會議議程與會務(wù)執(zhí)行參考模板適用場景說明全流程操作指引一、會前籌備階段明確會議目標與核心議題與會議發(fā)起人（如部門負責人、項目負責人*）溝通，確認會議核心目標（如決策某事項、同步項目進展、解決跨部門協(xié)作問題等）。圍繞目標梳理核心議題，按優(yōu)先級排序（如緊急事項、需決策事項、需討論事項），避免議題過多導(dǎo)致效率低下。確定會議基本信息時間：避開節(jié)假日、公司重要活動沖突時段，預(yù)留15-30分鐘緩沖時間（如茶歇、設(shè)備調(diào)試）。地點：根據(jù)參會人數(shù)選擇會議室（小型會議優(yōu)先選獨立會議室，大型會議需確認場地容量、設(shè)備支持），或線上會議平臺（如騰訊會議、Zoom，提前測試穩(wěn)定性）。參會人員：明確主持人、主講人、記錄人及核心參會人員，提前發(fā)送參會邀請（含會議目標、議題、時間地點），確認是否需外部嘉賓（如客戶、行業(yè)專家*）參與。制定詳細會議議程按議題邏輯順序設(shè)計流程，每個環(huán)節(jié)明確時間分配（如開場5分鐘、議題討論30分鐘、總結(jié)10分鐘）、負責人（如主講人、引導(dǎo)人）、預(yù)期產(chǎn)出（如決策結(jié)論、行動項）。議程需提前1-2天發(fā)送至參會人員，預(yù)留反饋時間（如需調(diào)整議題或增減環(huán)節(jié)）。會務(wù)資源與物資準備物資清單：根據(jù)議程準備會議材料（如PPT紙質(zhì)版、項目資料、簽到表）、設(shè)備（投影儀、麥克風(fēng)、翻頁筆、備用電池）、茶歇（飲品、小食，按參會人數(shù)1.2倍準備）、文具（筆、便簽紙）等。人員分工：明確簽到引導(dǎo)員（負責接待、分發(fā)資料）、設(shè)備管理員（提前1小時調(diào)試設(shè)備，處理突發(fā)故障）、記錄員（實時記錄討論要點、決策結(jié)論、待辦事項）。預(yù)案制定針對可能突發(fā)情況準備應(yīng)對方案，如：線上會議：備用網(wǎng)絡(luò)賬號、離線會議記錄模板；線下會議：備用會議室、設(shè)備維修聯(lián)系人、突發(fā)疾病應(yīng)急藥品；關(guān)鍵人員缺席：提前與代理人溝通，保證議題討論不受影響。二、會中執(zhí)行階段會場布置與簽到提前30分鐘完成會場布置：調(diào)試設(shè)備（投影、麥克風(fēng)、燈光），擺放會議材料（按參會名單排序），設(shè)置簽到處（擺放簽到表、姓名牌、會議資料）。參會人員到場時，引導(dǎo)員核對身份、分發(fā)資料，提醒手機調(diào)靜音，指引座位。按議程推進會議開場（主持人）：重申會議目標、議程及時限，強調(diào)會議紀律（如專注討論、避免跑題）。議題討論（主講人/引導(dǎo)人）：按議程順序逐項推進，控制各環(huán)節(jié)時間，對超時討論及時提醒；鼓勵參會人員發(fā)言，避免少數(shù)人主導(dǎo)，對爭議點引導(dǎo)聚焦（如“請結(jié)合XX數(shù)據(jù)說明”“我們是否先明確目標再討論方案”）。決策與總結(jié)（主持人）：對每個議題形成明確結(jié)論（如“通過XX方案，由*負責3月31日前完成初稿”），記錄人同步記錄待辦事項（明確負責人、截止時間）；會議結(jié)束前總結(jié)核心成果、后續(xù)行動及責任人?，F(xiàn)場協(xié)調(diào)與記錄設(shè)備管理員全程值守，及時處理設(shè)備故障（如麥克風(fēng)無聲、PPT無法播放）；記錄人需完整記錄：討論關(guān)鍵點、不同意見、決策結(jié)論、待辦事項（含負責人、時間），會后1小時內(nèi)整理成初稿。