PAGE社區(qū)衛(wèi)生站檔案管理制度一、總則（一）目的為加強社區(qū)衛(wèi)生站檔案管理，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和安全性，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生站工作中的作用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于社區(qū)衛(wèi)生站全體工作人員及在衛(wèi)生站開展相關(guān)工作所形成的各類檔案。（三）檔案定義本制度所稱檔案是指社區(qū)衛(wèi)生站在醫(yī)療、預(yù)防、保健、康復(fù)、健康教育、計劃生育技術(shù)服務(wù)等各項工作中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：社區(qū)衛(wèi)生站檔案由專人負責(zé)集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實準(zhǔn)確原則：檔案內(nèi)容必須真實反映衛(wèi)生站工作實際情況，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確可靠。3.安全保密原則：采取有效措施確保檔案的安全，防止檔案泄露、損毀和丟失，對涉及國家機密、醫(yī)療隱私等重要檔案嚴(yán)格保密。4.方便利用原則：建立科學(xué)合理的檔案分類體系和檢索工具，便于檔案的查詢、借閱和利用。二、檔案管理職責(zé)（一）檔案管理部門及人員設(shè)置設(shè)立社區(qū)衛(wèi)生站檔案管理室，配備專職檔案管理人員，負責(zé)檔案的日常管理工作。（二）檔案管理部門職責(zé)1.貫徹執(zhí)行國家有關(guān)檔案工作的法律法規(guī)和方針政策，建立健全檔案管理制度并組織實施。2.負責(zé)收集、整理、保管、統(tǒng)計和利用社區(qū)衛(wèi)生站的各類檔案，確保檔案的完整與安全。3.對衛(wèi)生站各部門的檔案管理工作進行監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查，開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)和宣傳工作。4.積極開發(fā)檔案信息資源，為衛(wèi)生站的醫(yī)療、管理、科研等工作提供服務(wù)。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負責(zé)本部門檔案的收集、整理和初步立卷工作，定期向檔案管理室移交。2.協(xié)助檔案管理室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。3.遵守檔案管理制度，確保本部門檔案的安全與完整。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.行政管理類：包括上級文件、衛(wèi)生站文件、會議記錄、工作計劃與總結(jié)、規(guī)章制度等。2.醫(yī)療業(yè)務(wù)類：病歷、處方、檢查檢驗報告、醫(yī)療統(tǒng)計報表、醫(yī)療技術(shù)檔案等。3.預(yù)防保健類：疫苗接種記錄、傳染病報告卡、健康教育資料、衛(wèi)生監(jiān)督檔案等。4.人事檔案類：工作人員的履歷、考核、晉升、獎懲等材料。5.財務(wù)檔案類：會計憑證、賬簿、報表、審計報告等。6.設(shè)備檔案類：設(shè)備購置合同、說明書、維修記錄等。7.其他類：如社區(qū)居民健康檔案、科研項目檔案、對外交流合作檔案等。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確兼職檔案員，負責(zé)本部門檔案的及時收集，確保檔案的齊全完整。2.在工作活動中形成的各種文件材料，承辦人員應(yīng)在工作結(jié)束后及時整理，移交本部門兼職檔案員。3.對歸檔的文件材料應(yīng)進行認真核對，確保內(nèi)容真實、字跡清晰、簽字蓋章齊全。（三）整理原則1.遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系。2.區(qū)分不同價值，便于保管和利用。3.符合文檔一體化管理要求，采用統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號方法。（四）整理方法1.分類：按照檔案的類別進行分類，如行政管理類、醫(yī)療業(yè)務(wù)類等。2.編號：為每一類檔案編制唯一的編號，便于識別和管理。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進行裝訂，確保整齊牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等內(nèi)容。四、檔案的保管（一）保管條件1.檔案管理室應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵、防有害氣體等適宜的保管條件。2.配備必要的檔案保管設(shè)備，如檔案柜、防火設(shè)備、溫濕度控制設(shè)備等。（二）檔案存放1.按照檔案類別和保管期限進行分類存放，便于查找和管理。2.對電子檔案應(yīng)進行備份，存儲在安全可靠的存儲介質(zhì)上，并定期進行檢查和維護。（三）保管期限劃分1.永久保管：對反映衛(wèi)生站主要職能活動和歷史面貌的，在較長時間內(nèi)對衛(wèi)生站工作有查考利用價值的檔案，列為永久保管。2.定期保管：分為30年、10年保管期限。對在一定時期內(nèi)具有查考利用價值的檔案，列為定期保管。（四）檔案清查1.定期對檔案進行清查，每年至少一次，確保檔案的數(shù)量、質(zhì)量和保管狀況清楚。2.清查中發(fā)現(xiàn)檔案損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，采取補救措施，并上報主管領(lǐng)導(dǎo)。五、檔案的利用（一）利用范圍1.為衛(wèi)生站內(nèi)部醫(yī)療、管理工作提供參考依據(jù)。2.為開展科研、教學(xué)工作提供資料支持。3.應(yīng)相關(guān)部門或人員的合法需求，提供檔案查閱服務(wù)。（二）利用方式1.查閱：工作人員因工作需要可到檔案管理室查閱檔案，查閱時應(yīng)填寫查閱登記表，注明查閱目的、檔案名稱和數(shù)量等。2.借閱：外單位或個人因特殊需要借閱檔案的，須經(jīng)衛(wèi)生站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并辦理借閱手續(xù)。借閱期限一般不超過[X]天，特殊情況需延長的，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.復(fù)制：根據(jù)利用者的需求，可提供檔案的復(fù)制件。復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)檔案管理室負責(zé)人批準(zhǔn)，并注明復(fù)制日期、用途和份數(shù)等。（三）利用登記對檔案的查閱、借閱和復(fù)制情況進行詳細登記，包括利用者姓名、單位、利用時間、檔案名稱和數(shù)量、利用目的等，以便統(tǒng)計和查詢。六、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定組織成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員組成，負責(zé)檔案鑒定工作。（二）鑒定標(biāo)準(zhǔn)1.根據(jù)檔案的保管期限劃分標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合衛(wèi)生站的實際情況，對檔案進行鑒定。2.對已失去保存價值的檔案，經(jīng)鑒定工作小組審核后，予以銷毀。（三）銷毀程序1.編制檔案銷毀清冊，注明檔案名稱、編號、日期、保管期限等內(nèi)容。2.經(jīng)衛(wèi)生站主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后進行銷毀。3.銷毀檔案時，應(yīng)指定專人負責(zé)監(jiān)銷，確保銷毀徹底。監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上簽字確認。（四）銷毀記錄對檔案銷毀的時間、地點、方式、監(jiān)銷人員等情況進行詳細記錄，并存檔備查。七、檔案信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)逐步實現(xiàn)檔案管理的信息化，提高檔案管理效率和服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案信息資源的共享。（二）信息化管理內(nèi)容1.建立檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的收集、整理、編目、存儲、檢索、利用等環(huán)節(jié)的信息化管理。2.對電子檔案進行規(guī)范管理，確保電子檔案的真實性、完整性和可讀性。3.利用信息化手段開展檔案統(tǒng)計分析工作，為衛(wèi)生站管理決策提供數(shù)據(jù)支持。（三）數(shù)據(jù)安全與保密1.采取數(shù)據(jù)備份、