PAGE衛(wèi)生保健檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)本公司/組織衛(wèi)生保健檔案管理，規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管及利用等工作，確保衛(wèi)生保健檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，為公司/組織的衛(wèi)生保健工作提供科學(xué)依據(jù)和有效支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于本公司/組織全體員工及涉及衛(wèi)生保健相關(guān)工作的各類活動(dòng)，包括但不限于員工健康體檢、職業(yè)病防治、衛(wèi)生防疫、醫(yī)療急救等方面形成的檔案資料。（三）基本原則1.真實(shí)性原則：檔案內(nèi)容必須真實(shí)反映公司/組織衛(wèi)生保健工作的實(shí)際情況，不得虛假記錄或篡改。2.完整性原則：全面收集與衛(wèi)生保健工作相關(guān)的各類文件、資料、記錄等，確保檔案資料的完整性。3.準(zhǔn)確性原則：檔案信息應(yīng)準(zhǔn)確無誤，數(shù)據(jù)記錄、文字表述等應(yīng)符合規(guī)范要求。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，對(duì)涉及個(gè)人隱私、公司機(jī)密等信息的檔案進(jìn)行妥善保管，防止信息泄露。5.便于利用原則：檔案管理應(yīng)便于查詢、檢索和使用，提高工作效率，滿足公司/組織衛(wèi)生保健工作及相關(guān)決策的需要。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善公司/組織衛(wèi)生保健檔案管理制度，并組織實(shí)施。2.統(tǒng)籌規(guī)劃衛(wèi)生保健檔案管理工作，明確檔案管理流程和標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作規(guī)范有序。3.負(fù)責(zé)衛(wèi)生保健檔案的集中統(tǒng)一管理，包括檔案的收集、整理、分類、編號(hào)、裝訂、存儲(chǔ)等工作。4.建立健全衛(wèi)生保健檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。5.定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查、核對(duì)和清理，確保檔案的質(zhì)量和安全。6.負(fù)責(zé)檔案管理人員的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)水平。7.按照國家有關(guān)規(guī)定，做好檔案的鑒定、銷毀等工作。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生保健檔案資料的收集、整理和初步分類，并定期移交至檔案管理部門。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門衛(wèi)生保健檔案工作，確保檔案資料的及時(shí)、準(zhǔn)確收集和歸檔。3.在開展衛(wèi)生保健相關(guān)工作過程中，嚴(yán)格按照檔案管理要求，規(guī)范形成各類文件、記錄等資料，并保證其真實(shí)性和完整性。4.配合檔案管理部門做好檔案的查詢、借閱等工作，提供必要的協(xié)助和支持。（三）檔案管理人員職責(zé)1.認(rèn)真貫徹執(zhí)行公司/組織衛(wèi)生保健檔案管理制度，嚴(yán)格按照檔案管理流程開展工作。2.負(fù)責(zé)衛(wèi)生保健檔案的日常收集、整理、歸檔等具體工作，確保檔案資料的質(zhì)量和規(guī)范。3.對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)分類、編號(hào)和存儲(chǔ)，建立清晰的檔案目錄和索引，便于查詢和利用。4.做好檔案的安全保管工作，防止檔案損壞、丟失、泄密等情況發(fā)生。5.及時(shí)更新檔案信息，確保檔案內(nèi)容與實(shí)際工作情況保持一致。6.協(xié)助各部門做好檔案資料的整理和歸檔指導(dǎo)工作，提高檔案管理整體水平。三、檔案收集（一）收集范圍1.員工健康體檢檔案：包括入職體檢、年度體檢、專項(xiàng)體檢等各類體檢報(bào)告、檢查記錄、健康評(píng)估等資料。2.