職業(yè)健康檢查檔案管理制度第一章總則第一條為系統(tǒng)、連續(xù)、可追溯地記錄勞動(dòng)者職業(yè)健康檢查信息，保障勞動(dòng)者知情權(quán)與隱私權(quán)，防控職業(yè)病，依據(jù)《職業(yè)病防治法》《職業(yè)健康檢查管理辦法》《用人單位職業(yè)健康監(jiān)護(hù)監(jiān)督管理辦法》等法規(guī)，結(jié)合本單位生產(chǎn)實(shí)際，制定本制度。第二條本制度所稱職業(yè)健康檢查檔案，是指勞動(dòng)者上崗前、在崗期間、離崗時(shí)、應(yīng)急及隨訪職業(yè)健康檢查全過程中形成的、具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像、電子數(shù)據(jù)等原始記錄及其匯總分析材料的集合。第三條檔案管理遵循“一人一檔、分類歸集、動(dòng)態(tài)更新、全程留痕、方便利用、安全保密”原則，確保檔案真實(shí)、完整、準(zhǔn)確、可用。第二章管理職責(zé)第四條公司主要負(fù)責(zé)人對職業(yè)健康檢查檔案管理負(fù)全面領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任，將檔案工作納入年度安全生產(chǎn)目標(biāo)考核。第五條職業(yè)衛(wèi)生管理機(jī)構(gòu)（以下簡稱“職衛(wèi)辦”）為檔案業(yè)務(wù)歸口部門，履行下列職責(zé)：（一）制定檔案分類方案、編碼規(guī)則、保管期限表；（二）組織編制年度檢查計(jì)劃，對接具備資質(zhì)的體檢機(jī)構(gòu)；（三）審核、接收、質(zhì)檢、編目、歸檔體檢報(bào)告；（四）建立電子檔案管理系統(tǒng)，確保與紙質(zhì)檔案同步；（五）每季度向安全總監(jiān)書面報(bào)告檔案質(zhì)量及利用情況；（六）組織檔案保密、借閱、鑒定、銷毀等日常管理。第六條人力資源部負(fù)責(zé)在入職、調(diào)崗、離職環(huán)節(jié)同步向職衛(wèi)辦提供勞動(dòng)者用工信息，確保“先體檢后上崗”“先建檔后入場”。第七條用人部門負(fù)責(zé)督促勞動(dòng)者按時(shí)參檢，確保受檢率100%；對需復(fù)查、醫(yī)學(xué)觀察、職業(yè)禁忌、疑似職業(yè)病人員，立即向職衛(wèi)辦反饋，并配合后續(xù)檔案補(bǔ)充。第八條檔案管理員（專職或兼職）須通過公司檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)并考核合格，每年接受不少于8學(xué)時(shí)繼續(xù)教育；離崗或調(diào)離時(shí)，須辦理檔案交接清單，由職衛(wèi)辦監(jiān)交。第三章檔案內(nèi)容構(gòu)成第九條基礎(chǔ)信息部分1.勞動(dòng)者身份證正反面復(fù)印件（加蓋“與原件一致”章）；2.勞動(dòng)合同、勞務(wù)派遣協(xié)議或?qū)嵙?xí)協(xié)議復(fù)印件；3.崗位說明書及職業(yè)病危害因素清單；4.個(gè)人防護(hù)用品發(fā)放記錄；5.職業(yè)衛(wèi)生培訓(xùn)合格證明。第十條檢查過程部分1.職業(yè)健康檢查委托協(xié)議書（公司與體檢機(jī)構(gòu)雙方蓋章）；2.檢查通知單、簽到表、身份核驗(yàn)記錄；3.