PAGE衛(wèi)生計生辦文辦會制度一、總則（一）目的為進一步加強衛(wèi)生計生辦的文件管理和會議組織工作，提高工作效率，確保各項工作規(guī)范、有序、高效開展，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本辦實際情況，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生計生辦全體工作人員。（三）基本原則1.準(zhǔn)確規(guī)范原則文件和會議的組織要嚴(yán)格遵循法律法規(guī)、政策方針以及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保內(nèi)容準(zhǔn)確無誤，格式規(guī)范統(tǒng)一。2.及時高效原則及時傳達上級指示精神，迅速處理各類文件，高效組織會議，保證信息傳遞暢通，工作落實及時。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國家保密法律法規(guī)，加強文件和會議信息的安全管理，防止信息泄露。二、文件管理（一）文件的分類與編號1.文件分類上級文件：包括黨中央、國務(wù)院、國家衛(wèi)生健康委、地方黨委政府及相關(guān)部門下發(fā)的各類文件。本級文件：本衛(wèi)生計生辦制發(fā)的各類文件，如通知、報告、請示、函等。平行文件：與其他單位或部門往來的文件。下級文件：下屬單位或部門上報的文件。2.文件編號上級文件編號：沿用上級文件原編號。本級文件編號：采用年份+序號的方式，如“[年份]第[序號]號”。年份為公元紀(jì)年全稱，序號為阿拉伯?dāng)?shù)字，從001起依次編排。平行文件編號：根據(jù)往來單位和文件性質(zhì)，自行設(shè)定編號規(guī)則，確保編號的唯一性和系統(tǒng)性。下級文件編號：由下級單位按本辦要求自行編號，并報本辦備案。（二）文件的收發(fā)與登記1.收文專人負(fù)責(zé)文件收發(fā)工作，收到文件后，首先檢查文件的完整性，包括文件份數(shù)、附件是否齊全等。對收到的文件進行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、來文單位、收文日期、密級等。及時將文件送呈辦領(lǐng)導(dǎo)批閱，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，分送相關(guān)科室辦理。2.發(fā)文各科室擬制的文件，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核后，交文辦統(tǒng)一編號、排版。文辦對發(fā)文進行登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、主送單位、抄送單位、密級等。按照發(fā)文流程，依次經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)后，由文辦負(fù)責(zé)印制、分發(fā)。（三）文件的傳閱與辦理1.傳閱文辦根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示，將文件分送相關(guān)科室傳閱。傳閱文件應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的傳閱范圍進行傳遞，不得擅自擴大或縮小傳閱范圍。傳閱文件采用“傳閱單”形式，閱文人應(yīng)在“傳閱單”上簽名，并注明傳閱日期，以明確責(zé)任和傳遞順序。文辦要及時跟蹤文件傳閱情況，對傳閱時間較長的文件進行催閱，確保文件傳閱的及時性和高效性。2.辦理承辦科室收到傳閱文件后，應(yīng)按照領(lǐng)導(dǎo)批示和文件要求，及時辦理相關(guān)事項。辦理結(jié)果應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)反饋給文辦。對于需要回復(fù)的文件，承辦科室應(yīng)按照公文格式要求，擬制回復(fù)文件，經(jīng)科室負(fù)責(zé)人審核、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，由文辦負(fù)責(zé)發(fā)送。文辦對文件辦理情況進行跟蹤檢查，對辦理不及時或不符合要求的科室進行督促整改。（四）文件的歸檔與保管1.歸檔文件辦理完畢后，承辦科室應(yīng)及時將文件材料整理歸檔。歸檔文件應(yīng)齊全完整，符合檔案管理要求。歸檔文件按照分類方案進行整理，同一類別的文件按照時間順序排列，編目裝訂。