環(huán)境保護檔案管理制度第一章總則1.1為落實國家生態(tài)文明建設要求，規(guī)范環(huán)境保護檔案的形成、積累、整理、保管與利用，確保環(huán)境管理決策可追溯、責任可倒查、數據可共享，特制定本制度。1.2本制度所稱環(huán)境保護檔案，是指在環(huán)境影響評價、排污許可、清潔生產、污染防治、生態(tài)保護、應急監(jiān)測、執(zhí)法監(jiān)察、信訪投訴、信息公開、科研宣教等活動中直接形成的、具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子數據、實物等不同形式的歷史記錄。1.3檔案管理遵循“誰形成、誰負責，誰主管、誰監(jiān)督”的原則，實行統(tǒng)一領導、分級管理、分工協(xié)作、全程控制、便于利用的工作機制。1.4本制度適用于本單位內部所有產生、接收、移交、保管、利用環(huán)境保護檔案的部門、項目組及臨時機構，外協(xié)單位參照執(zhí)行。第二章組織與職責2.1設立環(huán)境保護檔案管理委員會（以下簡稱“管委會”），由單位主要負責人任主任，分管環(huán)保、信息化、法務、財務的負責人任副主任，成員由各部門檔案聯(lián)絡員組成。管委會每季度召開一次例會，遇重大環(huán)保事件可隨時召開臨時會議。2.2管委會職責：2.2.1審定年度檔案工作計劃、經費預算及考核指標；2.2.2裁決檔案歸屬、密級變更、銷毀、出境等爭議事項；2.2.3組織檔案安全應急演練與重大風險隱患排查；2.2.4推動檔案信息化、數字化、知識化轉型，審批檔案管理系統(tǒng)升級方案。2.3檔案室（館）為日常執(zhí)行機構，配備專職檔案管理員不少于編制人數的1%，并設置AB角互為備份。檔案室職責：2.3.1制定并動態(tài)更新《環(huán)境保護檔案分類方案》《文件材料歸檔范圍與保管期限表》《電子檔案元數據方案》；2.3.2指導、監(jiān)督、檢查各部門立卷歸檔質量，開展年度評估并發(fā)布通報；2.3.3負責實體檔案庫房恒溫恒濕、七氟丙烷滅火、視頻監(jiān)控、門禁雙因子管控，確保十防（防火、防盜、防水、防潮、防光、防塵、防蟲、防鼠、防磁、防高溫）；2.3.4建立檔案利用臺賬，對查閱、復制、借出、銷毀等行為實行全程留痕；2.3.5每年12月20日前向管委會提交《年度檔案工作報告》《檔案安全風險評估報告》。2.4業(yè)務部門職責：2.4.1指定一名中層干部作為檔案第一責任人，對本部門形成檔案的真實性、完整性、系統(tǒng)性負終身責任；2.4.2配備兼職檔案員，參加檔案室組織的業(yè)務培訓，年度受訓不少于8學時；2.4.3在項目啟動階段同步編制《文件材料歸檔計劃》，明確節(jié)點、責任人、載體、份數、密級、共享范圍；2.4.4對涉密、敏感數據先進行脫密或降密處理，再歸檔，確保符合國家及行業(yè)保密規(guī)定；2.4.5配合檔案室完成數字化掃描、元數據掛接、質量檢驗、格式遷移等工作，確保電子文件與紙質文件內容、版式、簽章一致。第三章文件材料形成與積累3.1文件材料實行“前端控制”與“全過程管理”。項目負責人在合同或任務書中明確檔案條款，將檔案工作經費納入預算，比例不低于項目總經費的1%。3.2電子文件須采用可靠電子簽名或電子印章，使用國家認可的CA證書，簽名算法不低于SM2/RSA2048，時間戳由授時中心簽發(fā)。3.3對自動監(jiān)測、實驗室LIMS、工況在線、無人機巡檢、遙感解譯等系統(tǒng)產生的數據流，采用“邊產生、邊校驗、邊歸檔”模式，原始數據包以不可擦寫藍光光盤或WORM硬盤離線備份兩份，保存期限不少于十五年。3.4紙質文件須使用耐久性紙張（木漿含量≥70%，pH值7.5–9.5），雙面打?。粺崦艏?、復寫紙、鉛筆書寫件禁止直接歸檔，應復制后附原件一并保存。