醫(yī)學(xué)檢查原始記錄：內(nèi)科、外科、神經(jīng)系統(tǒng)、皮膚、耳鼻喉、口腔、眼科、肺功能、心電圖、B超、電測聽、高千伏胸片或數(shù)字胸片、血尿常規(guī)、生化、免疫、重金屬、生物標(biāo)志物等；4.實(shí)驗(yàn)室質(zhì)控圖、儀器校準(zhǔn)證書、影像DICOM文件；5.主檢醫(yī)師結(jié)論、復(fù)核醫(yī)師簽字、體檢機(jī)構(gòu)公章；6.復(fù)查通知書、醫(yī)學(xué)觀察通知書、職業(yè)禁忌證告知書、疑似職業(yè)病報(bào)告書；7.勞動(dòng)者對結(jié)論的確認(rèn)或申訴記錄。第十一條結(jié)果處置部分1.用人單位告知回執(zhí)（本人簽字+日期）；2.崗位調(diào)整記錄、職業(yè)病危害因素復(fù)測報(bào)告；3.職業(yè)病診斷鑒定材料、工傷認(rèn)定書、傷殘等級結(jié)論；4.隨訪檢查計(jì)劃、歷年對比曲線圖、健康趨勢分析；5.離崗時(shí)結(jié)論及延期復(fù)查申請；6.死亡證明、尸檢報(bào)告（如適用）。第十二條其他部分1.檔案移交清單、借閱審批表、復(fù)制登記表；2.電子檔案哈希值、備份記錄、遷移記錄；3.法律法規(guī)更新對照表、制度修訂頁。第四章檔案載體與編碼第十三條紙質(zhì)檔案統(tǒng)一使用A470g無酸紙；字跡材料為碳素墨水或激光打?。徽掌褂?寸光面相紙，背面標(biāo)注拍攝時(shí)間、人員、部位。第十四條電子檔案格式：文本PDF/A-2b，圖像JPEG2000無損壓縮，音頻WAV44.1kHz，視頻MP4H.264；存儲介質(zhì)為一次寫光盤或企業(yè)級NASRAID6；禁止保存在個(gè)人郵箱、社交軟件及移動(dòng)硬盤。第十五條檔號結(jié)構(gòu)：公司代碼-檔案類別-年份-部門-順序號-保管期限，示例“ABC-ZJ-2025-GC-0001-Y”。二維碼標(biāo)簽尺寸30×20mm，含檔號、密級、形成日期、責(zé)任人。第五章收集與歸檔流程第十六條體檢機(jī)構(gòu)應(yīng)在檢查結(jié)束后10個(gè)工作日內(nèi)出具報(bào)告；職衛(wèi)辦在接收當(dāng)日完成質(zhì)檢：核對姓名、性別、身份證號、工號、崗位、危害因素、檢查項(xiàng)目、結(jié)論、簽字、蓋章七要素，缺一項(xiàng)即退回。第十七條質(zhì)檢合格后，檔案管理員在2個(gè)工作日內(nèi)完成編目：錄入檔案管理系統(tǒng)，生成電子目錄，打印紙質(zhì)目錄夾入卷首；對影像文件進(jìn)行OCR識別并建立全文索引。第十八條歸檔時(shí)間：上崗前檔案在勞動(dòng)者入職前完成；在崗檔案按年度集中歸檔，每年6月30日前完成上一年度材料；離崗檔案在其離職后45天內(nèi)完成；應(yīng)急檢查檔案在事件結(jié)束后7天內(nèi)完成。第十九條任何部門或個(gè)人不得截留、損毀、涂改、偽造檔案；確需補(bǔ)充或更正，須填寫《檔案更正單》，附原始依據(jù)，經(jīng)職衛(wèi)辦負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，采用“劃線更正法”并簽字確認(rèn)，系統(tǒng)保留修改日志。第六章保管與設(shè)施第二十條設(shè)獨(dú)立檔案室，面積按每萬卷20㎡測算，耐火極限不低于2小時(shí)，安裝甲級防火門、煙感、溫感、氣體滅火系統(tǒng)；溫度14-24℃，相對濕度45-60%，日波動(dòng)≤±2℃、±5%。