PAGE衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的管理，確保衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的真實(shí)、完整、有效和安全，充分發(fā)揮衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案在公司/組織管理、決策和業(yè)務(wù)發(fā)展中的作用，依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織內(nèi)各部門、各科室在衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作中形成的各類檔案資料的管理。（三）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案由專門的檔案管理部門或指定專人進(jìn)行集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實(shí)反映衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的實(shí)際情況，不得偽造、篡改。3.完整性原則：涵蓋衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作各個(gè)環(huán)節(jié)形成的文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)等資料，保證檔案的全面性。4.保密性原則：對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格保密，防止信息泄露。5.便捷利用原則：建立科學(xué)合理的檔案管理體系，便于檔案的查詢、借閱和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、整理、裝訂、存儲(chǔ)等工作。3.建立衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的計(jì)算機(jī)檢索和管理。4.定期對(duì)檔案進(jìn)行清查、核對(duì)，確保檔案的安全和完整。5.按照規(guī)定向有關(guān)部門和人員提供檔案查閱、借閱服務(wù)，并做好登記和跟蹤管理。6.負(fù)責(zé)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和考核，提高檔案管理水平。（二）衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的收集、整理和初步審核工作，確保檔案資料的準(zhǔn)確性和完整性。2.按照檔案管理部門的要求，及時(shí)將整理好的檔案移交至檔案管理部門。3.配合檔案管理部門做好檔案的查閱、借閱等工作，提供必要的業(yè)務(wù)支持和解釋。（三）各部門、科室職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門、科室衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作中文件、報(bào)表、數(shù)據(jù)等資料的形成、積累和保管，并按規(guī)定定期移交。2.明確專人負(fù)責(zé)與檔案管理部門的溝通協(xié)調(diào)，確保檔案管理工作的順利進(jìn)行。3.嚴(yán)格遵守檔案管理制度，不得擅自銷毀、涂改、丟失檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)報(bào)表：包括各類定期報(bào)表、一次性報(bào)表、專項(xiàng)調(diào)查報(bào)表等。2.統(tǒng)計(jì)調(diào)查資料：如抽樣調(diào)查、普查、典型調(diào)查等形成的原始記錄、調(diào)查問(wèn)卷、匯總數(shù)據(jù)等。3.統(tǒng)計(jì)分析報(bào)告：針對(duì)衛(wèi)生工作中的各種問(wèn)題進(jìn)行分析研究后撰寫(xiě)的報(bào)告。4.統(tǒng)計(jì)臺(tái)賬：記錄衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的日常臺(tái)賬。5.相關(guān)文件：上級(jí)部門關(guān)于衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的文件、通知、規(guī)定等，以及本公司/組織內(nèi)部制定的有關(guān)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作的規(guī)章制度、會(huì)議紀(jì)要等。6.其他與衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)工作有關(guān)的資料，如統(tǒng)計(jì)軟件使用記錄、數(shù)據(jù)備份等。（二）收集要求1.各部門、科室應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的收集工作，確保資料及時(shí)、完整地收集。2.收集的檔案資料應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、清晰，不得有涂改、缺頁(yè)等情況。3.對(duì)于電子數(shù)據(jù)，應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行備份，并確保備份數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。（三）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為綜合統(tǒng)計(jì)類、業(yè)務(wù)統(tǒng)計(jì)類、統(tǒng)計(jì)分析類等類別。2.編號(hào)：為每一份檔案資料編制唯一的編號(hào)，編號(hào)應(yīng)具有系統(tǒng)性和邏輯性，便于查詢和管理。3.裝訂：對(duì)紙張類檔案資料進(jìn)行整理裝訂，確保整齊、牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。四、檔案的歸檔與存儲(chǔ)（一）歸檔時(shí)間各部門、科室應(yīng)在每年年底前，將本年度形成的衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案整理完畢并移交至檔案管理部門。對(duì)于臨時(shí)性或?qū)ｍ?xiàng)性的統(tǒng)計(jì)工作，應(yīng)在工作結(jié)束后及時(shí)歸檔。（二）歸檔程序1.檔案管理人員對(duì)移交的檔案資料進(jìn)行核對(duì)、檢查，確保符合歸檔要求。2.按照整理方法對(duì)檔案進(jìn)行分類、編號(hào)、編目等處理。3.將整理好的檔案裝入檔案盒或檔案袋，并在盒/袋上標(biāo)明檔案編號(hào)、名稱、保管期限等信息。4.將檔案存放在專門的檔案庫(kù)房或存儲(chǔ)設(shè)備中。（三）存儲(chǔ)要求1.檔案庫(kù)房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲(chóng)、防盜、防光、防塵等條件，確保檔案的安全存儲(chǔ)。