PAGE農(nóng)村衛(wèi)生院檔案保密制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)農(nóng)村衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案信息的安全與保密，防止檔案信息泄露、丟失或被不當(dāng)使用，依據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)及醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，特制定本保密制度。（二）適用范圍本制度適用于農(nóng)村衛(wèi)生院全體工作人員，包括但不限于醫(yī)生、護(hù)士、行政人員、后勤人員等，以及涉及衛(wèi)生院檔案管理、查閱、使用的外部人員。（三）基本原則1.依法依規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)，確保檔案保密工作合法合規(guī)。2.預(yù)防為主原則：強(qiáng)化保密意識，采取有效措施預(yù)防檔案信息泄露風(fēng)險(xiǎn)。3.全面覆蓋原則：涵蓋檔案管理的全過程，包括檔案的形成、收集、整理、存儲、查閱、使用、銷毀等環(huán)節(jié)。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及人員在檔案保密工作中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到位。二、檔案管理職責(zé)分工（一）檔案管理部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案管理制度，明確檔案管理流程和保密要求。2.集中統(tǒng)一管理衛(wèi)生院各類檔案，確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。3.建立檔案保密工作機(jī)制，對檔案管理人員進(jìn)行保密培訓(xùn)和監(jiān)督。4.定期對檔案進(jìn)行清查、整理和鑒定，及時銷毀過期或無用檔案。5.負(fù)責(zé)檔案查閱、借閱的登記和審批工作，嚴(yán)格控制檔案的流向。（二）各部門職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門業(yè)務(wù)檔案的收集、整理和歸檔工作，并按照檔案管理部門的要求及時移交。2.明確專人負(fù)責(zé)本部門檔案的日常管理，確保檔案的安全與保密。3.對涉及本部門的檔案查閱、借閱申請進(jìn)行初審，并配合檔案管理部門做好相關(guān)工作。4.加強(qiáng)對本部門工作人員的保密教育，提高保密意識，防止檔案信息泄露。（三）檔案管理人員職責(zé)1.嚴(yán)格遵守檔案保密制度，認(rèn)真履行檔案管理職責(zé)。2.負(fù)責(zé)檔案的接收、登記、整理、編目、上架、保管等工作，確保檔案存放有序、便于查找。3.對檔案的查閱、借閱情況進(jìn)行詳細(xì)登記，及時跟蹤檔案的歸還情況。4.定期對檔案進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時報(bào)告并采取措施處理。5.保守檔案機(jī)密，不得擅自泄露檔案內(nèi)容。三、檔案的分類與保管（一）檔案分類1.醫(yī)療檔案：包括病歷、診斷報(bào)告、檢查檢驗(yàn)結(jié)果、治療記錄等。2.行政檔案：涵蓋衛(wèi)生院的行政管理文件、會議記錄、工作計(jì)劃與總結(jié)等。3.人事檔案：包含員工的個人信息、招聘資料、考核記錄、培訓(xùn)檔案等。4.財(cái)務(wù)檔案：如會計(jì)憑證、賬簿、報(bào)表以及財(cái)務(wù)審計(jì)資料等。5.設(shè)備檔案：涉及衛(wèi)生院醫(yī)療設(shè)備的采購合同、使用說明書、維護(hù)記錄等。6.其他檔案：如基建檔案、科研項(xiàng)目檔案、醫(yī)保檔案等。（二）檔案保管1.存儲環(huán)境設(shè)立專門的檔案庫房，確保庫房安全、干燥、通風(fēng)良好，溫度和濕度符合檔案保管要求。庫房配備防火、防潮、防蟲、防盜、防鼠等設(shè)施設(shè)備，如滅火器、除濕機(jī)、防蟲藥、防盜門、監(jiān)控系統(tǒng)等。2.檔案存儲方式按照檔案類別和年度進(jìn)行分類存放，建立清晰的檔案索引和標(biāo)識，便于查找和管理。采用紙質(zhì)檔案與電子檔案相結(jié)合的方式存儲，電子檔案應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲在安全的存儲介質(zhì)上，同時建立電子檔案的管理制度，確保電子檔案的安全與保密。3.檔案保管期限根據(jù)國家法律法規(guī)和醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，確定各類檔案的保管期限。一般醫(yī)療檔案的保管期限為長期，行政檔案、人事檔案等根據(jù)實(shí)際情況確定保管期限，到期后按照規(guī)定進(jìn)行鑒定和銷毀。