PAGE衛(wèi)生室公開檔案制度一、總則1.目的為加強衛(wèi)生室檔案管理，確保檔案信息的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，提高衛(wèi)生室工作的規(guī)范化、科學(xué)化水平，依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本公開檔案制度。2.適用范圍本制度適用于衛(wèi)生室全體工作人員及與衛(wèi)生室工作相關(guān)的各類檔案資料管理。3.基本原則依法依規(guī)原則：嚴格遵守國家有關(guān)檔案管理的法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案管理工作合法合規(guī)。真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生室工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤，不得弄虛作假。安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案信息泄露、丟失或損壞。同時，對涉及患者隱私等敏感信息嚴格保密。便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案檢索和利用效率，方便工作人員查閱和使用檔案資料，為衛(wèi)生室工作決策、醫(yī)療服務(wù)、教學(xué)科研等提供有力支持。二、檔案管理職責(zé)1.衛(wèi)生室負責(zé)人職責(zé)全面負責(zé)衛(wèi)生室檔案管理工作，將檔案管理納入衛(wèi)生室整體工作計劃，確保檔案管理工作與衛(wèi)生室各項工作協(xié)調(diào)開展。審核檔案管理制度、流程和工作計劃，監(jiān)督檔案管理工作的執(zhí)行情況，對檔案管理工作中的重大問題進行決策。保障檔案管理工作所需的人員、經(jīng)費、設(shè)備等資源，為檔案管理工作創(chuàng)造良好條件。2.檔案管理人員職責(zé)負責(zé)衛(wèi)生室檔案的收集、整理、歸檔、保管、統(tǒng)計、鑒定、銷毀等具體工作，確保檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。建立健全檔案管理臺賬，及時記錄檔案的收進、移出、保管等情況，定期對檔案進行清查盤點，做到賬物相符。按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)和編號規(guī)則，對檔案進行科學(xué)分類、編號和排列，編制檔案目錄和檢索工具，方便檔案的查找和利用。嚴格執(zhí)行檔案借閱、查閱制度，做好借閱、查閱登記，及時催還到期檔案，確保檔案的安全和完整。負責(zé)檔案庫房的日常管理，做好防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等工作，確保檔案存儲環(huán)境安全適宜。定期對檔案管理工作進行總結(jié)和分析，提出改進建議，不斷提高檔案管理水平。3.各科室工作人員職責(zé)負責(zé)本科室業(yè)務(wù)檔案資料的收集、整理和初步分類，按照規(guī)定時間和要求移交檔案管理人員。在工作中形成的各類文件材料，應(yīng)及時進行整理、歸檔，確保材料應(yīng)齊全完整、字跡清楚、簽署手續(xù)完備。遵守檔案管理規(guī)定，不得擅自銷毀、涂改、偽造檔案資料，不得私自留存應(yīng)歸檔的文件材料。積極配合檔案管理人員做好檔案的查閱、借閱等工作，按照要求提供相關(guān)檔案資料。三、檔案的分類與編號1.檔案分類行政管理類：包括衛(wèi)生室的各項規(guī)章制度、工作計劃、工作總結(jié)、會議記錄、考勤記錄、人員檔案、財務(wù)檔案等。醫(yī)療業(yè)務(wù)類：涵蓋病歷檔案、處方檔案、檢查檢驗報告檔案、治療記錄檔案、護理記錄檔案、醫(yī)療糾紛檔案等。藥品管理類：包含藥品采購計劃、藥品出入庫記錄、藥品庫存盤點記錄、藥品不良反應(yīng)報告檔案等。設(shè)備管理類：涉及設(shè)備購置申請、設(shè)備驗收報告、設(shè)備維護保養(yǎng)記錄、設(shè)備報廢處理記錄等。公共衛(wèi)生類：如居民健康檔案、預(yù)防接種檔案、健康教育檔案、傳染病防治檔案、慢性病管理檔案等。2.編號規(guī)則采用“年度+類別代碼+流水號”的編號方式。年度：用四位數(shù)字表示，如“2xxx”。類別代碼：根據(jù)檔案分類設(shè)置，行政管理類用“A”表示，醫(yī)療業(yè)務(wù)類用“B”表示，藥品管理類用“C”表示，設(shè)備管理類用“D”表示，公共衛(wèi)生類用“E”表示。流水號：按照檔案形成的先后順序依次編排，用三位數(shù)字表示，從“001”開始。例如，2023年行政管理類的第5份檔案編號為“2023A005”。四、檔案的收集與整理1.收集范圍衛(wèi)生室在日常工作中形成的具有保存價值的各種文件、資料、圖表、記錄、報告等均應(yīng)納入檔案收集范圍。上級部門下發(fā)的與衛(wèi)生室工作相關(guān)的文件、通知、規(guī)定等。衛(wèi)生室與外部單位簽訂的合同、協(xié)議、合作項目資料等。各類會議、培訓(xùn)、學(xué)術(shù)交流活動形成的文件材料、會議紀要、培訓(xùn)教材、交流論文等。2.收集要求各科室工作人員應(yīng)及時將本科室產(chǎn)生的檔案資料進行收集整理，確保檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性。檔案資料應(yīng)保持原始風(fēng)貌，不得隨意涂改、偽造或損毀。對于破損、褪色的檔案資料，應(yīng)及時進行修復(fù)或復(fù)制。收集的檔案資料應(yīng)齊全完整，包括文件的正本、副本、附件、簽批單等相關(guān)材料。3.整理方法檔案管理人員按照檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，對收集到的檔案資料進行分類整理。對每份檔案資料進行編號、編目，填寫檔案目錄卡片，注明檔案的編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息。按照檔案的類別和編號順序，將檔案資料進行裝訂或裝盒，確保檔案的整齊有序。對于電子檔案，應(yīng)按照電子文件管理要求進行整理，建立電子檔案目錄，確保電子檔案的可讀性和可利用性。五、檔案的歸檔與保管1.歸檔程序各科室整理好本科室的檔案資料后，填寫檔案移交清單，一式兩份，一份由科室留存，一份隨檔案資料一并移交檔案管理人員。