2.采用科學(xué)合理的存儲(chǔ)方式，如密集架存儲(chǔ)、電子存儲(chǔ)等，提高空間利用率和檔案管理效率。3.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理，確保檔案的完整性和可讀性。4.對(duì)于電子檔案，應(yīng)建立備份制度，定期進(jìn)行備份，并分別存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)和地點(diǎn)，防止數(shù)據(jù)丟失。五、檔案的查閱與借閱（一）查閱規(guī)定1.本公司/組織內(nèi)部人員因工作需要查閱衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的，應(yīng)填寫(xiě)《檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、內(nèi)容、時(shí)間等信息，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)后，到檔案管理部門查閱。2.檔案管理人員應(yīng)根據(jù)申請(qǐng)表提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行監(jiān)督，確保檔案資料的安全和完整。3.查閱人員不得擅自涂改、標(biāo)記、抽取、撤換檔案資料，不得在檔案上亂寫(xiě)亂畫(huà)。如需摘錄或復(fù)制檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并登記備案。（二）借閱規(guī)定1.外單位人員因特殊原因需要借閱本公司/組織衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案的，應(yīng)持單位介紹信，填寫(xiě)《檔案借閱申請(qǐng)表》，注明借閱目的、內(nèi)容、時(shí)間、歸還日期等信息，經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可借閱。2.借閱期限一般不得超過(guò)[X]個(gè)工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案資料，不得轉(zhuǎn)借、轉(zhuǎn)讓他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。4.借閱人員歸還檔案時(shí)，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對(duì)檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認(rèn)無(wú)誤后辦理歸還手續(xù)。六、檔案的保密與安全（一）保密措施1.對(duì)涉及公司/組織機(jī)密、敏感信息的衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案，應(yīng)嚴(yán)格按照保密制度進(jìn)行管理，明確保密級(jí)別和保密期限。2.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。在檔案查閱、借閱過(guò)程中，應(yīng)采取必要的保密措施，防止信息泄露。3.對(duì)接觸保密檔案的人員進(jìn)行保密教育，簽訂保密協(xié)議，明確保密責(zé)任。（二）安全管理1.加強(qiáng)檔案庫(kù)房的安全管理，配備必要的安全設(shè)施，如消防器材、防盜報(bào)警裝置等。2.制定檔案安全應(yīng)急預(yù)案，定期進(jìn)行演練，提高應(yīng)對(duì)突發(fā)事件的能力。3.對(duì)檔案管理人員進(jìn)行安全培訓(xùn)，增強(qiáng)安全意識(shí)，確保檔案管理工作的安全進(jìn)行。七、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定依據(jù)1.根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本公司/組織的實(shí)際情況，確定檔案的保管期限。2.對(duì)超過(guò)保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，判斷是否仍具有保存價(jià)值。（二）鑒定程序1.檔案管理部門定期組織對(duì)檔案進(jìn)行鑒定，成立鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)部門負(fù)責(zé)人及相關(guān)專業(yè)人員組成。2.鑒定小組對(duì)檔案逐一進(jìn)行審查，根據(jù)鑒定依據(jù)，確定檔案的存毀意見(jiàn)。3.對(duì)擬銷毀的檔案編制《檔案銷毀清冊(cè)》，詳細(xì)記錄檔案的編號(hào)、名稱、日期、來(lái)源、保管期限等信息。（三）銷毀規(guī)定1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存價(jià)值的檔案，應(yīng)報(bào)經(jīng)本公司/組織主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，予以銷毀。2.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定地點(diǎn)進(jìn)行，并采用適當(dāng)?shù)匿N毀方式，如焚燒、粉碎等，確保檔案信息無(wú)法恢復(fù)。3.銷毀過(guò)程應(yīng)進(jìn)行記錄，由監(jiān)銷人員和銷毀人員在《檔案銷毀清冊(cè)》上簽字確認(rèn)。八、檔案管理的信息化建設(shè)（一）信息化目標(biāo)利用現(xiàn)代信息技術(shù)，建立衛(wèi)生統(tǒng)計(jì)檔案管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理、自動(dòng)化檢索、遠(yuǎn)程查詢和共享，提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量。（二）系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實(shí)現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括文件掃描、數(shù)據(jù)錄入等功能。2.檔案存儲(chǔ)：將電子檔案存儲(chǔ)在服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備中，并進(jìn)行分類管理。3.檢索查詢：提供多種檢索方式，如按編號(hào)、名稱、日期、關(guān)鍵詞等進(jìn)行快速查詢。4.借閱管理：記錄檔案的借閱情況，包括借閱人、借閱時(shí)間、歸還時(shí)間等信息，并進(jìn)行跟蹤提醒。5.統(tǒng)計(jì)分析：對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，生成各類報(bào)表和圖表，為管理決策提供支持。6.安全管理：設(shè)置用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全保密，防止非法訪問(wèn)和數(shù)據(jù)泄露。