三、會后收尾階段資料整理與歸檔收集會議材料（PPT、簽到表、討論稿、記錄初稿），按“會議名稱-日期”分類存檔（電子檔存共享文件夾，紙質(zhì)檔交行政部*備份）。待辦事項清單由主持人審核后，1個工作日內(nèi)發(fā)送至所有參會人員及相關(guān)部門負責人。反饋與總結(jié)向參會人員發(fā)送會議反饋問卷（可選，如“對議程安排的滿意度”“會務(wù)服務(wù)建議”），收集改進意見；組織會務(wù)組復(fù)盤會議執(zhí)行情況（如時間把控是否合理、物資準備是否充分、應(yīng)急方案是否有效），形成總結(jié)報告，優(yōu)化后續(xù)會議流程。待辦事項跟蹤記錄人/行政助理*負責跟蹤待辦事項進展，提前2天提醒負責人截止時間；完成后更新待辦清單，并在下次會議開場前通報完成情況。核心工具模板表1：會議議程表示例時間環(huán)節(jié)內(nèi)容說明負責人備注（如需準備材料）09:00-09:05開場介紹會議目標、議程主持人*PPT（1-2頁）09:05-09:35議題一：項目A進展匯報當前階段成果、風(fēng)險及下一步計劃主講人*項目進度表、風(fēng)險清單09:35-10:05議題二：跨部門協(xié)作方案討論資源需求、職責分工部門A、部門B方案初稿10:05-10:15茶歇//飲品、小食（按20人準備）10:15-10:45議題三：預(yù)算審批Q2預(yù)算明細及調(diào)整建議財務(wù)*預(yù)算表（部門蓋章版）10:45-11:00總結(jié)與待辦確認決策、明確責任人及截止時間主持人*待辦事項清單（會后1小時發(fā)出）表2：會務(wù)執(zhí)行分工表示例任務(wù)名稱負責人完成時間所需資源狀態(tài)（待執(zhí)行/已完成/異常）會議場地預(yù)訂行政*會前3天場地聯(lián)系人、公司預(yù)算賬號設(shè)備調(diào)試技術(shù)支持*會前1天+當天1小時投影儀、麥克風(fēng)、翻頁筆會議材料印刷與分發(fā)文員*會前1天簽到表、議程表、資料（20份）茶歇采購行政*會前1天飲品、小食供應(yīng)商聯(lián)系方式突發(fā)故障應(yīng)急處理技術(shù)支持*全場值守備用設(shè)備、維修工具包表3：參會人員信息表示例姓名單位/部門職務(wù)聯(lián)系方式（內(nèi)部）dietary需求（如無/素食/gluten-free）是否需接送張*市場部經(jīng)理分機8001無否李*技術(shù)部高級工程師分機8023素食是（機場接送）王總公司總部副總經(jīng)理分機8100無否表4：會議物資清單示例物資名稱數(shù)量負責人存放位置備注（如備用數(shù)量）投影儀1臺技術(shù)支持*會議室講臺備用燈泡1個麥克風(fēng)（無線）2個技術(shù)支持*講臺抽屜充電底座1個會議資料袋25份文員*簽到處含議程、筆、便簽紙瓶裝水30瓶行政*會議室角落茶歇區(qū)額外準備10瓶關(guān)鍵注意事項提示時間管理：嚴格控制各環(huán)節(jié)時長，主持人需靈活調(diào)整（如對非核心議題可縮短討論時間，或提議“會后小范圍溝通”），避免會議拖沓。人員溝通：提前與關(guān)鍵參會人員（如主講人、外部嘉賓*）確認發(fā)言內(nèi)容及時間，避免臨時變動影響流程；對遲到或缺席人員，會后及時發(fā)送會議紀要及待辦事項。場地與設(shè)備：線下會議需提前檢查場地環(huán)境（如空調(diào)溫度、網(wǎng)絡(luò)信號、座位間距），保證無干擾；線上會議需提前測試平臺功能（如共享屏幕、錄制、分組討論），并告知參會人員登錄方式及注意事項。記錄規(guī)范：待辦事項需明確“做什么、誰負責、何時完成”，避免模糊表述（如“盡快完成”改為“3月31日前完成初稿”）；決策結(jié)論需標注“通過/否決/需進一步研究”，便于后續(xù)