PAGE衛(wèi)生院檔案收集管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)衛(wèi)生院檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，充分發(fā)揮檔案在衛(wèi)生院各項(xiàng)工作中的作用，根據(jù)國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和檔案管理行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本院實(shí)際情況，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于衛(wèi)生院各科室及全體工作人員在工作中形成的各種門類和載體的檔案收集管理工作。（三）檔案定義本制度所稱檔案，是指衛(wèi)生院在醫(yī)療、預(yù)防、保健、教學(xué)、科研、管理等各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)和本院具有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。（四）管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：衛(wèi)生院檔案工作實(shí)行集中統(tǒng)一管理，由綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案的收集、整理、保管、利用等工作。2.真實(shí)性原則：檔案應(yīng)如實(shí)反映衛(wèi)生院各項(xiàng)工作的實(shí)際情況，確保檔案內(nèi)容真實(shí)可靠。3.完整性原則：全面收集衛(wèi)生院在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.準(zhǔn)確性原則：檔案的形成過程和內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，便于日后查閱和利用。5.安全性原則：采取有效措施確保檔案的實(shí)體安全和信息安全，防止檔案的損壞、丟失和泄密。二、檔案收集職責(zé)分工（一）綜合檔案室職責(zé)1.負(fù)責(zé)制定和完善檔案收集管理制度，并組織實(shí)施。2.指導(dǎo)和監(jiān)督各科室的檔案收集工作，定期檢查檔案收集情況。3.負(fù)責(zé)接收、整理、保管全院各科室移交的檔案，并進(jìn)行編目、上架等工作。4.開展檔案信息開發(fā)利用工作，為衛(wèi)生院各項(xiàng)工作提供檔案服務(wù)。5.負(fù)責(zé)檔案管理設(shè)施設(shè)備的維護(hù)和管理，確保檔案安全。（二）各科室職責(zé)1.各科室負(fù)責(zé)人為本科室檔案收集工作的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)組織本科室人員做好檔案收集工作。2.明確本科室兼職檔案員，負(fù)責(zé)本科室日常檔案的收集、整理和初步分類工作，并定期向綜合檔案室移交檔案。3.按照檔案收集范圍和要求，及時(shí)收集本科室在工作中形成的各種文件材料，確保檔案的完整和準(zhǔn)確。4.協(xié)助綜合檔案室做好檔案的整理、編目、鑒定、銷毀等工作。三、檔案收集范圍（一）行政管理類檔案1.上級(jí)主管部門下發(fā)的各類文件、通知、指示、批復(fù)等。2.衛(wèi)生院制定的各項(xiàng)規(guī)章制度、工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告等。3.衛(wèi)生院召開的各類會(huì)議文件、記錄、紀(jì)要等。4.衛(wèi)生院的機(jī)構(gòu)設(shè)置、人員編制、干部任免、獎(jiǎng)懲等文件材料。5.衛(wèi)生院的財(cái)務(wù)預(yù)決算、審計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等。6.衛(wèi)生院的外事活動(dòng)文件、協(xié)議、合同等。（二）醫(yī)療業(yè)務(wù)類檔案1.門診病歷、住院病歷、護(hù)理記錄、醫(yī)囑單等醫(yī)療文書。2.各種檢查檢驗(yàn)報(bào)告、影像資料、病理切片等。3.醫(yī)療技術(shù)操作規(guī)程、診療規(guī)范、臨床路徑等。4.醫(yī)療科研項(xiàng)目立項(xiàng)、研究過程、成果鑒定等文件材料。5.醫(yī)療糾紛處理文件、記錄、協(xié)議等。（三）預(yù)防保健類檔案1.預(yù)防接種記錄、疫苗管理臺(tái)賬等。2.傳染病報(bào)告卡、疫情監(jiān)測(cè)資料、防控措施文件等。3.健康教育資料、宣傳活動(dòng)記錄等。4.公共衛(wèi)生服務(wù)項(xiàng)目工作記錄、報(bào)表等。（四）教學(xué)培訓(xùn)類檔案1.教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、教案、課件等教學(xué)資料。2.實(shí)習(xí)帶教計(jì)劃、實(shí)習(xí)手冊(cè)、實(shí)習(xí)鑒定等。3.職工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)記錄、考核成績(jī)等。（五）人事檔案1.職工個(gè)人履歷表、學(xué)歷學(xué)位證書、專業(yè)技術(shù)資格證書、執(zhí)業(yè)證書等。2.職工工資變動(dòng)、崗位調(diào)整、考核獎(jiǎng)懲等文件材料。3.職工黨團(tuán)組織關(guān)系、入黨入團(tuán)申請(qǐng)書、轉(zhuǎn)正材料等。（六）設(shè)備物資類檔案1.設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃、合同、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、使用說(shuō)明書等。2.設(shè)備維修記錄、保養(yǎng)記錄、報(bào)廢申請(qǐng)等。3.物資采購(gòu)計(jì)劃、合同、出入庫(kù)清單、庫(kù)存盤點(diǎn)表等。（七）基建檔案1.衛(wèi)生院建設(shè)項(xiàng)目的立項(xiàng)批復(fù)、可行性研究報(bào)告、設(shè)計(jì)圖紙等。