工程檔案制度第一章總則第一條本制度依據(jù)《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國檔案法實(shí)施條例》等國家相關(guān)法律法規(guī)，參照行業(yè)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)及集團(tuán)母公司關(guān)于檔案規(guī)范化管理的指導(dǎo)意見，結(jié)合企業(yè)內(nèi)部檔案管理實(shí)際需求，為加強(qiáng)工程檔案的收集、整理、保管、利用和安全防護(hù)，防控檔案管理風(fēng)險(xiǎn)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，特制定本制度。本制度旨在通過明確管理職責(zé)、優(yōu)化運(yùn)行機(jī)制、完善保障措施，確保工程檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和安全性，為企業(yè)決策、項(xiàng)目管理、風(fēng)險(xiǎn)防控及合規(guī)經(jīng)營提供有效支撐。第二條本制度適用于公司各部門、下屬單位及全體員工涉及工程檔案管理活動(dòng)的全部場(chǎng)景，包括但不限于工程項(xiàng)目立項(xiàng)、設(shè)計(jì)、施工、驗(yàn)收、運(yùn)維等全生命周期階段的檔案管理。工程檔案范圍涵蓋工程圖紙、合同文件、技術(shù)規(guī)范、會(huì)議紀(jì)要、檢測(cè)報(bào)告、驗(yàn)收記錄、竣工資料、變更文件、運(yùn)維記錄等所有與工程相關(guān)的文字、圖表、影像、電子數(shù)據(jù)等形式的文件材料。第三條本制度下列術(shù)語定義如下：（一）工程檔案專項(xiàng)管理：指企業(yè)圍繞工程檔案管理活動(dòng)，通過建立制度體系、明確組織職責(zé)、實(shí)施流程管控、強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)防控、完善保障措施等一系列管理措施，確保工程檔案管理符合法律法規(guī)及內(nèi)部規(guī)范的過程。（二）工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)：指在工程檔案管理過程中，因制度缺失、職責(zé)不清、操作不當(dāng)、技術(shù)保障不足等原因?qū)е聶n案遺失、損毀、篡改、泄密或利用不便，進(jìn)而影響企業(yè)項(xiàng)目管理、合規(guī)經(jīng)營及聲譽(yù)形象的潛在風(fēng)險(xiǎn)。（三）工程檔案合規(guī)：指工程檔案管理活動(dòng)嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)、行業(yè)準(zhǔn)則及企業(yè)內(nèi)部制度要求，確保檔案管理全流程合法、合規(guī)、高效。第四條工程檔案專項(xiàng)管理遵循以下核心原則：（一）全面覆蓋原則：工程檔案管理范圍覆蓋所有工程項(xiàng)目及檔案類型，確保無死角、無遺漏。（二）責(zé)任到人原則：明確各層級(jí)、各崗位的檔案管理職責(zé)，確保責(zé)任可追溯。（三）風(fēng)險(xiǎn)導(dǎo)向原則：聚焦檔案管理風(fēng)險(xiǎn)防控，實(shí)施分級(jí)分類管理。（四）持續(xù)改進(jìn)原則：定期評(píng)估檔案管理體系有效性，優(yōu)化管理流程與技術(shù)手段。（五）安全第一原則：確保檔案實(shí)體及信息安全，嚴(yán)防人為或技術(shù)因素導(dǎo)致檔案損毀、泄露。第二章管理組織機(jī)構(gòu)與職責(zé)第五條公司主要負(fù)責(zé)人對(duì)工程檔案專項(xiàng)管理負(fù)總責(zé)，負(fù)責(zé)統(tǒng)籌推進(jìn)檔案管理制度建設(shè)、資源整合及風(fēng)險(xiǎn)防控體系建設(shè)；分管領(lǐng)導(dǎo)為直接責(zé)任人，負(fù)責(zé)工程檔案專項(xiàng)管理的日常監(jiān)督、考核與改進(jìn)。第六條設(shè)立工程檔案專項(xiàng)管理領(lǐng)導(dǎo)小組（以下簡稱“領(lǐng)導(dǎo)小組”），由公司主要負(fù)責(zé)人牽頭，分管領(lǐng)導(dǎo)主持，相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成。領(lǐng)導(dǎo)小組主要履行以下職責(zé)：（一）統(tǒng)籌協(xié)調(diào)工程檔案專項(xiàng)管理工作，審議重大檔案管理事項(xiàng)。（二）審批工程檔案管理制度及年度管理計(jì)劃。（三）監(jiān)督評(píng)估工程檔案管理有效性，指導(dǎo)持續(xù)改進(jìn)。第七條領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室，掛靠于公司檔案管理部門（或指定牽頭部門），負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)小組日常工作，具體職責(zé)包括：（一）組織制定、修訂工程檔案管理制度及實(shí)施細(xì)則。（二）統(tǒng)籌推進(jìn)工程檔案管理信息化建設(shè)。（三）協(xié)調(diào)解決工程檔案管理中的重大問題。第八條牽頭部門（檔案管理部門或類似職能部門）主要職責(zé)：（一）統(tǒng)籌工程檔案管理制度體系建設(shè)，開展檔案管理需求調(diào)研與制度優(yōu)化。（二）組織工程檔案專項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估與防控措施制定。（三）監(jiān)督工程檔案管理流程執(zhí)行情況，開展定期檢查與考核。（四）牽頭工程檔案管理培訓(xùn)與宣貫工作。