PAGE衛(wèi)生院紀(jì)念品管理制度一、總則1.目的本制度旨在規(guī)范衛(wèi)生院紀(jì)念品的管理，確保紀(jì)念品的采購、使用、保管等環(huán)節(jié)有序進(jìn)行，充分發(fā)揮紀(jì)念品在醫(yī)院文化建設(shè)、醫(yī)患溝通等方面的積極作用，同時(shí)維護(hù)衛(wèi)生院的利益和形象。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院全體員工以及與衛(wèi)生院相關(guān)活動(dòng)中涉及紀(jì)念品管理的各類情況。3.基本原則合規(guī)性原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)以及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，確保紀(jì)念品管理活動(dòng)合法合規(guī)。計(jì)劃性原則：根據(jù)衛(wèi)生院工作需要和活動(dòng)安排，合理規(guī)劃紀(jì)念品的采購、使用，避免浪費(fèi)和無序。節(jié)儉性原則：在保證紀(jì)念品質(zhì)量和功能的前提下，盡量降低成本，提高資源利用效率。公開透明原則：紀(jì)念品的采購、發(fā)放等信息應(yīng)保持公開透明，接受全體員工監(jiān)督。二、紀(jì)念品的采購管理1.采購計(jì)劃制定需求調(diào)研：各部門根據(jù)工作實(shí)際情況，如舉辦活動(dòng)、接待來訪等，提前向辦公室提交紀(jì)念品需求申請。申請內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)名稱、預(yù)計(jì)參與人數(shù)、紀(jì)念品用途、大致預(yù)算等信息。匯總審核：辦公室對各部門的需求申請進(jìn)行匯總整理，結(jié)合衛(wèi)生院的年度工作計(jì)劃和財(cái)務(wù)預(yù)算，進(jìn)行初步審核。審核重點(diǎn)包括需求的合理性、預(yù)算的準(zhǔn)確性等。對于重大活動(dòng)或特殊需求的紀(jì)念品采購申請，需提交院領(lǐng)導(dǎo)審批。計(jì)劃編制：根據(jù)審核通過的需求申請，辦公室編制年度紀(jì)念品采購計(jì)劃。采購計(jì)劃應(yīng)明確紀(jì)念品的種類、數(shù)量、預(yù)計(jì)采購時(shí)間、預(yù)算金額等詳細(xì)信息。采購計(jì)劃需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后實(shí)施。2.供應(yīng)商選擇供應(yīng)商篩選：辦公室負(fù)責(zé)通過多種渠道收集紀(jì)念品供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、實(shí)地考察等。對收集到的供應(yīng)商進(jìn)行資質(zhì)審查，包括營業(yè)執(zhí)照、生產(chǎn)許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認(rèn)證等相關(guān)證件的查驗(yàn)。篩選出信譽(yù)良好、產(chǎn)品質(zhì)量可靠、價(jià)格合理的供應(yīng)商建立供應(yīng)商名錄。采購招標(biāo)：對于金額較大或重要的紀(jì)念品采購項(xiàng)目，應(yīng)按照衛(wèi)生院的招標(biāo)管理規(guī)定，組織公開招標(biāo)或邀請招標(biāo)。招標(biāo)過程中，要明確采購要求、評標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)等內(nèi)容，確保公平、公正、公開地選擇供應(yīng)商。合同簽訂：確定中標(biāo)供應(yīng)商后，辦公室應(yīng)及時(shí)與其簽訂采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括紀(jì)念品的規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，保障衛(wèi)生院的合法權(quán)益。3.采購實(shí)施訂單下達(dá)：根據(jù)采購合同，辦公室向供應(yīng)商下達(dá)采購訂單。訂單應(yīng)詳細(xì)注明紀(jì)念品的規(guī)格、數(shù)量、交貨地點(diǎn)、交貨時(shí)間等信息，確保供應(yīng)商準(zhǔn)確理解采購要求。到貨驗(yàn)收：紀(jì)念品到貨前，辦公室應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。驗(yàn)收人員應(yīng)按照合同要求和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對紀(jì)念品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等進(jìn)行嚴(yán)格驗(yàn)收。