PAGE衛(wèi)生院資料室管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院資料室的管理，規(guī)范資料的收集、整理、保管、利用等工作流程，確保資料的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮資料室在衛(wèi)生院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等方面的作用，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院資料室及全體工作人員，包括但不限于醫(yī)護(hù)人員、行政管理人員、后勤保障人員等。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保資料管理工作合法合規(guī)。2.科學(xué)管理原則：運(yùn)用科學(xué)的方法和手段，對資料進(jìn)行分類、整理、存儲(chǔ)和檢索，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量。3.安全保密原則：加強(qiáng)資料的安全防護(hù)措施，確保資料不丟失、不損壞、不泄露，維護(hù)衛(wèi)生院的信息安全。4.服務(wù)至上原則：以滿足衛(wèi)生院各部門及工作人員對資料的需求為宗旨，提供便捷、高效的資料服務(wù)。二、資料室職責(zé)（一）資料收集1.負(fù)責(zé)收集與衛(wèi)生院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作相關(guān)的各類資料，包括但不限于醫(yī)療文件、學(xué)術(shù)期刊、會(huì)議資料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、規(guī)章制度、技術(shù)規(guī)范等。2.關(guān)注醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的政策法規(guī)、行業(yè)動(dòng)態(tài)、新技術(shù)新方法等信息，及時(shí)收集相關(guān)資料，為衛(wèi)生院的發(fā)展提供參考依據(jù)。3.積極拓展資料收集渠道，與上級(jí)衛(wèi)生行政部門、兄弟單位、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等建立資料交換關(guān)系，豐富資料來源。（二）資料整理1.按照資料的類別、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類整理，建立科學(xué)合理的資料分類體系，便于資料的存儲(chǔ)和檢索。2.對收集到的資料進(jìn)行編目、編號(hào)、裝訂等處理，確保資料的整齊規(guī)范。3.定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對資料的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理存在的問題。（三）資料保管1.設(shè)立專門的資料存儲(chǔ)場所，配備必要的保管設(shè)備，如檔案柜、書架、防潮防蟲設(shè)備、消防器材等，確保資料的安全存放。2.建立資料保管制度，明確資料的借閱、歸還、盤點(diǎn)、清查等流程，嚴(yán)格執(zhí)行資料出入庫登記手續(xù)，防止資料丟失或損壞。3.加強(qiáng)對資料存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保持資料室的清潔衛(wèi)生、通風(fēng)良好，控制溫度、濕度等環(huán)境條件，確保資料的質(zhì)量不受影響。（四）資料利用1.為衛(wèi)生院各部門及工作人員提供資料查閱、借閱等服務(wù)，滿足其在醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等工作中的資料需求。2.開展資料信息的分析研究，為衛(wèi)生院的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考建議。3.定期舉辦資料展覽、講座等活動(dòng)，推廣資料信息，提高資料的利用率和影響力。（五）資料數(shù)字化建設(shè)1.推進(jìn)資料室的數(shù)字化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲(chǔ)和管理，提高資料的檢索效率和利用價(jià)值。2.建立資料數(shù)據(jù)庫，對資料進(jìn)行分類錄入、標(biāo)引和檢索，方便工作人員快速查找和使用資料。3.加強(qiáng)對數(shù)字化資料的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。三、資料收集管理（一）收集范圍1.醫(yī)療資料病歷檔案：包括門診病歷、住院病歷、電子病歷等，涵蓋患者的基本信息、診斷治療過程、檢查檢驗(yàn)報(bào)告等。醫(yī)療文書：如處方、醫(yī)囑單、護(hù)理記錄、手術(shù)記錄、麻醉記錄等。醫(yī)學(xué)檢驗(yàn)報(bào)告：各類血液、生化、免疫、病理等檢驗(yàn)報(bào)告。醫(yī)學(xué)影像資料：X光片、CT片、MRI片、超聲圖像等。2.教學(xué)資料教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、教案、課件等教學(xué)文件。實(shí)習(xí)帶教資料：實(shí)習(xí)安排、實(shí)習(xí)指導(dǎo)手冊、實(shí)習(xí)學(xué)生考核記錄等。醫(yī)學(xué)教材、參考書籍、學(xué)術(shù)專著等。3.科研資料科研項(xiàng)目申請書、立項(xiàng)批復(fù)、研究方案、實(shí)驗(yàn)記錄、研究報(bào)告等?？蒲谐晒Y料：論文發(fā)表、專利申請、科研獲獎(jiǎng)證書等。學(xué)術(shù)會(huì)議資料：會(huì)議通知、會(huì)議論文集、會(huì)議紀(jì)要等。4.管理資料衛(wèi)生院規(guī)章制度、崗位職責(zé)、工作流程、考核標(biāo)準(zhǔn)等。