第九條專責(zé)部門（法務(wù)、財(cái)務(wù)、技術(shù)等部門）主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)工程檔案相關(guān)業(yè)務(wù)合規(guī)性審核，如合同檔案的合法性審查、財(cái)務(wù)檔案的稅務(wù)合規(guī)性檢查。（二）參與工程檔案管理流程優(yōu)化，推動(dòng)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。（三）協(xié)助處置工程檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)事件。第十條業(yè)務(wù)部門及下屬單位主要職責(zé)：（一）負(fù)責(zé)本領(lǐng)域工程檔案的日常收集、整理、歸檔與保管。（二）落實(shí)工程檔案管理操作規(guī)范，確保檔案質(zhì)量。（三）開展本領(lǐng)域工程檔案風(fēng)險(xiǎn)自查，及時(shí)上報(bào)問題。第十一條基層執(zhí)行崗（檔案管理員、項(xiàng)目經(jīng)理、技術(shù)員等）主要職責(zé)：（一）按照檔案管理規(guī)范執(zhí)行檔案收集、分類、編目、歸檔等操作。（二）承諾履行崗位合規(guī)操作義務(wù)，嚴(yán)防檔案遺失、篡改。（三）及時(shí)上報(bào)檔案管理異常情況，配合風(fēng)險(xiǎn)處置。第三章專項(xiàng)管理重點(diǎn)內(nèi)容與要求第十二條工程項(xiàng)目立項(xiàng)與設(shè)計(jì)階段檔案管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：必須同步形成項(xiàng)目立項(xiàng)報(bào)告、可研報(bào)告、設(shè)計(jì)文件、技術(shù)評(píng)審記錄等檔案，確保檔案內(nèi)容完整、格式規(guī)范、簽字蓋章齊全。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自修改設(shè)計(jì)文件或隱瞞設(shè)計(jì)缺陷，嚴(yán)禁將檔案管理責(zé)任完全轉(zhuǎn)移至第三方而未履行監(jiān)督義務(wù)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范設(shè)計(jì)變更未經(jīng)合規(guī)審核即形成檔案的風(fēng)險(xiǎn)，確保檔案與實(shí)際情況一致。第十三條工程項(xiàng)目招標(biāo)與采購階段檔案管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：供應(yīng)商資質(zhì)文件、招標(biāo)文件、投標(biāo)文件、開標(biāo)記錄、合同簽訂文件等須完整歸檔，確保招標(biāo)流程合規(guī)、痕跡可查。禁止性行為：嚴(yán)禁圍標(biāo)串標(biāo)、利益輸送，嚴(yán)禁在檔案中偽造或隱匿關(guān)鍵信息。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范供應(yīng)商盡職調(diào)查流于形式導(dǎo)致檔案失實(shí)，確保采購決策有據(jù)可依。第十四條工程項(xiàng)目施工與監(jiān)理階段檔案管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：施工日志、質(zhì)量檢測(cè)報(bào)告、安全檢查記錄、隱蔽工程驗(yàn)收記錄、會(huì)議紀(jì)要等須實(shí)時(shí)歸檔，確保檔案與施工進(jìn)度同步。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自篡改施工記錄或隱瞞質(zhì)量問題，嚴(yán)禁將檔案保管責(zé)任交由非授權(quán)人員。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范施工過程關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)檔案缺失導(dǎo)致質(zhì)量追溯困難。第十五條工程項(xiàng)目驗(yàn)收與結(jié)算階段檔案管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、檢測(cè)合格證明、結(jié)算審核文件、財(cái)務(wù)付款憑證等須完整歸檔，確保檔案支撐項(xiàng)目決算。禁止性行為：嚴(yán)禁偽造驗(yàn)收記錄或虛報(bào)工程量，嚴(yán)禁結(jié)算檔案與實(shí)際執(zhí)行情況不符。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范驗(yàn)收檔案缺失或虛假導(dǎo)致項(xiàng)目糾紛。第十六條工程項(xiàng)目運(yùn)維與歸檔階段檔案管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：運(yùn)維記錄、定期檢修報(bào)告、設(shè)備改造記錄、檔案數(shù)字化成果等須系統(tǒng)歸檔，確保檔案可支撐后期運(yùn)維決策。禁止性行為：嚴(yán)禁運(yùn)維記錄不完整或存在誤導(dǎo)性信息，嚴(yán)禁數(shù)字化檔案質(zhì)量不達(dá)標(biāo)。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范運(yùn)維檔案管理滯后導(dǎo)致后期決策失誤。第十七條工程檔案信息安全管控：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：涉密檔案須采取物理隔離、權(quán)限控制等措施，電子檔案須加密存儲(chǔ)、定期備份。