3.5聲像檔案分辨率要求：照片不低于2400萬像素，RAW格式；視頻不低于4K50Mbps，碼流格式XAVC-I；音頻不低于48kHz/24bitWAV。3.6外出監(jiān)測、執(zhí)法、應急、調研等活動實行“一事一記錄”，使用GPS北斗雙模定位，經緯度精確到秒，并自動生成軌跡日志，隨活動總結一并歸檔。第四章分類與立卷4.1環(huán)境保護檔案采用“年度—問題—項目”三級分類法，設置十五個一級類目：A綜合管理B環(huán)境影響評價C排污許可與總量控制D環(huán)境監(jiān)測（含自動監(jiān)測、手工監(jiān)測、遙感監(jiān)測）E污染防治工程（廢水、廢氣、固廢、噪聲、土壤、地下水）F生態(tài)保護與修復G環(huán)境應急與事故調查H環(huán)境執(zhí)法與行政處罰I環(huán)境信訪與投訴J清潔生產與循環(huán)經濟K環(huán)境科研與標準制定L環(huán)境宣教與公眾參與M環(huán)境信息公開N環(huán)境審計與碳排放核查O其他4.2立卷單元劃分：4.2.1環(huán)評類以“建設項目”為單元，包含報告書（表）、批復、技術評估意見、公眾參與材料、跟蹤監(jiān)測報告；4.2.2監(jiān)測類以“點位+年度”為單元，包含任務通知、原始記錄、質控報告、數據報表、儀器檢定證書；4.2.3執(zhí)法類以“案件”為單元，包含現(xiàn)場檢查筆錄、詢問調查筆錄、監(jiān)測報告、責令改正決定書、處罰決定書、送達回執(zhí)、結案報告；4.2.4應急類以“事件”為單元，包含接報記錄、應急預案啟動令、監(jiān)測快報、處置總結、損害評估、恢復方案。4.3卷內文件排列遵循“結論性文件在前、依據性文件在中、過程性文件在后”的原則，圖紙按里程、子項、專業(yè)順序折疊成A4幅面，圖簽外露。4.4卷皮采用無酸牛皮紙，厚度≥250g/m2，封面項目打印后粘貼，禁止使用漿糊，采用雙面膠帶pH值中性。4.5案卷編號實行“全宗號—目錄號—分類號—案卷號—件號”五段式，全宗號由檔案行政管理部門賦予，分類號按4.1執(zhí)行，案卷號與件號均用4位阿拉伯數字，不足位補零。第五章保管期限與密級5.1保管期限分為永久、30年、10年、5年四檔，具體依據《環(huán)境保護文件材料保管期限表》執(zhí)行，該表每五年修訂一次，修訂稿經管委會批準后報上級主管部門備案。5.2密級分為內部、秘密、機密三級，由文件形成部門初步擬定，檔案室復核，管委會最終審定。涉密檔案須存放在密碼屏蔽柜，屏蔽效能≥60dB（1GHz–18GHz）。5.3對超過保管期限且確無繼續(xù)保存價值的檔案，由檔案室列出清冊，經部門負責人、保密辦、法務、紀檢四方會簽，管委會主任批準后方可銷毀。銷毀采用碎漿+焚燒方式，全程錄像并留存光盤，錄像保存十年。第六章數字化與系統(tǒng)管理6.1建立環(huán)境保護檔案管理系統(tǒng)（EDAMS），采用B/S架構，支持IPv6，數據庫使用國產開源或商用關系型數據庫，加密算法采用SM4/SM3，密鑰托管在硬件加密機。6.2數字化掃描參數：彩色、300dpi、TIFF格式，OFD版式文件同步生成；掃描質量抽檢比例≥10%，差錯率≤0.3%，圖像偏斜度≤0.5度。6.3元數據方案參照《ISO23081–2:2021》與《DA/T54–2019》制定，核心元素包括：全宗、分類、案卷、題名、責任者、日期、密級、保管期限、格式、大小、哈希值、權限、利用次數。6.4系統(tǒng)實行“三員分立”：系統(tǒng)管理員、安全保密員、安全審計員，任何一人無法單獨導出數據。所有操作日志保存期限與對應檔案一致，且不可篡改。6.5每年6月、12月執(zhí)行一次異地容災備份，備份地點直線距離≥200km，采用“冷—熱—云”三級策略：冷備份為藍光光盤，熱備份為磁盤陣列，云備份為私有云對象存儲，多副本冗余≥3，數據一致性校驗使用SHA256比對。