2.工程招投標(biāo)文件、施工合同、監(jiān)理文件等。3.工程施工過程中的各項(xiàng)技術(shù)資料、隱蔽工程記錄、竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。四、檔案收集要求（一）及時(shí)性各科室應(yīng)在文件材料形成后及時(shí)收集整理，確保檔案的時(shí)效性。一般應(yīng)在次年上半年將上一年度形成的檔案移交綜合檔案室。（二）完整性收集的檔案應(yīng)齊全完整，包括文件材料的正本、副本、底稿、附件等，確保檔案能夠全面反映相關(guān)工作的全貌。（三）準(zhǔn)確性檔案內(nèi)容應(yīng)準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡清晰，簽字蓋章齊全。對(duì)于重要文件材料，應(yīng)進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、邏輯嚴(yán)謹(jǐn)。（四）規(guī)范性檔案應(yīng)按照統(tǒng)一的分類標(biāo)準(zhǔn)和編號(hào)規(guī)則進(jìn)行整理，使用規(guī)范的紙張和書寫工具，保證檔案的整齊美觀。五、檔案收集流程（一）文件材料的形成與積累1.各科室工作人員在日常工作中應(yīng)注意及時(shí)收集、整理各自工作中形成的文件材料，按照檔案分類要求進(jìn)行初步分類，并妥善保管。2.兼職檔案員應(yīng)定期對(duì)本科室的文件材料進(jìn)行檢查和整理，確保文件材料的完整和有序。（二）檔案的移交1.每年[具體時(shí)間]前，各科室兼職檔案員應(yīng)將本科室整理好的檔案向綜合檔案室移交。移交時(shí)，應(yīng)填寫《檔案移交清單》，詳細(xì)注明檔案的名稱、數(shù)量、年度等信息，并雙方簽字確認(rèn)。2.綜合檔案室對(duì)移交的檔案進(jìn)行認(rèn)真核對(duì)和驗(yàn)收，如發(fā)現(xiàn)檔案不完整、不準(zhǔn)確或不符合整理要求的，應(yīng)及時(shí)退回原科室補(bǔ)充完善。（三）檔案的整理與編目1.綜合檔案室接收檔案后，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案進(jìn)行進(jìn)一步的整理和編目。整理工作包括分類、編號(hào)、裝訂、編頁(yè)等，確保檔案的系統(tǒng)性和規(guī)范性。2.編目工作包括編制檔案目錄、全宗卷等，為檔案的檢索和利用提供便利。（四）檔案的上架與保管1.整理編目后的檔案應(yīng)及時(shí)上架存放，按照檔案類別和編號(hào)順序排列，便于查找和管理。2.綜合檔案室應(yīng)配備必要的檔案保管設(shè)施設(shè)備，如檔案柜、防火、防潮、防蟲、防盜等設(shè)備，確保檔案的安全保管。六、檔案收集的監(jiān)督與檢查（一）定期檢查1.綜合檔案室定期對(duì)各科室的檔案收集情況進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括檔案的完整性、準(zhǔn)確性、規(guī)范性以及移交情況等。2.檢查結(jié)果應(yīng)形成書面報(bào)告，對(duì)存在問題的科室提出整改意見，并跟蹤整改落實(shí)情況。（二）不定期抽查1.衛(wèi)生院檔案管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組不定期對(duì)各科室的檔案收集工作進(jìn)行抽查，重點(diǎn)檢查檔案收集的及時(shí)性和質(zhì)量。2.對(duì)于抽查中發(fā)現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行通報(bào)批評(píng)，并責(zé)令相關(guān)科室限期整改。（三）考核評(píng)價(jià)1.將檔案收集工作納入各科室年度考核內(nèi)容，對(duì)檔案收集工作成績(jī)突出的科室和個(gè)人給予表彰獎(jiǎng)勵(lì)。2.對(duì)檔案收集工作不力，影響檔案管理整體工作的科室和個(gè)人，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行問責(zé)。七、檔案的利用與保密（一）檔案利用1.本院工作人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請(qǐng)表》，經(jīng)所在科室負(fù)責(zé)人簽字同意后，到綜合檔案室查閱。2.查閱檔案時(shí)，應(yīng)在綜合檔案室指定的地點(diǎn)進(jìn)行，不得擅自將檔案帶出檔案室。如需復(fù)印或摘錄檔案內(nèi)容的，應(yīng)經(jīng)綜合檔案室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.外單位人員查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)衛(wèi)生院主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。查閱過程中，應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案查閱規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。（二）檔案保密1.檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守檔案保密制度，對(duì)檔案內(nèi)容予以保密，不得擅自泄露檔案信息。2.對(duì)涉及國(guó)家機(jī)密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的檔案，應(yīng)采取特殊的保密措施，確保檔案安全。3.未經(jīng)批準(zhǔn)，任何人不得私自復(fù)制、拍攝、傳播檔案內(nèi)容。八、檔案的鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.綜合檔案室定期對(duì)已超過保管期限的檔案進(jìn)行鑒定，成立檔案鑒定小組，由檔案管理人員及相關(guān)業(yè)務(wù)科室人員組成。2.鑒定小組根據(jù)檔案的保存價(jià)值和歷史意義，對(duì)檔案進(jìn)行逐卷審查，并提出鑒定意見。（二）檔案銷毀1.經(jīng)鑒定確無(wú)保存