工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、財(cái)務(wù)報(bào)表等。對外交流合作資料：合作協(xié)議、交流活動(dòng)記錄等。（二）收集渠道1.內(nèi)部收集各科室定期將本科室產(chǎn)生的資料整理后移交資料室。醫(yī)護(hù)人員在完成醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作后，及時(shí)將相關(guān)資料提交給資料室。2.外部收集訂閱醫(yī)療衛(wèi)生領(lǐng)域的專業(yè)期刊、報(bào)紙、雜志等。參加學(xué)術(shù)會(huì)議、研討會(huì)、培訓(xùn)班等活動(dòng)，收集會(huì)議資料。與上級(jí)衛(wèi)生行政部門、兄弟單位、學(xué)術(shù)機(jī)構(gòu)等進(jìn)行資料交換。通過互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)庫等渠道收集相關(guān)資料。（三）收集要求1.資料應(yīng)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確，具有保存價(jià)值。2.收集的資料應(yīng)及時(shí)整理、登記，確保資料的時(shí)效性。3.對于重要資料或珍貴資料，應(yīng)采取特殊的收集和保管措施，如復(fù)制備份、專人保管等。四、資料整理管理（一）分類標(biāo)準(zhǔn)1.按照資料的學(xué)科分類，如臨床醫(yī)學(xué)、預(yù)防醫(yī)學(xué)、中醫(yī)學(xué)、藥學(xué)等。2.按照資料的類型分類，如圖書資料、期刊雜志、文件檔案、電子資料等。3.按照資料的時(shí)間順序分類，如年度資料、季度資料、月度資料等。（二）整理流程1.資料接收：資料室工作人員接收各科室或外部收集的資料后，進(jìn)行初步核對，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。2.資料分類：根據(jù)分類標(biāo)準(zhǔn)，對資料進(jìn)行分類。3.資料編目：為每一份資料編制目錄，包括資料名稱、作者、出版日期、來源等信息，便于檢索。4.資料編號(hào)：為每一份資料賦予唯一的編號(hào)，以便于管理和查詢。5.資料裝訂：對零散的資料進(jìn)行裝訂，確保資料的整齊規(guī)范。6.資料上架：將整理好的資料按照分類順序上架存放，便于查找和使用。（三）整理要求1.整理過程應(yīng)嚴(yán)格按照分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行，確保資料分類準(zhǔn)確、清晰。2.編目信息應(yīng)準(zhǔn)確、完整，便于資料的檢索和利用。3.編號(hào)應(yīng)連續(xù)、唯一，避免重復(fù)或遺漏。4.裝訂應(yīng)牢固、整齊，不影響資料的查閱和使用。五、資料保管管理（一）保管場所1.資料室應(yīng)設(shè)置專門的資料存儲(chǔ)區(qū)域，保持環(huán)境整潔、干燥、通風(fēng)良好。2.資料存儲(chǔ)區(qū)域應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)備。3.資料應(yīng)按照分類順序存放，標(biāo)識(shí)清晰，便于查找。（二）保管方式1.紙質(zhì)資料應(yīng)采用檔案柜、書架等進(jìn)行存放，避免資料受潮、發(fā)霉、變形等。2.電子資料應(yīng)存儲(chǔ)在服務(wù)器、硬盤、光盤等存儲(chǔ)設(shè)備上，并定期進(jìn)行備份，防止數(shù)據(jù)丟失。3.對于珍貴資料或重要資料，應(yīng)采取特殊的保管措施，如專柜存放、專人保管、加密存儲(chǔ)等。（三）保管期限1.醫(yī)療資料中的病歷檔案等應(yīng)按照國家規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般不少于15年。2.教學(xué)資料、科研資料、管理資料等應(yīng)根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定保管期限，一般不少于5年。3.對于已超過保管期限且無保存價(jià)值的資料，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行銷毀處理。（四）保管要求1.定期對資料進(jìn)行清查盤點(diǎn)，核對資料的數(shù)量、質(zhì)量和完整性，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.加強(qiáng)對資料存儲(chǔ)環(huán)境的管理，保持溫度、濕度適宜，防止資料損壞。3.嚴(yán)格執(zhí)行資料出入庫登記手續(xù)，確保資料的安全。六、資料利用管理（一）查閱服務(wù)1.衛(wèi)生院工作人員因工作需要查閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料查閱申請表》，注明查閱資料的名稱、用途、查閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料室辦理查閱手續(xù)。2.資料室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，為查閱人員提供相應(yīng)的資料，并在查閱登記表上記錄查閱人員的姓名、科室、查閱時(shí)間、查閱資料名稱等信息。3.查閱人員應(yīng)在資料室內(nèi)查閱資料，不得將資料帶出室外。如需復(fù)印或借閱資料，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理手續(xù)。（二）借閱服務(wù)1.衛(wèi)生院工作人員因工作需要借閱資料時(shí)，應(yīng)填寫《資料借閱申請表》，注明借閱資料的名稱、用途、借閱時(shí)間等信息，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到資料室辦理借閱手續(xù)。2.