職業(yè)病防治檔案：涉及職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)報(bào)告、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案（包括接觸職業(yè)病危害因素員工的職業(yè)健康檢查記錄、診斷與鑒定資料等）、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施運(yùn)行與維護(hù)記錄、職業(yè)病防治培訓(xùn)資料等。3.衛(wèi)生防疫檔案：傳染病疫情報(bào)告記錄、預(yù)防接種記錄、消毒記錄、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測(cè)報(bào)告、食品衛(wèi)生安全相關(guān)資料（如食品經(jīng)營許可證、從業(yè)人員健康證明、食品檢測(cè)報(bào)告等）、飲用水衛(wèi)生檢測(cè)報(bào)告等。4.醫(yī)療急救檔案：急救藥品和設(shè)備管理記錄、急救培訓(xùn)資料、急救演練記錄、突發(fā)公共衛(wèi)生事件應(yīng)急處置記錄等。5.其他與衛(wèi)生保健相關(guān)的文件、資料、記錄，如衛(wèi)生保健工作計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議紀(jì)要、培訓(xùn)教材、科研成果等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)衛(wèi)生保健檔案資料的收集工作，確保各類檔案資料及時(shí)、準(zhǔn)確收集。2.檔案資料應(yīng)真實(shí)、完整、規(guī)范，原始記錄應(yīng)清晰、可追溯，不得隨意涂改、偽造。3.收集的檔案資料應(yīng)按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行初步整理，確保資料的系統(tǒng)性和邏輯性。4.對(duì)于電子文件，應(yīng)確保其格式規(guī)范、存儲(chǔ)安全，并與紙質(zhì)文件相對(duì)應(yīng)，同時(shí)進(jìn)行備份保存。（三）收集時(shí)間1.員工健康體檢檔案應(yīng)在體檢結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)由體檢機(jī)構(gòu)移交至公司/組織相關(guān)部門，相關(guān)部門應(yīng)在收到后[X]個(gè)工作日內(nèi)整理歸檔并移交至檔案管理部門。2.職業(yè)病防治檔案資料應(yīng)隨工作進(jìn)展及時(shí)收集整理，每月定期移交至檔案管理部門。3.衛(wèi)生防疫檔案中的傳染病疫情報(bào)告記錄等應(yīng)實(shí)時(shí)收集，其他資料應(yīng)按規(guī)定時(shí)間定期收集整理并移交。4.醫(yī)療急救檔案資料應(yīng)在每次急救活動(dòng)結(jié)束后[X]個(gè)工作日內(nèi)進(jìn)行整理歸檔并移交。5.其他與衛(wèi)生保健相關(guān)的文件、資料、記錄應(yīng)在形成后[X]個(gè)工作日內(nèi)移交至檔案管理部門或相關(guān)部門統(tǒng)一保管。四、檔案整理（一）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點(diǎn)，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。2.區(qū)分不同價(jià)值和保管期限，便于檔案的管理和利用。3.便于保管和檢索，提高檔案管理工作效率。（二）整理方法1.分類：按照衛(wèi)生保健檔案的內(nèi)容和性質(zhì)，分為員工健康體檢檔案、職業(yè)病防治檔案、衛(wèi)生防疫檔案、醫(yī)療急救檔案等一級(jí)類目，在一級(jí)類目下再根據(jù)具體內(nèi)容設(shè)置二級(jí)及以下類目。例如，員工健康體檢檔案可細(xì)分為入職體檢、年度體檢、專項(xiàng)體檢等二級(jí)類目；職業(yè)病防治檔案可分為職業(yè)病危害因素檢測(cè)與評(píng)價(jià)、職業(yè)健康監(jiān)護(hù)、職業(yè)病防護(hù)設(shè)施管理等二級(jí)類目。2.編號(hào)：對(duì)每一份檔案進(jìn)行唯一編號(hào)，編號(hào)應(yīng)體現(xiàn)檔案類別、年份、順序等信息，便于識(shí)別和管理。編號(hào)格式為：[檔案類別代碼][年份][順序號(hào)]，如“YJ[2023]001”表示員工健康體檢檔案中2023年的第1份檔案。3.裝訂：對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，去除金屬物，確保檔案整齊、牢固。