對于驗(yàn)收不合格的紀(jì)念品，應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其更換或處理。驗(yàn)收合格后，驗(yàn)收人員應(yīng)填寫驗(yàn)收報(bào)告，簽字確認(rèn)。入庫管理：驗(yàn)收合格的紀(jì)念品由倉庫管理人員辦理入庫手續(xù)，按照類別、規(guī)格等進(jìn)行分類存放，并建立詳細(xì)的庫存臺(tái)賬。庫存臺(tái)賬應(yīng)記錄紀(jì)念品的入庫日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、供應(yīng)商等信息，便于查詢和管理。三、紀(jì)念品的使用管理1.使用審批活動(dòng)申請：各部門舉辦活動(dòng)需要使用紀(jì)念品時(shí)，應(yīng)提前填寫活動(dòng)申請表，詳細(xì)說明活動(dòng)名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參與人員、紀(jì)念品用途及預(yù)計(jì)發(fā)放數(shù)量等信息，并提交部門負(fù)責(zé)人審批。領(lǐng)用審批：部門負(fù)責(zé)人審批通過后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人持申請表到辦公室辦理紀(jì)念品領(lǐng)用手續(xù)。辦公室根據(jù)庫存情況和活動(dòng)需求，對領(lǐng)用申請進(jìn)行審核，審核通過后發(fā)放紀(jì)念品，并在申請表上簽字確認(rèn)。對于重要活動(dòng)或大量紀(jì)念品的領(lǐng)用，需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。2.發(fā)放管理發(fā)放方式：紀(jì)念品的發(fā)放應(yīng)根據(jù)活動(dòng)性質(zhì)和參與人員情況，選擇合適的發(fā)放方式?？梢圆捎矛F(xiàn)場發(fā)放、郵寄發(fā)放、專人送達(dá)等方式。在發(fā)放過程中，要做好登記記錄，確保紀(jì)念品發(fā)放到相應(yīng)人員手中。發(fā)放記錄：發(fā)放人員應(yīng)詳細(xì)記錄紀(jì)念品的發(fā)放時(shí)間、發(fā)放對象、紀(jì)念品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，形成發(fā)放清單。發(fā)放清單應(yīng)妥善保存，以備查詢和核對。3.使用監(jiān)督內(nèi)部監(jiān)督：衛(wèi)生院內(nèi)部應(yīng)建立監(jiān)督機(jī)制，對紀(jì)念品的使用情況進(jìn)行不定期檢查。檢查內(nèi)容包括紀(jì)念品是否按照規(guī)定用途使用、是否存在浪費(fèi)或違規(guī)發(fā)放等情況。對于發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時(shí)責(zé)令整改，并追究相關(guān)人員責(zé)任。外部監(jiān)督：在涉及對外活動(dòng)或向患者發(fā)放紀(jì)念品時(shí)，要接受社會(huì)監(jiān)督?？梢酝ㄟ^設(shè)立意見箱、公布監(jiān)督電話等方式，收集患者和社會(huì)公眾的意見和建議，及時(shí)改進(jìn)紀(jì)念品使用管理工作。四、紀(jì)念品的保管管理1.倉庫管理倉庫設(shè)置：衛(wèi)生院應(yīng)設(shè)立專門的紀(jì)念品倉庫，倉庫應(yīng)具備良好的通風(fēng)、防潮、防火、防盜等條件。倉庫內(nèi)要?jiǎng)澐植煌膮^(qū)域，分別存放各類紀(jì)念品，確保存放有序。庫存盤點(diǎn)：倉庫管理人員應(yīng)定期對紀(jì)念品進(jìn)行盤點(diǎn)，每月至少進(jìn)行一次小盤點(diǎn)，每季度進(jìn)行一次大盤點(diǎn)。盤點(diǎn)內(nèi)容包括紀(jì)念品的數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量等信息，確保賬實(shí)相符。對于盤盈、盤虧情況，要及時(shí)查明原因，填寫盤點(diǎn)報(bào)告，并按照規(guī)定進(jìn)行處理。庫存安全：加強(qiáng)倉庫安全管理，配備必要的消防器材和安全設(shè)施。倉庫管理人員要嚴(yán)格遵守倉庫管理制度，嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入倉庫。定期對倉庫進(jìn)行安全檢查，消除安全隱患，確保紀(jì)念品的安全存放。2.貴重紀(jì)念品管理單獨(dú)存放：對于價(jià)值較高或具有特殊意義的貴重紀(jì)念品，應(yīng)單獨(dú)設(shè)立專柜存放，并采取必要的防盜、防潮、防火等措施。專人管理：指定專人負(fù)責(zé)貴重紀(jì)念品的保管，保管人員應(yīng)具備較強(qiáng)的責(zé)任心和安全意識(shí)。貴重紀(jì)念品的出入庫應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量、出入庫原因、經(jīng)手人等信息。