第二十一條配置密集架、防磁柜、防紫外線窗簾、去濕機(jī)、空氣凈化器、紅外報(bào)警、24小時(shí)監(jiān)控；出入口雙鎖，鑰匙分別由檔案管理員和安全保衛(wèi)部保管。第二十二條建立庫房臺賬，每月檢查蟲霉鼠害，每季度進(jìn)行環(huán)境檢測并記錄；發(fā)現(xiàn)危害，立即采取隔離、熏蒸、低溫冷凍等措施。第七章保管期限與鑒定第二十三條勞動(dòng)者在崗期間檔案永久保存；離崗后無職業(yè)病診斷的，自最后一次檢查起保存30年；涉及職業(yè)病診斷、傷殘等級、工亡的，永久保存；電子檔案與紙質(zhì)檔案保管期限一致。第二十四條每滿5年組織一次檔案鑒定小組，由檔案、職業(yè)衛(wèi)生、法務(wù)、工會、紀(jì)檢部門組成；對到期檔案逐卷審查，出具《鑒定意見書》，報(bào)公司檔案鑒定委員會審批后方可銷毀；銷毀采用碎漿或焚燒，兩人監(jiān)銷并全程錄像，錄像保存10年。第八章利用與借閱第二十五條檔案利用分內(nèi)部利用、外部利用；內(nèi)部利用包括職業(yè)衛(wèi)生日常管理、危害治理、科研教學(xué)、糾紛處理；外部利用包括勞動(dòng)者本人、監(jiān)管部門、司法部門、技術(shù)服務(wù)機(jī)構(gòu)。第二十六條內(nèi)部借閱：申請人填寫《檔案借閱審批表》，注明用途、范圍、期限，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、職衛(wèi)辦負(fù)責(zé)人兩級審批，一般檔案借期不超過7個(gè)工作日，核心檔案不超過3個(gè)工作日；借出前由管理員與借閱人當(dāng)面清點(diǎn)頁碼、加蓋騎縫章；歸還時(shí)逐頁復(fù)核，缺失或污損按每頁200元賠償并追責(zé)。第二十七條勞動(dòng)者本人或其委托代理人查閱，須出示身份證、委托書，現(xiàn)場閱覽，禁止拍照、抄錄、外借；確需復(fù)制，由管理員使用不可修改水印紙打印，加蓋“復(fù)制件”章并注明用途，復(fù)制內(nèi)容不得超過本人信息范圍。第二十八條監(jiān)管部門、司法部門依法調(diào)閱，須出具正式執(zhí)法文書，由公司法律事務(wù)部核驗(yàn)后，職衛(wèi)辦在2小時(shí)內(nèi)提供；提供方式優(yōu)先使用加密只讀光盤，現(xiàn)場簽署《檔案利用交接單》。第九章安全與保密第二十九條檔案密級分核心、重要、一般三級；核心檔案包括疑似職業(yè)病、基因檢測結(jié)果、心理健康評估；重要檔案包括復(fù)查結(jié)論、傷殘等級；一般檔案包括常規(guī)胸片、血常規(guī)。第三十條核心檔案實(shí)行專柜存放、雙人雙鎖、單獨(dú)登記；電子檔案采用AES-256加密，密鑰長度32位隨機(jī)字符，由職衛(wèi)辦與信息中心分別保管半段；傳輸使用VPN加密隧道，禁止通過互聯(lián)網(wǎng)郵箱發(fā)送。第三十一條發(fā)生丟失、泄密、篡改事件，當(dāng)事人須在2小時(shí)內(nèi)書面報(bào)告職衛(wèi)辦，24小時(shí)內(nèi)組成調(diào)查組，72小時(shí)內(nèi)形成調(diào)查報(bào)告，提出補(bǔ)救措施；對責(zé)任人視情節(jié)給予警告直至解除勞動(dòng)合同，并賠償經(jīng)濟(jì)損失；涉嫌犯罪的，移送公安機(jī)關(guān)。