第七章庫房與實體管理7.1庫房選址應遠離強震動、強輻射、易燃爆、腐蝕性氣體源，地面荷載≥12kN/m2，抗震設防烈度≥8度。7.2溫濕度控制：溫度14℃–24℃，相對濕度45%–60%，日波動幅度溫度≤±2℃、濕度≤±5%。采用恒溫恒濕空調與除濕加濕一體機雙路運行，傳感器每10m2布設一個，數據實時上傳至動環(huán)監(jiān)控平臺。7.3密集架采用全封閉結構，軌道預埋，手動電動雙模式，載重≥80kg/層，層距可調，安裝紅外對射與壓力傳感雙重防擠壓保護。7.4消防系統(tǒng)采用七氟丙烷管網式，滅火濃度8%，噴放時間≤10s，與空調、新風、電源實現(xiàn)聯(lián)動。庫房內禁止使用水噴淋。7.5出入庫實行“雙人雙鎖”，門禁采用人臉+指紋+IC卡三因子，記錄保存十年。外來人員查閱須持單位介紹信及身份證，由檔案室人員全程陪同，禁止攜帶背包、水杯、相機、手機入庫。第八章利用與開放8.1檔案利用分為閱覽、復制、摘錄、借出、展覽、編研六種方式，均須履行審批手續(xù)。內部人員通過OA系統(tǒng)提交《檔案利用申請單》，經部門負責人、檔案室、保密辦三級審批，限時歸還。8.2外單位利用須簽訂《檔案利用協(xié)議》，明確利用目的、方式、范圍、保密義務、違約責任，并收取檔案保護費（標準：閱覽50元/卷，復制1元/頁，彩色打印3元/頁，電子拷貝100元/GB）。8.3對涉及商業(yè)秘密、個人隱私的檔案，提供利用前須進行脫敏處理，采用遮擋、替換、摘要等方式，確保不泄露可識別信息。8.4建立檔案利用評價機制，用戶填寫《檔案服務質量反饋表》，檔案室每季度統(tǒng)計利用率、滿意度、投訴率，低于90%的須啟動整改。8.5對重大環(huán)保事件、歷史遺留問題、公益訴訟等社會關注熱點，檔案室主動編制專題匯編，經管委會批準后通過官網、公眾號、線下展覽向社會公開，提升單位公信力。第九章安全與應急9.1每年組織一次檔案安全風險評估，采用LEC法（Likelihood–Exposure–Consequence），得分＞160分為重大風險，須立即整改。9.2建立檔案安全突發(fā)事件應急預案，涵蓋火災、水災、地震、盜竊、網絡攻擊、病毒勒索、戰(zhàn)爭等場景，設置四級響應：Ⅳ級藍色、Ⅲ級黃色、Ⅱ級橙色、Ⅰ級紅色。9.3應急演練每半年開展一次，模擬場景隨機抽取，演練結束24小時內完成總結，形成《演練評估報告》，短板問題納入下次整改清單。9.4對電子檔案實行“零信任”安全模型，所有訪問請求須經過身份鑒別、權限校驗、行為審計、動態(tài)授信四道關卡，異常訪問自動觸發(fā)熔斷機制。9.5建立檔案災害救援互助聯(lián)盟，與本地國家綜合檔案館、高校、博物館簽訂互助協(xié)議，互為備份、互援設備、互派專家，確保在極端條件下48小時內恢復關鍵檔案服務。第十章考核與獎懲10.1將檔案工作納入年度績效考核，權重不低于5%?？己酥笜税ǎ簹w檔率（≥98%）、完整率（≥99%）、準確率（≥99.5%）、數字化率（≥95%）、利用滿意度（≥90%）、安全責任事故（0起）。10.2對年度考核前10%的部門授予“檔案管理標桿”流動紅旗，獎勵績效分3分，并在評優(yōu)評先中優(yōu)先考慮。10.3對未按期歸檔、檔案缺失、造成不良影響的部門，予以通報批評，扣減績效分5分，并取消當年評優(yōu)資格；造成重大損失的，移交紀檢部門依紀依規(guī)處理，并追究民事賠償責任。10.4對主動發(fā)現(xiàn)重大檔案安全隱患、提出創(chuàng)新性管理建議并被采納的個人，給予專項獎勵，獎金不低于5000元，并記入個人檔案，作為職稱評審、職級晉升的重要依據。第十一章培訓與科研11.1建立分層分類培訓體系：新員工入職8學時，兼職檔案員年度16學時，專職檔案員年度40學時，高管年度4學時。培訓形式包括線上直播、線下實訓、案例研討、VR模擬。11.2與高校聯(lián)合開設“環(huán)境保護檔案方向”工程碩士班，學費由單位承擔，畢