裝訂順序一般為封面、目錄、正文、封底。4.編目：編制檔案目錄，目錄應(yīng)包含檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限、密級(jí)等信息，便于查詢和檢索。（三）整理流程1.檔案管理人員接收各部門移交的檔案資料后，首先對(duì)資料的完整性、準(zhǔn)確性進(jìn)行檢查。2.按照分類標(biāo)準(zhǔn)對(duì)檔案資料進(jìn)行分類，確定每份檔案所屬的類目。3.對(duì)每份檔案進(jìn)行編號(hào)，并在檔案首頁右上角加蓋編號(hào)章。4.進(jìn)行裝訂和編目工作，將整理好的檔案裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)注檔案類別、年份、起止編號(hào)等信息。五、檔案歸檔（一）歸檔要求1.檔案整理完成后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行歸檔，確保檔案資料的有序存放。2.歸檔的檔案應(yīng)保持完整、準(zhǔn)確，不得缺頁、漏項(xiàng)。3.按照檔案類別和保管期限，將檔案分別存入相應(yīng)的檔案柜或檔案架，并建立清晰的存放索引。（二）歸檔流程1.檔案管理人員根據(jù)檔案整理情況，填寫檔案歸檔清單，詳細(xì)記錄檔案編號(hào)、題名、日期、保管期限等信息。2.將檔案按照歸檔清單順序依次存入檔案柜或檔案架，并在檔案存放位置做好標(biāo)識(shí)。3.定期對(duì)檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，確保檔案存放規(guī)范、有序，便于查詢和利用。六、檔案保管（一）保管場(chǎng)所1.設(shè)立專門的檔案庫房，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等功能，確保檔案的安全保管。2.檔案庫房應(yīng)保持清潔、干燥，溫度控制在[X]℃[X]℃之間，相對(duì)濕度控制在[X]%[X]%之間。3.檔案庫房應(yīng)配備必要的消防器材、溫濕度調(diào)節(jié)設(shè)備、防蟲藥品等設(shè)施設(shè)備，并定期進(jìn)行檢查和維護(hù)。（二）保管方式1.采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的保管方式。紙質(zhì)檔案應(yīng)分類存放于檔案柜或檔案架，便于查閱；電子檔案應(yīng)存儲(chǔ)于專用的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備，并進(jìn)行備份，備份存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)異地存放。2.對(duì)檔案進(jìn)行定期盤點(diǎn)，每年至少進(jìn)行一次全面盤點(diǎn)，檢查檔案的數(shù)量、質(zhì)量和存放情況，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。3.建立檔案保管臺(tái)賬，詳細(xì)記錄檔案的入庫、出庫、借閱、歸還等情況，做到賬物相符。（三）保管期限1.根據(jù)檔案的重要性和使用價(jià)值，確定不同檔案的保管期限。一般分為永久、長期（[X]年）和短期（[X]年）三種。2.員工健康體檢檔案、職業(yè)病防治檔案中的職業(yè)健康監(jiān)護(hù)檔案等涉及員工個(gè)人健康權(quán)益的檔案應(yīng)永久保存；衛(wèi)生防疫檔案中的傳染病疫情報(bào)告記錄等重要資料應(yīng)長期保存；其他一般性的衛(wèi)生保健檔案資料可根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，一般為短期保存。3.檔案保管期限屆滿后，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定和公司/組織檔案管理制度進(jìn)行鑒定和銷毀。七、檔案利用（一）利用范圍1.公司/組織內(nèi)部各部門在開展衛(wèi)生保健工作、制定相關(guān)政策、進(jìn)行員工健康管理等方面需要查閱檔案資料。2.員工個(gè)人在需要了解自己的健康狀況、職業(yè)病防治情況等時(shí)，可按照規(guī)定申請(qǐng)查閱本人相關(guān)檔案。3.外部相關(guān)機(jī)構(gòu)（如政府部門、監(jiān)管機(jī)構(gòu)、合作單位等）因工作需要，在履行相關(guān)手續(xù)后可查閱公司/組織衛(wèi)生保健檔案中與其工作相關(guān)的部分內(nèi)容。