采購(gòu)合同管理與審核流程模板一、適用范圍與典型應(yīng)用場(chǎng)景二、合同管理全流程操作指南（一）合同發(fā)起與立項(xiàng)需求提報(bào)：采購(gòu)需求部門（如生產(chǎn)部、行政部）根據(jù)業(yè)務(wù)需求，填寫《采購(gòu)合同立項(xiàng)申請(qǐng)表》，明確采購(gòu)標(biāo)的、數(shù)量、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算金額、交貨期等核心要素，部門負(fù)責(zé)人*簽字確認(rèn)后提交至采購(gòu)部。供應(yīng)商初步篩選：采購(gòu)部根據(jù)需求收集至少3家合格供應(yīng)商信息（含報(bào)價(jià)、資質(zhì)文件），通過(guò)比價(jià)、議價(jià)形成《供應(yīng)商比價(jià)報(bào)告》，優(yōu)先選擇合作穩(wěn)定、資質(zhì)齊全的供應(yīng)商。合同草案擬定：采購(gòu)部根據(jù)確定的供應(yīng)商信息，使用企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)合同模板擬定合同草案，明確雙方權(quán)利義務(wù)、付款方式、違約責(zé)任、爭(zhēng)議解決條款等，并附供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件、報(bào)價(jià)單、技術(shù)參數(shù)表等附件。（二）前置審核環(huán)節(jié)預(yù)算與財(cái)務(wù)審核：財(cái)務(wù)部審核合同金額是否符合年度預(yù)算，付款方式（如預(yù)付款、進(jìn)度款、尾款比例）是否合理，發(fā)票類型（如增值稅專用發(fā)票）及稅務(wù)條款是否合規(guī)，審核通過(guò)后簽字確認(rèn)。供應(yīng)商資質(zhì)復(fù)核：法務(wù)部或采購(gòu)部復(fù)核供應(yīng)商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)/經(jīng)營(yíng)許可證、相關(guān)行業(yè)資質(zhì)證書（如ISO認(rèn)證、3C認(rèn)證等）是否在有效期內(nèi)，是否存在重大失信記錄（通過(guò)“信用中國(guó)”等公開(kāi)渠道查詢），保證供應(yīng)商具備履約能力。技術(shù)參數(shù)確認(rèn)：需求部門或技術(shù)部審核合同中標(biāo)的物的技術(shù)規(guī)格、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、驗(yàn)收方法是否符合生產(chǎn)或使用要求，必要時(shí)組織供應(yīng)商進(jìn)行技術(shù)交底，形成《技術(shù)確認(rèn)函》作為合同附件。（三）業(yè)務(wù)與法務(wù)審核業(yè)務(wù)合規(guī)性審核：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人審核合同內(nèi)容與采購(gòu)需求的一致性，交貨期、交付地點(diǎn)是否滿足項(xiàng)目進(jìn)度要求，運(yùn)輸方式、包裝標(biāo)準(zhǔn)是否合理，重點(diǎn)核查是否存在“陰陽(yáng)合同”或條款歧義。法律風(fēng)險(xiǎn)審核：法務(wù)部全面審核合同條款，重點(diǎn)檢查：合同主體是否明確（甲方、乙方全稱、統(tǒng)一社會(huì)信用代碼）；權(quán)利義務(wù)是否對(duì)等（如違約責(zé)任是否雙向約定、知識(shí)產(chǎn)權(quán)歸屬是否清晰）；爭(zhēng)議解決方式是否優(yōu)先約定由甲方所在地法院管轄或仲裁機(jī)構(gòu)仲裁；免責(zé)條款是否合法合理，是否存在“霸王條款”。審核通過(guò)后出具《法律審核意見(jiàn)書》，對(duì)需修改條款提出明確修改建議。（四）審批與簽署分級(jí)審批：根據(jù)合同金額及重要性實(shí)行分級(jí)審批：金額≤10萬(wàn)元：采購(gòu)部負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人審批；10萬(wàn)元＜金額≤50萬(wàn)元：增加分管副總*審批；金額＞50萬(wàn)元：需提交總經(jīng)理*審批，重大合同（如戰(zhàn)略采購(gòu)、金額超100萬(wàn)元）需提交董事會(huì)審議。最終修訂與簽署：采購(gòu)部根據(jù)審批意見(jiàn)修改合同草案，最終版本經(jīng)法務(wù)部復(fù)核無(wú)誤后，由法定代表人或授權(quán)代表（需附《授權(quán)委托書》）簽字并加蓋企業(yè)公章；乙方需同時(shí)簽字蓋章，合同一式四份（甲乙雙方各執(zhí)兩份，或根據(jù)企業(yè)需求增加存份數(shù)量）。