資料室工作人員根據(jù)申請表提供的信息，對借閱人員的身份和借閱資格進(jìn)行審核，審核通過后，為借閱人員提供相應(yīng)的資料，并在借閱登記表上記錄借閱人員的姓名、科室、借閱時(shí)間、借閱資料名稱、預(yù)計(jì)歸還時(shí)間等信息。3.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的時(shí)間歸還資料，如需延期歸還，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，資料室工作人員應(yīng)及時(shí)催還，并按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處理。4.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自涂改、損壞、丟失資料。如發(fā)現(xiàn)資料有損壞或丟失情況，應(yīng)及時(shí)向資料室工作人員報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行賠償。（三）資料利用統(tǒng)計(jì)1.資料室工作人員應(yīng)定期對資料的查閱、借閱情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，了解資料的利用頻率和需求情況。2.根據(jù)統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，及時(shí)調(diào)整資料收集、整理、保管等工作策略，提高資料的服務(wù)質(zhì)量和利用效率。（四）利用要求1.資料利用應(yīng)遵循合法、合規(guī)、合理的原則，不得用于非法目的或損害衛(wèi)生院利益的行為。2.查閱、借閱人員應(yīng)愛護(hù)資料，遵守資料室的各項(xiàng)規(guī)章制度，保持資料室的安靜和整潔。3.資料室工作人員應(yīng)熱情服務(wù)，及時(shí)為查閱、借閱人員提供幫助，解答疑問。七、資料數(shù)字化管理（一）數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃1.制定資料室數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，明確數(shù)字化建設(shè)的目標(biāo)、任務(wù)、步驟和保障措施。2.根據(jù)數(shù)字化建設(shè)規(guī)劃，逐步推進(jìn)資料的數(shù)字化轉(zhuǎn)換工作，實(shí)現(xiàn)資料的電子化存儲(chǔ)和管理。（二）數(shù)字化轉(zhuǎn)換1.對紙質(zhì)資料進(jìn)行掃描、錄入等處理，將其轉(zhuǎn)換為電子文檔格式。2.在數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程中，應(yīng)確保電子文檔的質(zhì)量，包括圖像清晰、文字準(zhǔn)確、格式規(guī)范等。3.對數(shù)字化后的資料進(jìn)行分類、標(biāo)引和檢索，建立資料數(shù)據(jù)庫，方便工作人員快速查找和使用資料。（三）數(shù)字化存儲(chǔ)與管理1.建立數(shù)字化資料存儲(chǔ)系統(tǒng)，采用服務(wù)器、硬盤陣列等存儲(chǔ)設(shè)備，對數(shù)字化資料進(jìn)行集中存儲(chǔ)。2.加強(qiáng)對數(shù)字化資料的安全管理，采取數(shù)據(jù)備份、加密、訪問控制等措施，防止數(shù)據(jù)丟失或泄露。3.定期對數(shù)字化資料進(jìn)行維護(hù)和更新，確保資料的完整性和準(zhǔn)確性。（四）數(shù)字化利用1.為衛(wèi)生院工作人員提供數(shù)字化資料的在線查閱、下載等服務(wù)，提高資料的利用效率。2.利用數(shù)字化技術(shù)，對資料進(jìn)行分析研究，為衛(wèi)生院的決策提供數(shù)據(jù)支持和參考建議。（五）數(shù)字化要求1.數(shù)字化建設(shè)應(yīng)符合國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，確保數(shù)字化資料的質(zhì)量和安全。2.加強(qiáng)對數(shù)字化設(shè)備和軟件的管理，定期進(jìn)行維護(hù)和更新，確保其正常運(yùn)行。3.提高工作人員的數(shù)字化技能水平，適應(yīng)資料室數(shù)字化管理的需要。八、資料安全與保密管理（一）安全管理1.建立資料室安全管理制度，明確安全責(zé)任，加強(qiáng)安全防范措施。2.資料室應(yīng)配備必要的安全設(shè)施，如防火、防盜、防潮、防蟲、防塵等設(shè)備，確保資料的安全存放。3.定期對資料室進(jìn)行安全檢查，發(fā)現(xiàn)安全隱患及時(shí)整改。4.加強(qiáng)對資料室工作人員的安全教育，提高其安全意識(shí)和應(yīng)急處理能力。（二）保密管理1.建立資料室保密制度，明確保密范圍、保密措施和保密責(zé)任。2.對涉及國家秘密、衛(wèi)生院商業(yè)秘密、患者隱私等重要資料，應(yīng)采取嚴(yán)格的保密措施，如加密存儲(chǔ)、專人保管、限制訪問等。3.資料室工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度，不得泄露資料內(nèi)容。如因工作需要查閱、使用保密資料，應(yīng)按照規(guī)定辦理審批手續(xù)，并妥善保管資料。4.加強(qiáng)對保密資料的監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)泄密情況及時(shí)報(bào)告，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。九、資料室工作人員管理（一）人員配備1.根據(jù)資料室的工作任務(wù)和業(yè)務(wù)需求，合理配備工作人員，確保工作的正常開展。2.資料室工作人員應(yīng)具備相應(yīng)的專業(yè)知識(shí)和技能，熟悉資料管理工作流程。（二）崗位職責(zé)1.明確資料室工作人員的崗位職責(zé)，包括資料收集、整理、保管、利