公司日常采購標(biāo)準(zhǔn)申請表及審批流程工具指南一、適用范圍與采購類型本工具適用于公司日常運營中所需的小額、常規(guī)性采購場景，涵蓋以下類型：辦公物資類：如文具（紙張、筆本）、耗材（打印機墨盒、硒鼓）、清潔用品等；小額設(shè)備類：如辦公配件（鍵盤、鼠標(biāo)）、小型工具（碎紙機、裝訂機）、電子配件（充電器、U盤）等；服務(wù)類：如設(shè)備維修（電腦、打印機故障處理）、場地保潔（日常辦公區(qū)域清潔）等。注：單次采購金額在[具體金額，如5000元]以下且不屬于固定資產(chǎn)、大宗物資的采購，適用本流程；超出金額或特殊類型采購需參照公司《大額采購管理辦法》執(zhí)行。二、申請與審批操作指引步驟1：采購需求發(fā)起與申請表填寫申請人根據(jù)部門實際需求（如辦公用品短缺、設(shè)備故障需更換等），登錄公司OA系統(tǒng)或《采購申請表模板》，逐項填寫完整信息，保證內(nèi)容真實、準(zhǔn)確。填寫要點：明確物品/服務(wù)的具體名稱、規(guī)格型號（如“A4紙80g白色”）、數(shù)量、預(yù)估單價及總預(yù)算；詳細說明采購用途（如“行政部日常打印用”“市場部展會設(shè)備維修”）；如有緊急需求，需在“備注”欄標(biāo)注“緊急”，并簡要說明原因（如“客戶到訪需臨時采購接待物資”）。步驟2：部門負責(zé)人初審申請人將填寫完整的申請表提交至部門負責(zé)人（如經(jīng)理、主管）處，重點審核：采購需求的必要性（是否為部門日常運營必需）；預(yù)算合理性（預(yù)估價格是否符合市場行情，是否在部門年度預(yù)算額度內(nèi)）；數(shù)量合理性（避免過度采購造成浪費）。初審?fù)ㄟ^后，部門負責(zé)人在“部門負責(zé)人審核”欄簽字確認；若不通過，需注明原因并退回申請人修改。步驟3：采購部復(fù)審部門負責(zé)人審核通過后，申請表流轉(zhuǎn)至采購部（*主管處），采購部進行以下審核：核對采購物品/服務(wù)是否屬于公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)品類；查詢庫存情況（如為常規(guī)物資，優(yōu)先從庫存領(lǐng)用，避免重復(fù)采購）；對預(yù)估價格進行市場比價（如單次采購金額超[具體金額，如1000元]，需提供至少2家供應(yīng)商的報價單作為附件）。復(fù)審?fù)ㄟ^后，采購部在“采購部審核”欄簽字，并明確采購方式（如“從固定供應(yīng)商采購”“線上平臺比價采購”）；若需調(diào)整采購方案（如更換規(guī)格、降低預(yù)算），會與申請人溝通后修改。步驟4：財務(wù)部預(yù)算合規(guī)性審核采購部審核通過后，申請表提交至財務(wù)部（*會計處），重點審核：采購總金額是否在部門剩余預(yù)算額度內(nèi)；采購項目是否符合公司財務(wù)制度（如是否有預(yù)算科目對應(yīng)）；若為緊急采購且超出預(yù)算，需確認是否有分管領(lǐng)導(dǎo)特批說明。審核通過后，財務(wù)部在“財務(wù)部審核”欄簽字蓋章；若預(yù)算不足或科目不符，退回申請人調(diào)整需求或補充預(yù)算說明。步驟5：分管領(lǐng)導(dǎo)終審（根據(jù)金額分級）根據(jù)采購金額，由不同層級領(lǐng)導(dǎo)終審：金額在[具體金額，如1000元]以下：由部門負責(zé)人審批（已在步驟2完成，無需重復(fù)）；金額在[具體金額，如1000-5000元]：由分管采購的副總經(jīng)理（*總）審批；金額超[具體金額，如5000元]：需提交總經(jīng)理（*總）最終審批。終審領(lǐng)導(dǎo)確認采購合規(guī)性、必要性及預(yù)算后，在“分管領(lǐng)導(dǎo)審批”欄簽字，審批流程結(jié)束。