（五）合同履行與歸檔履約跟蹤：采購(gòu)部作為合同履行主責(zé)部門，建立《合同履約跟蹤表》，實(shí)時(shí)監(jiān)控供應(yīng)商交貨進(jìn)度、驗(yàn)收情況、付款節(jié)點(diǎn)，對(duì)延遲履約或質(zhì)量不合格問(wèn)題及時(shí)發(fā)函催告，保留溝通記錄及證據(jù)（如物流單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告）。驗(yàn)收與付款：需求部門組織驗(yàn)收，對(duì)照合同技術(shù)參數(shù)及質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)出具《驗(yàn)收合格證明》，財(cái)務(wù)部憑驗(yàn)收證明、發(fā)票、合同復(fù)印件辦理付款手續(xù)，保證“三單匹配”（訂單、合同、發(fā)票）。歸檔管理：合同簽署后3個(gè)工作日內(nèi)，采購(gòu)部將合同正本、審批文件、附件、履約記錄等資料移交行政部歸檔，電子版同步錄入合同管理系統(tǒng)，建立電子臺(tái)賬，保證檔案完整、可追溯。三、核心管理表格模板（一）采購(gòu)合同基本信息表合同編號(hào)合同名稱甲方（采購(gòu)方）乙方（供應(yīng)商）名稱：名稱：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：統(tǒng)一社會(huì)信用代碼：地址/聯(lián)系人：地址/聯(lián)系人：簽訂日期合同金額（元）標(biāo)的物名稱規(guī)格型號(hào)/服務(wù)內(nèi)容數(shù)量質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)交貨期交付地點(diǎn)付款方式驗(yàn)收方式違約責(zé)任爭(zhēng)議解決方式附件清單備注（二）合同審核流程記錄表審核環(huán)節(jié)審核部門/崗位審核人審核意見(jiàn)審核時(shí)間處理結(jié)果發(fā)起審核采購(gòu)部*2023-XX-XX提交前置審核預(yù)算審核財(cái)務(wù)部*預(yù)算充足，付款比例合理2023-XX-XX通過(guò)資質(zhì)審核法務(wù)部*供應(yīng)商資質(zhì)齊全，無(wú)失信記錄2023-XX-XX通過(guò)業(yè)務(wù)審核采購(gòu)部負(fù)責(zé)人*交貨期滿足生產(chǎn)需求，技術(shù)參數(shù)已確認(rèn)2023-XX-XX通過(guò)法務(wù)審核法務(wù)部*第5.3條違約責(zé)任需明確具體計(jì)算方式，建議修改為“…”2023-XX-XX修改后重審最終審批分管副總*同意簽署，按法務(wù)部意見(jiàn)修改2023-XX-XX審批通過(guò)（三）合同履約跟蹤表合同編號(hào)供應(yīng)商名稱履約階段關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)計(jì)劃時(shí)間實(shí)際時(shí)間履約情況描述責(zé)任人跟進(jìn)記錄CG2023001XX科技有限公司待履約預(yù)付款支付2023-XX-XX2023-XX-XX已完成預(yù)付款支付張*無(wú)異常履約中首批貨物交付2023-XX-XX2023-XX-XX貨物已送達(dá)，待驗(yàn)收李*物流單號(hào)：XXX待驗(yàn)收最終驗(yàn)收2023-XX-XX需協(xié)調(diào)生產(chǎn)部安排驗(yàn)收人員王*2023-XX-XX電話溝通四、關(guān)鍵執(zhí)行要點(diǎn)與風(fēng)險(xiǎn)提示（一）條款嚴(yán)謹(jǐn)性避免歧義合同中“標(biāo)的物名稱、規(guī)格型號(hào)、數(shù)量”等核心要素需與采購(gòu)需求完全一致，避免使用“約、左右、優(yōu)質(zhì)”等模糊詞匯；質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)需明確國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)或具體技術(shù)參數(shù)，驗(yàn)收方法需量化（如“抽樣比例10%，合格率≥95%”）。（二）審核環(huán)節(jié)閉環(huán)管理每個(gè)審核環(huán)節(jié)需明確責(zé)任人及時(shí)限（如法務(wù)審核不超過(guò)3個(gè)工作日），審核意見(jiàn)需具體可執(zhí)行，避免“同意”“基本認(rèn)可”等籠統(tǒng)表述；駁回修改需明確修改原因，保證問(wèn)題閉環(huán)解決。（三）供應(yīng)商動(dòng)態(tài)管理建立供應(yīng)商評(píng)價(jià)機(jī)制，對(duì)履約質(zhì)量、交貨及時(shí)性、配合度等進(jìn)行年度評(píng)分，評(píng)分低于閾值的供應(yīng)商暫停合作；關(guān)鍵供應(yīng)商（如獨(dú)家供應(yīng)商）需定期復(fù)核其經(jīng)營(yíng)狀況，降低履約風(fēng)險(xiǎn)。（四）保密與檔案安全合同涉及商業(yè)秘密（如核心技術(shù)參數(shù)、價(jià)格條款）的，需在合同中約定保密條款，明保證密范圍及期限；合同檔案需指定專人管理，電子檔案加密存儲(chǔ)，借閱需履行審批手續(xù)，