采購申請及審批流程標(biāo)準(zhǔn)化操作手冊一、適用范圍與場景說明本手冊適用于企業(yè)各部門在日常運(yùn)營中因工作需要采購各類物資、服務(wù)或工程項(xiàng)目的流程管理，涵蓋以下典型場景：常規(guī)物資采購：包括辦公用品、生產(chǎn)輔料、勞保用品等計劃內(nèi)、預(yù)算內(nèi)采購；設(shè)備資產(chǎn)采購：新增或替換辦公設(shè)備、生產(chǎn)設(shè)備、IT設(shè)備等固定資產(chǎn)采購；服務(wù)類采購：如咨詢服務(wù)、維修服務(wù)、外包服務(wù)（保潔、安保等）；緊急采購：因突發(fā)情況（如設(shè)備故障、臨時任務(wù)）需立即響應(yīng)的采購需求；特殊項(xiàng)目采購：涉及金額較大、技術(shù)復(fù)雜或需公開招標(biāo)的專項(xiàng)采購。二、標(biāo)準(zhǔn)化操作流程詳解（一）需求發(fā)起與申請?zhí)釄蟀l(fā)起主體：各部門根據(jù)實(shí)際需求，由申請人（部門員工或指定對接人）發(fā)起采購申請。操作步驟：（1）申請人填寫《采購申請單》（詳見第三部分模板），明確采購物品/服務(wù)的名稱、規(guī)格型號、數(shù)量、預(yù)估單價、預(yù)算金額、用途及需求時間等關(guān)鍵信息；（2）附相關(guān)支撐材料（如技術(shù)參數(shù)圖紙、比價報價單、會議紀(jì)要等），保證需求描述清晰、依據(jù)充分；（3）在OA系統(tǒng)或指定審批平臺提交申請，選擇對應(yīng)審批流程（常規(guī)/緊急/特殊）。（二）部門負(fù)責(zé)人初審責(zé)任主體：申請人所在部門負(fù)責(zé)人。審核要點(diǎn)：（1）核對采購需求的必要性：是否符合部門工作計劃，是否存在重復(fù)采購或可替代方案；（2）確認(rèn)預(yù)算匹配度：采購金額是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)，超預(yù)算需提前說明理由并附預(yù)算調(diào)整申請；（3）審核需求合理性：規(guī)格型號、數(shù)量是否與實(shí)際工作需求匹配，避免過度采購。輸出結(jié)果：通過則流轉(zhuǎn)至下一環(huán)節(jié)；駁回則需注明原因并退回申請人修改。（三）預(yù)算管理崗復(fù)審責(zé)任主體：財務(wù)部預(yù)算管理專員。審核要點(diǎn)：（1）核查預(yù)算科目準(zhǔn)確性：采購項(xiàng)目是否歸屬對應(yīng)預(yù)算科目（如“辦公費(fèi)”“設(shè)備購置費(fèi)”等）；（2）確認(rèn)預(yù)算余額：部門剩余預(yù)算是否覆蓋本次采購金額，避免超支；（3）跨部門需求協(xié)調(diào)：涉及多部門共用資源時，確認(rèn)預(yù)算分?jǐn)偙壤欠衩鞔_。輸出結(jié)果：通過則流轉(zhuǎn)至采購部門；駁回則反饋至申請人及部門負(fù)責(zé)人補(bǔ)充預(yù)算或調(diào)整需求。（四）采購部門復(fù)核責(zé)任主體：采購部負(fù)責(zé)人或指定采購專員。審核要點(diǎn)：（1）采購方式合規(guī)性：根據(jù)采購金額和類型確定采購方式（如詢價、比價、招標(biāo)、單一來源采購等）；（2）供應(yīng)商初步篩選：是否需引入新供應(yīng)商，現(xiàn)有合格供應(yīng)商能否滿足需求（緊急采購可簡化流程）；（3）市場行情參考：預(yù)估單價是否與近期市場價格基本一致，明顯偏離時需要求申請人說明原因。輸出結(jié)果：通過則進(jìn)入分級審批環(huán)節(jié)；需補(bǔ)充材料或調(diào)整采購方式的，反饋至申請人及相關(guān)部門。（五）分級審批決策根據(jù)采購金額和重要性，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)審批：常規(guī)采購（金額≤5萬元）：由采購部負(fù)責(zé)人、分管副總審批；重要采購（5萬元＜金額≤20萬元）：在上述基礎(chǔ)上，提交總經(jīng)理審批；重大采購（金額＞20萬元或特殊項(xiàng)目）：需提交總經(jīng)理辦公會集體審議，形成會議紀(jì)要后方可執(zhí)行。注：緊急采購可啟動“綠色通道”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人和分管副總口頭確認(rèn)后先行采購，2個工作日內(nèi)補(bǔ)辦書面審批手續(xù)。（六）采購訂單執(zhí)行責(zé)任主體：采購部專員。操作步驟：（1）根據(jù)審批通過的《采購申請單》，向選定供應(yīng)商下達(dá)采購訂單，明確交付時間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、付款方式等條款；（2）跟蹤訂單進(jìn)度：與供應(yīng)商保持溝通，保證按時交付，如遇延期需及時反饋至申請部門并協(xié)商解決方案；（3）大額采購要求供應(yīng)商提供履約保證金或預(yù)付款保函，降低履約風(fēng)險。