文辦定期對歸檔文件進行檢查和核對，確保歸檔文件的質(zhì)量。2.保管設(shè)立專門的文件檔案室，配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲等設(shè)施。文件檔案實行專人保管，嚴(yán)格遵守檔案借閱制度，未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得擅自查閱、借閱檔案。定期對檔案進行清理和鑒定，對已失去保存價值的檔案，按照規(guī)定程序進行銷毀。三、會議管理（一）會議分類1.全體會議由衛(wèi)生計生辦全體工作人員參加的會議，主要傳達上級指示精神，部署重要工作任務(wù)，總結(jié)工作經(jīng)驗等。2.專題會議針對特定工作領(lǐng)域或問題召開的會議，如業(yè)務(wù)研討會、工作推進會、問題協(xié)調(diào)會等。3.科室會議各科室自行組織召開的會議，主要傳達科室工作安排，討論科室內(nèi)部事務(wù)等。（二）會議計劃與通知1.會議計劃每年年初，各科室應(yīng)根據(jù)工作需要，制定本科室年度會議計劃，包括會議名稱、時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容等。文辦匯總各科室會議計劃，結(jié)合本辦工作重點和上級要求，制定本辦年度會議計劃，并報辦領(lǐng)導(dǎo)審批。2.會議通知根據(jù)會議計劃，文辦提前擬定會議通知。會議通知應(yīng)明確會議的基本信息，如會議名稱、時間、地點、參會人員、會議議程、注意事項等。會議通知采用書面、電子等多種方式發(fā)送給參會人員。對于重要會議，應(yīng)提前電話確認(rèn)參會人員是否收到通知。（三）會議組織與安排1.會場布置根據(jù)會議規(guī)模和性質(zhì)，合理選擇會議場地。會場應(yīng)整潔、安靜、光線充足，配備必要的會議設(shè)備，如音響、投影儀、麥克風(fēng)等。按照會議要求，對會場進行布置，包括懸掛會標(biāo)、擺放桌椅、設(shè)置簽到臺、安排座次等。座次安排應(yīng)體現(xiàn)會議的組織性和嚴(yán)肅性，重要領(lǐng)導(dǎo)和嘉賓應(yīng)安排在顯著位置。2.會議資料準(zhǔn)備根據(jù)會議議程，準(zhǔn)備相關(guān)會議資料，如會議文件、匯報材料、發(fā)言稿等。會議資料應(yīng)內(nèi)容準(zhǔn)確、格式規(guī)范、裝訂整齊。在會議開始前，將會議資料發(fā)放給參會人員。對于需要保密的會議資料，應(yīng)嚴(yán)格按照保密規(guī)定進行發(fā)放和管理。3.會議簽到與記錄在會議入口處設(shè)置簽到臺，安排專人負(fù)責(zé)會議簽到工作。參會人員應(yīng)按時簽到，簽到表應(yīng)記錄參會人員的姓名、單位、職務(wù)等信息。安排專人負(fù)責(zé)會議記錄，會議記錄應(yīng)準(zhǔn)確、完整地記錄會議內(nèi)容，包括會議發(fā)言、討論情況、決議事項等。會議記錄采用紙質(zhì)記錄和電子記錄相結(jié)合的方式，確保記錄的準(zhǔn)確性和可追溯性。（四）會議主持與發(fā)言1.會議主持會議主持人應(yīng)提前熟悉會議議程和內(nèi)容，明確會議目的和要求。會議主持過程中，應(yīng)引導(dǎo)會議有序進行，控制會議節(jié)奏，確保會議按照預(yù)定議程順利完成。主持人應(yīng)認(rèn)真聽取參會人員的發(fā)言，及時進行總結(jié)和歸納，對會議討論的問題進行協(xié)調(diào)和決策。2.會議發(fā)言參會人員應(yīng)按照會議安排，準(zhǔn)時發(fā)言。發(fā)言內(nèi)容應(yīng)圍繞會議主題，觀點明確，論據(jù)充分，語言簡潔明了。發(fā)言過程中，應(yīng)尊重他人，避免打斷他人發(fā)言。如有不同意見，應(yīng)在他人發(fā)言結(jié)束后，禮貌地提出自己的觀點和建議。（五）會議決議與落實情況跟蹤1.會議決議會議結(jié)束后，主持人應(yīng)及時整理會議決議，形成會議紀(jì)要。會議紀(jì)要應(yīng)準(zhǔn)確記錄會議討論的主要內(nèi)容、決議事項、責(zé)任部門和完成時間等。會議紀(jì)要經(jīng)主持人審核后，印發(fā)給參會人員和相關(guān)科室。會議紀(jì)要具有與會議同等的效力，各科室應(yīng)認(rèn)真貫徹執(zhí)行。2.落實情況跟蹤文辦負(fù)責(zé)對會議決議的落實情況進行跟蹤檢查。定期收集各科室會議決議執(zhí)行情況的匯報，對執(zhí)行不力的科室進行督促整改。對于重要會議決