對于涉及未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項的會計憑證不得銷毀，應(yīng)單獨(dú)抽出立卷，保管到未了事項完結(jié)時為止。單獨(dú)抽出立卷的會計檔案，應(yīng)當(dāng)在《會計檔案銷毀清冊》和會計檔案保管清冊中列明。八、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.衛(wèi)生院內(nèi)部審計部門應(yīng)定期對會計檔案的管理情況進(jìn)行審計監(jiān)督，檢查會計檔案的整理、保管、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定。2.檔案管理部門和財務(wù)部門應(yīng)定期對會計檔案的管理情況進(jìn)行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。（二）外部檢查接受財