第十章電子系統(tǒng)管理第三十二條系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，開發(fā)語言Java，數(shù)據(jù)庫Oracle19c，中間件WebLogic，服務(wù)器虛擬化集群，RPO≤15分鐘，RTO≤30分鐘；每年通過三級等保測評。第三十三條功能模塊包括：檔案采集、質(zhì)檢、編目、檢索、借閱、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)、審計(jì)、移動(dòng)審批；支持批量導(dǎo)入DICOM、PDF，自動(dòng)提取元數(shù)據(jù)；全文檢索響應(yīng)時(shí)間≤2秒。第三十四條賬號分級：超級管理員、檔案管理員、部門查閱員、普通用戶；采用雙因子認(rèn)證，密碼長度≥12位，含大小寫、數(shù)字、特殊字符，90天強(qiáng)制更換；連續(xù)輸錯(cuò)5次鎖定15分鐘。第三十五條日志審計(jì)：系統(tǒng)記錄登錄、查詢、下載、修改、刪除、打印、復(fù)制、授權(quán)、備份、恢復(fù)等操作，日志保存20年，禁止人工刪除；每月由審計(jì)部抽查10%日志，發(fā)現(xiàn)異常立即溯源。第十一章備份與災(zāi)難恢復(fù)第三十六條采用“3-2-1”策略：至少3份副本，2種介質(zhì)，1份異地；每日增量備份，每周全量備份，每月將冷數(shù)據(jù)寫入一次性光盤；光盤存放于距主址≥30公里的銀行保管箱。第三十七條每年組織一次災(zāi)難演練：模擬機(jī)房火災(zāi)，使用備份系統(tǒng)在4小時(shí)內(nèi)恢復(fù)全部檔案，演練報(bào)告經(jīng)CEO簽字后歸檔；對RPO、RTO未達(dá)標(biāo)的情況，限期整改并復(fù)核。第十二章統(tǒng)計(jì)分析與持續(xù)改進(jìn)第三十八條職衛(wèi)辦每半年生成《職業(yè)健康檢查檔案質(zhì)量報(bào)告》，指標(biāo)包括：歸檔率、完整率、準(zhǔn)確率、利用率、借閱及時(shí)率、差錯(cuò)率、整改閉環(huán)率；指標(biāo)納入部門績效考核，權(quán)重不低于10%。第三十九條建立勞動(dòng)者健康趨勢數(shù)據(jù)庫，對接體檢機(jī)構(gòu)API，自動(dòng)抓取歷年指標(biāo)，生成個(gè)人健康曲線、部門危害分布熱力圖；對異常趨勢自動(dòng)預(yù)警，推送至用人部門、安全總監(jiān)、工會。第四十條每年管理評審時(shí)，職衛(wèi)辦匯報(bào)檔案管理制度運(yùn)行效果，提出改進(jìn)建議；對流程冗余、系統(tǒng)瓶頸、法規(guī)變化進(jìn)行修訂，修訂后的制度經(jīng)職工代表大會討論，總經(jīng)理批準(zhǔn)后發(fā)布，舊版收回作廢。第十三章培訓(xùn)與宣傳第四十一條新員工三級安全教育必須包含檔案管理內(nèi)容，不少于2學(xué)時(shí)；在職員工每年再培訓(xùn)不少于1學(xué)時(shí)；培訓(xùn)記錄存入員工培訓(xùn)檔案，與職業(yè)健康檔案交叉引用。第四十二條制作檔案科普折頁、短視頻、海報(bào)，通過食堂電視、公眾號、班組會議滾動(dòng)播放；設(shè)立“職業(yè)健康檔案開放日”，勞動(dòng)者可預(yù)約參觀檔案室，增強(qiáng)透明度與信任度。第十四章考核與獎(jiǎng)懲第四十三條對歸檔率