PAGE學校衛(wèi)生保健室檔案制度一、總則（一）目的學校衛(wèi)生保健室檔案制度旨在規(guī)范學校衛(wèi)生保健室檔案的管理，確保檔案資料的完整性、準確性和安全性，為學校衛(wèi)生保健工作提供科學依據(jù)和有效支持，保障師生的身體健康。（二）適用范圍本制度適用于本校衛(wèi)生保健室在開展各項衛(wèi)生保健工作過程中形成的各類檔案資料，包括但不限于學生健康檔案、教職工健康檔案、傳染病防控檔案、健康教育檔案、環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測檔案等。（三）基本原則1.真實性原則：檔案資料應如實反映學校衛(wèi)生保健工作的實際情況，確保數(shù)據(jù)真實可靠。2.完整性原則：全面收集、整理和保存與學校衛(wèi)生保健工作相關(guān)的各類資料，避免遺漏重要信息。3.準確性原則：對檔案資料進行準確分類、編號、登記和歸檔，確保信息的準確無誤。4.保密性原則：嚴格遵守國家有關(guān)保密法律法規(guī)，保護師生個人隱私和學校衛(wèi)生保健工作的機密信息。5.便于利用原則：檔案管理應便于查詢、檢索和使用，提高工作效率。二、檔案管理職責（一）衛(wèi)生保健室負責人職責1.全面負責學校衛(wèi)生保健室檔案管理工作，制定和完善檔案管理制度。2.組織檔案管理人員進行檔案的收集、整理、歸檔、保管和利用工作。3.定期檢查檔案管理工作情況，及時解決存在的問題。4.對檔案管理工作進行總結(jié)和評估，不斷提高檔案管理水平。（二）檔案管理人員職責1.負責檔案的日常收集、整理、分類、編號、登記和歸檔工作。2.嚴格按照檔案管理制度對檔案進行保管，確保檔案的安全和完整。3.建立檔案檢索系統(tǒng)，方便檔案的查詢和利用。4.定期對檔案進行清查和核對，發(fā)現(xiàn)問題及時報告并處理。5.協(xié)助衛(wèi)生保健室負責人做好檔案管理的其他相關(guān)工作。（三）各部門職責1.學校各部門應積極配合衛(wèi)生保健室做好檔案資料的收集工作，及時將本部門與衛(wèi)生保健工作相關(guān)的資料移交衛(wèi)生保健室。2.各部門在開展衛(wèi)生保健工作過程中，應按照檔案管理制度的要求，規(guī)范填寫和保存相關(guān)檔案資料。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.學生健康檔案：包括學生基本信息、體檢記錄、視力檢查記錄、口腔檢查記錄、預防接種記錄、因病缺勤病因追查與登記記錄等。2.教職工健康檔案：包括教職工基本信息、體檢記錄、職業(yè)健康檢查記錄等。3.傳染病防控檔案：包括傳染病疫情報告記錄、傳染病防控措施落實情況記錄、消毒記錄、疫苗接種記錄等。4.健康教育檔案：包括健康教育計劃、健康教育教案、健康教育活動記錄、學生健康知識知曉率及行為形成率調(diào)查記錄等。5.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測檔案：包括學校環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測記錄、飲用水衛(wèi)生監(jiān)測記錄、食品衛(wèi)生監(jiān)測記錄等。6.其他與學校衛(wèi)生保健工作相關(guān)的檔案資料：如衛(wèi)生保健工作會議記錄、培訓記錄、科研資料等。（二）收集要求1.各部門應指定專人負責檔案資料的收集工作，確保資料的及時、準確和完整。2.收集的檔案資料應真實、有效，并具有保存價值。3.對于紙質(zhì)檔案資料，應保持其原始狀態(tài)，不得隨意涂改、損壞。（三）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如學生健康檔案、教職工健康檔案、傳染病防控檔案等。2.編號：對每一類檔案進行編號，以便于管理和查詢。編號應遵循唯一性、系統(tǒng)性和穩(wěn)定性原則。3.登記：建立檔案登記臺賬，詳細記錄檔案的名稱、編號、日期、來源、保管期限等信息。4.裝訂：對于紙質(zhì)檔案資料，應進行裝訂，確保整齊、牢固。裝訂時應注意保護檔案的完整性，不得影響檔案的查閱和使用。四、檔案的歸檔與保管（一）歸檔要求1.檔案管理人員應定期對收集整理好的檔案進行歸檔，確保檔案資料及時入庫。2.歸檔的檔案應按照類別和編號順序排列，便于查找和管理。3.對于電子檔案，應進行備份，并存儲在安全可靠的存儲設(shè)備上。備份應定期進行，以防止數(shù)據(jù)丟失。（二）保管期限1.學生健康檔案：長期保存。2.教職工健康檔案：長期保存。