（七）到貨驗(yàn)收與確認(rèn)責(zé)任主體：申請部門牽頭，采購部、財務(wù)部（必要時）參與。操作步驟：（1）貨物送達(dá)后，申請部門對照采購訂單和需求說明，核對數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量（可抽樣或全檢），填寫《到貨驗(yàn)收單》；（2）服務(wù)類項(xiàng)目需由需求部門確認(rèn)服務(wù)成果是否達(dá)標(biāo)，附驗(yàn)收報告或使用記錄；（3）驗(yàn)收不合格：當(dāng)場拒收并通知采購部聯(lián)系供應(yīng)商退換貨或整改，整改后需重新驗(yàn)收；（4）驗(yàn)收合格后，各部門負(fù)責(zé)人在《到貨驗(yàn)收單》簽字確認(rèn)，作為后續(xù)付款依據(jù)。（八）財務(wù)付款與歸檔責(zé)任主體：財務(wù)部付款專員。操作步驟：（1）采購部匯總《采購申請單》《采購訂單》《到貨驗(yàn)收單》等全套單據(jù)，提交財務(wù)部審核；（2）財務(wù)部核對單據(jù)一致性（申請人、金額、驗(yàn)收信息等）及審批完整性，確認(rèn)無誤后安排付款；（3）采購部將全套流程資料（紙質(zhì)/電子）整理歸檔，保存期限不少于3年，保證可追溯。三、采購申請單模板及填寫說明采購申請單申請編號CG-2024-X申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期YYYY-MM-DD需求日期YYYY-MM-DD采購類別□辦公物資□生產(chǎn)輔料□設(shè)備資產(chǎn)□服務(wù)類□其他緊急程度□普通□緊急（請說明原因：）預(yù)算金額元預(yù)估金額元序號物品/服務(wù)名稱規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容單位數(shù)量單價（元）小計（元）需求用途說明12……附件清單（可附頁）：□技術(shù)參數(shù)□比價單□報價單□其他：_________________________審批意見：部門負(fù)責(zé)人預(yù)算管理崗采購部負(fù)責(zé)人分管副總總經(jīng)理/總經(jīng)理辦公會日期：日期：日期：日期：日期：備注：填寫說明申請編號：由采購部按“CG-年份-部門序號”規(guī)則自動編制，如“CG-2024-01”代表2024年部門第1筆申請；規(guī)格型號/服務(wù)內(nèi)容：需詳細(xì)描述，避免模糊表述（如“辦公電腦”需注明“品牌、CPU、內(nèi)存、硬盤配置”）；緊急程度：僅因突發(fā)生產(chǎn)故障、緊急任務(wù)等不可抗力因素勾選“緊急”，需在“需求用途說明”中具體說明；附件清單：技術(shù)復(fù)雜或金額較大的采購，必須附至少2家供應(yīng)商的書面報價單（緊急采購可后補(bǔ)）；審批意見：各環(huán)節(jié)審批人需手寫簽字或電子簽章，不得代簽，審批日期需與實(shí)際審批日期一致。四、操作要點(diǎn)與常見問題規(guī)避（一）核心操作要點(diǎn)信息完整真實(shí)：申請單必填項(xiàng)（名稱、規(guī)格、數(shù)量、預(yù)算等）不得遺漏，預(yù)估價格需基于市場調(diào)研，嚴(yán)禁虛報、瞞報；預(yù)算剛性約束：無預(yù)算或超預(yù)算采購需提前履行預(yù)算調(diào)整流程，禁止“先采購后補(bǔ)預(yù)算”；審批時限管理：各環(huán)節(jié)審批人需在1-3個工作日內(nèi)完成審核（緊急采購2小時內(nèi)響應(yīng)），逾期未反饋視為默認(rèn)通過；采購方式合規(guī)：嚴(yán)格執(zhí)行企業(yè)《采購管理辦法》，不得化整為零規(guī)避審批，禁止指定未經(jīng)認(rèn)可的供應(yīng)商。（二）常見問題規(guī)避需求描述不清：風(fēng)險：導(dǎo)致采購物資與實(shí)際需求不符，造成浪費(fèi)或延誤工作。規(guī)避：申請人需與使用部門確認(rèn)細(xì)節(jié)，必要時附圖紙或樣品參數(shù)，采購部可要求補(bǔ)充說明。緊急流程濫用：風(fēng)險：規(guī)避正常審批，增加采購成本和質(zhì)量風(fēng)險。規(guī)避：緊急采購需部門負(fù)責(zé)人書面說明緊急原因，經(jīng)分管副總簽字后方可啟動“綠色通道”，事后核查。驗(yàn)收環(huán)節(jié)流于形式：風(fēng)險：不合格物資或服務(wù)流入企業(yè)，影響后續(xù)使用或生產(chǎn)。規(guī)避：申請部門需指定專人驗(yàn)收，對質(zhì)量有異議的當(dāng)場拍照留存并聯(lián)系采購部處理，驗(yàn)收單需注明“合格/不合格