（二）利用流程1.內(nèi)部查閱公司/組織內(nèi)部各部門如需查閱檔案，應(yīng)填寫《衛(wèi)生保健檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時(shí)間等信息，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。將申請(qǐng)表提交至檔案管理部門，檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容進(jìn)行審核，審核通過后提供相應(yīng)的檔案資料，并做好查閱登記。查閱人員應(yīng)在指定地點(diǎn)查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，查閱過程中應(yīng)愛護(hù)檔案，不得涂改、損壞、丟失檔案資料。查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將檔案歸還檔案管理人員，檔案管理人員核對(duì)無誤后在查閱登記本上記錄歸還情況。2.員工個(gè)人查閱員工本人如需查閱本人健康體檢檔案、職業(yè)病防治檔案等相關(guān)資料，應(yīng)填寫《員工個(gè)人衛(wèi)生保健檔案查閱申請(qǐng)表》，注明查閱原因和內(nèi)容。將申請(qǐng)表提交至所在部門，部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)檔案管理部門。檔案管理部門審核通過后，為員工提供相應(yīng)檔案資料，并做好查閱登記。員工查閱后應(yīng)及時(shí)歸還檔案。3.外部查閱外部相關(guān)機(jī)構(gòu)因工作需要查閱公司/組織衛(wèi)生保健檔案，應(yīng)提前向公司/組織提出書面申請(qǐng)，說明查閱目的、查閱范圍、查閱時(shí)間等，并提供相關(guān)證明文件。公司/組織相關(guān)部門對(duì)申請(qǐng)進(jìn)行審核，審核通過后報(bào)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。檔案管理部門根據(jù)批準(zhǔn)意見，與外部機(jī)構(gòu)辦理檔案查閱手續(xù)，明確查閱要求和保密責(zé)任，并安排專人陪同查閱。查閱過程中，外部機(jī)構(gòu)人員應(yīng)嚴(yán)格遵守公司/組織檔案管理規(guī)定，不得擅自復(fù)制、摘抄檔案內(nèi)容。查閱完畢后，檔案管理部門收回檔案，并對(duì)查閱情況進(jìn)行記錄。（三）利用限制1.涉及個(gè)人隱私、公司機(jī)密等敏感信息的檔案，未經(jīng)授權(quán)不得查閱、復(fù)制和傳播。2.檔案利用應(yīng)嚴(yán)格遵循檔案管理規(guī)定，不得超范圍、超期限利用檔案資料。3.利用檔案過程中如發(fā)現(xiàn)檔案資料有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時(shí)報(bào)告檔案管理部門，并采取相應(yīng)措施進(jìn)行處理。八、檔案鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.依據(jù)檔案的保管期限和實(shí)際價(jià)值，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)鑒定，確保鑒定結(jié)果準(zhǔn)確、合理。2.鑒定工作應(yīng)遵循全面審查、客觀公正、嚴(yán)格保密的原則。（二）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門專家、檔案管理人員等組成。鑒定工作小組負(fù)責(zé)制定檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)和程序，對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行審核鑒定。（三）鑒定內(nèi)容1.審查檔案的完整性、準(zhǔn)確性和真實(shí)性，確保檔案內(nèi)容符合要求。2.根據(jù)檔案保管期限規(guī)定，檢查檔案是否達(dá)到保管期限。3.評(píng)估檔案的現(xiàn)實(shí)利用價(jià)值，確定檔案是否仍有保存必要。（四）銷毀程序1.檔案鑒定工作小組對(duì)擬銷毀檔案進(jìn)行逐一審核，提出鑒定意見，形成檔案銷毀清單。2.檔案銷毀清單經(jīng)公司/組織領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，由檔案管理部門