PAGE衛(wèi)生院文件簽收制度一、總則1.目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院文件管理，確保文件傳遞的準(zhǔn)確性、及時性和安全性，提高工作效率，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室、各部門及全體工作人員在文件簽收工作中的行為規(guī)范。3.文件定義本制度所指文件包括上級主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、函件等，以及衛(wèi)生院內(nèi)部產(chǎn)生的各類公文、報告、報表、資料等。二、文件簽收職責(zé)分工1.辦公室負(fù)責(zé)制定和完善文件簽收制度，并監(jiān)督執(zhí)行。統(tǒng)一接收上級主管部門及外部單位發(fā)送至衛(wèi)生院的文件，并進(jìn)行初步登記。對文件進(jìn)行分類、編號，根據(jù)文件內(nèi)容和性質(zhì)確定分發(fā)范圍。定期整理、歸檔文件簽收記錄，以備查閱。2.各科室、部門明確專人負(fù)責(zé)本科室、部門文件的簽收工作。及時接收辦公室分發(fā)的文件，并在規(guī)定時間內(nèi)完成簽收、傳閱、辦理等工作。對本科室、部門產(chǎn)生的文件，按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行編號、登記，并及時提交辦公室。三、文件簽收流程1.外部文件簽收接收登記辦公室工作人員收到上級主管部門或外部單位發(fā)送的文件后，應(yīng)立即在《文件簽收登記簿》上進(jìn)行詳細(xì)登記，登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級等。對重要文件或緊急文件，應(yīng)在登記后標(biāo)注“加急”或“特急”字樣，并及時通知相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和科室。分類編號根據(jù)文件的內(nèi)容和性質(zhì)，辦公室工作人員對文件進(jìn)行分類，如政策法規(guī)類、業(yè)務(wù)指導(dǎo)類、行政事務(wù)類等。按照分類結(jié)果，為每份文件進(jìn)行編號，編號應(yīng)遵循唯一性和系統(tǒng)性原則，便于文件的查找和管理。分發(fā)傳閱辦公室工作人員根據(jù)文件的分發(fā)范圍，將文件分發(fā)給相關(guān)科室、部門。分發(fā)時應(yīng)填寫《文件傳閱單》，注明文件名稱、文號、傳閱范圍、傳閱時間要求等，并由收件人簽字確認(rèn)。各科室、部門收到文件后，應(yīng)及時組織傳閱。傳閱過程中，應(yīng)按照規(guī)定的順序依次傳遞，不得擅自截留或拖延傳閱時間。傳閱完畢后，收件人應(yīng)在《文件傳閱單》上簽字注明傳閱情況。辦理反饋相關(guān)科室、部門在收到文件后，應(yīng)根據(jù)文件要求及時辦理，并將辦理結(jié)果以書面形式反饋給辦公室。辦理結(jié)果應(yīng)包括處理情況、執(zhí)行情況、存在問題及建議等。對于需要回復(fù)的文件，辦公室應(yīng)及時督促相關(guān)科室、部門按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行回復(fù)，并審核回復(fù)內(nèi)容?；貜?fù)文件應(yīng)加蓋衛(wèi)生院公章后及時發(fā)送給發(fā)文單位。2.內(nèi)部文件簽收起草與審核各科室、部門產(chǎn)生的文件，應(yīng)由承辦人按照規(guī)定格式和要求起草。文件內(nèi)容應(yīng)主題明確、邏輯清晰、語言規(guī)范，確保符合法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。文件起草完成后，承辦人應(yīng)將文件提交科室負(fù)責(zé)人審核。科室負(fù)責(zé)人應(yīng)對文件內(nèi)容的準(zhǔn)確性、完整性、合規(guī)性進(jìn)行審核，并簽署審核意見。審核通過的文件，方可提交辦公室進(jìn)行編號、登記。編號登記辦公室工作人員收到科室提交的內(nèi)部文件后，應(yīng)按照規(guī)定格式和要求進(jìn)行編號、登記。編號應(yīng)與外部文件編號區(qū)分開來，以便于管理和查詢。登記內(nèi)容包括文件名稱、文號、起草科室、起草人、審核人、發(fā)文日期、份數(shù)等。登記完成后，辦公室工作人員應(yīng)將文件按照分發(fā)范圍進(jìn)行分發(fā)。分發(fā)傳閱與辦理反饋內(nèi)部文件的分發(fā)傳閱和辦理反饋流程與外部文件相同，各科室、部門應(yīng)按照規(guī)定要求及時完成文件的傳閱和辦理工作，并將辦理結(jié)果反饋給辦公室。四、文件簽收要求1.及時簽收辦公室及各科室、部門工作人員應(yīng)確保文件的及時簽收，不得延誤。對緊急文件應(yīng)立即處理，優(yōu)先辦理。如因特殊原因無法及時簽收文件，應(yīng)及時與辦公室或發(fā)文單位聯(lián)系，說明情況，并采取相應(yīng)的補救措施。2.認(rèn)真核對簽收文件時，工作人員應(yīng)認(rèn)真核對文件的名稱、文號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、份數(shù)、密級等信息，確保與《文件簽收登記簿》或《文件傳閱單》上的登記內(nèi)容一致。如發(fā)現(xiàn)文件信息有誤或不完整，應(yīng)及時與發(fā)文單位聯(lián)系核實，并在《文件簽收登記簿》或《文件傳閱單》上注明情況。3.妥善保管文件簽收后，工作人員應(yīng)妥善保管文件，防止文件丟失、損壞或泄密。對重要文件和機(jī)密文件，應(yīng)按照保密規(guī)定進(jìn)行存放和管理。各科室、部門應(yīng)定期清理文件，對已辦理完畢或不再使用的文件，應(yīng)按照規(guī)定程序進(jìn)行歸檔或銷毀。4.嚴(yán)格保密涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密或個人隱私的文件，工作人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得擅自泄露文件內(nèi)容。在文件傳閱和辦理過程中，應(yīng)采取必要的保密措施，如限制傳閱范圍、使用專用文件夾等，確保文件信息安全。五、文件簽收監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查辦公室負(fù)責(zé)對文件簽收制度的執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括文件簽收登記情況、傳閱辦理情況、文件保管情況等。監(jiān)督檢查可采取定期檢查、不定期抽查、專項檢查等方式進(jìn)行。對檢查中發(fā)現(xiàn)的問題，應(yīng)及時督促相關(guān)科室、部門進(jìn)行整改，并記錄整改情況。2.考核評價將文件簽收工作納入衛(wèi)生院工作人員績效考核體系，對在文件簽收工作中表現(xiàn)突出的科室和個人給予表彰和獎勵。對違反文件簽收制度的科室和個人，視情節(jié)輕重給予批