3.傳染病防控檔案：至少保存三年。4.健康教育檔案：至少保存三年。5.環(huán)境衛(wèi)生監(jiān)測檔案：至少保存三年。6.其他與學校衛(wèi)生保健工作相關(guān)的檔案資料：根據(jù)實際情況確定保管期限，但不得少于三年。（三）保管措施1.設(shè)立專門的檔案庫房，確保檔案存放環(huán)境安全。庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案應分類存放，標識清晰，便于查找。3.定期對檔案進行檢查和清點，發(fā)現(xiàn)問題及時處理。4.對于電子檔案，應采取加密、備份等措施，防止數(shù)據(jù)泄露和丟失。5.檔案管理人員應嚴格遵守檔案借閱制度，不得擅自將檔案帶出庫房。五、檔案的利用與借閱（一）利用原則1.檔案的利用應遵循合法、合理、安全的原則，確保檔案資料的正確使用。2.檔案的利用應服務于學校衛(wèi)生保健工作的需要，為師生健康提供保障。（二）利用方式1.查詢：學校內(nèi)部人員因工作需要可查詢相關(guān)檔案資料。查詢時應填寫查詢申請表，經(jīng)衛(wèi)生保健室負責人批準后，由檔案管理人員提供查詢服務。2.借閱：學校內(nèi)部人員因工作需要借閱檔案資料的，應填寫借閱申請表，注明借閱目的、借閱期限等信息，經(jīng)衛(wèi)生保健室負責人批準后，方可借閱。借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱期限，應辦理續(xù)借手續(xù)。3.復印：對于需要復印的檔案資料，應經(jīng)衛(wèi)生保健室負責人批準后，由檔案管理人員進行復印。復印的檔案資料應加蓋衛(wèi)生保健室公章，注明用途。（三）借閱歸還1.借閱人員應按時歸還檔案資料，不得逾期。如因特殊情況需要延期歸還的，應提前辦理續(xù)借手續(xù)。2.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應認真檢查檔案的完整性和準確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定原則1.檔案鑒定應遵循全面審查、準確判斷、慎重處理的原則。2.鑒定工作應在衛(wèi)生保健室負責人的領(lǐng)導下，由檔案管理人員和相關(guān)業(yè)務人員共同進行。（二）鑒定標準1.根據(jù)檔案的保管期限和實際價值，對檔案進行鑒定。對于已超過保管期限且無保存價值的檔案，可予以銷毀。2.對于涉及師生個人隱私、學校機密等重要檔案，應嚴格按照保密規(guī)定進行管理，不得隨意銷毀。（三）銷毀程序1.檔案管理人員定期對檔案進行清查，提出銷毀檔案的清單。清單應包括檔案的名稱、編號、日期、保管期限等信息。2.衛(wèi)生保健室負責人組織相關(guān)人員對銷毀清單進行審核，確認無誤后，報學校主管領(lǐng)導批準。3.經(jīng)批準后，由檔案管理人員會同相關(guān)人員對擬銷毀的檔案進行銷毀。銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息。4.銷毀記錄應妥善保存，以備查考。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標1.建立學校衛(wèi)生保健室檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案資料的電子化管理。2.通過信息化手段，提高檔案管理的效率和準確性，方便檔案的查詢、檢索和利用。（二）信息系統(tǒng)功能1.檔案錄入：實現(xiàn)檔案資料的電子化錄入，包括學生健康檔案、教職工健康檔案、傳染病防控檔案等各類檔案信息。2.檔案查詢：提供多種查詢方式，如按檔案類別、編號、日期等條件進行查詢，方便用戶快速獲取所需檔案信息。3.檔案統(tǒng)計：對檔案數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計分析，生成各類報表，如學生健康狀況統(tǒng)計報表、傳染病發(fā)病情況統(tǒng)計報表等，為學校衛(wèi)生保健工作提供決策支持。4.權(quán)限管理：設(shè)置不同的用戶權(quán)限，確保檔案信息的安全性和保密性。只有授權(quán)用戶才能訪問和操作相關(guān)檔案信息。（三）數(shù)據(jù)安全與維護1.加強檔案管理信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)安全防護，采取防火墻、加密技術(shù)