檔案管理人員對移交的檔案資料進行核對、驗收，確認無誤后在移交清單上簽字，并將檔案資料按照分類和編號順序進行歸檔。檔案管理人員定期將歸檔的檔案資料上架存放，建立檔案存放位置索引，便于查找和管理。2.保管期限根據(jù)檔案的重要程度和保存價值，確定檔案的保管期限。保管期限分為永久、長期和短期三種。永久保管：涉及衛(wèi)生室重大決策、重要業(yè)務(wù)活動、財務(wù)審計、法律糾紛等具有長遠歷史意義和憑證價值的檔案。長期保管：保存期限為15年至50年的檔案，如一般性醫(yī)療業(yè)務(wù)檔案、設(shè)備購置檔案等。短期保管：保存期限為5年以下的檔案，如臨時性文件、一般性會議記錄等。3.保管要求設(shè)立專門的檔案庫房，保持庫房清潔、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。檔案庫房應(yīng)配備必要的防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機、防蟲藥、防盜門、窗簾、吸塵器等。檔案應(yīng)分類存放，按照檔案編號順序排列上架，便于查找和管理。同時，應(yīng)建立檔案存放位置索引，標(biāo)明檔案的類別、編號、存放位置等信息。對電子檔案應(yīng)進行備份存儲，備份介質(zhì)應(yīng)定期進行檢查和維護，確保電子檔案的安全性和完整性。定期對檔案進行清查盤點，核對檔案數(shù)量、質(zhì)量和保管情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，并做好記錄。六、檔案的查閱與借閱1.查閱規(guī)定因工作需要查閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人批準(zhǔn)后，到檔案管理人員處查閱。檔案管理人員應(yīng)根據(jù)查閱申請表，提供相應(yīng)的檔案資料，并在查閱現(xiàn)場進行監(jiān)督，確保查閱人員遵守查閱規(guī)定。查閱人員只能在檔案管理人員指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。查閱過程中，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損或抽取、撤換檔案材料。查閱結(jié)束后，查閱人員應(yīng)及時將檔案資料歸還檔案管理人員，檔案管理人員應(yīng)認真核對檔案資料的完整性和準(zhǔn)確性，確認無誤后在查閱申請表上簽字。2.借閱規(guī)定因特殊原因需要借閱檔案的人員，應(yīng)填寫檔案借閱申請表，詳細說明借閱理由、借閱期限、歸還時間等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人批準(zhǔn)后，方可辦理借閱手續(xù)。檔案管理人員應(yīng)對借閱申請表進行審核，對符合借閱條件的，辦理借閱登記手續(xù)，注明檔案編號、名稱、借閱人姓名、借閱時間、歸還時間等信息，并收取一定的借閱押金（押金金額根據(jù)檔案的重要程度和價值確定）。借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的檔案資料，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、傳播檔案內(nèi)容。如因保管不善造成檔案損壞、丟失的，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。借閱人員應(yīng)在規(guī)定的借閱期限內(nèi)歸還檔案，如需延期借閱，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。逾期未還的，檔案管理人員應(yīng)及時催還，并按照規(guī)定收取逾期滯納金。借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認真檢查檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失或涂改等情況，應(yīng)及時查明原因，并追究借閱人員的責(zé)任。七、檔案的統(tǒng)計與鑒定1.統(tǒng)計工作檔案管理人員應(yīng)建立檔案統(tǒng)計臺賬，定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統(tǒng)計分析。統(tǒng)計內(nèi)容包括檔案的數(shù)量、類別、保管期限、查閱人次、借閱人次等。統(tǒng)計數(shù)據(jù)應(yīng)準(zhǔn)確、及時、完整，為檔案管理決策提供依據(jù)。每年年底，檔案管理人員應(yīng)將本年度檔案統(tǒng)計數(shù)據(jù)進行匯總分析，撰寫檔案統(tǒng)計分析報告，上報衛(wèi)生室負責(zé)人。2.鑒定工作檔案管理人員應(yīng)定期對保管期滿的檔案進行鑒定，確定檔案的存毀。鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由衛(wèi)生室負責(zé)人、檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)人員參加。鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，對檔案進行全面審查，提出存毀意見。對擬銷毀的檔案，應(yīng)編制檔案銷毀清冊，注明檔案編號、名稱、日期、來源、保管期限等信息，經(jīng)衛(wèi)生室負責(zé)人審核批準(zhǔn)后，按照規(guī)定程序進行銷毀。檔案銷毀時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀過程的真實性和徹底性。監(jiān)銷人員應(yīng)在檔案銷毀清冊上簽字，并將銷毀情況報告衛(wèi)生室負責(zé)人。八、檔案的保密與安全1.保密措施加強對檔案管理人員的保密教育，提高保密意識，明確保密責(zé)任，簽訂保密承諾書。對涉及患者隱私、醫(yī)療技術(shù)秘密、財務(wù)數(shù)據(jù)等敏感信息的檔案，應(yīng)嚴格保密，限制查閱和使用范圍。在檔案查閱、借閱過程中，檔案管理人員應(yīng)提醒查閱人員遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。對檔案庫房、辦公場所等區(qū)域，應(yīng)采取必要的安全防范措施，防止無關(guān)人員進入。2.安全管理建立健全檔案安全管理制度，加強對檔案庫房、設(shè)備設(shè)施、電子檔案等的安全管理。