四、檔案的查閱與借閱（一）查閱權(quán)限1.內(nèi)部工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、查閱內(nèi)容、查閱時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人審批后，到檔案管理部門查閱。2.涉及患者隱私的醫(yī)療檔案，查閱人員應(yīng)嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)和醫(yī)療倫理規(guī)范，未經(jīng)患者或其法定代理人同意，不得擅自查閱和泄露。3.外部單位或個人因工作需要查閱檔案的，須持有單位介紹信或相關(guān)證明文件，填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可查閱。查閱過程中，檔案管理部門應(yīng)安排專人陪同，確保檔案信息安全。（二）借閱規(guī)定1.檔案原則上不外借，特殊情況確需借閱的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，詳細(xì)說明借閱原因、借閱期限、歸還時間等，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人和檔案管理部門負(fù)責(zé)人審批后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借、涂改、偽造、丟失檔案。如需復(fù)印檔案內(nèi)容，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門同意，并在復(fù)印件上注明用途。4.借閱人員歸還檔案時，檔案管理人員應(yīng)認(rèn)真核對檔案的完整性和準(zhǔn)確性，如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時查明原因并追究借閱人員的責(zé)任。五、檔案的保密措施（一）人員保密教育1.定期組織全體工作人員參加檔案保密培訓(xùn)，提高保密意識和技能。培訓(xùn)內(nèi)容包括國家法律法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)、保密制度、檔案管理知識等。2.在新員工入職培訓(xùn)中，增加檔案保密教育內(nèi)容，使其了解檔案保密工作的重要性和相關(guān)要求。3.對涉及檔案管理的關(guān)鍵崗位人員，進(jìn)行重點(diǎn)保密培訓(xùn)和考核，確保其具備較強(qiáng)的保密意識和專業(yè)能力。（二）物理隔離措施1.檔案庫房應(yīng)與其他辦公區(qū)域進(jìn)行有效隔離，設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進(jìn)入。2.檔案管理人員在工作期間應(yīng)佩戴工作牌，便于識別和監(jiān)督。（三）技術(shù)防范措施1.對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行安全防護(hù)，設(shè)置用戶權(quán)限管理，嚴(yán)格控制不同人員對檔案信息的訪問級別。2.采用加密技術(shù)對電子檔案進(jìn)行加密存儲，防止電子檔案在傳輸和存儲過程中被竊取。3.安裝網(wǎng)絡(luò)防火墻和入侵檢測系統(tǒng)，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和惡意軟件入侵，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)安全。（四）保密協(xié)議與監(jiān)督檢查1.與涉及檔案管理的工作人員簽訂保密協(xié)議，明確其保密義務(wù)和違約責(zé)任。2.定期對檔案保密制度的執(zhí)行情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。對違反保密制度的行為，依法依規(guī)追究相關(guān)人員的責(zé)任。六、檔案的銷毀（一）銷毀范圍1.已超過保管期限且無保存價(jià)值的檔案。2.經(jīng)鑒定確認(rèn)屬于重復(fù)、錯誤或無效的檔案。3.涉及個人隱私且已過保密期限，經(jīng)相關(guān)部門批準(zhǔn)可以銷毀的檔案。（二）銷毀程序1.檔案管理部門定期對檔案進(jìn)行清查和鑒定，提出銷毀檔案清單，報(bào)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)審批。2.審批通過后，檔案管理部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)檔案銷毀工作，并在銷毀現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督。3.檔案銷毀可采用焚燒、粉碎等方式進(jìn)行，確保檔案信息無法恢復(fù)。銷毀過程中，應(yīng)填寫《檔案銷毀登記表》，詳細(xì)記錄銷毀檔案的名稱、數(shù)量、銷毀時間、銷毀方式等信息。