禁止性行為：嚴(yán)禁非授權(quán)人員接觸涉密檔案，嚴(yán)禁電子檔案隨意刪除或修改。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范檔案因技術(shù)故障或人為操作導(dǎo)致信息泄露。第十八條工程檔案借閱與利用管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：借閱檔案須履行審批手續(xù)，明確借閱范圍、期限，并記錄借閱信息。利用檔案須符合合規(guī)要求，嚴(yán)禁不當(dāng)使用。禁止性行為：嚴(yán)禁未經(jīng)審批擅自借閱檔案，嚴(yán)禁借閱檔案用于違規(guī)目的。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范檔案借閱失控導(dǎo)致信息泄露或不當(dāng)使用。第十九條工程檔案鑒定與銷毀管理：業(yè)務(wù)操作合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)：定期開展檔案鑒定，對(duì)無保存價(jià)值的檔案編制銷毀清單，經(jīng)審批后合規(guī)銷毀。禁止性行為：嚴(yán)禁擅自銷毀應(yīng)保存的檔案，嚴(yán)禁銷毀記錄不完整。重點(diǎn)防控點(diǎn)：防范檔案銷毀不當(dāng)導(dǎo)致歷史追溯困難。第四章專項(xiàng)管理運(yùn)行機(jī)制第十二條制度動(dòng)態(tài)更新機(jī)制：公司檔案管理部門每年至少開展一次檔案管理制度評(píng)估，根據(jù)法律法規(guī)變化、業(yè)務(wù)調(diào)整、技術(shù)進(jìn)步等因素及時(shí)修訂制度，確保制度適用性。第十三條風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別預(yù)警機(jī)制：（一）定期開展工程檔案管理風(fēng)險(xiǎn)排查，明確排查內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及頻次。（二）對(duì)排查發(fā)現(xiàn)的重大風(fēng)險(xiǎn)，進(jìn)行分級(jí)評(píng)估并發(fā)布預(yù)警通知，明確整改要求。第十四條合規(guī)審查機(jī)制：（一）將工程檔案合規(guī)性審查嵌入業(yè)務(wù)流程，包括項(xiàng)目啟動(dòng)、合同簽訂、竣工驗(yàn)收等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。（二）實(shí)行“未經(jīng)合規(guī)審查不得實(shí)施”原則，確保檔案管理前置管控。第十五條風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)機(jī)制：（一）一般風(fēng)險(xiǎn)由業(yè)務(wù)部門自行處置，重大風(fēng)險(xiǎn)由領(lǐng)導(dǎo)小組協(xié)調(diào)處置，緊急風(fēng)險(xiǎn)須啟動(dòng)應(yīng)急預(yù)案。（二）明確風(fēng)險(xiǎn)處置責(zé)任協(xié)同機(jī)制，確保責(zé)任到崗到人。（三）風(fēng)險(xiǎn)處置情況須及時(shí)上報(bào)領(lǐng)導(dǎo)小組及辦公室備案。第十六條責(zé)任追究機(jī)制：（一）界定違規(guī)情形及處罰標(biāo)準(zhǔn)，包括但不限于檔案管理失職、信息泄露等。（二）違規(guī)行為將聯(lián)動(dòng)績效考核、紀(jì)律處分，情節(jié)嚴(yán)重者移交司法機(jī)關(guān)處理。第十七條評(píng)估改進(jìn)機(jī)制：（一）每年對(duì)工程檔案管理體系有效性開展評(píng)估，形成評(píng)估報(bào)告。（二）根據(jù)評(píng)估結(jié)果優(yōu)化管理流程、技術(shù)手段及培訓(xùn)計(jì)劃，持續(xù)提升管理水平。第五章專項(xiàng)管理保障措施第十八條組織保障：（一）各層級(jí)領(lǐng)導(dǎo)須明確本領(lǐng)域檔案管理責(zé)任，定期檢查落實(shí)情況。（二）設(shè)立檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，保障制度實(shí)施、信息化建設(shè)及風(fēng)險(xiǎn)防控需求。第十九條考核激勵(lì)機(jī)制：（一）將工程檔案合規(guī)情況納入部門年度考核，與績效、評(píng)優(yōu)掛鉤。（二）對(duì)檔案管理優(yōu)秀部門或個(gè)人予以獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)失職行為實(shí)行問責(zé)。第二十條培訓(xùn)宣傳機(jī)制：（一）分層級(jí)開展檔案管理培訓(xùn)，管理層側(cè)重合規(guī)履職培訓(xùn)，一線員工側(cè)重操作規(guī)范培訓(xùn)。（二）通過內(nèi)部刊物、宣傳欄等途徑普及檔案管理知識(shí)，營造全員重視檔案管理的氛圍。第二十一條信息化支撐：（一）建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案全流程數(shù)字化管理。（二）通過系統(tǒng)工具實(shí)現(xiàn)流程自動(dòng)化、風(fēng)險(xiǎn)實(shí)時(shí)監(jiān)控及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析。第二十二條文化建設(shè)：（一）編制工程檔案合規(guī)手冊(cè)，明確操作指引與行為規(guī)范。（二）組織全員簽訂檔案管理承諾書，強(qiáng)化合規(guī)意識(shí)。