定期檢查：定期對貴重紀(jì)念品進(jìn)行檢查，確保其完好無損。檢查情況應(yīng)記錄在案，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)報(bào)告并處理。五、紀(jì)念品的核銷管理1.核銷申請活動(dòng)結(jié)束后：活動(dòng)結(jié)束后，活動(dòng)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)向辦公室提交紀(jì)念品核銷申請。核銷申請應(yīng)包括活動(dòng)名稱、時(shí)間、實(shí)際參與人數(shù)、紀(jì)念品實(shí)際發(fā)放數(shù)量、發(fā)放清單等相關(guān)資料。財(cái)務(wù)審核：辦公室對核銷申請進(jìn)行初步審核后，提交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行審核。財(cái)務(wù)部門根據(jù)采購合同、發(fā)放清單等資料，核對紀(jì)念品的采購金額、發(fā)放數(shù)量及費(fèi)用支出情況，確保費(fèi)用支出合理合規(guī)。2.核銷審批部門負(fù)責(zé)人審批：財(cái)務(wù)部門審核通過后，核銷申請?zhí)峤徊块T負(fù)責(zé)人審批。部門負(fù)責(zé)人應(yīng)對活動(dòng)紀(jì)念品的使用情況進(jìn)行全面審查，確認(rèn)無誤后簽字批準(zhǔn)。院領(lǐng)導(dǎo)審批：對于金額較大或涉及重要活動(dòng)的紀(jì)念品核銷申請，需經(jīng)院領(lǐng)導(dǎo)審批。院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行審批，確保紀(jì)念品管理工作符合衛(wèi)生院的整體利益和規(guī)定要求。3.賬務(wù)處理財(cái)務(wù)記賬：財(cái)務(wù)部門根據(jù)審批通過的核銷申請，及時(shí)進(jìn)行賬務(wù)處理。將紀(jì)念品的采購費(fèi)用、發(fā)放費(fèi)用等按照財(cái)務(wù)制度進(jìn)行記賬，確保財(cái)務(wù)賬目清晰準(zhǔn)確。檔案歸檔：核銷申請及相關(guān)資料經(jīng)審批后，由辦公室進(jìn)行整理歸檔。檔案內(nèi)容應(yīng)包括活動(dòng)申請表、領(lǐng)用審批表、發(fā)放清單、核銷申請及審批文件等，以便日后查閱和審計(jì)。六、紀(jì)念品的處置管理1.定期清理庫存清理：倉庫管理人員應(yīng)定期對紀(jì)念品庫存進(jìn)行清理，根據(jù)紀(jì)念品的使用頻率、保質(zhì)期等因素，對長期積壓、損壞或已無使用價(jià)值的紀(jì)念品進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。提出處置建議：倉庫管理人員根據(jù)庫存清理情況，提出紀(jì)念品處置建議，報(bào)辦公室審核。處置建議應(yīng)包括處置原因、處置方式（如報(bào)廢、捐贈(zèng)、變賣等）、預(yù)計(jì)處置收入等信息。2.處置審批辦公室審核：辦公室對倉庫管理人員提出的處置建議進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核處置原因的合理性、處置方式的可行性等。審核通過后，提交院領(lǐng)導(dǎo)審批。院領(lǐng)導(dǎo)審批：院領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)辦公室審核意見進(jìn)行審批，對于價(jià)值較高或涉及重要資產(chǎn)的紀(jì)念品處置，需經(jīng)集體研究決定。3.處置實(shí)施報(bào)廢處理：對于經(jīng)批準(zhǔn)報(bào)廢的紀(jì)念品，倉庫管理人員應(yīng)按照規(guī)定進(jìn)行處理，確保資產(chǎn)核銷。報(bào)廢紀(jì)念品應(yīng)進(jìn)行登記造冊，記錄報(bào)廢日期、名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并妥善保存相關(guān)資料。捐贈(zèng)處理：對于適合捐贈(zèng)的紀(jì)念品，應(yīng)按照相關(guān)規(guī)定辦理捐贈(zèng)手續(xù)。捐贈(zèng)前要對紀(jì)念品進(jìn)行篩選整理，確保其質(zhì)量完好、符合受贈(zèng)方需求。捐贈(zèng)過程中要做好記錄，包括捐贈(zèng)日期、受贈(zèng)方名稱、紀(jì)念品名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息，并取得受贈(zèng)方的接收證明。變賣處理：對于可以變賣的紀(jì)念品，應(yīng)按照公平、公正、公開的原則進(jìn)行處理?？梢酝ㄟ^招標(biāo)、拍賣、委托中介機(jī)構(gòu)等方式進(jìn)行變賣，確保變賣價(jià)格合