步驟6：采購執(zhí)行與進度跟進審批通過后，采購部根據(jù)申請表要求執(zhí)行采購：屬于固定供應(yīng)商的，直接下單并確認交貨時間；需比價的，在2個工作日內(nèi)完成供應(yīng)商選擇并下單；緊急采購，需在24小時內(nèi)啟動采購流程，保證物資/服務(wù)及時到位。采購部通過OA系統(tǒng)或郵件向申請人同步采購進度，如“已下單，預(yù)計X月X日到貨”。步驟7：驗收與確認物資/服務(wù)到貨后，申請人聯(lián)合部門負責(zé)人共同驗收：核對物品名稱、規(guī)格、數(shù)量是否與申請表一致；檢查質(zhì)量是否合格（如辦公用品是否完好、維修服務(wù)是否解決問題）；服務(wù)類采購需確認服務(wù)效果（如保潔區(qū)域是否達標(biāo)）。驗收合格后，申請人在“驗收人”欄簽字，部門負責(zé)人在“部門驗收確認”欄簽字；若不合格，采購部需聯(lián)系供應(yīng)商退換貨，直至驗收通過。步驟8：費用結(jié)算與歸檔驗收通過后，采購部將采購申請表、驗收單、供應(yīng)商發(fā)票（或結(jié)算單）等材料提交財務(wù)部；財務(wù)部核對無誤后，安排費用支付；所有審批單據(jù)（申請表、驗收單、發(fā)票等）由財務(wù)部統(tǒng)一歸檔保存，保存期限不少于[具體年限，如3年]。三、采購申請表模板公司日常采購申請表申請信息內(nèi)容申請部門申請人聯(lián)系方式申請日期年月日申請編號（自動）采購明細序號物品/服務(wù)名稱123預(yù)算合計（元）審批流程申請人簽字部門負責(zé)人審核采購部審核財務(wù)部審核分管領(lǐng)導(dǎo)審批采購執(zhí)行與驗收采購部執(zhí)行人預(yù)計到貨日期年月日驗收情況□合格□不合格（不合格說明：_________________________）驗收人簽字部門驗收確認備注|1.緊急采購需求：□是□否（如是，說明原因：_________________________）2.其他說明：_________________________|四、使用要點與常見問題說明預(yù)算控制要求所有采購需在部門年度預(yù)算內(nèi)發(fā)起，超預(yù)算采購需提前提交《預(yù)算調(diào)整申請表》，經(jīng)財務(wù)部及分管領(lǐng)導(dǎo)審批后方可發(fā)起；預(yù)估價格需貼近市場實際，虛報預(yù)算將導(dǎo)致審批駁回，情節(jié)嚴重將納入部門績效考核。審批時限規(guī)范常規(guī)采購：從申請到審批完成不超過3個工作日；緊急采購：審批流程需在1個工作日內(nèi)完成，分管領(lǐng)導(dǎo)需優(yōu)先處理；各環(huán)節(jié)審核人需在收到申請后1個工作日內(nèi)反饋結(jié)果，無故拖延將按公司《考勤與績效管理辦法》處理。采購執(zhí)行規(guī)范優(yōu)先從公司《合格供應(yīng)商名錄》內(nèi)采購，名錄外供應(yīng)商需由采購部進行資質(zhì)審核（營業(yè)執(zhí)照、相關(guān)資質(zhì)證書等）；單次采購金額超[具體金額，如2000元]的，需簽訂簡易采購合同，明確質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、交貨時間、售后責(zé)任等。驗收與退換貨驗收需在物資到貨后1個工作日內(nèi)完成，逾期未驗收視為默認合格；驗收不合格的，采購部需在2個工作日內(nèi)聯(lián)系供應(yīng)商處理，退換貨產(chǎn)生的費用由供應(yīng)商承擔(dān)；服務(wù)類驗收需留存服務(wù)過程記錄（如保潔前后對比照片、維修設(shè)備檢測報告），作為結(jié)算依據(jù)。信息準(zhǔn)確性要求申請表填寫需完整、清晰，模糊信息（如規(guī)格型號填寫“辦公用品”）將導(dǎo)致審批退回；采購需